II. Nguồn VLĐ thường
2.2.Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, xác định chính sách tín dụng thương mại hợp lý
2. Các giải pháp chủ yếu nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty
2.2.Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, xác định chính sách tín dụng thương mại hợp lý
dụng thương mại hợp lý
Trong thời đại hiện nay, khi mà cạnh tranh là vô cùng khốc liệt thì bán hàng trả chậm là một trong những cách thức để các doanh nghiệp có thể thu hút được nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, việc bán hàng trả chậm sẽ chỉ có ý nghĩa khi công ty thu hồi được tiền hàng và đưa vào thực hiện tái đầu tư, mở rộng sản xuất.
Với công ty cổ phần dệt kim Hà Nội, các khoản phải thu chiếm một tỷ lệ khá lớn trong vốn lưu động, do đó, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu sẽ làm cho vốn lưu động luân chuyển nhanh hơn, nâng cao được hiệu quả sử dụng
vốn. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu từ khách hàng cũng sẽ giúp công ty tránh được hiện tượng ứ đọng vốn và thất thoát vốn. Để làm được điều này, công ty có thể áp dụng một số chính sách như:
- Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất… của khách hàng.
- Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ công ty, từ giám đốc đến các trưởng phòng sản xuất kinh doanh và nhân viên bán hàng. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Đây là chính sách nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng ban trong công ty trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ.
- Áp dụng chiết khấu thanh toán khi bán hàng để khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng nhanh chóng. Khi áp dụng chính sách này, công ty cần xác định cho mình một tỷ lệ chiết khấu hợp lý, vừa đủ đảm bảo nhỏ hơn lãi suất vay ngắn hạn khi công ty đi vay vốn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, vừa đảm bảo hấp dẫn được khách hàng.
- Phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ tình hình tài chính và khả năng thanh toán của họ để có thể đưa ra phương thức thanh toán hợp lý đối với họ. Trong hợp đồng ký kết giữa công ty và khách hàng cũng cần phải quy định rõ về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán và các hình thức xử phạt khi vi phạm hợp đồng.
Để thực hiện những chính sách trên một cách hiệu quả nhất, về con người, công ty nên thành lập cho mình một bộ phận chuyên trách về quản lý
thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này sẽ được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ… Về công cụ, công ty nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng như báo cáo công nợ chi tiết đến từng khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý các khoản phải thu.
Công ty cũng cần siết chặt hơn nữa kỷ luật thanh toán để đảm bảo thu hồi lại vốn trong đúng thời gian cho phép. Do đó, công ty cần:
- Mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết tới từng khách hàng, phân ra từng loại nợ để có biện pháp theo dõi, quản lý, nhắc nhở phù hợp đối với từng loại. Hàng tháng, công ty cũng cần phải đối chiếu công nợ với khách hàng để có biện pháp yêu cầu thanh toán hợp lý. Đối với những khách hàng có tuổi nợ vượt quá thời gian cho phép, công ty có thể gửi thư nhắc nhở lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể, hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi trực tiếp qua điện thoại không đạt hiệu quả. Nếu khó thu hồi nợ có thể nhờ đến công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ, sau đó cần phải có những biện pháp xử lý nghiêm ngặt như không bán chịu, cắt bỏ hợp đồng tiếp theo, phạt tiền, thu hồi sản phẩm…
- Yêu cầu khách hàng đặt tiền trước để tạo ràng buộc với khách hàng. - Theo dõi sát sao tình hình tài chính của con nợ để có biện pháp thu hồi nợ hợp lý nhất, tránh tình trạng nợ khó đòi. Đây là việc đòi hỏi nhiều thời gian, tính kỷ luật và sự khéo léo từ phía công ty.