3.3.4.1. Mục đích:
Biên mục (hay còn gọi là mô tả) tài liệu lưu trữ được hiểu là sau : “ Quá trình phân tích, lựa chọn và ghi lại những đặc trưng nội dung, hình thức của tài liệu cũng như tình trạng vật lý khi biên soạn các mục lục hoặc bộ thẻ” [18, 25]. Qua đó có thể thấy mô tả tài liệu lưu trữ là một quá trình xử lý thông tin cấp I, nhằm đưa ra các yếu tố thông tin và ghi lại những yếu tố đó lên các công cụ tra cứu khoa học với mục đích là quản lý và tra tìm thông tin cấp I theo từng cấp độ nhất định.
Biên mục tài liệu lưu trữ bao giờ cũng có hai mục đích:
- Mục đích thứ nhất là để thống kê quản lý tài liệu lưu trữ. Trong công đoạn này, tài liệu thường được biên mục khái quát, tổng hợp, không đi vào nội dung chi tiết. Kết quả của công đoạn này là tạo thành những biểu mẫu, sổ sách mang những thông tin khái quát, tổng hợp, nặng về chức năng thống kê hơn là chức năng thông tin.
- Mục đích thứ hai là tra tìm thông tin nội dung tài liệu. Bởi vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin cấp I, để dễ dàng và nhanh chóng tìm được thông tin cấp I trong tài liệu lưu trữ , chúng ta phải xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin cấp I đó. Kết quả của quá trình phân tích thông tin cấp I là tạo ra một loại thông tin cô đọng tổng hợp hơn đó là thông tin cấp II về thành phần, nội dung và địa chỉ tài liệu lưu trữ. Thông tin cấp II này bao giờ cũng được lưu trữ trong một hệ thống tìm tin nhất định. Hệ thống tìm tin đó có thể dưới dạng các công cụ tra cứu truyền thống ( mục lục, các bộ thẻ, các sổ sách thống kê, chỉ dẫn….) hoặc dưới dạng các hệ thống tìm tin tự động ( các cơ sở dữ liệu).
Nói tóm lại, biên mục tả tài liệu lưu trữ được hiểu là một quá trình phân tích, so sánh và ghi lại những thông tin về thành phần và nội dung, ký hiệu tra tìm cũng như tình trạng vật lý của tài liệu với mục đích tạo nên một hệ thống công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.
3.3.4.2. Yêu cầu:
Việc biên mục tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình cũng nhằm hai mục đích trên. Kết quả là xây dựng được hệ thống các công cụ thống kê và tra tìm tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình. Song do đặc thù của từng loại hình tài liệu nghe nhìn, mà yêu cầu biên mục đối với từng loại hình cũng khác nhau. Điều đó tạo nên một hệ thống công cụ thống kê và tra tìm tài liệu ở Đài rất đa dạng và phong phú.
Khi biên mục thông tin tài liệu nghe nhìn cần tuân theo những yêu cầu sau:
1. Việc biên mục thông tin tài liệu lên các công cụ phải chính xác, trung thành với nội dung thông tin có trong tài liệu lưu trữ. Người mô tả không được làm sai lệch thông tin.
2. Người biên mục thông tin có trách nhiệm đọc và tìm kiếm thông tin điền vào đầy đủ các truờng (hoặc mục) đã có trong phiếu tin (hoặc sổ sách). Trường hợp những trường (mục) trong phiếu tin (hoặc sổ sách) không có thông tin trong tư liệu hoặc tài liệu thì bỏ trống.
3. Việc biên mục thông tin trong các trường (mục) ở phiếu tin (hoặc sổ sách) phải đảm bảo sự thống nhất về phương pháp thể hiện:
a. Đối với trường (mục) thông tin về thời gian, phải viết đầy đủ ngày, tháng, năm bằng số Ả Rập, ngăn cách giữa các đơn vị thời gian là dấu"/". Ví dụ: 02/9/1945.
b. Đối với trường (mục) ký hiệu thông tin phải viết giống hệt mã thông tin tương ứng trong khung phân loại thông tin. Ví dụ: Nhạc phẩm về đề tài mùa hạ được ký hiệu là 58 04 18.
c. Đối với trường (mục) tác giả:
- Nếu là tác giả là người Việt Nam thì viết tên tác giả đúng như đã ghi trong tác phẩm. Nếu tác giả có bí danh khác, thì khi biên mục tả ngoài tên đã ghi trên tác phẩm, cần viết trong ngoặc đơn bí danh, hoặc tên khác của tác giả đó.
