2.4.5.1. Nhu cầu khai thác tài liệu:
Bộ phận lưu trữ của các Đài Truyền hình thường xuyên phải phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức.
a. Nhu cầu trong nội bộ Đài:
- Dạng nhu cầu thứ nhất: là nhu cầu của các Ban biên tập hoặc của phóng viên thường là những nhu cầu cụ thể về một cảnh quay cụ thể, một địa danh cụ thể để làm tư liệu hoặc làm nền cho các nhạc phẩm. Với những nhu cầu về các cảnh quay cụ thể phục vụ một chương trình cụ thể, các cán bộ lưu trữ của Đài không chỉ phải tìm ra địa chỉ các cảnh quay, mà còn phải cân nhắc, chọn lọc những cảnh quay phù hợp với chương trình, với cả thời điểm chính trị hiện tại.
Ví dụ: Trong chương trình " Uống nước nhớ nguồn" nhân ngày Thương binh Liệt sĩ 27/7, Ban biên tập dự định đưa một vài hình ảnh của Bác Hồ đi viếng nghĩa trang Mai dịch trong ngày 27/7 những năm trước. Nhưng trong hình ảnh tư liệu lại có Hoàng Văn Hoan đứng cạnh Bác, nếu cứ để nguyên gốc như thế phát sóng sẽ không có lợi về mặt chính trị, mà phải dùng biện pháp che hình ảnh Hoàng Văn Hoan đi. Điều này đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải rất nhạy cảm khi cung cấp tư liệu cho phóng viên, đặc biệt là những phóng viên trẻ chưa có kinh nghiệm và độ nhạy cảm về chính trị còn chưa cao.
- Một ví dụ nữa là khi biên tập viên yêu cầu một cảnh quay bộ đội hành quân trên Trường Sơn để làm nền cho bài hát "Bác đang cùng chúng cháu hành quân". Khi tra tìm trong kho sẽ có rất nhiều cảnh quay bộ đội hành quân, nhưng cán bộ lưu trữ phải chọn cảnh quay cùng chiều với cảnh quay bài hát, nếu không khi phát hình sẽ thấy cảnh bộ đội đang hành quân ra Bắc, chứ không vào Nam như nội dung bài hát, như vậy hình ảnh tư liệu minh hoạ cho bài hát sẽ phản tác dụng. Điều này đòi hỏi cán bộ lưu trữ cũng phải có kiến thức về kỹ thuật, kỹ sảo quay băng.
- Dạng nhu cầu thứ hai: là nhu cầu về toàn bộ một chương trình nào đó đã phát sóng, song lại có dự định phát lại.
- Dạng nhu cầu thứ ba: là nhu cầu mang tính chất thời sự. Đối với nhu cầu này, cán bộ lưu trữ của các Đài Truyền hình phải chủ động nghiên cứu nắm bắt trước các nhu cầu, từ đó chuẩn bị sẵn tài liệu để phục vụ kịp thời: nhân dịp các ngày lễ lớn trong năm, nhân dịp các chuyến thăm hữu nghị của nguyên thủ Việt Nam đi nước ngoài và của nước ngoài đến Việt Nam, các dịp lễ hội, các kỷ niệm lớn v.v....
b. Nhu cầu của các Đài khu vực, Đài địa phương, các Đài nước bạn:
- Đối với các Đài khu vực, Đài địa phương thường có nhu cầu về khai thác hình ảnh tư liệu về địa phương trong các thời kỳ trước, đặc biệt là thời kỳ kháng
chiến chống Pháp, chống Mỹ nhằm phục vụ cho các chương trình về lịch sử, truyền thống của địa phương.
- Nhu cầu thứ hai của các Đài khu vực, Đài địa phương là cung cấp phim truyện truyền hình.
