Nội dung thông tin của tài liệu nghe nhìn ở các Đài phụ thuộc vào nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của các Ban biên tập chương trình:
a. Thông tin mang tính thời sự: Khối tài liệu này phần lớn do Ban Thời sự sản xuất ra nhằm phục vụ các chương trình thời sự hàng ngày của các Đài Truyền hình. Các thông tin này phản ánh các hoạt động của Đảng, Nhà nước, của UBND, HĐND tỉnh, thành phố, các sự kiện chính trị diễn ra trên lãnh thổ địa phương, quốc gia và thế giới thông qua 1 bản tin hàng ngày (bản tin ngắn nhất 15 phút, dài nhất 45 phút hoặc hơn nữa).
Ngoài ra, khối tài liệu này còn cung cấp các thông tin về các chương trình truyền hình trực tiếp, các sự kiện chính trị xã hội, các đại hội, những hoạt động trong ngày lễ lớn của dân tộc, đối thoại... diễn ra tại trường quay, tại các nơi trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc ở địa phương. Ví dụ: Chương trình truyền hình trực tiếp các kỳ họp Quốc hội, Đại hội Đảng toàn quốc, Đại hội tỉnh Đảng bộ, mít tinh nhân ngày thành lập nước, ngày lễ hội ở địa phương v.v... Phần lớn những thông tin này có giá trị thực tiễn, chính trị, xã hội và lịch sử khá cao nên cần phải lưu trữ.
b. Thông tin chuyên đề: Những thông tin này nằm trong khối tài liệu do Ban Chuyên đề sản xuất ra thông qua các tiểu ban: Tiểu ban Phim tài liệu; Tiểu ban Văn hoá xã hội; Tiểu ban Nông nghiệp; Tiểu ban Kinh tế... Đây là những tài liệu của các chương trình, phóng sự điều tra, phóng sự chân dung, phim tài liệu được phát sóng trên tất cả các kênh VTV của Đài Trung ương hoặc trên các chương trình chuyên đề của các Đài địa phương.
c. Thông tin khoa giáo: Tài liệu ở đây chủ yếu của các chương trình khoa học, giáo dục. Trong đó đặc biệt lưu ý các chương trình có ý nghĩa nghiên cứu khoa học như: phim tài liệu du lịch (du lịch qua màn ảnh nhỏ; Việt Nam đất nước con người); phổ biến kiến thức (các hình thức giáo dục từ xa cho các cấp học); ở Đài Trung ương, đây là những phim tài liệu được phát sóng trên VTV2.
d. Thông tin văn hoá - thể thao: Ở Đài Truyền hình Việt Nam, khối tài liệu này do Ban biên tập VTV3 sản xuất ra nhằm phục vụ Chương trình VTV3 của Đài. Đây là những thông tin về văn hoá - thể thao nhằm phục vụ khán giả truyền hình bằng những tiết mục văn hoá, thể thao, phim truyện vui tươi, lành mạnh, hấp dẫn, bổ ích. Đó là những chương trình như : chương trình phim tài liệu, phóng sự, “Dư địa chí truyền hình”, “Giữ gìn cho muôn đời sau”, “Tre xanh” v.v... ngày càng thu hút, đáp ứng được hầu hết các đối tượng xem truyền hình. Đối các Đài địa phương, những nội dung thông tin này thường có trong tài liệu của các Ban chuyên đề.
e. Thông tin văn nghệ: Đây là tài liệu của các chương trình ca nhạc do Ban Văn nghệ biên tập phục vụ phát sóng trên các kênh VTV. Đó là các chương trình phục vụ mục đích bảo tồn và giữ gìn các di sản văn hoá dân tộc theo Nghị quyết của Đảng về việc giữ gìn và phát huy bản sắc văn hoá dân tộc như: chương trình “Khơi nguồn văn nghệ dân gian” ; “Âm nhạc của người Giẻ Chiêng”; “Kiến trúc cung đình Huế”; “Trang phục của các dân tộc vùng Đông Bắc”... [19, 20]
Riêng ở Đài Truyền hình Việt Nam, Trung tâm Tư liệu còn quản lý tài liệu nghe nhìn nghệ thuật của các Hãng phim truyền hình như các phóng sự chân dung “Văn nghệ chủ nhật”, tài liệu của các cơ quan thường trú Thành phố Hồ Chí Minh sản xuất các tin thời sự, phim tài liệu, phim truyện, ca nhạc mảng phía Nam. Các cơ quan thường trú tại Lào, Cămpuchia sản xuất chương trình thời sự liên quan đến Việt Nam. Ngoài ra còn có các chương trình truyền hình do địa phương sản xuất để phát sóng trên Đài Truyền hình Việt Nam.
