a. Đối với khách hàng cá nhân:
Phòng Giao dịch khách hàng cá nhân/Phòng Giao dịch thực hiện:
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ của khách hàng đảm bảo tuân thủ theo các quy định về quản lý ngoại hối.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ thì chuyển khách hàng và hướng dẫn khách hàng bổ sung cho hoàn chỉnh hoặc làm mới.
Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện bước 3.
Bước 3: Xác định tỷ giá mua bán ngoại tệ với khách hàng
Thông báo tỷ giá bán lẻ do chi nhánh công bố tại thời điểm giao dịch cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng có yêu cầu đàm phán thay đổi tỷ giá giao dịch, trao đổi với Phòng Kế hoạch tổng hợp (qua điện thoại hoặc email nội bộ) để thống nhất tỷ giá mua bán với khách hàng.
Thông báo giao dịch đã thực hiện với Phòng Kế hoạch tổng hợp (phương thức thông báo, thời điểm thông báo, số lượng thông báo do chi nhánh chủ động quyết định đảm bảo an toàn và hiệu quả trong kinh doanh).
Bước 4: Lập chứng từ giao dịch với khách hàng
Hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các nội dung cần thiết trên chứng từ giao dịch.
Kiểm tra các nội dung điền trên chứng từ của khách hàng, nếu hợp lệ thì thực hiện bước 5.
Bước 5: Hạch toán/nhập giao dịch vào chương trình
Căn cứ chứng từ giao dịch với khách hàng, giao dịch viên nhập thông tin giao dịch vào chương trình.
Kiểm soát viên kiểm tra các chi tiết giao dịch trên màn hình với yêu cầu của khách hàng, nếu chấp nhận ký duyệt giao dịch chuyển sang bước 6. Nếu không chấp nhận, ghi rõ lý do và trả lại chứng từ cho giao dịch viên.
Bước 6: In, trả chứng từ và lưu giữ hồ sơ
In 02 liên chứng từ giao dịch, ký, đóng dấu.
Trả 01 liên cho khách hàng, 01 liên lưu hồsơ chứng từ mua bán ngoại tệ. Lưu các hồsơ liên quan khác của khách hàng.
Bước 7: Chi trả hoặc chuyển khoản theo yêu cầu của khách hàng:
Trường hợp khách hàng nhận tiền mặt: Phòng giao dịch khách hàng cá nhân/Phòng giao dịch thực hiện kiểm đếm, thu chi ngoại tệ mặt với khách hàng. Trong quá trình kiểm đếm, tiến hành việc kiểm tra ngoại tệ thật hay giả.
Trường hợp khách hàng chuyển khoản: Phòng giao dịch khách hàng cá nhân/Phòng giao dịch chuyển lệnh chuyển tiền của khách hàng cho bộ phận chuyển tiền quốc tế thực hiện.
Bước 8: Đối chiếu giao dịch
Căn cứ trên phương thức phối hợp và thông báo trạng thái giữa các bộ phận, chi nhánh chủ động phương thức đối chiếu các giao dịch trong ngày giữa bộ phận bán hàng và Phòng Kế hoạch tổng hợp đảm bảo kiểm soát các giao dịch và hiệu quả trong kinh doanh.
b. Đối với khách hàng tổ chức:
* Trường hợp khách hàng có nhu cầu giao dịch các loại ngoại tệ được niêm yết trên bảng tỷ giá (ngoại trừ CNY):
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu và các hồ sơ liên quan của khách hàng Thực hiện: Phòng Quan hệ khách hàng/Phòng giao dịch
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Thực hiện: Phòng Quan hệ khách hàng/Phòng giao dịch
Kiểm tra hồ sơ xin mua ngoại tệ cho khách hàng (trừ các hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán quốc tế quy định dưới đây) đảm bảo tuân thủ theo các quy định về quản lý ngoại hối và kiểm tra hạn mức khách hàng.
