2.4.4.1. Nội quy công tác bảo quản:
Một trong những nghiệp vụ của công tác bảo quản là xây dựng nội quy, quy định an toàn trong bảo quản. Tuy nhiên công việc này không phải Đài Truyền hình nào cũng thực hiện được.
Trung tâm Tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam đã xây dựng được những quy định như: nội quy phòng hoả, nội quy ra vào và làm việc trong kho lưu trữ, nội quy sử dụng tài liệu... . Theo quy định chỉ có cán bộ chuyên trách quản lý kho mới được vào kho, khách đến thăm quan, học tập, nghiên cứu phải được sự đồng ý của
Tổng giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam. Trong đó nội quy cũng quy định rõ: Không đưa bản gốc (có trong kho) cho người mượn mà phải sao sang băng khác với các thủ tục kèm theo ...
Hầu như các Đài Phát thanh - Truyền hình địa phương đều chưa xây dựng được nội quy, quy định an toàn trong bảo quản: nội quy phòng hoả, nội quy ra vào và làm việc trong kho lưu trữ, nội quy sử dụng tài liệu... .
2.4.4.2. Phương tiện bảo quản:
Về phương tiện bảo quản cũng có sự khác biệt giữa Đài Trung ương và địa phương.
Hiện nay Trung tâm Tư liệu Đài Truyền hình Việt Nam có 4 kho bảo quản: - 2 kho bảo quản phim nhựa.
- 01 Kho bảo quản băng Umatic và VHS. - 01 Kho bảo quản băng Betacam.
Trong mỗi kho đều có các thiết bị bảo quản như: Giá tủ, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy đo nhiệt độ, độ ẩm điện tử hiện số, điều hoà, ẩm kế tự động nghi hàng ngày, các kho này được đặt ở tầng 2 và tầng 3 của toà nhà.
Thông thường nhiệt độ bảo quản tài liệu trong các kho là 18-200C và độ ẩm là 50-60%. Tài liệu trong kho được xếp trên các giá tủ từ trái sang phải (để lộ nhãn ở gáy băng ra ngoài).
Đối với phim nhựa cũng xếp trên giá nhưng xếp chồng lên nhau theo chiều ngang mỗi chồng tối đa 10 cuộn phim 35mm hết giá trái sang giá phải.
Nhìn chung, ở các Đài địa phương công tác bảo quản chưa được coi trọng, chưa được đầu tư như ở Đài Truyền hình Việt Nam. Trong các kho phần lớn mới chỉ có máy điều hoà, máy hút ẩm, chưa có máy đo độ ẩm tự động, nhiệt độ thường xuyên chưa đảm bảo theo yêu cầu đối với từng loại hình tài liệu. Giá tủ đựng tài liệu chưa đồng bộ, chưa đúng tiêu chuẩn. Đối với những phương tiện mang tin đã
lạc hậu như băng cối, có Đài đã chuyển dữ liệu sang băng DAT hoặc các loại băng khác hiện đại hơn.
2.4.4.3. Các biện pháp bảo quản:
Do tính đặc thù của tài liệu hình ảnh động dễ bị hư hại bởi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng (đặc biệt là các tia tử ngoại), những cặn hoá chất (oxits nitơ); những tác nhân làm ô nhiễm không khí (những khí thải công nghiệp, vi khuẩn nấm mốc ...). Nên bên cạnh việc tạo môi trường ổn định về nhiệt độ, độ ẩm, không khí, các cán bộ lưu trữ các Đài Truyền hình còn tiến hành các biên pháp bảo quản kéo dài tuổi thọ của tài liệu như:
- Phải liên tục kiểm tra kho tàng định kỳ hoặc đột xuất để phát hiện kịp thời những hư hỏng của tài liệu. Tuy nhiên việc làm này cũng có mặt hạn chế của nó, vì việc ra vào nhiều trong kho sẽ làm cho nhiệt độ trong phòng thay đổi đột ngột làm ảnh hưởng đến loại hình tài liệu nhạy cảm với nhiệt độ như tài liệu nghe nhìn.
- Thường xuyên có một bộ phận chuyên làm nhiệm vụ kiểm tra tình hình tài liệu phim nhựa bằng cách quay trở, qua đó bằng mắt thường có thể phát hiện những vết xước, suy giảm về màu sắc, rách phim, mốc phim. Sau đó dùng một miếng vải nhung chuyên dụng để lau và khử mốc bằng cồn công nghiệp. Song phương pháp này chỉ khắc phục được những tài liệu bị mốc (lau), bị quăn mép, còn đối với những phim bị biến màu, rách, hư hỏng thì chưa có biện pháp nào đề phục chế và tu bổ lại được.
- Các phương tiện mang tin của tài liệu nghe nhìn thường thay đổi,phát triển liên tục, cho nên một số Đài Truyền hình đã và có kế hoạch chuyển toàn bộ tài liệu lưu trữ băng video có giá trị vĩnh viễn, lâu dài sang đĩa VCD và DVD, CD ROM do ít chịu tác động của nhiệt độ và độ ẩm môi trường không khí, không bị nhiễm từ và dễ bảo quản hơn. Mục đích của kế hoạch này là nhằm nâng cao tuổi thọ và độ bền của tài liệu. Ngoài ra việc chuyển các băng video sang đĩa VCD sẽ tiết kiệm
được rất nhiều diện tích giá tủ, kho tàng ( 20 đĩa VCD chỉ bằng 7% khối lượng tài liệu lưu trữ video.
- Đối với tư liệu ảnh điều kiện bảo quản khoa học là -50C, -100C, độ ẩm là 30%. Song, tài liệu ảnh của các Đài Truyền hình hiện vẫn còn bảo quản trong môI trường 50 - 60% độ ẩm, nhiệt độ 200C. Việc tiến hành ép makét cho những bức ảnh cũng phần nào giảm được sự tác động của không khí, môi trường trong khi chưa đảm bảo được nhiệt độ, độ ẩm đúng tiêu chuẩn.
Nhìn chung công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn ở phần lớn các Đài Truyền hình còn chưa được chú trọng.
Do điều kiện vật chất còn thiếu thốn, các Đài Truyền hình chưa lập được hệ thống băng, phim bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ, cho nên việc thường xuyên đưa băng gốc ra phục vụ khai thác, xem lập công cụ tra cứu cũng ảnh hưởng rất nhiều đến tuổi thọ của tài liệu.
Kho tàng, các phương tiện bảo quản như giá tủ hầu hết chưa đạt tiêu chuẩn. Tài liệu nghe nhìn thường xuyên phải bảo quản trong điều kiện nhiệt độ, độ ẩm không đúng tiêu chuẩn. Tài liệu không được kiểm tra và tu bổ thường xuyên.