- Các Đài nước bạn thường có những nhu cầu về hình ảnh lãnh tụ của bạn, hoặc của Việt Nam nhân dịp những chuyến đi thăm của các nguyên thủ quốc gia giữa hai nước.
c. Nhu cầu của các cá nhân:
- Dạng nhu cầu thứ nhất cần kể đến là những cá nhân có bản thân, hoặc người thân trong gia đình có hình ảnh quay trong các cuộc viếng thăm, đàm phán, trong đám tang v.v. Những cá nhân này thường có nhu cầu sao toàn bộ băng về hình ảnh hoạt động của bản thân hoặc của người thân.
- Dạng nhu cầu thứ hai là cung cấp các tư liệu minh hoạ cho các cuộc thi như thi giáo viên dạy giỏi của thành phố, thi tuyên truyền viên giỏi v.v....
- Dạng nhu cầu thứ ba là hỏi, đáp nhờ giải thích những thắc mắc khi xem truyền hình. Những nhu cầu này nằm ngoài chương trình " Hộp thư truyền hình".
2.4.5.2. Chế độ khai thác tài liệu nghe nhìn:
Một số Đài Truyền hình lớn đã xây dựng được quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Đài. Mỗi nhu cầu khai thác tài liệu đều phải điền vào phiếu khai thác tư liệu đã in sẵn và phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Nguyên tắc cơ bản là chỉ cung cấp hình ảnh tư liệu bằng cách trích cảnh, sang băng, không cung cấp băng lưu trữ cho phóng viên.
Nhu cầu khai thác ở phần lớn các Đài địa phương không phức tạp và phong phú như ở Đài Truyền hình Việt Nam. Phần lớn đó là các nhu cầu trong nội bộ Đài và của các Phòng Văn hoá - Thông tin quận huyện. Qua khảo sát cho thấy hầu như các Đài địa phương đều chưa có văn bản quy định chế độ khai thác sử dụng tài liệu. Vì các Đài địa phương có cơ cấu tổ chức nhỏ, ít phóng viên, cho nên việc
khai thác tư liệu vẫn còn mang tính chất gia đình, thoả thuận miệng. Tuy nhiên việc nhập, xuất tài liệu vẫn được ghi chép đầy đủ.
Nhìn chung việc khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình còn nhiều bất cập. Hầu như các Đài đều chưa có quy định, chế độ ràng buộc trách nhiệm của phóng viên đối với lưu trữ và ngược lại. Ở phần lớn các Đài địa phương, việc khai thác sử dụng tài liệu trong nội bộ Đài còn tuỳ tiện, mang tính chất ra gia đình. Công việc này được các cán bộ lưu trữ thực hiện một cách rất bị động
Tiểu kết chƣơng 2
1. Đài Truyền hình Việt Nam và các Đài Phát thanh Truyền hình địa phương với chức năng vừa là báo hình vừa là báo nói của Quốc gia và của địa phương. Nguồn tư liệu, tài liệu lưu trữ bằng âm thanh, hình ảnh do tập thể cán bộ, phóng
viên, biên tập viên và cộng tác viên thu thập, sáng tác để chuyển tải lên là sóng phát thanh truyền hình của Đài rất phong phú, sinh động và quí giá. Để có thể quản lý và khai thác một cách hiệu quả khối tài liệu này vào phục vụ các chương trình phát thanh truyền hình của Đài trong hiện tại và tương lai, công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình cần phải được củng cố và tăng cường.
2. Trên cơ sở xuất xứ tài liệu mà xem xét, thì tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình có hai loại: loại tài liệu sản sinh ra từ các hoạt động của các phóng viên, biên tập viên khi thực hiện nhiệm vụ của Đài và tư liệu do Đài thu thập được để phục vụ các chương trình phát sóng hàng ngày. Tuy nhiên, do đặc thù của nhiệm vụ chuyên môn, nên khi về đến lưu trữ của Đài, các tài liệu và tư liệu này đều có giá trị sử dụng ngang nhau. Đây là tính chất đặc thù của tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình mà khi xác định giá trị tài liệu cần phải xem xét. Thành phần tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình có 3 loại hình chủ yếu: tài liệu hình ảnh động ( phim điện ảnh, phim truyền hình, băng hình); tài liệu ghi âm, tài liệu ảnh.
