được thành lập khá lâu nhưng hầu như không giữ được tài liệu.
2.4.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình hình
2.4.3.1. Công tác xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn
Qua khảo sát cho thấy công tác xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình có thực trạng như sau:
Ở Đài Truyền hình Việt Nam, Trung tâm Tư liệu đã có những biện pháp rất tích cực trong công tác thu thập tài liệu về quản lý tại Trung tâm:
- Thuyết minh với Lãnh đạo Đài để được cấp một số lượng băng sống nhất định hoặc trích từ nguồn kinh phí được cấp để mua băng sống. Trung tâm Tư liệu chủ động mang băng sống đến Phòng Khống chế kỹ thuật của Đài để sang băng các chương trình thời sự, vì hiện nay các chương trình thời sự đã có máy phát thẳng, trực tiếp, không quay qua băng, cho nên muốn lưu lại thì phải sang băng.
- Đối với các băng khác như phóng sự, tài liệu, văn nghệ, văn hoáv.v.. muốn thu được, Trung tâm Tư liệu cũng phải đưa băng sống cho Phòng Khống chế kỹ thuật của Đài để sang băng và lưu trữ tại Trung tâm.
- Khi phóng viên của các chương trình đi quay, Trung tâm Tư liệu cung cấp băng sống cho phóng viên sau đó thu lại băng gốc để làm tư liệu cho Trung tâm.
- Đối với các chương trình, các tư liệu mà phóng viên đã quay, Trung tâm chủ động liên hệ để sao lại hoặc đổi băng sống cho phóng viên để lấy băng tư liệu.
Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội lại thực hiện công tác thu thập tài liệu theo cách riêng của mình. Phòng Lưu trữ Tư liệu được Đài giao cho quản lý băng sống của Đài. Các phóng viên trước khi đi quay đều phải đến lĩnh băng sống tại Phòng Lưu trữ Tư liệu. Băng sống trước khi phát cho các phóng viên đã được vào
sổ phát băng sống và được cho số ký hiệu theo đơn vị của phóng viên. Chỉ sau khi có chứng nhận đã nộp băng vào phòng Lưu trữ Tư liệu, phóng viên mới được
thanh toán tiền nhuận bút. Các ban biên tập chỉ nhận băng thành phẩm đã đăng ký ở Phòng Lưu trữ Tư liệu để phát sóng. Đây là một biện pháp có hiệu quả trong việc thu thập, quản lý tài liệu của Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội. Với phương pháp này, Phòng Lưu trữ Tư liệu của Đài đã thu thập được hầu hết tài liệu của các phóng viên cũng như của các chương trình phát sóng.
Trừ Đài Truyền hình thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ, còn lại ở các Đài địa phương phần nhiều tài liệu nghe nhìn do các đơn vị và phóng viên sản xuất ra không được thu về bảo quản đầy đủ tại bộ phận lưu trữ của Đài. Những tài liệu mà bộ phận lưu trữ quản lý được ở các Đài địa phương là do cán bộ lưu trữ thu thập được do mối quan hệ cá nhân với các phóng viên, không dựa trên một quy định cụ thể nào.
Một điểm khác cơ bản với lưu trữ của các cơ quan có tài liệu giấy, là lưu trữ của các Đài Truyền hình còn thu thập tài liệu cả ở các cơ sở sản xuất băng hình, ghi âm không thuộc Đài. Đây cũng là nguồn tài liệu nghe nhìn quan trọng góp phần làm phong phú thêm nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động của các Đài. Các nguồn này chủ yếu là các Đài Truyền hình của các nước, các Đài địa phương, các cơ sở sản xuất phim điện ảnh, băng hình, băng ghi âm trong nước và nước ngoài v.v... Đối với tài liệu nghe nhìn của các nguồn này, bộ phận lưu trữ tư liệu của các Đài Truyền hình phải dựa trên nhu cầu sử dụng và nhiệm vụ của Đài để tiến hành lựa chọn, sưu tầm bổ sung cho phù hợp.