Như vậy, tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Muốn phát huy được hết giá trị của nguồn tài liệu này cần phải có những giải pháp thích hợp cho công tác lưu trữ các loại hình tài liệu này.
2.4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN Ở CÁC ĐÀI TRUYỀN HÌNH
Cũng như tài liệu chữ viết, tài liệu nghe nhìn muốn phát huy được tác dụng của nó, cần phải được tổ chức một cách hợp lý và khoa học. Đứng ở góc độ của các nhà lưu trữ, thì tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình là một bộ phận của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và đương nhiên chúng phải được quản lý và tổ chức theo nghiệp vụ lưu trữ : Phân loại, xác định giá trị, biên mục thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng. Tuy nhiên do đặc thù của loại hình tài liệu này, mà việc áp dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn sẽ không như tài liệu giấy.
2.4.1. Những văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn dẫn về công tác lƣu trữ ở các Đài Truyền hình
a. Các văn bản pháp chỉ đạo công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn:
Cơ sở pháp lý đầu tiên của công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn phải kể đến Sắc lệnh số 18 ngày 31/01/1946 của Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà quy định về thể lệ lưu chiểu văn hoá phẩm, trong đó có phim điện ảnh:
“ Điều thứ nhất: Trong toàn quốc Việt Nam, những văn hoá phẩm kể sau dây, hoặc phát không, hoặc bán, hoặc cho thuê, đều phải nộp theo luật lệ “ Lưu chiểu văn hoá phẩm”:
……….. ………...
3- Những bức ảnh chụp; 4- Phim chiếu bóng;
Điều thứ 5: Những phim chiếu bóng nộp ở Sở Lưu chiểu văn hoá phẩm phải giống hệt những bản chiếu cho công chúng.
………..
Điều thứ 12: Những đĩa hát và những phim chiếu bóng chỉ tàng trữ tại Sở Lưu chiểu văn hoá toàn quốc mà thôi.” [31, 112-114]
Qua Sắc lệnh này cho chúng ta thấy ngay từ khi ra đời Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã chú ý đến công tác lưu trữ nói chung cũng như tài liệu nghe nhìn nói riêng.
Đến Nghị định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 thì công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn được khẳng định cụ thể hơn:
“ Điều 42: Các xưởng Phim, các cơ quan Nhiếp ảnh, Đài Phát thanh phải có bộ phận lưu trữ có trang bị cần thiết để bảo quản các phim ảnh, ảnh, dây ghi âm, v.v…” [ 16,35]
Ngày 22 tháng 9 năm 1979 Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 343/CP thành lập Viện Tư liệu phim Việt Nam trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin. [ 29,360] v.v..
Như vậy, có thể nói cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn mới chỉ có những quy định rất chung và chỉ phù hợp với thời kỳ đầu của ngành lưu trữ - khi mà khối lượng, loại hình tài liệu chưa phong phú đa dạng như hiện nay, Hơn nữa những quy định trên chủ yếu giành cho phim điện ảnh, còn các loại hình tài liệu nghe nhìn khác hầu như chưa được đề cập tới.
b. Các văn hướng dẫn công tác lưu trữ cho tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình:
Cho đến nay Nhà nước, Cục Lưu trữ Nhà nước chưa có văn bản nào về việc quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình. Duy nhất chỉ có một văn bản của Cục Lưu trữ Nhà nước quy định về danh sách các nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trong đó có Đài Truyền hình Vịêt Nam và Đài Phát thanh tiếng nói Việt Nam. ( công văn số 77-NVTW ngày 17-3-1995).
