Để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu nhe nhìn một cách nhanh chóng, chính xác, cần đưa tất cả hệ thống công cụ thống kê và tra cứu tài nghe nhìn của các Đài Truyền hình vào máy vi tính. Vì đặc điểm thông tin của mỗi loại hình tài liệu khác nhau nên khi xây dựng co sở dữ liệu quản lý, khai thác thông tin tài liệu nghe nhìn cần phải thực hiện các bước sau:
- Khảo sát nắm bắt được thành phần và nội dung tài liệu của Đài.
- Xác định được các dạng nhu cầu khai thác thông tin tài liệu của Đài từ đó xác định yêu cầu đầu ra và thiết kễ mẫu phiếu tin cho phù hợp.
- Lựa chọn phần mềm thích hợp và xây dựng cấu trúc dữ liệu phù hợp với các thông tin đầu vào. Các thông tin đầu vào được xác định là các thôngtin phục vụ công tác quản lý và các thông tin phục vụ yêu cầu tìm kiếm thông tin của các đối tượng khai thác sử dụng tài liệu ở các loại hình tài liệu (băng, đĩa hình, băng âm thanh, tài liệu ảnh, phim điện ảnh).
- Xác định mối quan hệ giữa các thông tin trong cơ sở dữ liệu ( các ràng buộc dữ liệu và các phụ thuộc hàm).
- Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Đối với phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu cần đáp ứng được các yêu cầu sau: - Chương trình phải thân thiện với người sử dụng. Các quy trình nhập dữ liệu nên sát và kế thừa phương pháp truyền thống.
- Đáp ứng việc tìm kiếm thông tin theo khung phân loại thông tin đã xây dựng đối với mỗi loại hình tài liệu nghe nhìn.
- Đáp ứng việc tìm kiếm thông tin tổng hợp ( mọi thông tin đầu vào của các thể loại tài liệu nghe nhìn đều là đối tượng tìm kiếm theo các câu hỏi bất kỳ).
- In được kết quả tìm kiếm theo các biểu mẫu đã được xác định.
3.4. HOÀN THIỆN CÁC PHƢƠNG THỨC VÀ PHƢƠNG TIỆN PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Ở CÁC ĐÀI TRUYỀN HÌNH:
3.4.1. Hoàn thiện hệ thống các phƣơng tiện theo dõi, quản lý khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn
Để thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu, cần có các sổ sách, biểu mẫu để quản lý và theo dõi số liệu về kết quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu. Nếu đã có cơ sở dữ liệu trên máy, thì nên nhập các sổ sách, biểu mẫu này vào máy để dễ theo dõi, quản lý và thuận tiện cho việc tổng hợp các nhu cầu khai thác thông tin trong một giai đoạn nhất định hoặc với một đối tượng nhất định.