- Ví dụ trong thời gian vừa qua và hiện nay Trung tâm Tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam đã tiến hành sưu tầm, bổ sung một lượng khá phong phú hình ảnh tư liệu từ thời kỳ kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ từ nguồn phim điện ảnh do Viện Nghệ thuật và Lưu trữ phim Điện ảnh quản lý. Vì trong những thời kỳ đó Truyền hình Việt Nam chưa phát triển, mà chỉ có điện ảnh mới có được những thước phim tư liệu quí giá đó. Để tiết kiện kinh phí, Trung tâm Tư liệu chỉ sang băng hình ảnh, âm thanh mà không mua bản quyền của cả bộ phim. Ngoài ra
Trung tâm còn tranh thủ bổ sung tư liệu cho Đài qua các nhà làm phim, phóng viên nước ngoài và của từng cá nhân.
- Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội khi sưu tầm, bổ sung cho chương trình thời sự thì cần phải liên hệ với Đài Truyền hình Việt Nam để có được những băng hình về tình hình thời sự trên toàn quốc, hoặc thế giới. Để phục vụ chương trình văn nghệ thì cần sưu tầm, bổ sung các băng ghi âm chương trình ca nhạc của Đài tiếng nói Việt Nam, các băng ghi âm, băng hình ca nhlạc do các cơ sở khác sản xuất v.v.
Công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình được tiến hành ở những mức độ khác nhau. Có thể nói chỉ có ở Đài Truyền hình Việt Nam công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn mới được đặt ra và cũng
chỉ trong thời gian gần đây do lượng chương trình phát sóng quá nhiều, nên cần phải có sự chọn lọc.
Việc xác định giá trị tài liệu nghe nhìn ở Trung tâm Tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam được thực hiện qua 2 giai đoạn:
* Giai đoạn 1: Xác định giá trị mang tính chất sơ bộ, chọn lọc các chuyên mục có thông tin, tư liệu mới, quan trọng trong các chương trình phát sóng để chủ động đưa băng sống cho Phòng Khống chế kỹ thuật để sang băng cho Trung tâm Tư liệu. Trong khi lựa chọn trên các chương trình, Trung tâm Tư liệu tập trung chọn các chuyên mục về các sự kiện quan trọng có thật , con người thật, việc thật để thu băng. Với cách lựa chọn và thu thập như vậy, Trung tâm có thể hoàn toàn chủ động trong việc thu băng tư liệu về lưu trữ tại Trung tâm. Ngoài ra với cách thức này, Trung tâm còn chủ động lựa chọn được vật mang tin có chất lượng để lưu trữ được những hình ảnh tư liệu trên băng mới và không có Logo (hay còn gọi là băng tín hiệu sạch), đảm bảo băng có chất lượng âm thanh và hình ảnh tốt, tuổi thọ của băng kéo dài hơn vì không phải là băng tái sử dụng như băng của phóng
viên và Ban biên tập chương trình. Đối với diện tích kho tàng, thì cách thu thập này cũng có tác động không nhỏ, thay vì các băng của các chương trình chỉ có 30 phút, thì Trung tâm thu các hình ảnh tư liệu trên băng 60 và 90 phút để tiết kiện diện tích để băng trên giá.
* Giai đoạn 2: Xác định giá trị sau khi tài liệu đã vào kho. Lúc này việc xác định giá trị nhằm để định thời hạn bảo quản cho tài liệu và loại ra những tài liệu có tần xuất sử dụng quá ít và chủ yếu là do chất lượng hình ảnh, âm thanh quá xấu, không còn sử dụng được nữa. Đối với các băng nhờ Phòng Khống chế kỹ thuật sao ra, khi đem về Trung tâm lại được chọn lọc một lần nữa và chỉ giữ lại những hình ảnh tư liệu mới, có giá trị. Vì thực tế trong một ngày chỉ có 40 - 50% các chương trình là mới sản xuất, còn lại 50% chương trình là phát lại. Đối với các băng đặt hàng cho các phóng viên đi quay, sau khi thu băng gốc về sẽ tiến hành xem xét, xác định giá trị các hình ảnh tư liệu trong băng và chọn lọc những hình ảnh có giá trị để đưa sang băng 60 phút, 90 phút, sau đó xoá băng quay đi để sử dụng cho các lần khác.( băng quay giao cho phóng viên là 30 phút).