Qua khảo sát cho thấy bộ phận Lưu trữ của các Đài Truyền hình hoạt động hoàn toàn độc lập với cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền và độc lập trong hệ thống của các Đài Truyền hình từ Trung ương đến địa phương. Bộ phận lưu trữ của các Đài thực hiện chức năng của mình dựa trên những văn bản do từng Đài quy định, không theo một sự chỉ đạo thống nhất. Có thể nói lưu trữ của các Đài thiếu hẳn một cơ sở pháp lý để thực hiện chức năng quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của các Đài. Để tạo hành lang pháp lý cho lưu trữ các Đài Truyền hình hoạt động, cần phải xây dựng một hệ thống văn bản pháp lý, hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất từ Trung ương đến địa phương.
2.4.2. Thực trạng về tổ chức và cán bộ làm công tác lƣu trữ ở các Đài Truyền hình:
Tổ chức lưu trữ ở các Đài Truyền hình hiện nay có thực trạng như sau: Trung tâm Tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam là đơn vị sự nghiệp có con dấu và tài khoản riêng. Trung tâm Tư liệu có chức năng lưu trữ các băng hình, đĩa hình, phim, ảnh và các ấn phẩm khác để phục vụ cho công tác nghiên cứu và biên tập, sản xuất chương trình phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam.
Ở một số Đài Phát thanh và Truyền hình địa phương như Hà Nội, thành phố
Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Phòng Lưu trữ - Tư liệu được thành lập như một đơn vị
độc lập của Đài với chức năng nhiệm vụ tập hợp, quản lý, cung cấp các loại thông
tin tư liệu phục vụ cho việc tra cứu biên tập sản xuất chương trình phát thanh,
truyền hình của Đài.
Tuy nhiên mới chỉ có một số Đài Phát thanh Truyền hình của các địa phương trên thành lập Phòng Lưu trữ Tư liệu . Còn hầu hết các Đài địa phương khác chưa có phòng lưu trữ, mà chỉ bộ phận lưu trữ nằm trong Ban Thư ký biên tập của các Đài.
Về biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ của các Đài Truyền hình phụ thuộc vào tổ chức lưu trữ của từng Đài. Trung tâm Tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam hiện nay có 12 cán bộ làm công tác lưu trữ với các trình độ Thạc sĩ, Đại học lưu trữ, Đại học sân khấu điện ảnh, Đại học kỹ thụât truyền hình, Trung cấp kỹ thuật âm thanh . Phòng Lưu trữ Tư liệu của Đài Phát thanh Truyền hình Hà nội có 06 cán bộ với các trình độ : Đại học lưu trữ, Đại học văn, Trung cấp lưu trữ, biên tập viên, sơ cấp kỹ thuật âm thanh. Phần lớn các Đài Phát thanh Truyền hình địa phương chỉ có một cán bộ làm công tác lưu trữ với trình độ trung cấp lưu trữ hoặc trung cấp kỹ thuật phát thanh truyền hình, có nơi cán bộ làm lưu trữ là nhân viên phục vụ.
Nhìn chung vấn đề tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ ở các Đài Truyền hình chưa được quan tâm đúng mức, nhất là ở các Đài địa phương. Đây cũng là
một lý do cơ bản làm cho các Đài Phát thanh - Truyền hình địa phương mặc dù được thành lập khá lâu nhưng hầu như không giữ được tài liệu.
2.4.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình hình
2.4.3.1. Công tác xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn
Qua khảo sát cho thấy công tác xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình có thực trạng như sau:
Ở Đài Truyền hình Việt Nam, Trung tâm Tư liệu đã có những biện pháp rất tích cực trong công tác thu thập tài liệu về quản lý tại Trung tâm:
- Thuyết minh với Lãnh đạo Đài để được cấp một số lượng băng sống nhất định hoặc trích từ nguồn kinh phí được cấp để mua băng sống. Trung tâm Tư liệu chủ động mang băng sống đến Phòng Khống chế kỹ thuật của Đài để sang băng các chương trình thời sự, vì hiện nay các chương trình thời sự đã có máy phát thẳng, trực tiếp, không quay qua băng, cho nên muốn lưu lại thì phải sang băng.
- Đối với các băng khác như phóng sự, tài liệu, văn nghệ, văn hoáv.v.. muốn thu được, Trung tâm Tư liệu cũng phải đưa băng sống cho Phòng Khống chế kỹ thuật của Đài để sang băng và lưu trữ tại Trung tâm.
