CÁC ĐÀI TRUYỀN HÌNH
3.3.1. Các phƣơng pháp xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn vào lƣu trữ của các Đài Truyền hình
3.3.1.1. Đôn đốc, kiểm tra và lập kế hoạch
Công việc đầu tiên của một Lưu trữ là phải thu được tài liệu trong phạm vi thẩm quyền của mình về bảo quản tập trung tại kho, sau đó mới thực hiện các động tác nghiệp vụ tiếp theo. Về lý thuyết, công tác thu thập và bổ sung tài liệu vừa là mục đích vừa là hệ quả cuối cùng của cả quá trình lựa chọn và loại huỷ tài liệu, nhằm đưa tài liệu có giá trị vào bảo quản phục khai thác sử dụng. Cho nên việc thu thập, bổ sung gắn liền với công tác xác định giá trị tài liệu.
Công tác thu thập tài liệu " là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ"[20, 96].
Bổ sung tài liệu " là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu vực thẩm quyền của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống".[20,96].
Qua những đặc điểm đã phân tích ở phần trên, cho thấy công tác xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình cần được tổ chức như sau:
1. Lưu trữ của các Đài Truyền hình cần thường xuyên bám sát, đôn đốc các phóng viên, các ban biên tập thực hiện đúng những quy định về quản lý và lưu trữ băng tư liệu và băng các chương trình hoàn chỉnh, kịp thời đề xuất với lãnh đạo Đài những biện pháp thích hợp. Lưu trữ của Đài cần chủ động sử dụng băng sống để đổi hoặc sang băng những chương trình quan trọng, nhằm giữ lại những tư liệu giá trị cho Đài.
2. Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của Đài, của từng đơn vị chuyên môn, lưu trữ chủ động lập kế hoạch bổ sung tài liệu nghe nhìn từ các nguồn bên ngoài để có thể phục vụ kịp thời, nhanh chóng cho các chương trình phát sóng. Kế hoạch này được thông qua các đơn vị chuyên môn và Giám đốc Đài phê duyệt. Kế hoạch này sẽ được Lưu trữ trực tiếp thực hiện bằng phương thức mua, sao lại của Đài Quốc gia hoặc Đài tỉnh bạn và bổ sung thường xuyên tuỳ theo tình hình cụ thể.
3. Tiến hành xác định giá trị các hình ảnh tư liệu cụ thể : Các băng phát sóng và tư liệu sau khi thu về lưu trữ một thời gian, cần phải tiến hành xem xét, xác định giá trị hình ảnh trong băng, từ đó có kế hoạch sao trích những hình ảnh có giá trị sang băng có chất lượng tốt để bảo quản lâu dài, những hình ảnh không có giá trị, và lặp lại sẽ được xoá đi để tái sử dụng băng. Làm như vậy vừa tiết kiệm cơ số băng, vừa lưu được hình ảnh tư liệu trên những băng chất lượng tốt.
3.3.1.2. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu nghe nhìn:
Đối với những tài liệu đã thu về Lưu trữ cần phải tiến hành xây dựng bảng thời hạn bảo quản.Về cơ bản khi xây dựng bảng thời hạn cho tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình cần chú trọng đến những nhóm tài liệu chủ yếu sau:
* Nhóm tài liệu mang tính thời sự:
- Đây chính là băng của các chương trình trình thời sự hàng ngày. Đối với nhữn băng này, chỉ nên giữ lại toàn bộ băng trong thời hạn nhất định, sau đó tiến hành chọn lọc các hình ảnh tư liệu có giá trị để bảo quản lâu dài.
- Riêng đối với chương trình thời sự trên sóng phát thanh, theo kinh nghiệm của các Đài Phát thanh Truyền hình địa phương chỉ cần giữ lại trong vòng 2-3 tuần toàn bộ chương trình ( trừ những chương trình thời sự đặc biệt), sau đó nếu không có khiếu kiện gì có thể xoá đi. Sở dĩ như vậy vì hầu hết các tin đưa trên sóng phát thanh đều được biên tập từ các nguồn thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng khác, hơn nữa những thông tin này phần lớn đã được đưa trên sóng truyền hình của Đài.
* Nhóm tài liệu các phóng sự chuyên đề:
Nhóm này là nhóm tài liệu phản ánh chân thực và sâu sắc về mọi hoạt động của xã hội, chính vì vậy cần được bảo quản cẩn thận để có thể sử dụng lâu dài.
