Cần có hệ thống giá tủ thích hợp với từng loại hình tài liệu nghe nhìn. Tránh để chồng tài liệu lên nhau quá nặng sẽ làm hỏng tài liệu. Nên dùng tủ, giá kim loại để tránh mối mọt và chống cháy.
b. Bao gói tài liệu:
Với băng, đĩa ghi hình, ghi âm đều đã có vỏ, hộp băng, còn đối với tài liệu phim/ảnh cần phải có túi hoặc phong bì đựng ảnh.
- Có thể sử dụng bao nhựa trong suốt để bảo quản tài liệu ảnh là rất thuận lợi, vì như vậy người sử dụng không cần phải chạm tay vào ảnh. Bao nhựa cần làm bằng các vật liệu trơ: Như bao polyeste trong suốt Mylar D, vì loại bao này do Công ty Eastman Kodak sản xuất bằng xenluylô triaxêtát. Hoặc sử dụng bao giấy để ánh sáng không xuyên qua được, thuận lợi cho việc dán nhãn, nhưng không thuận tiện cho việc sử dụng tài liệu. Bao giấy an toàn là loại có hàm lượng alphaxenlulô cao và có độ pH nằm trong khoảng 6,5 và 7,5. Đối với các bao có đoạn nối thì nên để phần bắt sáng của ảnh xa đoạn nối đó.
c. Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm:
Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm tại trung tâm của phòng.
Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.
Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hằng năm phải kiểm định độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.
d. Quạt thông gió.
Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường.
Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tuỳ thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tại phòng đó.
Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hoà không khí tuỳ thuộc vào diện tích, độ kín của kho và yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó.
Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo quản các máy có thể liên tục hoạt động 24/24 giờ trong một ngày đêm.
g. Thiết bị phòng chống cháy:
Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
h. Dụng cụ làm vệ sinh kho và tài liệu:
Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.
3.5.3. Sắp xếp tài liệu nghe nhìn trong kho lƣu trữ:
a. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho:
Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được bao gói bên ngoài đúng quy định. Mỗi đơn vị bảo quản phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.
b. Xếp tài liệu lên giá:
Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên nhãn của tài liệu. Nguyên tắc xếp trên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
c. Lập sơ đồ giá trong kho:
Mỗi kho lưu trữ phải lập sơ đồ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản của các chủng loại tài liệu.
d. Kiểm tra tài liệu trong kho.
Thường xuyên phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu
đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm , số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.
Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.
3.5.4. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu nghe nhìn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
a. Cần lựa chọn vật mang tin:
- Khác với tài liệu giấy, khi lựa chọn đưa tài liệu nghe nhìn vào kho lưu trữ cần phải lựa chọn cả vật mang tin. Lý tuởng nhất là việc lựa chọn vật măng tin này được đưa thành quy định trong Đài: Đối với những băng đưa vào tư liệu phải được sử dụng loại băng tốt có tuổi thọ cao và chưa bị tái sử dụng.
Tuy nhiên qua thực tế của các Đài cho thấy quy định trên rất khó thực thi, vì hiện nay số lượng băng phát cho phóng viên còn hạn chế, cho nên bắt buộc phóng viên phải tái sử dụng băng nhiều lần, vì thế khi thu về kho lưu trữ băng đã ở tình trạng chất lượng không tốt. Để khắc phục tình trạng này, Lưu trữ của các Đài Truyền hình cần chủ động đổi, sang băng để thu được về kho những băng không chỉ có giá trị về nội dung mà còn có chất lượng tốt và có tuổi thọ cao- Một đặc thù khác nữa so với tài liệu giấy trong công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn là phải thường xuyên quan tâm đến sự lạc hậu của vật mangtin.
Những tiến bộ trong công nghệ nghe nhìn, đã tạo ra những sản phẩm mới nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường, khiến chúng ta gặp khó khăn trong việc tìm các nhà cung cấp thiết bị cho các loại phương tiện cũ và không còn phù hợp. Máy videocassette 1/2 inch Beta, loại phim 8mm hay loại máy cassette 8 rãnh là những ví dụ điển hình về các phương tiện nghe nhìn gần đây đã bị thay thế. Những thông tin được lưu giữ trong các phương tiện lỗi thời sẽ ngày càng trở nên khó tiếp cận và sử dụng hơn trong tương lai. Mặc dù chúng ta không thể dự đoán trước được chu kỳ sống của mỗi loại phương tiện cụ thể, nhưng chúng ta nên sử dụng những loại thiết bị, phương tiện thông dụng khi tạo lập tài liệu nghe nhìn. Sao chép các tài
liệu nghe nhìn cũ vào các vật mang tin đang được sử dụng phổ biến là một cách để bảo đảm khả năng sử dụng của tài liệu, tuy nhiên phải lưu ý rằng chất lượng của những bản ghi này sẽ giảm dần sau mỗi lần sao chép.
b. Những điều cần chú ý khi sử dụng tài liệu nghe nhìn:
- Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
Cần có phòng trung gian có môi trường không quá chênh lệch với môi trường trong kho để tài liệu không bị thay đổi quá đột ngột, ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu.