3. Nội dung tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình tuơng đối phong phú về tất cả các lĩnh vực hoạt dộng của xã hội: Thông tin thời sự, thông tin khoa giáo, thông tin văn hoá thể thao, thông tin văn nghệ v.v….
4. Công tác lưu trữ của các Đài Truyền hình chưa được quan tâm đúng mức. Các bộ phận lưu trữ của các Đài Truyền hình thiếu hẳn có ỏ pháp lý để hoạt động. Lưu trữ của các Đài hoạt động hoàn toàn độc lập về mặt chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, hầu như không có văn bản hướng dẫn nào của các cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền và phải đảm đương cả hai chức năng của lưu trữ hiện hành và lưu trữ cố định. Hầu như không có sự thống nhất , đồng bộ trong hoạt động của lưu trữ giữa các Đài Truyền hình.
5. Tổ chức lưu trữ của các Đài Truyền hình hầu như chưa được quan tâm. Hầu hết các Đài Truyền hình địa phương chưa có Phòng lưu trữ tư liệu độc lập.
Cán bộ làm công tác lưu trữ ở các Đài địa phương phần lớn chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe nhìn.
6. Việc tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình chưa thống nhất, chưa thực hiện được đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ.
7. Công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình chưa được chú trọng và đầu tư một cách đúng mức. Kho tàng, phương tiện bảo quản chưa đúng tiêu chuẩn.
8. Công tác khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn còn bị động, tính khả thi của các quy định đã ban hành còn rất hạn chế.
CHƢƠNG 3
NHỮNG GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN Ở CÁC ĐÀI TRUYỀN HÌNH
Qua khảo sát, nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở Đài Truyền hình Việt Nam và một số Đài Phát thanh Truyền hình địa phương (sau đây gọi tắt là các Đài Truyền hình), chúng tôi xin đề xuất các nhóm giải pháp cơ bản về công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình từ Trung ương đến địa phương trình bày dưới đây.
3.1. NHỮNG GIẢI PHÁP VỀ CƠ CHẾ CHÍNH SÁCH ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN Ở CÁC ĐÀI TRUYỀN HÌNH:
3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý đối với công tác lƣu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình:
Như ở chương 2 đã trình phân tích, hiện nay thiếu hẳn một cơ sở pháp lý và nghiệp vụ cho công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói chung và của các Đài Truyền nói riêng. Chính vì vậy vấn đề đầu tiên là phải tạo được một cơ sở pháp lý cơ bản cho công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn.
Trước hết , để cụ thể hoá những điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Bộ Nội vụ( thông qua Cục Lưu trữ Nhà nước) cần xây dựng và trình Chính phủ ban hành Nghị định về công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói chung, trong đó có tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình nói riêng. Nghị định cần phải quy định những điều cơ bản sau:
- Khẳng định tài liệu nghe nhìn nói chung và của các Đài Truyền hình nói riêng thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia và phải được tổ chức, quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng theo quy định của Nhà nước về tài liệu lưu trữ nói chung.
- Quy định về tổ chức - cán bộ lưu trữ cho các cơ quan chuyên ngành có tài liệu nghe nhìn trong đó có các Đài Truyền hình.
- Xuất phát từ đặc điểm giá trị thực tiễn của tài liệu nghe nhìn kéo dài theo nhiệm vụ chuyên môn của một số cơ quan như Đài Phát thanh tiếng nói Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Cục Điện ảnh, Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Phát thanh - Truyền hình địa phương, cho nên cần quy định cho lưu trữ của các cơ quan này là những lưu trữ chuyên ngành, nhưng không phải là lưu trữ cố định, sau một thời gian nhất định vẫn phải nộp tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hoặc Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố.