* Nhóm các phim tài liệu:
Đây nguồn tư liệu quí giá phục vụ đắc lực cho việc biên tập các chương trình phát sóng của Đài, cũng như là nguồn sử liệu sống động về những con người thực, việc thực, sự kiện có thực đã xẩy ra trong quá khứ. Nguồn phim tài liệu này bao gồm nhiều dạng:
- Phim tài liệu về các lĩnh vực hoạt động của xã hội ở trong nước.
- Phim tài liệu về lịch sử phát triển và tình hình xã hội của các nước trên thế giới và của các tổ chức Quốc tế. Xét về mặt giá trị đối lịch sử dân tộc thì những tài liệu này không có vai trò gì lớn, song đối với hoạt động của các Đài thì chúng lại là nguồn tư liệu quí giá cho các chương trình phát sóng. Vì vậy chúng cũng phải được bảo lâu dài để phục vụ cho hoạt động của Đài.
* Nhóm tài liệu về các hoạt động thể thao:
Nhóm tài liệu này rất phong phú đa dạng, nhưng cần chú trọng đến các loại tài liệu sau:
- Tài liệu về các giải tranh cúp vô địch thế giới và Quốc gia.
- Tài liệu về các phong trào thể thao lớn, các sự kiện thể thao quần chúng lớn ở trong nước.
* Phim truyện:
Đây nhóm tài liệu thường xuyên được khai thác sử dụng để tuyên truyền, để nghiên cứu. Vì vậy chúng phải được bảo quản lâu dài tại Đài để phục vụ việc phát sóng. Bên cạnh phim truyện là phim sân khấu cũng cần được đưa vào bảo quản trong lưu trữ.
Đây là lĩnh vực có nhiều hình thức hoạt động phong phú, đa dạng. Vì vậy việc lưu trữ những tài liệu về các hoạt động này cũng cần có sự lựa chọn và có thời hạn bảo quản phân biệt cho từng loại:
- Ca nhạc về các chủ đề.(giữ lại có chọn lọc)
- Nhạc không lời trong nước và nước ngoài về các chủ đề.(giữ lại có chọn lọc).
- Các chương trình văn nghệ quần chúng( giữ lại một thời gian ngắn) - Các cuộc thi tranh giải văn nghệ. ( giữ lại có chọn lọc)...
* Tài liệu về quảng cáo:
Khối tài liệu này thực sự chỉ mang tính chất thời sự, cho nên những loại tài liệu này chỉ cần bảo quản tạm thời tại bộ phận phụ trách quảng cáo của Đài, phần lớn không phải đưa vào bảo quản trong lưu trữ.
3.3.2. Xác định các đặc trƣng phân loại tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình
Đối với tài liệu lưu trữ nói chung, “phân loại là căn cứ vào những đặc trung chủ yếu của tài liệu trong phông để phân chia chúng ra các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó” [16, 94]. Đây cũng chính là mục đích của việc phân loại tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình. Tuy nhiên, xuất phát từ đặc điểm của tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình khác với tài liệu chữ viết là tài liệu nghe nhìn không phản ánh trực tiếp các hoạt động của người quay, người chụp hoặc của cơ quan làm ra tài liệu. Vì vậy, giá trị của tài liệu nghe nhìn không phụ thuộc vào vị trí của cơ quan sản sinh ra nó, mà phụ thuộc vào ý nghĩa của các sự kiện, hiện tượng mà chúng phản ánh. Cho nên phông lưu trữ không thể là cơ sở để phân loại cho tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình.
Qua phân tích đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình cho thấy các đặc trưng cơ bản để phân loại tài liệu nghe nhìn là hình
thức vật mang tin (đối với tài liệu hình ảnh động và âm thanh) và thể loại tài liệu (đối với tài liệu ảnh). Từ thực tế tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình, chúng tôi thấy việc phân loại tài liệu nghe nhìn ở các Đài nên theo những bước sau:
3.3.2.1 Phân loại tài liệu hình ảnh động và âm thanh
Khi phân loại tài liệu hình ảnh động và âm thanh gồm các bước sau: Phân loại theo vật mang tin theo kích cỡ/thời lượng vật mang tin theo màu sắc (đối với phim nhựa) theo âm bản, dương bản ( đối với phim nhựa) theo nước sản xuất.