Tuỳ theo từng nhu cầu khai thác thông tin tài liệu mà thiết kế các mẫu phiếu yêu cầu cho phù hợp. Qua khảo sát nhu cầu khai thác thông tin ở các Đài Truyền hình, cho thấy nên có các sổ sách và biểu mẫu sau đây:
a. Mẫu phiếu trích tư liệu băng hình/ băng ghi âm: (Phụ lục số 25, tr. 161) Mẫu phiếu này dùng cho nhu cầu khai thác thông tin cụ thể đến từng cảnh quay, cú quay, từng tin trong băng. Đối với mẫu phiếu này nên có các yếu tố thông tin sau đây:
1.SốTT của Phiếu
2. Người sử dụng tư liệu 3. Đơn vị sử dụng tư liệu 4. Lý do sử dụng
5. Nội dung tư liệu cần có (ước độ dài) 6. Thời gian cần có tư liệu
7. Ngày tháng năm yêu cầu
9. Chữ ký của phụ trách đơn vị sử dụng tư liệu 10. Chữ ký của người sử dụng tư liệu
b. Mẫu phiếu sử dụng phim, băng tư liệu: (Phụ lục số 26, tr. 162)
Mẫu phiếu này được dùng cho nhu cầu khai thác thông tin toàn bộ băng phim truyện, hoặc của cả một chương trình đã phát sóng. Mẫu phiếu cần có các yêu cầu thông tin sau :
1. Số phiếu
2. Người nhận băng 3. Đơn vị sử dụng 4. Mục đích sử dụng
5. Thời hạn đăng ký sử dụng
6. Số lưu trữ của băng( Phần này có thể cán bộ lưu trữ sẽ ghi sau) 6. Nội dung, đề tài của băng ( hoặc tên phim)
7. Thời lượng ( hoặc tập số) 8. Số lượng băng sử dụng 9. Ngày tháng năm yêu cầu
10. Chữ ký của phụ trách Lưu trữ - Tư liệu 11. Chữ ký đơn vị sử dụng tư liệu
12. Chữ ký của người nhận tư liệu
c. Sổ theo dõi độc giả nghiên cứu tại phòng đọc
3.4.2. Cải tiến phƣơng thức phục vụ khai thác tài liệu nghe nhìn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phương thức phục vụ thường hay gặp ở các Lưu trữ nói chung và Lưu trữ - Tư liệu của các Đài Truyền hình nói riêng là phương thức phục vụ thụ động. Có nghĩa là cán bộ lưu trữ chỉ phục vụ khi có nhu cầu khai thác, không chủ động nắm bắt và lên kế hoạch phục vụ khai thác tài liệu. Những nhu cầu này sẽ được ghi vào các mẫu phiếu đã có sẵn và cán bộ lưu trữ sẽ tìm tài liệu theo các yêu cầu cụ thể đó.
Cần phải chuyển phương thức phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu từ bị động sang chủ động. Với phương thức này, các cán bộ lưu trữ căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Đài, của từng Ban biên tập, căn cứ vào tình hình thời sự trong nước, quốc tế, trong địa phương để có kế hoạch chuẩn bị tài liệu phục vụ các sự kiện lớn trong nước, quốc tế và địa phương. Việc chuẩn bị trước những tài liệu này có thể thực hiện dưới hai hình thức: Chuẩn bị sẵn những tài liệu cần thiết để khi cần có thể đưa ra phục vụ một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Hoặc có thể thông báo những tài liệu đã chuẩn bị dưới dạng các mục lục chuyên đề.
Khi phục vụ khai thác, đối với những yêu cầu khai thác trích băng tư liệu, thì cán bộ lưu trữ phải trực tiếp trích, sao hình ảnh, tin trong băng lưu trữ sang băng của người sử dụng. Còn đối với những nhu cầu khai thác toàn bộ băng hoặc nhiều băng thì phải cho mượn cả băng ( nhưng là băng bảo hiểm).
3.5. NHŨNG GIẢI PHÁP VỀ CHẾ ĐỘ BẢO QUẢN TÀI LIỆU NGHE NHÌN Ở CÁC ĐÀI TRUYỀN HÌNH: CÁC ĐÀI TRUYỀN HÌNH:
3.5.1. Các yêu cầu về nhà kho bảo quản tài liệu nghe nhìn:
- Xây dựng nơi khô ráo, tránh chỗ ẩm ướt.
- Có hệ thống cách điện tốt, cách xa tường ngoài, ống nước, hệ thống vòi phun nước cứu hoả tự động hoặc phòng vệ sinh.
- Tránh nơi có cửa sổ, tránh sự tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời. - Nhiệt độ nên đảm bảo ở 15 - 20 độ C (+_4), phim màu - 5 độ C. - Độ ẩm thích hợp từ 30% - 60%, tốt nhất là 40%.
- Máy photocopy không được để gần tài liệu nghe nhìn vì chất ôzon từ máy thải ra sẽ làm giảm tuổi thọ của tài liệu.