- Nếu tác giả là người nước ngoài thì biên mục tả đúng như tên đã ghi trên tác phẩm. Không cần phiên dịch tên tác giả đó ra tiếng Việt. Trường hợp tên tác giả đã được phiên dịch ra tiếng Việt thì viết vào ngoặc đơn. Ví dụ: William Shakespeare (Uyliam Sêchxlia). Đối với chữ tượng hình Trung Quốc, Nhật Bản... thì phải phiên dịch ra tiếng Việt khi biên mục phiếu tin.
4. Khi biên mục thông tin lên phiếu tin không được viết trùng lặp, không viết tắt những chữ chưa được quy định trong bản chữ viết tắt.
3.3.4.3. Các yếu tố thông tin cần biên mục:
Trên cơ sở căn cứ vào nhu cầu khai thác thông tin ở các Đài Truyền hình và để làm căn cứ cho các Đài có thể ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu tự động hoá phục vụ tra tìm nhanh chóng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, chúng tôi xin đề xuất một số mẫu phiếu tin tương ứng để biên mục thông tin chi tiết cho từng thể loại tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình như sau:
a. Biên mục băng đĩa hình (hoặc ghi âm): (xem phụ lục số12, tr.141)
Trong phiếu biên mục băng đĩa hình (hoặc âm thanh) các yếu tố thông tin được biên mục như sau:
1. Ký hiệu thông tin ( nếu có khung phân loại thông tin): Căn cứ vào nội dung của băng hình, âm thanh đối chiếu với khung phân loại để ghi. Ví dụ: băng hình về các bài hát ca ngợi phụ nữ, sẽ có ký hiệu thông tin: 58 04 25 ( Nhạc phẩm về đề tài phụ nữ, tình mẹ con).
2. Số lưu trữ: Ghi ký hiệu băng đã được quy định trong hệ thống ký hiệu của
Lưu trữ. Ví dụ: BVN1256( băng Betacam, chuyên mục Văn nghệ, 1256). 3. Tên băng: Ghi tên của băng.
4. Thể loại: Ghi ca khúc, phim, ca nhạc v.v..
5. Đề tài: Ghi theo đề mục, mục hoặc tiểu mục của khung phân loại nếu đã có khung phân loại). Hoặc ghi tên đề tài mà tác phẩm đề cập đến.Ví dụ: Nhạc phẩm về tình yêu lứa đôi; Hoạt động của UBND thành phố.
6. Tóm tắt nội dung: Ghi trích yếu nội dung của tác phẩm hoặc hình ảnh tư liệu trong băng.
7. Tổng thời lượng: Ghi rõ độ dài thời gian của cả băng. 8. Nước/Nơi sản xuất: Ghi tên nước hoặc cơ quan sản xuất. Ví dụ: - Đài Phát thanh Truyền hình Hà Nội
- Hãng phim Thời sự Tài liệu TW
9. Thời gian sản xuất: Ghi rõ ngày, tháng, năm sản xuất, hoặc năm sản xuất.
Đối với phim truyện ghi ngày quay: 24/11/1999.
10. Địa dư: Ghi tên địa danh nơi xảy ra sự kiện hoặc nơi tác phẩm phản ánh tới.(không dùng cho phim truyện và sân khấu)
11. Ngôn ngữ: Ghi tiếng dân tộc(trong nước), tiếng nước ngoài.(không dùng cho phim truyện và sân khấu)
12. Tác phẩm văn học: Ghi tên tác giả và tác phẩm văn học được dùng để chuyển thể ( chỉ ghi đối với phim truyện và sân khấu).