* Bước 1: Phân loại theo vật mang tin:
- Phim nhựa (ghi trên nền đế Axetatexenluno bằng quang học). - Các băng từ tính (video) - Băng VHS - Băng Super VHS ; - Băng Betacam - Băng Umatic - Băng cối - Băng DAT - Băng cassette; - Đĩa - Đĩa CD ...
* Bước 2: Phân loại theo kích cỡ/thời lượng vật mang tin: - Phim nhựa 16mm
- Phim nhựa 35mm - Băng 60 phút - Băng 90 phút
- Phim đen trắng - Phim màu
* Bước 4: Phân loại theo âm bản, dương bản( đối với phim điện ảnh):: - Âm bản hình và tiếng ((Negative hình – Negative tiếng)
- Dương bản (Positive)
* Bước 5: Phân loại theo nước sản xuất: - Phim Việt Nam
- Phim nước ngoài (Anh, Đức, Mỹ, Nga, Pháp..)
Tóm lại, tuỳ theo tình trạng và khối lượng tài liệu của từng Đài mà tiến hành phân loại theo đầy đủ các bước trên, hoặc chỉ phân loại theo một số bước cần thiết. Nếu Đài không có hoặc có quá ít phim nhựa, thì không cần có bước phân loại theo màu sắc, theo âm bản, dương bản.
3.3.2.2. Phân loại tài liệu ảnh:
Nhìn chung số lượng tài liệu ảnh ở các Đài Truyền hình không nhiều, cho nên việc phân loại cũng đơn giản hơn tài liệu hình ảnh động và âm thanh. Đối với tài liệu ảnh, kích cỡ vật mang tin không phải là đặc trưng cơ bản để phân loại tài liệu. Nhìn chung chất liệu, kích cỡ vật mang tin ở tài liệu ảnh không quá khác biệt nhau như chất liệu, kích cỡ vật mang tin ở tài liệu hình ảnh động và âm thanh. Vì vậy khi phân loại tài liệu ảnh của các Đài Truyền hình nên theo đặc trưng cơ bản là thể loại ảnh. Theo đặc trưng cơ bản này, tài liệu ảnh sẽ được phân loại như sau:
* Bước 1:Phân loại theo thể loại ảnh: Ảnh thời sự
Ảnh chân dung Ảnh phong cảnh
* Bước 1: Phân theo chủ đề:
Chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá… Đối tượng được chụp
Chủ đề nông thôn, thành phố, nông nghiệp, núi rừng… * Bước 3: Phân loại theo âm bản, dương bản
* Bước 4: Phân loại theo màu sắc
* Bước 5: Phân loại theo bản gốc, bản sao.
3.3.3. Xây dựng hệ thống số ký hiệu lƣu trữ tài liệu nghe nhìn
Hệ thống ký hiệu lưu trữ giữ một vai trò rất quan trong việc quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ. Qua tình hình thực tế tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình cho thấy tài liệu ngày càng tăng về số lượng và phong phú về chủng loại. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống ký hiệu lưu trữ cho tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình là rất cần thiết.
Theo nguyên tắc, ký hiệu lưu trữ thường bao gồm phần chữ và phần số. Đối với những Lưu trữ có ít tài liệu và tài liệu không phong phú về chủng loại thì cấu trúc của số ký hiệu lưu trữ cũng không nhất thiết phải gồm chữ và số. Nhưng đối với tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình thì bắt buộc số ký hiệu lưu trữ phải có cấu cấu trúc chữ và số.
3.3.3.1. Số ký hiệu lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình
a. Phần chữ :Về cấu trúc chữ của số ký hiệu lưu trữ cho tài liệu nghe nhìn của các Đài nên cấu tạo thống nhất như sau:
* Nhóm chữ đầu tiên dùng để để ký hiệu loại băng, phim nhựa: - Băng Video: V
- Băng Betacam: B - Băng Umatic : U
- Băng Betacam kỹ thuật số: BD - Đĩa CD- ROM: CD
- Đĩa Video CD-ROM: VCD - Băng ghi âm kỹ thụât số: DAT - Băng Cassette: CS
- Phim nhựa (âm bản): N - Phim nhựa (dương bản): P - Dương bản sao:DP
- Âm bản sao:DN - Phim màu: M ……….