Đối với hồ sơ xin mua ngoại tệ cho khách hàng phục vụ thanh toán bộ chứng từ theo L/C, nhờ thu: Trên cơ sở thông báo bộ chứng từ của bộ phận thanh toán quốc tế, giao dịch viên chuyển thực hiện Bước 3.
Đối với hồ sơ thanh toán khác liên quan đến thanh toán quốc tế (TTR, chuyển tiền về nước,…), giao dịch viên chuyển bộ phận tác nghiệp kiểm tra (Tổ/phòng Thanh toán quốc tế, Phòng giao dịch khách hàng doanh nghiệp); bộ phận tác nghiệp gửi xác nhận về tính hợp pháp của hồ sơ.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ thì chuyển khách hàng và hướng dẫn khách hàng bổ sung cho hoàn chỉnh hoặc làm mới.
Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện Bước 3.
Bước 3: Xác định tỷ giá mua bán ngoại tệ với khách hàng
Thực hiện: Phòng Quan hệ khách hàng/Phòng giao dịch
Trao đổi, tiếp nhận thông báo về tỷ giá ngoại tệ từ Phòng kế hoạch tổng hợp (qua điện thoại hoặc email nội bộ).
Thỏa thuận giao dịch với khách hàng.
Trường hợp cân đối được lợi ích tổng hòa từ khách hàng mang lại có xác định lỗ trong mua bán ngoại tệ, Bộ phận bán hàng trình Giám đốc chi nhánh quyết định.
Thông báo giao dịch đã thực hiện với phòng Kế hoạch tổng hợp (Phương thức thông báo, thời điểm thông báo, số lượng thông báo do chi nhánh chủ động quyết định đảm bảo an toàn và hiệu quả trong kinh doanh).
Bước 4: Lập chứng từ giao dịch với khách hàng:
Thực hiện: Phòng Quan hệ khách hàng/Phòng giao dịch
Yêu cầu khách hàng điền đầy đủ các nội dung cần thiết trên chứng từ giao dịch
Lãnh đạo chi nhánh ký trên chứng từ nếu số lượng giao dịch của khách hàng nằm ngoài hạn mức của bộ phận bán hàng.
Bước 5: In, trả chứng từ và lưu giữ hồ sơ
Thực hiện: Phòng Quan hệ khách hàng/Phòng giao dịch.
In 02 liên chứng từ giao dịch, ký, đóng dấu (hợp đồng mua bán ngoại tệ)
Trả 01 liên cho khách hàng, 01 liên lưu hồsơ chứng từ mua bán ngoại tệ.
Lưu các hồ sơ liên quan của khách hàng. Đối với giao dịch mua bán ngoại tệ liên quan đến thanh toán quốc tế, bộ phận bán hàng chỉ lưu hợp đồng/xác nhận mua bán ngoại tệ với khách hàng. Hồ sơ thanh toán quốc tế lưu tại bộ phận tác nghiệp.
Bước 6: Hạch toán/nhập giao dịch vào chương trình (màn hình giao dịch của phân hệ liên quan).
Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp.
Đối với các giao dịch có ngày giá trị không trùng với ngày giao dịch: Bộ phận bán hàng chuyển 1 bộ chứng từ sang bộ phận kế toán tài chính để hạch toán vào phân hệ G/L theo quy định và chuyển một bộ hồsơ sang phòng Giao dịch khách hàng doanh nghiệp để nhập vào hệ thống khi đến ngày giá trị.
Đối với các giao dịch có ngày giá trị trùng với ngày giao dịch: Bộ phận bán hàng chuyển một bộ chứng từ sang phòng Giao dịch khách hàng doanh nghiệp nhập giao dịch vào hệ thống.
Bước 7: Đối chiếu giao dịch
Căn cứ trên phương thức phối hợp và thông báo trạng thái giữa các bộ phận, chi nhánh chủ động phương thức đối chiếu các giao dịch thực hiện trong ngày giữa bộ phận bán hàng và Phòng Kế hoạch tổng hợp đảm bảo kiểm soát các giao dịch và hiệu quả trong kinh doanh.