13. Kịch bản: Ghi tên người sáng tác kịch bản của tác phẩm.
14. Nhạc: Ghi tác giả sáng tác nhạc cho tác phẩm ( chỉ ghi đối với băng hình).
18. Hoạ sĩ: Chỉ ghi đối với phim truyện.
19. Đạo diễn: Ghi tên đạo diễn diễn xuất và đạo diễn hình ( chỉ ghi đối với băng hình).
20. Lời: Ghi tên người viết lời bình, lời thuyết minh, lời bài ca, tác giả thơ được phổ...(không dùng cho phim truyện và sân khấu)
22. Quay phim ( thu thanh): Ghi tên người quay phim chính (hoặc thu thanh).
23. Diễn viên: Ghi tên diễn viên chính đối với phim truyện, sân khấu. Ghi tên ca sĩ, diễn giả dối với các băng ca nhạc, phóng sự, tư liệu.
24. Giải thưởng: Ghi tên giải thưởng nếu có.
25. Loại băng: là loại băng nào (V,U,B, BD, VCD, DCD, DAT….). 26. Màu sắc: Chỉ ghi đối với phim nhựa
27. Nguồn nhập: Ghi rõ ban nào nhập, mua, sao...
28. Kỹ thật: Ghi tình trạng vật lý của băng và chất lượng hình, âm thanh ở các mức độ: Xấu, trung bình, tốt, rất tốt.
29. Ghi chú : Ghi những điều cần lưu ý về tư liệu. 30. Tốc độ ghi: chỉ ghi đối với băng âm thanh
31. Người biên mục: Ghi tên người biên mục tư liệu.
b. Biên mục hình ảnh, âm thanh trong từng băng:
Nhu cầu khai thác thông tin tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình phần lớn ở dạng nhu cầu sao, trích hình ảnh tư liệu hoặc tác phẩm rời lẻ để phục vụ cho việc biên tập các chương trình phát sóng. Chính vì vậy, đòi hỏi trong từng băng hình, băng âm thanh phải biên mục chi tiết đến từng hình ảnh, từng cảnh quay và từng tác phẩm thì mới đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu hàng ngày trong nội bộ của Đài. Qua thực tế khảo sát, chúng tôi thấy trong mẫu phiếu biên mục chi tiết hình ảnh, âm thanh trong từng băng các yếu tố thông tin được biên mục như sau:
1. Số lưu trữ: Ghi ký hiệu băng đã được quy định trong hệ thống ký hiệu
của Lưu trữ. Ví dụ: BVN1256( băng Betacam, chuyên mục Văn nghệ, 1256). 2. Tên tác phẩm: Ghi tên ca khúc, tên bản nhạc, tên hoạt cảnh, tên phóng
sự…..
5. Đề tài: Ghi theo đề mục, mục hoặc tiểu mục của khung phân loại nếu đã có khung phân loại). Hoặc ghi tên đề tài mà tác phẩm đề cập đến.Ví dụ: Nhạc phẩm về tình yêu lứa đôi; Hoạt động của UBND thành phố.
6. Thời lượng: Ghi rõ độ dài thời gian của tác phẩm hoặc hình ảnh tư liệu khi được phát sóng.
7. Số thứ tự tác phẩm: Ghi vị trí tác phẩm hoặc hình ảnh tư liệu xếp thứ mấy trong số các tác phẩm hoặc hình ảnh tư liệu trong băng.
8. Mốc thời gian: Ghi vị trí tác phẩm hoặc hình ảnh tư liệu ở phút thứ bao nhiêu trong băng.
9. Nội dung hình ảnh: Mô tả nội dung hình ảnh tương ứng với từng mốc thời gian.(chỉ dùng cho băng thời sự, tư liệu, phóng sự)
10. Địa dư: Ghi tên địa danh nơi xảy ra sự kiện hoặc nơi tác phẩm phản ánh tới.
