GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG HẢI PHÒNG
3.2.4Hồn thiện hệ thống quy trình thanh tốn
Một trong những nội dung quan trọng cần phải quan tâm trong Cơ chế tài chính của đơn vị là quy trình thanh tốn. Quy trình thanh tốn được xây dựng khoa học, hợp lý, cơng khai có tác dụng:
- Khi tiến hành công việc, người chịu trách nhiệm phải thực hiện đầy đủ các bước công việc và đúng trình tự quy định. Bởi vì, có như vậy mới đáp ứng được thủ tục khi thanh toán;
- Giúp cho những người được thanh tốn và các bộ phận có liên quan nắm được các giấy tờ, thủ tục cần thiết và thời gian tiến hành; trên cơ sở đó, chuẩn bị đầy đủ, kịp thời tài liệu khi thanh tốn, tạo điều kiện thuận lợi cho Phịng tài chính thực hiện việc chi trả nhanh gọn, chính xác;
chấp hành chế độ, thể lệ tài chính của các bộ phận có liên quan; hạn chế, ngăn ngừa tiêu cực, nhũng nhiễu trong q trình thanh tốn.
Cho đến nay, Phịng tài chính - kế tốn tiến hành thanh tốn theo một "tập quán" chung trên cơ sở các tài liệu như: Kế hoạch, dự toán được Hiệu trưởng duyệt; khi hồn thành có xác nhận của đơn vị liên quan, hóa đơn chứng từ mua bán kèm theo (nếu có),... Tuy nhiên, những "tập quán" thanh toán trên cũng chỉ là thói quen chứ khơng được ban hành thành văn bản công khai; đặc biệt, thời gian, thời hạn thanh tốn khơng được quy định trong bất cứ văn bản nội bộ nào của Trường cho nên việc kéo dài thời gian thanh tốn thường xảy ra và khơng thuộc trách nhiệm của ai.
Thực trạng trên đã gây khơng ít khó khăn cho những người thanh tốn, trong đó phần lớn là cán bộ, giáo viên của Trường. Hiện nay, tất cả các khoản tiền như coi thi, chấm thi, hướng dẫn thực tập,... đều quy ra tiết giảng và thanh toán cùng với việc thanh toán tiền vượt giờ, mỗi năm thanh toán một lần vào đầu năm học sau. Đây là một bất cập lớn trong cơng tác thanh tốn của Trường. Vì, đối với giáo viên, thu nhập này là thu nhập chính, có ảnh hưởng lớn đến đời sống của mỗi người và gia đình họ hàng tháng nhưng chỉ được đáp ứng mỗi năm có một lần. Mặt khác, trong tình hình lạm phát như hiện nay, giá trị thực của các khoản thu nhập trên bị giảm đi đáng kể.
Nguyên nhân cơ bản của tình trạng trên là do Nhà trường khơng ban hành một quy trình thanh tốn nói chung và quy trình thanh tốn tiền vượt giờ cho giáo viên nói riêng. Để có một cơ chế tài chính tốt, phù hợp với tình hình thực tế của Trường, Nhà trường nên xây dựng và ban hành Quy trình thanh tốn với một số nội dung chủ yếu như sau:
a. Quy định chung
Đây là phần quy định những vấn đề có nguyên tắc, áp dụng chung cho mọi đối tượng và tất cả các khoản thanh toán như:
- Thời gian thực hiện thanh toán vào những ngày thứ 2 - 4 - 6 trong tuần; - Thời gian làm việc trong ngày:
+ Sáng từ 8 giờ đến 10 giờ 30 + Chiều từ 14 giờ đến 16giờ 30
- Sử dụng tiền mặt: Đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng tiền mặt phải đăng ký với Phịng tài chính trước 5 ngày.
- Nguyên tắc tạm ứng và thanh toán: Người tạm ứng phải thanh toán xong khoản tạm ứng trước mới được tạm ứng khoản sau.