* Trường hợp khách hàng có nhu cầu mua ngoại tệ phục vụ thanh toán đa tệ:
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu và kiểm tra hồ sơ
Thực hiện: Bộ phận bán hàng và bộ phận tác nghiệp.
Bộ phận bán hàng tiếp nhận thông báo bộ chứng từ đòi tiền theo L/C, nhờ thu hoặc bộ chứng từ chuyển tiền cần áp dụng dịch vụ thanh toán đa tệ. Riêng đối với bộ chứng từ chuyển tiền không phải L/C, nhờ thu chuyển bộ phận tác nghiệp thực hiện kiểm tra hồ sơ.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ, hướng dẫn khách hàng bổ sung cho hoàn chỉnh hoặc làm mới.
Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, bộ phận tác nghiệp gửi xác nhận cho bộ phận bán hàng và chuyển thực hiện Bước 2.
Bước 2: Đối chiếu loại ngoại tệ/giới hạn giao dịch và lấy thông tin tỷ giá
Thực hiện: Bộ phận bán hàng và Phòng Kế hoạch tổng hợp.
Bộ phận bán hàng đối chiếu trị giá bộ chứng từ với giới hạn thực hiện giao dịch trong ngày của loại ngoại tệ thanh toán theo danh sách ngoại tệ theo
qui định và thông báo cho Phòng Kế hoạch tổng hợp (qua điện thoại hoặc email nội bộ) để lấy thông tin tỷ giá.
Phòng Kế hoạch tổng hợp liên hệ với Hội sở chính (Ban Vốn và Kinh doanh vốn -VKDV) lấy thông tin tỷ giá (tỷ giá ngoại tệ cần thanh toán/VND hoặc ngoại tệ thanh toán qua các loại ngoại tệ khác như EUR, USD,…). Trường hợp giá trị bộ chứng từ vượt hạn mức giao dịch, đề nghị Ban Vốn và Kinh doanh vốn thực hiện nâng hạn mức với ngân hàng đại lý.
Bước 3: Xác nhận tỷ giá bán ngoại tệ cho khách hàng
Thực hiện: Phòng Kế hoạch tổng hợp, bộ phận bán hàng.
Phòng Kế hoạch tổng hợp tính toán xác định tỷ giá mua bán với khách hàng trên cơ sở tỷ giá chào từ Ban Vốn và Kinh doanh vốn và thông báo cho bộ phận bán hàng (qua điện thoại hoặc email nội bộ).
Bộ phận bán hàng thỏa thuận giao dịch với khách hàng.
Nếu giao dịch được thực hiện, bộ phận bán hàng thông báo ngay với phòng Kế hoạch tổng hợp (qua email, điện thoại…)
Bước 4: Lập chứng từ giao dịch với khách hàng:
Thực hiện: Bộ phận bán hàng
Yêu cầu khách hàng điền đầy đủ các nội dung cần thiết trên chứng từ giao cho khách hàng.
Lãnh đạo chi nhánh ký trên chứng từ nếu số lượng giao dịch của khách hàng nằm ngoài hạn mức của bộ phận bán hàng.
Bước 5: Xác nhận giao dịch với Hội sở chính:
Sau khi xác nhận giao dịch với khách hàng, thông báo ngay về Hội sở chính qua điện thoại (có ghi âm) và scan (hoặc fax) thông báo về Hội sở chính (Ban Vốn và Kinh doanh vốn) bằng công văn để có căn cứ giao dịch đối ứng với các đối tác nước ngoài.
Số lượng ngoại tệ đề nghị Ban Vốn và Kinh doanh vốn mua là số tiền của bộ chứng từ sau khi đã trừ đi các khoản phí thanh toán, phí sửa đổi, phí khác (nếu có) phải thu của ngân hàng người thụ hưởng.
(Hội sở chính sẽ fax hoặc scan hợp đồng mua bán ngoại tệ giữa BIDV và ngân hàng đại lý nếu giao dịch trực tuyến hoặc xác nhận tới chi nhánh tỷ giá ngoại tệ thanh toán qua USD hoặc EUR qua điện thoại (có ghi âm) và gửi lại chi nhánh qua fax, email nếu giao dịch theo tỷ giá cố định trong ngày).