Những tài liệu có giá trị đích thực về chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, nghệ thuật như các bản tin thời sự về các sự kiện chính trị, các chuyến thăm hữu nghị của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước ta, các bộ phim tài liệu, tư liệu về đất nước, về con người Việt Nam được bảo quản vĩnh viễn, lâu dài.
Ngược lại có những bản tin chỉ đơn thuần là phản ánh, thông báo để biết như: tình hình sâu bệnh hại hoa mầu ở xã X chỉ có thời hạn bảo quản tạm thời...hoặc những tài liệu đã thực sự hư hỏng không thể khắc phục được cần phải tiêu huỷ.
Còn đối với các Đài Phát thanh - Truyền hình địa phương, công tác xác đinh giá trị tài liệu hầu như không được đặt ra. Sở dĩ như vậy là do số lượng chương trình ở các Đài địa phương không nhiều, không phong phú như Đài Truyền hình
Việt Nam. Hơn nữa bộ phận lưu trữ của các Đài địa phương không được giao quản lý băng sống nên hầu như không thu được tài liệu của các phóng viên.
Nhìn chung công tác xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình còn có những tồn tại cơ bản sau:
1.Trừ Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình thành phố Hồ Chí Minh, còn lại công tác thu thập bổ sung tài liệu nghe nhìn ở các Đài vẫn còn rất bị động, chưa có chế tài quy định rõ trách nhiệm cho các đơn vị chuyên môn của Đài phải nộp tài liệu vào lưu trữ. Cán bộ lưu trữ phải tự liên hệ đến ban biên tập hoặc phóng viên để thu thập tài liệu.
2. Hầu như các Đài Truyền hình chưa lập được danh sách nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của Đài, cũng như hàng năm, quí chưa chủ động lập được kế hoạch bổ sung tài liệu nghe nhìn cho Đài.
3. Số lượng tài liệu nghe nhìn của các Đài địa phương rất ít so với thời gian tồn tại của Đài. Phần lớn các Đài địa phương không thu được tài liệu từ các phóng viên. Hiện tượng phổ biến ở các Đài địa phương là phóng viên nào quản lý mảng tài liệu của phóng viên đó. Trong lưu trữ chỉ có băng phim truyện, băng ca nhạc và một số băng tư liệu khác do Đài sưu tầm, bổ sung mà có được.
4. Công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình mới chỉ mang tính chất sơ bộ, không triệt để như xác định giá trị tàI liệu để đua vào bảo quản trong các Lưu trữ cố định. Phần lớn các Đài chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản cho các loại hình tài liệu nghe nhìn.
Sở dĩ có những tồn tại trên là do một số nguyên nhân chủ yếu sau:
* Nguyên nhân thứ nhất: là do lãnh đạo các Đài Truyền hình chưa thực sự quan tâm đến việc chỉ đạo, củng cố, tăng cường, kiểm tra công tác thu thập và lưu trữ tư liệu, mà chỉ quan tâm đến nội dung các chương trình phát sóng và đảm bảo phát sóng theo kế hoạch đã định. Cho nên mặc dù đã có những quy định ban hành, nhưng không có chế tài kèm theo nên các Ban biên tập không thực hiện nhiệm vụ
giao nộp băng thành phẩm cho bộ phận lưu trữ tư liệu. Ví dụ: nếu tính từ ngày phát sóng đầu tiên 07/ 9/1970 thì đến nay Đài Truyền hình Việt Nam đã có hơn 30 năm phát sóng, nhưng thực tế tài liệu lưu trữ của Đài mới được thu thập, quản lý tương đối tốt trong 07 năm trở lại đây.
* Nguyên nhân thứ hai: là do trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác lưu trữ, tư liệu. Đây là hậu quả của một quá trình sử dụng những cán bộ không được đào tạo cơ bản về lưu trữ, truyền hình, phát thanh, mà biến lưu trữ thành nơi tập trung những người trong diện chờ đợi về hưu và không thể bố trí vào việc gì của cơ quan.