3.5.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe nhìn:
Cần có hệ thống giá tủ thích hợp với từng loại hình tài liệu nghe nhìn. Tránh để chồng tài liệu lên nhau quá nặng sẽ làm hỏng tài liệu. Nên dùng tủ, giá kim loại để tránh mối mọt và chống cháy.
b. Bao gói tài liệu:
Với băng, đĩa ghi hình, ghi âm đều đã có vỏ, hộp băng, còn đối với tài liệu phim/ảnh cần phải có túi hoặc phong bì đựng ảnh.
- Có thể sử dụng bao nhựa trong suốt để bảo quản tài liệu ảnh là rất thuận lợi, vì như vậy người sử dụng không cần phải chạm tay vào ảnh. Bao nhựa cần làm bằng các vật liệu trơ: Như bao polyeste trong suốt Mylar D, vì loại bao này do Công ty Eastman Kodak sản xuất bằng xenluylô triaxêtát. Hoặc sử dụng bao giấy để ánh sáng không xuyên qua được, thuận lợi cho việc dán nhãn, nhưng không thuận tiện cho việc sử dụng tài liệu. Bao giấy an toàn là loại có hàm lượng alphaxenlulô cao và có độ pH nằm trong khoảng 6,5 và 7,5. Đối với các bao có đoạn nối thì nên để phần bắt sáng của ảnh xa đoạn nối đó.
c. Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm:
Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm tại trung tâm của phòng.
Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.
Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hằng năm phải kiểm định độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.
d. Quạt thông gió.
Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường.
Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tuỳ thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tại phòng đó.
Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hoà không khí tuỳ thuộc vào diện tích, độ kín của kho và yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó.
Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo quản các máy có thể liên tục hoạt động 24/24 giờ trong một ngày đêm.
g. Thiết bị phòng chống cháy:
Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
h. Dụng cụ làm vệ sinh kho và tài liệu:
Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.
3.5.3. Sắp xếp tài liệu nghe nhìn trong kho lƣu trữ:
a. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho:
Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được bao gói bên ngoài đúng quy định. Mỗi đơn vị bảo quản phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.
b. Xếp tài liệu lên giá:
Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên nhãn của tài liệu. Nguyên tắc xếp trên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
c. Lập sơ đồ giá trong kho:
Mỗi kho lưu trữ phải lập sơ đồ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản của các chủng loại tài liệu.
d. Kiểm tra tài liệu trong kho.
Thường xuyên phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu
đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm , số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.
Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.
3.5.4. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu nghe nhìn
a. Cần lựa chọn vật mang tin:
- Khác với tài liệu giấy, khi lựa chọn đưa tài liệu nghe nhìn vào kho lưu trữ cần phải lựa chọn cả vật mang tin. Lý tuởng nhất là việc lựa chọn vật măng tin này được đưa thành quy định trong Đài: Đối với những băng đưa vào tư liệu phải được sử dụng loại băng tốt có tuổi thọ cao và chưa bị tái sử dụng.
Tuy nhiên qua thực tế của các Đài cho thấy quy định trên rất khó thực thi, vì hiện nay số lượng băng phát cho phóng viên còn hạn chế, cho nên bắt buộc phóng viên phải tái sử dụng băng nhiều lần, vì thế khi thu về kho lưu trữ băng đã ở tình trạng chất lượng không tốt. Để khắc phục tình trạng này, Lưu trữ của các Đài Truyền hình cần chủ động đổi, sang băng để thu được về kho những băng không chỉ có giá trị về nội dung mà còn có chất lượng tốt và có tuổi thọ cao- Một đặc thù khác nữa so với tài liệu giấy trong công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn là phải thường xuyên quan tâm đến sự lạc hậu của vật mangtin.