- Các giao dịch đã xác nhận với Hội sở chính đều được thực hiện đối ứng với ngân hàng đại lý và không được hủy ngang. Chi nhánh hoàn toàn chịu trách nhiệm về chênh lệch (lỗ) từ tỷ giá hoàn trả lại nếu hủy giao dịch.
Bước 6: In, trả chứng từ và lưu giữ hồ sơ Thực hiện: Bộ phận bán hàng.
In 02 liên chứng từ giao dịch, ký, đóng dấu (hợp đồng mua bán ngoại tệ)
Trả 01 liên cho khách hàng, 01 liên lưu hồsơ chứng từ mua bán ngoại tệ.
Lưu bản sao hợp đồng/xác nhận mua bán ngoại tệ với khách hàng. Hồ sơ thanh toán quốc tế lưu tại bộ phận tác nghiệp.
Bước 7: Hạch toán kế toán Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp
Tiếp nhận hợp đồng giao dịch từ bộ phận bán hàng và thực hiện hach toán theo qui định.
c. Đối với các giao dịch mua bán ngoại tệ với Hội sở chính:
* Đối với các giao dịch qua điện thoại, fax:
- Trường hợp Chi nhánh được thực hiện tất cả các loại hình giao dịch (bao gồm cả giao dịch hoán đổi):
Bước 1:Khi khách hàng có nhu cầu giao dịch, Giao dịch viên Phòng Kế hoạch tổng hợp liên hệ với Hội sở chính (Phòng Phục vụ khách hàng – Ban Vốn và Kinh doanh vốn) để thống nhất về số tiền, loại tiền, hình thức giao dịch, tỷgiá và điều kiện thanh toán.
Bước 2 :
+ Trường hợp Chi nhánh mua hoặc bán ngoại tệ giao ngay hoặc kỳ hạn, Phòng Kế hoạch tổng hợp lập và scan xác nhận giao dịch mua bán ngoại tệ gửi Hội sở chính (Phòng Phục vụ khách hàng – Ban VKDV) để đối chiếu và lưu giữ chứng từ. Chi nhánh chịu trách nhiệm lưu giữ bản gốc xác nhận mua bán ngoại tệ giữa chi nhánh và Hội sở chính.
+ Trường hợp Chi nhánh giao dịch hoán đổi tiền tệ, Phòng kế hoạch tổng hợp lập và scan xác nhận giao dịch hoán đổi tiền tệ và gửi về Hội sở chính (Phòng phục vụ khách hàng – Ban Vốn và Kinh doanh vốn). Sau khi đối chiếu đảm bảo khớp đúng nội dung đã thỏa thuận, Hội sở chính ký đối ứng và fax lại bản xác nhận để làm chứng từ căn cứ thực hiện giao dịch.
+ Đối với các giao dịch có ngày giá trị không trùng với ngày giao dịch, Phòng Kế hoạch tổng hợp chuyển chứng từ giao dịch cho bộ phận kế toán tài chính để nhập vào phân hệ G/L và theo dõi hạch toán khi đến hạn thanh toán theo quy định.
- Trường hợp Chi nhánh chưa được phép giao dịch hoán đổi:
+ Đối với các giao dịch giao ngay, kỳ hạn, quyền chọn: quy trình thực hiện như quy định tại Gạch đầu dòng thứ nhất Điểm a Khoản này.
+Đối với các giao dịch hoán đổi:
Bước 1: Khi khách hàng có nhu cầu giao dịch, Giao dịch viên Phòng Kế hoạch tổng hợp liên hệ với Hội sở chính (Phòng Phục vụ khách hàng – Ban Vốn và Kinh doanh vốn) để thông báo nhu cầu và khả năng thực hiện.
Bước 2: Chi nhánh gửi công văn xin phép thực hiện giao dịch hoán đổi với khách hàng (trong đó có nêu rõ nhu cầu khách hàng và phương án thực hiện của chi nhánh) về Hội sở chính (Phòng Phục vụ khách hàng – Ban Vốn và Kinh doanh vốn) để xem xét trình Ban Lãnh đạo.