* Nguyên nhân thứ ba: là do cơ chế quản lý ở Đài Truyền hình chưa ổn định. Mỗi thời kỳ một cơ chế khác nhau. Trước đây các Đài chỉ có một kênh VTV, một chương trình , tất cả các băng phát sóng đều tập chung về một nơi. Nhưng dần dần các Đài có thêm các kênh, thêm các ban biên tập: như Đài Truyền hình Việt Nam từ một kênh VTV, nay có thêm các kênh VTV1, VTV2, VTV3, VTV4, VTV5; Các đài địa phương phân ra các Ban Thời sự, Văn nghệ, Chuyên đề v.v… Do đó các Ban biên tập của các kênh tự sắp xếp chương trình của mình. Để phục vụ việc phát sóng kịp thời, các Ban tự ý giữ riêng băng không nộp lại bộ phận lưu trữ . Bên cạnh đó hầu như tất cả các Đài Truyền hình đều chưa có quy chế định mức băng cho các chương trình, nên xẩy ra tình trạng các phóng viên, các chương trình thiếu băng sống để đi quay và làm chương trình mới. Vì thế các băng sau khi phát sóng chỉ được lưu lại Ban biên tập chương trình hoặc lưu lại ở chỗ phóng viên một thời gian ngắn, sau đó lại phải xoá đi để quay tư liệu khác. Đây là một trong những lý do cơ bản làm cho công tác thu thập tài liệu của bộ phận lưu trữ tư liệu gặp rất nhiều khó khăn và hầu như trong một thời gian dài không thu được tài liệu.
* Nguyên nhân thứ 4: Xuất phát từ việc thực hiện chức năng của lưu trữ hiện hành và từ tính chất giá trị thực tiễn kéo dài của tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình, do dó công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền
hình không mang tính triệt để như các Lưu trữ của các cơ quan có tài liệu giấy và khi nộp vào lưu trữ cố định.
2.4.3. 2. Công tác phân loại tài liệu nghe nhìn
Đối với tài liệu chữ viết, phông lưu trữ là cơ sở để phân loại tài liệu trong một kho lưu trữ. Nhưng do đặc điểm của tài liệu nghe nhìn, thì không thể áp dụng theo cơ sở này được.
Đặc trưng cơ bản của việc phân loại tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình là phân loại theo hình thức vật mang tin và sự kiện, chuyên đề.
Như trên đã trình bày, tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình thường có 03 thành phần chính: Tài liệu hình ảnh động, tài liệu ghi âm và tài liệu ảnh.
a. Phân loại tài liệu hình ảnh động
Việc phân loại tài liệu nghe nhìn hình ảnh động ở các Đài Truyền hình được tiến hành theo các bước sau: Phân loại theo vật mang tin theo kích cỡ vật mang tin theo màu sắc theo âm bản, dương bản Theo âm thanh ( phim câm, phim có tiếng) theo nước sản xuất.
* Bước 1: phân loại theo hình thức vật mang tin:
- Phim nhựa (ghi trên nền đế Axetatexenluylô bằng quang học). - Các băng từ tính (video) - Băng VHS - Băng Super VHS - Băng Betacam. - Băng Umatic - Băng VCD - Băng DCD - Phim nhựa …………..
* Bước 2: phân loại theo kích cỡ vật mang tin và thời lượng phát: - Phim nhựa 16mm - Phim nhựa 35mm - Băng 30 phút - Băng 60 phút - Băng 90 phút
* Bước 3: phân loại theo màu sắc: - Phim đen trắng
- Phim màu
* Bước 4: âm bản, dương bản:
- Âm bản hình và tiếng (Negative hình – Negative tiếng) - Dương bản (Positive)
* Bước 5: phân loại theo nước sản xuất:
- Phim Việt Nam
- Phim nước ngoài (Anh, Đức, Mỹ, Nga, Pháp..)
b. Phân loại tài liệu ảnh:
Qua khảo sát cho thấy khối lượng tài liệu ảnh của các Đài Truyền hình không nhiều, thành phần, nội dung không phức tạp. Toàn bộ tài liệu ảnh được phân loại như sau: Phân loại theo chủ đề, sự kiện phân loại theo vật mang tin( âm bản, dương bản) phân loại theo màu sắc (ảnh đen trắng, ảnh mầu) Phân loại theo bản gốc, bản sao.
c. Phân loại tài liệu ghi âm:
Tài liệu ghi âm của Đài Truyền hình Việt Nam chủ yếu là các băng nhạc để