Những tiến bộ trong công nghệ nghe nhìn, đã tạo ra những sản phẩm mới nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường, khiến chúng ta gặp khó khăn trong việc tìm các nhà cung cấp thiết bị cho các loại phương tiện cũ và không còn phù hợp. Máy videocassette 1/2 inch Beta, loại phim 8mm hay loại máy cassette 8 rãnh là những ví dụ điển hình về các phương tiện nghe nhìn gần đây đã bị thay thế. Những thông tin được lưu giữ trong các phương tiện lỗi thời sẽ ngày càng trở nên khó tiếp cận và sử dụng hơn trong tương lai. Mặc dù chúng ta không thể dự đoán trước được chu kỳ sống của mỗi loại phương tiện cụ thể, nhưng chúng ta nên sử dụng những loại thiết bị, phương tiện thông dụng khi tạo lập tài liệu nghe nhìn. Sao chép các tài
liệu nghe nhìn cũ vào các vật mang tin đang được sử dụng phổ biến là một cách để bảo đảm khả năng sử dụng của tài liệu, tuy nhiên phải lưu ý rằng chất lượng của những bản ghi này sẽ giảm dần sau mỗi lần sao chép.
b. Những điều cần chú ý khi sử dụng tài liệu nghe nhìn:
- Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
Cần có phòng trung gian có môi trường không quá chênh lệch với môi trường trong kho để tài liệu không bị thay đổi quá đột ngột, ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu.
- Không chạm vào bề mặt ghi: Vân tay xuất hiện trên bề mặt tài liệu nghe nhìn sau một thời gian có thể làm cho tài liệu ảnh bị mất mầu, hoặc băng thì dễ bị mốc. Do đó không được để tay chạm vào bề mặt trước tài liệu nghe nhìn. Vết ngón tay có thể để lại vết xước gây thiệt hại cho hầu hết các loại phương tiện nghe nhìn. Khi sử dụng đĩa, chỉ nên chạm vào phần mép rìa ngoài và phần nhãn ở giữa đĩa. Khi sử dụng phim chỉ chạm vào phần mép rìa ngoài, nếu có điều kiện thì nên đeo găng tay là bằng cotton không có sơ vải. Nếu không, khi sử dụng phải dùng hai tay khi cầm dương bản/ phim âm bản từ phía sau, tránh tiếp xúc với phần chứa hình ảnh. Mặc dù băng video và băng ghi âm đều có lớp vỏ nhựa bảo vệ, nhưng không nên chạm vào phần băng bên trong vỏ nhựa. Có thể để các bức ảnh/ phim vào hộp nhựa trong, như thế cho phép người sử dụng có thể xem được nội dung tài liệu ảnh mà không cần tiếp xúc trực tiếp với bề mặt ảnh. [28, 29]
- Cấm dùng thức ăn và nước giải khát khi sử dụng tài liệu nghe nhìn và trong các khu vực lưu trữ tài liệu nghe nhìn.
- Hạn chế tiếp xúc với ánh sáng: Ánh sáng tập trung có thể làm cho hình ảnh bị phai màu. Không để tài liệu nghe nhìn lâu dưới ánh sáng tự nhiên, trong trường hợp cần thiết phải giữ cho cường độ ánh sáng ở mức 50 lux.
- Không viết lên bề mặt trước của tài liệu nghe nhìn ( đặc biệt là tài liệu ảnh). Hạn chế tới mức tối đa việc viết lên tài liệu nghe nhìn bằng các loại bút có mực chứa hoá chất. Đối với tài liệu ảnh, nếu như không dùng được bút chì HB trên ảnh chụp lấy ngay, ảnh có phủ nhựa, phim và đường rìa bao quanh slide thì có thể dùng bút có đầu xốp như Light Impression Film/ Print Marking pen. Không dùng nhãn dính, tem cao su, mực và bút dạ đối với tài liệu ảnh vì chúng có chứa các hợp chất hoá học hoạt tính có thể thấm loang làm hỏng ảnh.
- Đề phòng trường hợp tài liệu bị xoá bất ngờ: Loại bỏ nút nhựa dùng cho việc ghi âm trên video và máy casette để đề phòng trường hợp bản ghi bị xoá hoặc bị ghi đè. Không dùng nút “pause” trên máy video hoặc máy quay băng cassette