Bước 3: Hội sở chính có ý kiến trả lời chi nhánh (trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản).
Bước 4: Căn cứ ý kiến trả lời của Hội sở chính, Chi nhánh thực hiện giao dịch với khách hàng và thực hiện đối ứng với Hội sở chính (nếu cần) theo Bước 2 Điểm a Khoản 3 Điều này (Trường hợp chi nhánh được thực hiện tất cả các loại hình giao dịch) Mục a Điểm 3.
* Đối với các giao dịch qua chương trình giao dịch nội bộ trực tuyến: thực hiện theo hướng dẫn chương trình.
2.2.2.2 Kỹ thuật thực hiện các nghiệp vụ ngoại hối phái sinh
a. Hợp đồng kỳ hạn Lợi ích khách hàng
Giúp khách hàng phòng ngừa những rủi ro về biến động tỷ giá bất lợi với những khoản thu ngoại tệ hay nghĩa vụ thanh toán ngoại tệ trong tương lai.
Giúp khách hàng có cơ hội đầu tư kinh doanh kiếm lợi nhuận trên cơ sở nhận định đúng vềxu hướng biến động tỷ giá ngoại tệ trong tương lai.
Đối tượng giao dịch
Tổ chức kinh tế
Cá nhân
Chứng từ giao dịch
− Đối với giao dịch khách hàng bán ngoại tệ cho BIDV lấy VND hoặc chuyển đổi giữa hai loại ngoại tệ với nhau:
Kiểm tra chứng từ chứng minh mục đích giao dịch
Xác nhận giao dịch mua bán ngoại tệ theo mẫu quy định của BIDV − Đối với khách hàng mua ngoại tệ thanh toán bằng VND:
Các chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích, số lượng và loại ngoại tệ cần thanh toán, thời điểm thanh toán theo quy định hiện hành về quản lý ngoại hối.
Xác nhận giao dịch mua bán ngoại tệ theo mẫu quy định của BIDV. Kỳ hạn giao dịch
+ Kỳ hạn giao dịch giữa VND với các ngoại tệ: từ 3-365 ngày. + Kỳ hạn giao dịch các loại ngoại tệ với nhau: theo thỏa thuận. Công thức tính tỷ giá kỳ hạn Tỷ giá mua có kỳ hạn (Fm ) Fm = Sm + Sm * Tỷ giá bán có kỳ hạn (Fb) Fb = Sb + Sb * Trong đó:
Fm : Tỷ giá mua kỳ hạn; Fb :Tỷ giá bán kỳ hạn
Sm : Tỷ giá mua giao ngay; Sb : Tỷ giá bán giao ngay
Ltg(VND) , Ltg(NT) : Lãi suất tiền gửi VND, lãi suất tiền gửi ngoại tệ.
(Ltg(VND) – Lcv(NT)) * n
(Lcv(VND) – Ltg(NT)) * n
100 *365
Lcv(VND), Lcv(NT) : Lãi suất cho vay VND, lãi suất cho vay ngoại tệ. Ví dụ: Ngày 01/6/2009, Công ty TNHH Long Shin (Bên A) ký hợp đồng mua bán ngoại tệ kỳ hạn với NH ĐT&PT chi nhánh Khánh Hòa (Bên B) với các điều khoản hợp đồng như sau:
+ Số lượng ngoại tệ: 250.500 USD
+ Ngày đến hạn: 07/12/2009
+ Phương thức thanh toán: chuyển khoản
+ Đặt cọc: Không.
+ Bên A bán cho Bên B ngoại tệ theo tỷ giá kỳ hạn (Tỷ giá kỳ hạn được Ngân hàng hội sở tính toán và thông báo cho Ngân hàng BIDV Khánh Hòa).
Khi Công ty TNHH Long Shin bán ngoại tệ kỳ hạn thì Ngân hàng chào tỷ