- Khi phóng viên của các chương trình đi quay, Trung tâm Tư liệu cung cấp băng sống cho phóng viên sau đó thu lại băng gốc để làm tư liệu cho Trung tâm.
- Đối với các chương trình, các tư liệu mà phóng viên đã quay, Trung tâm chủ động liên hệ để sao lại hoặc đổi băng sống cho phóng viên để lấy băng tư liệu.
Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội lại thực hiện công tác thu thập tài liệu theo cách riêng của mình. Phòng Lưu trữ Tư liệu được Đài giao cho quản lý băng sống của Đài. Các phóng viên trước khi đi quay đều phải đến lĩnh băng sống tại Phòng Lưu trữ Tư liệu. Băng sống trước khi phát cho các phóng viên đã được vào
sổ phát băng sống và được cho số ký hiệu theo đơn vị của phóng viên. Chỉ sau khi có chứng nhận đã nộp băng vào phòng Lưu trữ Tư liệu, phóng viên mới được
thanh toán tiền nhuận bút. Các ban biên tập chỉ nhận băng thành phẩm đã đăng ký ở Phòng Lưu trữ Tư liệu để phát sóng. Đây là một biện pháp có hiệu quả trong việc thu thập, quản lý tài liệu của Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội. Với phương pháp này, Phòng Lưu trữ Tư liệu của Đài đã thu thập được hầu hết tài liệu của các phóng viên cũng như của các chương trình phát sóng.
Trừ Đài Truyền hình thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ, còn lại ở các Đài địa phương phần nhiều tài liệu nghe nhìn do các đơn vị và phóng viên sản xuất ra không được thu về bảo quản đầy đủ tại bộ phận lưu trữ của Đài. Những tài liệu mà bộ phận lưu trữ quản lý được ở các Đài địa phương là do cán bộ lưu trữ thu thập được do mối quan hệ cá nhân với các phóng viên, không dựa trên một quy định cụ thể nào.
Một điểm khác cơ bản với lưu trữ của các cơ quan có tài liệu giấy, là lưu trữ của các Đài Truyền hình còn thu thập tài liệu cả ở các cơ sở sản xuất băng hình, ghi âm không thuộc Đài. Đây cũng là nguồn tài liệu nghe nhìn quan trọng góp phần làm phong phú thêm nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động của các Đài. Các nguồn này chủ yếu là các Đài Truyền hình của các nước, các Đài địa phương, các cơ sở sản xuất phim điện ảnh, băng hình, băng ghi âm trong nước và nước ngoài v.v... Đối với tài liệu nghe nhìn của các nguồn này, bộ phận lưu trữ tư liệu của các Đài Truyền hình phải dựa trên nhu cầu sử dụng và nhiệm vụ của Đài để tiến hành lựa chọn, sưu tầm bổ sung cho phù hợp.
- Ví dụ trong thời gian vừa qua và hiện nay Trung tâm Tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam đã tiến hành sưu tầm, bổ sung một lượng khá phong phú hình ảnh tư liệu từ thời kỳ kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ từ nguồn phim điện ảnh do Viện Nghệ thuật và Lưu trữ phim Điện ảnh quản lý. Vì trong những thời kỳ đó Truyền hình Việt Nam chưa phát triển, mà chỉ có điện ảnh mới có được những thước phim tư liệu quí giá đó. Để tiết kiện kinh phí, Trung tâm Tư liệu chỉ sang băng hình ảnh, âm thanh mà không mua bản quyền của cả bộ phim. Ngoài ra
Trung tâm còn tranh thủ bổ sung tư liệu cho Đài qua các nhà làm phim, phóng viên nước ngoài và của từng cá nhân.
- Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội khi sưu tầm, bổ sung cho chương trình thời sự thì cần phải liên hệ với Đài Truyền hình Việt Nam để có được những băng hình về tình hình thời sự trên toàn quốc, hoặc thế giới. Để phục vụ chương trình văn nghệ thì cần sưu tầm, bổ sung các băng ghi âm chương trình ca nhạc của Đài tiếng nói Việt Nam, các băng ghi âm, băng hình ca nhlạc do các cơ sở khác sản xuất v.v.
Công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình được tiến