- Việc quyết tốn kinh phí phải thực hiện trong năm. Nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hồn thành trong năm thì phải hồn thành việc thanh toán và quyết toán vào kinh phí năm đó; trường hợp tổ chức, cá nhân khơng hồn thành việc thanh tốn thì phải tự chịu trách nhiệm.
- ...
b. Quy định về chứng từ thanh toán
Nội dung quy định chứng từ thanh toán bao gồm mẫu biểu chứng từ, trình tự tiếp nhận, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, ký duyệt.
Nhà trường phải ban hành hệ thống mẫu biểu chứng từ thanh toán trên cơ sở chứng từ kế toán được quy định trong Luật kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP và các văn bản pháp luật khác, mẫu biểu chứng từ riêng của Trường.
Trong hệ thống chứng từ pháp quy, chia ra loại chứng từ bắt buộc và loại chứng từ hướng dẫn. Hệ thống mẫu biểu phải được thống nhất, mã hóa, sắp xếp thành từng loại để thuận tiện trong khi hướng dẫn các tổ chức, cá nhân liên quan thanh toán.
c. Quy trình thanh tốn các khoản chi thường xuyên
Chi thường xuyên là các khoản chi phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị. Thuộc loại chi thường xuyên của Trường có các khoản chi như: Chi tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền giảng
vượt giờ, tiền dịch vụ điện, nước, văn phòng phẩm, điện thoại, tiếp khách, cơng tác phí, hội nghị, hội thảo, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định,...
(1) Thanh toán lương và các khoản phụ cấp hàng tháng
- Tính và lập Bảng thanh tốn lương (mẫu....): do Phịng tổ chức thực hiện hàng tháng trên cơ sở chế độ tiền lương, phụ cấp hiện hành, hợp đồng lao động,...; thời gian hồn thành (có đầy đủ chữ ký của những người liên quan) và chuyển cho Phịng tài chính chậm nhất vào ngày 2 hàng tháng.
- Phịng tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra Bảng thanh tốn lương, trình Hiệu trưởng ký duyệt và tiến hành làm thủ tục chuyển tiền từ Kho bạc vào thẻ cho cán bộ, giáo viên của Trường; thời gian chậm nhất là ngày 10 hàng tháng.
(2) Thanh toán tiền vượt giờ
- Đầu mỗi năm học, Nhà trường xác định khối lượng giờ giảng nghĩa vụ cả năm cho từng người và có văn bản giao nhiệm vụ cho từng khoa, bộ môn.
- Kể từ thời điểm giáo viên hoàn thành giờ giảng nghĩa vụ, khối lượng giờ giảng thực hiện tiếp được tính vào khối lượng giảng vượt giờ và được thanh tốn ngay trong tháng.
- Hàng tháng, Phịng đào tạo, các khoa, bộ môn xác nhận khối lượng giờ giảng thực tế của từng người và trừ lùi giờ giảng nghĩa vụ của họ trên biểu mẫu quy định (Thiết kế biểu mẫu Phiếu theo dõi giờ giảng thực tế). Đầu tháng, chậm nhất là ngày 2, Phòng đào tạo chuyển Phiếu theo dõi giờ giảng thực tế của từng khoa, bộ mơn cho Phịng tài chính.
- Trên cơ sở Phiếu theo dõi khối lượng giờ giảng thực tế có xác nhận của Phịng đào tạo, Khoa, Bộ mơn liên quan, Phịng tài chính tính tốn tiền vượt giờ theo đơn giá và những quy định khác trong Quy chế chi tiêu nội bộ trường.
viên cùng với tiền lương tháng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(3) Thanh tốn tiền cơng tác phí
* Bước 1: Tạm ứng (nếu người đi cơng tác có nhu cầu)
- Khi được cử đi cơng tác, Trưởng đồn (đồn gồm nhiều người) hoặc cá nhân (chỉ đi 1 người riêng lẻ) đến Phịng tài chính làm thủ tục tạm ứng (trường hợp có nhu cầu tạm ứng).