- Không chạm vào bề mặt ghi: Vân tay xuất hiện trên bề mặt tài liệu nghe nhìn sau một thời gian có thể làm cho tài liệu ảnh bị mất mầu, hoặc băng thì dễ bị mốc. Do đó không được để tay chạm vào bề mặt trước tài liệu nghe nhìn. Vết ngón tay có thể để lại vết xước gây thiệt hại cho hầu hết các loại phương tiện nghe nhìn. Khi sử dụng đĩa, chỉ nên chạm vào phần mép rìa ngoài và phần nhãn ở giữa đĩa. Khi sử dụng phim chỉ chạm vào phần mép rìa ngoài, nếu có điều kiện thì nên đeo găng tay là bằng cotton không có sơ vải. Nếu không, khi sử dụng phải dùng hai tay khi cầm dương bản/ phim âm bản từ phía sau, tránh tiếp xúc với phần chứa hình ảnh. Mặc dù băng video và băng ghi âm đều có lớp vỏ nhựa bảo vệ, nhưng không nên chạm vào phần băng bên trong vỏ nhựa. Có thể để các bức ảnh/ phim vào hộp nhựa trong, như thế cho phép người sử dụng có thể xem được nội dung tài liệu ảnh mà không cần tiếp xúc trực tiếp với bề mặt ảnh. [28, 29]
- Cấm dùng thức ăn và nước giải khát khi sử dụng tài liệu nghe nhìn và trong các khu vực lưu trữ tài liệu nghe nhìn.
- Hạn chế tiếp xúc với ánh sáng: Ánh sáng tập trung có thể làm cho hình ảnh bị phai màu. Không để tài liệu nghe nhìn lâu dưới ánh sáng tự nhiên, trong trường hợp cần thiết phải giữ cho cường độ ánh sáng ở mức 50 lux.
- Không viết lên bề mặt trước của tài liệu nghe nhìn ( đặc biệt là tài liệu ảnh). Hạn chế tới mức tối đa việc viết lên tài liệu nghe nhìn bằng các loại bút có mực chứa hoá chất. Đối với tài liệu ảnh, nếu như không dùng được bút chì HB trên ảnh chụp lấy ngay, ảnh có phủ nhựa, phim và đường rìa bao quanh slide thì có thể dùng bút có đầu xốp như Light Impression Film/ Print Marking pen. Không dùng nhãn dính, tem cao su, mực và bút dạ đối với tài liệu ảnh vì chúng có chứa các hợp chất hoá học hoạt tính có thể thấm loang làm hỏng ảnh.
- Đề phòng trường hợp tài liệu bị xoá bất ngờ: Loại bỏ nút nhựa dùng cho việc ghi âm trên video và máy casette để đề phòng trường hợp bản ghi bị xoá hoặc bị ghi đè. Không dùng nút “pause” trên máy video hoặc máy quay băng cassette nhiều hơn một vài giây khi sử dụng chúng. Nhằm đảm bảo an toàn, không để băng tiếp xúc gần với từ trường ví dụ như máy biến thế và máy phát điện.
- Hạn chế sử dụng tài liệu gốc: Nhằm giảm độ hao mòn đối với những tài liệu có giá trị, chúng ta phải có bản sao bảo hiểm cho tài liệu gốc có giá trị.
- Giữ vệ sinh tài liệu: Những khu vực dùng để sử dụng tài liệu nghe nhìn phải được giữ gìn sạch sẽ và tốt nhất là không có bụi. Không được để phim tiếp xúc với sàn hoặc băng tua, luôn lau sạch đĩa trước và sau khi phát bằng cách lau chúng bằng một mảnh vải khô sạch để tẩy bụi bẩn một cách nhẹ nhàng. Khi lau chùi đĩa CD và VCD không bao giờ được lau theo đường tròn thẳng từ giữa đĩa ra phần mép ngoài đĩa. Không sử dụng nước để làm sạch đĩa.
- Biết cách sử dụng thiết bị: Mặc dù hầu hết các phương tiện nghe nhìn đều được thiết kế thân thiện với người sử dụng, nhưng người sử dụng vẫn cần phải biết cách dùng tài liệu nghe nhìn trước khi sử dụng. Trong môi trường tự phục vụ, chúng ta nên đặt bản hướng dẫn sử dụng gần đầu video, máy chạy băng cassette và các thiết bị phát khác.