11. Ngôn ngữ: Ghi tiếng dân tộc(trong nước), tiếng nước ngoài.
12. Tác phẩm văn học: Ghi tên tác giả và tác phẩm văn học được dùng để chuyển thể ( chỉ ghi đối với băng ca nhạc).
13. Kịch bản: Ghi tên người sáng tác kịch bản của tác phẩm (chỉ ghi đối với
băng phóng sự, thời sự, tư liệu).
14. Nhạc: Ghi tác giả sáng tác nhạc cho tác phẩm.
15. Đạo diễn: Ghi tên đạo diễn diễn xuất và đạo diễn hình ( ghi đối với băng hình).
16. Lời: Ghi tên người viết lời bình, lời thuyết minh, ( hcỉ dùng đối với phim phóng sự, tài liệu).
17. Biên tập: Ghi tên người biên tập chương trình.
18. Diễn viên: Ghi tên ca sĩ, diễn giả dối với các băng ca nhạc, phóng sự, tư liệu.
20. Loại băng: là loại băng nào (V,U,B, BD, VCD, DCD, DAT…).
21. Kỹ thật: Ghi tình trạng vật lý của băng và chất lượng hình, âm thanh ở các mức độ: Xấu, trung bình, tốt, rất tốt.
22. Người biên mục: Ghi tên người biên mục tư liệu.
Một điều cần lưu ý ở đây là mẫu phiếu này chỉ dùng để biên mục chi tiết hình ảnh, âm thanh cho các băng thời sự, phóng sự, tài liệu và băng âm thanh, không dùng để biên mục chi tiết cho băng phim truyện và sân khấu. Sở dĩ băng phim truyện và sân khấu không cần phải biên mục phân cảnh vì những yếu tố thông tin này đã có trong kịch bản khi tiến hành quay phim. Hơn nữa nhu cầu khai thác đến từng hình ảnh, cảnh quay ở phim truyện và sân khấu thường không phổ biến.
c. Biên mục tài liệu phim/ ảnh (phụ lục số14, tr.143)
1. Số lưu trữ: Ghi số lưu trữ của phim/ ảnh trong kho. Mỗi tấm phim/ảnh là một đơn vị bảo quản và được đánh số lưu trữ riêng.
2. Ký hiệu thông tin: Ghi ký hiệu theo khung phân loại thống nhất thông tin (nếu có).
3. Tên sự kiện: Ghi tên chính xác, đầy đủ của sự kiện mà phim/ảnh phản ánh. Ví dụ: Hội nghị Paris năm 1973.
4.Tiêu đề ảnh, phim: Ghi theo thứ tự sau: Ai đang là gì hoặc sự kiện gì đang diễn ra ở đâu khi nào. Ví dụ: Ông Nguyễn Hữu Thọ đang diễn thuyết tại hội nghị Paris ngày 01/ 01/1973.
5. Tên tác giả: Ghi chính xác tên người chụp - Tên thật
- Bí danh
6.Địa điểm chụp: Ghi tên địa điểm nơi chụp ảnh.
7. Thời gian chụp: Ghi đầy đủ ngày tháng năm. Giữa ngày tháng năm cách nhau dấu ( / ). Ví dụ: 01/2/2000
8. Xuất xứ: Ghi tên cơ quan hay họ và tên cá nhân cung cấp phim/ảnh. Số lượng: Ghi số lượng bản phim/ảnh
9. Cỡ ảnh: Ghi theo kích cỡ thực tế của phim/ảnh 10. Màu sắc: Ghi phim/ảnh mầu, đen trắng
11. Độ tin cậy: Tuỳ thuộc vào thực tế tài liệu ghi là phim/ảnh gốc hay sao. Ngày nhập: Ghi ngày nhập ảnh vào lưu trữ
12.Tài liệu đi kèm: Ghi những tài liệu đi kèm ảnh/phim.
13. Thời gian chụp lại: Ghi đủ ngày tháng năm của thời gian chụp lại. Giữa ngày tháng năm cách nhau dấu ( / ). Ví dụ: 01/2/2000
14.Tình trạng vật lý: tuỳ thuộc vào thực tế tài liệu mà đánh dấu (v) ở các nhóm a,b,c hay d.