- Chứng từ tạm ứng gồm: Quyết định cử đi công tác (01 bản gốc); Dự tốn chi phí (theo mẫu quy định); Lịch trình cơng tác; giấy báo giá vé tàu, xe, máy bay và các giấy tờ khác có liên quan.
* Bước 2: Thanh toán
- Trong thời gian 5 ngày, kể từ ngày đồn cơng tác về, Trưởng đoàn phải làm thủ tục thanh, quyết toán khoản tạm ứng.
- Chứng từ thanh toán gồm: Quyết định cử đồn đi cơng tác (01 bản gốc), Giấy đi đường có chữ ký và con dấu của Trường và xác nhận nơi đến của các đơn vị đoàn đến cơng tác, Dự tốn chi phí cơng tác, Quyết tốn chi phí cơng tác của đồn (theo mẫu) kèm theo hóa đơn, chứng từ, vé tàu xe,... hợp lệ, lịch trình cơng tác.
Trường hợp người đi cơng tác khơng có nhu cầu tạm ứng, khi đi cơng tác về làm thủ tục thanh tốn theo hướng dẫn ở bước 2.
(4) Mua sắm tài sản, vật tư nhỏ lẻ - Quy trình mua sắm:
+ Phịng hành chính, vật tư thiết bị (gọi tắt là Phịng hành chính) tập hợp nhu cầu mua sắm trên cơ sở kế hoạch tổng thể của Trường từ đầu năm và nhu cầu của các bộ phận sử dụng tài sản, vật tư;
+ Tuỳ theo từng lĩnh vực mua sắm, Nhà trường cử các chuyên gia cùng Phịng hành chính tiến hành thẩm định nhu cầu mua sắm và trình ban giám hiệu duyệt kế hoạch;
+ Phịng hành chính dự chọn 3 nhà cung cấp, lấy báo giá. Giấy báo giá phải có dấu và chữ ký của nhà cung cấp (bản gốc), trên báo giá phải ghi chi tiết về quy cách, nhãn hiệu, xuất xứ, thời gian sản xuất, điều kiện bảo hành;
+ Báo giá được chuyển cho Phịng tài chính và Phịng tài chính tiến hành thẩm định báo giá và trình lãnh đạo Trường duyệt và chọn nhà cung cấp;
+ Trường hợp giá trị mua sắm có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì Phịng hành chính soạn hợp đồng mua bán, ký nhánh vào hợp đồng rồi chuyển cho Phịng tài chính; Phịng tài chính thẩm định những điều khoản trong hợp đồng liên quan đến tài chính và trình lãnh đạo ký;
+ Phịng hành chính tiến hành mua sắm, lắp đặt, nghiệm thu, bàn giao cho bộ phận sử dụng. Thành phần nghiệm thu phải có đại diện các đơn vị liên quan như: Phịng hành chính, Phịng tài chính, Đơn vị sử dụng, cán bộ kỹ thuật, Nhà cung cấp. Sau khi nghiệm thu xong phải lập biên bản nghiệm thu theo đúng nội dung quy định;
+ Tất cả cơng việc trên hồn tất, Phịng hành chính phải thiết lập Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Quy trình tạm ứng và thanh tốn
Sau khi hợp đồng kinh tế đã được lãnh đạo Trường ký, trường hợp Nhà cung cấp được tạm ứng thì làm thủ tục tạm ứng. Chứng từ tạm ứng bao gồm:
+ Kế hoạch mua sắm vật tư, tài sản được lãnh đạo duyệt, kèm theo Giấy đề nghi mua sắm của các bộ phận có nhu cầu;
+ Hợp đồng kinh tế (bản gốc);
+ Báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp.
+ Giấy biên nhận séc (trường hợp tạm ứng bằng séc), Phiếu chi tiền mặt (trường hợp tạm ứng bằng tiền mặt).