- Hiện nay, lưu trữ của Đài Phát thanh tiếng nói Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Cục Điện ảnh và đặc biệt là lưu trữ của các Đài Truyền hình nặng về thực hiện chức năng của một lưu trữ hiện hành, hầu như chỉ phục vụ các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu trong nội bộ Đài. Cho nên khi quy định lưu trữ của các Đài Truyền hình là lưu trữ chuyên ngành, có nghĩa là công tác tổ chức sử dụng tài liệu nghe nhìn ở các Đài phải theo những quy định chung trong Nghị định của Chính phủ về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và phải phục vụ cả nhu cầu khai thác sử dụng của các độc giả bên ngoài, chứ không phải chỉ riêng nhu cầu nội bộ của Đài.
- Khi đã quy định cho lưu trữ của các Đài Truyền hình có chức năng như lưu trữ chuyên ngành và phục vụ cả nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả bên ngoài, thì cũng cần cho phép lưu trữ của các Đài Truyền hình thu phí khai thác sử dụng tài liệu. Vì vậy, trong Thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn về thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần có mục hướng dẫn về thu phí khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình.
3.1.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình
3.1.2.1.Văn bản nghiệp vụ do Bộ Nội vụ (Cục Lưu trữ Nhà nước) ban hành
Cục Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ giúp Bộ tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý chuyên ngành lưu trữ, vì vậy Cục Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm nghiên cứu và ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với công tác lưu trữ ở các cơ quan. Theo chúng tôi, Cục Lưu trữ cần kết hợp với Đài Truyền hình Việt Nam để ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất cho các Đài Truyền hình từ Trung ương đến địa phương như:
- Ban hành danh mục thành phần tài liệu nghe nhìn của Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Phát thanh Truyền hình địa phương cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố.
- Hướng dẫn về phương pháp thu thập, đặc trưng phân loại, các yêu cầu và thông tin cần biên mục đối với tài liệu nghe nhìn.
- Hướng dẫn về phương pháp xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu và ban hành các biểu mẫu, công cụ tra cứu, thống kê thống nhất cho hệ thống Đài Truyền hình từ Trung ương đến địa phương.
- Hướng dẫn các phần mềm ứng dụng trong quản lý, tra tìm thống nhất cho tài liệu nghe nhìn của hệ thống Đài Truyền hình từ Trung ương đến địa phương. Đặc biệt là hướng dẫn lưu trữ các Đài Truyền hình sử dụng và bổ sung khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành.
- Hướng dẫn về công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình 3.1.2.2. Các văn bản do các Đài Truyền hình ban hành
Để cụ thể hoá các văn bản quy phạm pháp luậ của Nhà nước, hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước, tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của từng Đài Truyền hình, mà mỗi Đài cần có văn bản quy định cụ thể hơn về công tác lưu trữ của từng Đài như:
- Văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và lề lối làm việc của Lưu trữ.
- Văn bản ban hành quy chế về thu thập, lưu trữ băng tư liệu và băng chương trình hoàn chỉnh của Đài. Một vấn đề quan trọng cần chú ý ở đây là không chỉ đưa ra quy định chung chung, mà cần phải có chế tài kèm theo để tạo điều kiện cho Lưu trữ có thể thu thập được đầy đủ băng tư liệu và băng chương trình hoàn chỉnh vào Lưu trữ. Nên quy định cho Lưu trữ có quyền quản lý và cấp băng sống cho các phóng viên. Chỉ sau khi có giấy chứng nhận đã nộp băng tư liệu và băng thành phẩm vào Lưu trữ, phóng viên mới được thanh toán nhuận bút với tài vụ. Chế tài này tưởng chừng đơn giản, nhưng đem lại hiệu quả không nhỏ. Với cách này, Lưu trữ của các Đài sẽ thu thập được gần như đầy đủ các băng gốc thành phẩm của các chương trình đã phát sóng.
- Văn bản ban hành các quy định cụ thể về phương án phân loại tài liệu nghe nhìn, các biểu mẫu, sổ sách tra cứu và thống kê tài liệu nghe nhìn của Đài.
- Văn bản ban hành nội quy chế độ bảo quản tài liệu nghe nhìn của Đài: Nội