- Cất giữ tài liệu nhanh sau khi sử dụng: phải đảm bảo không để tài liệu nghe nhìn trong thiết bị phát tại nơi có ánh sáng mặt trơì hoặc ở gần những nguồn phát
nhiệt khác. Việc cất giữ nhanh tài liệu nghe nhìn sau khi sử dụng sẽ kéo dài được tuổi thọ của tài liệu.
c. Cần tiến hành các biện pháp chống ẩm, chống nấm mốc và côn trùng cho tài liệu:
- Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 50C. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng… lọt thêm vào kho.
- Dùng máy hút ẩm, máy điều hoà không khí chạy liện tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
- Đề phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ- độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
- Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc.
- Không được đưa trực tiếp hoá chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Các hoá chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu.
- Để đề phòng côn trùng xuất hiện trong kho phải áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng.
Tiểu kết chƣơng 3
Qua nghiên cứu cho thấy để có thể quản lý, bảo quản an toàn và sử dung có hiệu quả tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình cần phải tiến hành đồng bộ từng bước.
1.Trước hết phải xây dựng được hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ của các Đài Truyền hình.
2.Trên cơ sở các văn bản pháp lý của nhà nước về công tác lưu trữ, Bộ Nội vụ (Cục Lưu trữ Nhà nước) và các Đài Truyền hình cần ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, cũng như cụ thể hoá chức năng nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của từng Đài.
3. Để tăng cường công tác lưu trữ, các Đài Truyền hình cần chú trọng hơn nữa đến tổ chức và cán bộ làm lưu trữ của từng Đài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Kết quả của việc quản lý và sử dụng tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền phụ thuộc rất nhiều vào những giải pháp tổ chức khoa học khối tài liệu này.
5. Kết quả của việc tổ chức khoa học tài liệu chỉ được nhìn nhận khi tài liệu được đưa ra khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Chính vì thế, cần tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình từ chế độ sử dụng, đến các hình thức phục vụ và phương tiện sử dụng. Bên cạnh những quy định về chế độ khai thác sử dụng tài liệu mà Đài đã ban hành, cán bộ lưu trữ phải thật sự chủ động trong việc nắm bắt nhu cầu khai thác tài liệu trước hết trong nội bộ Đài. Đặc điểm của tài liệu nghe nhìn là có sức thuyết phục, tuyên truyền rất cao, dễ đi vào lòng người, chính vì thế việc đưa những thông tin, hình ảnh trên sóng truyền hình và phát thanh cần phải được chọn lọc, cân nhắc kỹ càng. Các cán bộ lưu trữ là những người nắm rõ nguồn gốc xuất sứ của tài liệu, cho nên cũng phải là người đầu tiên cần có nhạy cảm về chính trị, hay nói đúng hơn là phải dựa trên nguyên tắc tính Đảng để lựa chọn tài liệu đưa ra phục vụ nhu cầu khai thác.
6. Kéo dài tuổi thọ của tài liệu, đặc biệt là tuổi thọ của tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình là một công việc hết sức khó khăn. Công tác bảo này đòi hỏi phải đầu tư không chỉ về kho tàng, mà còn phải đầu tư cả về các phương tiện bảo quản phù hợp với từng chủng loại tài liệu. Tài liệu nghe nhìn được chế tác trên những vật mang tin rất nhạy cảm, rất dễ lạc hậu với sự phát triển của kỹ thuật. Vì vậy, đòi hỏi cán bộ lưu trữ khi sử dụng những tài liệu này cũng phải thận trọng tránh gây những tổn hại đến tài liệu. Bên cạnh đó khi thu thập cũng cần lựa chọn những vật mang tin có chất lượng tốt và phổ biến, hoặc thuờng xuyên phải chuyển thông tin từ những vật mang tin lạc hậu sang vật mang tin hiện đại.
Từ kết quả nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình, chúng tôi có một số nhận xét sau đây:
1. Tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình nói riêng, chứa đựng những thông tin chân thực, chính xác, sinh động về mọi mặt hoạt động của xã hội. Tài liệu nghe nhìn không còn là nguồn tư liệu minh hoạ cho tài liệu chữ viết, mà tự bản thân nó đã là một nguồn sử liệu sống động, chân thực không có loại hình tài liệu nào có thể thay thế được. Trong cuộc sống hàng ngày, nhất là trong lĩnh vực thông tin tuyên truyền tài liệu nghe nhìn là loại hình chiếm