Khi hoàn thành việc mua bán, lắp đặt, bàn giao tài sản, Nhà cung cấp tiến hành thanh toán và thanh lý hợp đồng. Chứng từ thanh toán bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế (bản gốc); + Hóa đơn bán hàng;
+ Biên bản nghiệm thu; + Giấy bảo hành;
+ Biên bản thanh lý;
+ Giấy biên nhận séc hoặc Phiếu chi tiền mặt.
(5) Thanh toán tiền coi thi, chấm thi, rọc phách, hồi phách
Khoản tiền coi thi, chấm thi, rọc phách, hồi phách nên thanh toán cho người thực hiện ngay tại thời điểm phát sinh kỳ thi và hồn tất việc cơng bố điểm, có thể bằng tiền mặt hoặc qua thẻ. Chứng từ thanh toán là Giấy đề nghị thanh toán của người đi thanh tốn có xác nhận của Bộ mơn, Khoa và Phịng khảo thí, Phịng đào tạo (hệ chính quy), Phịng tại chức nay gọi là Trung tâm giáo dục thường xuyên (hệ vừa làm vừa học).
d. Quy trình thanh tốn các khoản chi khơng thường xun (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các khoản chi không thường xuyên ở các trường Đại học và Cao đẳng bao gồm: Chi cho hoạt động nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Nhà nước; Chi mua sắm, đầu tư xây dựng theo Dự án.
- Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học theo đề tài + Chứng từ sử dụng để quản lý đề tài bao gồm:
Phiếu đề xuất đề tài khoa học và công nghệ; Thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ; Phiếu bổ sung thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ; Phiếu đánh giá thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ; Biên bản họp Hội đồng tuyển chon đề tài khoa học và công nghê; Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ trọng điểm Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học và công nghệ; Báo cáo triển khai thực hiện đề tài cấp Bộ; Biên bản kiểm tra thực hiện đề tài khoa học cấp Bộ; Tóm tắt kết quả nghiên cứu đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ bằng tiếng Anh; Phiếu đánh
giá nghiệm thu cấp cơ sở đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ; Biên bản họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở của đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ; Phiếu đánh giá nghiệm thu cấp Bộ đề tài khoa học công nghệ cấp Bộ; Biên bản họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp Bộ đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ.
+ Các bước triển khai đề tài
Bước 1: Ký hợp đồng với Chủ nhiệm đề tài Bước 2: Tạm ứng kinh phí thực hiện đề tài
Chủ nhiệm đề tài chuyển hồ sơ đề tài cho Phịng tài chính để làm thủ tục tạm ứng 50% giá trị hợp đồng tại Kho bạc Nhà nước. Hồ sơ tạm ứng gồm có: Thuyết minh đề tài khoa học và công nghệ cấp Bộ; Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học. Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài khoa học cấp Bộ
Bước 3: Kiểm tra thực hiện đề tài
Thành phần kiểm tra gồm: Ban giám hiệu, Phòng Quản lý khoa học và hợp tác (QLKH), Phịng Tài chính - kế tốn.
Nội dung kiểm tra: xác nhận nội dung nghiên cứu, nội dung các cơng việc và sản phẩm hồn thành trong kỳ; việc sử dụng kinh phí của đề tài so với thuyết minh đề tài và Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài và xác nhận kinh phí cho những nội dung sản phẩm đã hồn thành.
Trên cơ sở kiểm tra, đề xuất Ban giám hiệu có ý kiến chỉ đạo tiếp về việc triển khai đề tài và đề nghị cho tạm ứng tiếp kinh phí đợt 2 hoặc đủ thủ tục quyết tốn kinh phí cho đề tài.
Bước 4: Quyết toán đề tài
Chứng từ Quyết toán đề tài gồm: Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài cấp Bộ; Biên bản nghiệm thu và thanh lý; Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài; Biên bản nghiệm thu và thanh lý.
Thực hiện theo tính thần của Luật xây dựng, Quy định về đấu thầu và các quy định khác của Nhà nước về đầu tư xây dựng.