* Nhóm chữ thứ hai dùng để ký hiệu tên của mặt hoạt động của Ban biên tập của Đài ( chủ đề, sự kiện):
- Các vấn đề thời sự là: TS - Các vấn đề Nội chính là: NC - Các vấn đề Văn xã là : VX - Các vấn đề Kinh tế là : KT
- Phim truyện: F - Phim sân khấu: SK
- Ca nhạc: CN….
* Nhóm chữ thứ ba dùng để ký hiệu cho những băng tạm thời sau một thời gian sẽ xoá đi, được ký hiệu là T T và được ghi sau số thứ tự của băng. b. Phần số:
- Tiếp theo phần chữ là số thứ tự của Kho (nếu có nhiều kho khác nhau). - Tiếp theo số thứ tự của kho là số của tài liệu được đánh bằng số Ả Rập từ 01.
Ví dụ: số ký hiệu lưu trữ của tài liệu nghe nhìn là:
- UVX1.2567- Trong đó: (U: Umatic); VX: tài liệu về vấn đề Văn xã; 1:Kho số 1; 2567: số của tài liệu);
- BTS.2345TT- trong đó (B: Betacam: TS: thời sự: 2345: số thứ tự, TT: tạm thời).
- DP.M 132 – trong đó ( DP: dương bản sao phim nhựa; M: mầu; 132: số của phim).
Cần lưu ý ở đây, nếu băng hình, băng ghi âm của Đài chỉ ghi trên một loại hình vật mang tin thì không cần phải có ký hiệu thể loại băng. Nếu Đài không có nhiều kho thì không cần phải ghi số thứ tự của kho trong số ký hiệu lưu trữ.
3.3.3.2. Số ký hiệu lưu trữ cho tài liệu ảnh
Giống như tài liệu ghi âm, ghi hình, số ký hiệu lưu trữ của tài liệu ảnh cũng gồm hai phần chữ và số.
a. Phần chữ :Về cấu trúc chữ của số ký hiệu lưu trữ cho tài liệu ảnh của các Đài Truyền hình nên cấu tạo thống nhất như sau:
* Nhóm chữ đầu tiên dùng để để ký hiệu thể loại ảnh: - Ảnh thời sự: TS
- Ảnh chân dung: CD - Ảnh nghệ thuật : NT
- ………
* Nhóm chữ thứ hai dùng để ký hiệu âm bản hay dương bản: - Dương bản (positive): P
- Âm bản (negative): N
* Nhóm chữ thứ ba dùng để ký hiệu bản gốc hay bản sao: - Bản sao : S
* Nhóm chữ thứ tư dùng để ký hiệu mầu sắc: - Ảnh mầu : M
b. Phần số:
- Tiếp theo phần chữ là số thứ tự của tài liệu ảnh được đánh bằng số Ả Rập từ 01.
* TS.PSM 256- Trong đó: TS(ảnh thời sự); P(dương bản); S (bản sao); 256( số của tài liệu ảnh);
3.3.4. Xác định mục đích, yêu cầu và các yếu tố thông tin cho biên mục tài liệu nghe nhìn tài liệu nghe nhìn
3.3.4.1. Mục đích:
Biên mục (hay còn gọi là mô tả) tài liệu lưu trữ được hiểu là sau : “ Quá trình phân tích, lựa chọn và ghi lại những đặc trưng nội dung, hình thức của tài liệu cũng như tình trạng vật lý khi biên soạn các mục lục hoặc bộ thẻ” [18, 25]. Qua đó có thể thấy mô tả tài liệu lưu trữ là một quá trình xử lý thông tin cấp I, nhằm đưa ra các yếu tố thông tin và ghi lại những yếu tố đó lên các công cụ tra cứu khoa học với mục đích là quản lý và tra tìm thông tin cấp I theo từng cấp độ nhất định.
Biên mục tài liệu lưu trữ bao giờ cũng có hai mục đích:
- Mục đích thứ nhất là để thống kê quản lý tài liệu lưu trữ. Trong công đoạn này, tài liệu thường được biên mục khái quát, tổng hợp, không đi vào nội dung chi tiết. Kết quả của công đoạn này là tạo thành những biểu mẫu, sổ sách mang những thông tin khái quát, tổng hợp, nặng về chức năng thống kê hơn là chức năng thông tin.