nhìn :
Kết quả của việc biên mục tài liệu là tạo ra một hệ thống công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin trong các Lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho người sử dụng. Bên cạnh đó một số loại công cụ tra cứu còn có chức năng thứ hai là chức năng thống kê tài liệu. Việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ nhằm 03 mục đích sau:
- Phục vụ tra tìm nhanh chóng chính xác và hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.
- Phục vụ cho công tác tổ chức lao động khoa học và kế hoạch hoá toàn bộ công tác lưu trữ.
Công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ là phương tiện để tra tìm thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ, cho nên khi xây dựng các công cụ này phải chú ý những yêu cầu sau:
1. Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong Lưu trữ để thông tin cho người sử dụng.
2. Mỗi loại hình công cụ tra cứu phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung, để có thể tra tìm tài liệu nhanh chóng chính xác.
3. Các công cụ tra cứu trong hệ thống phải bổ sung được cho nhau, đảm bảo tra tìm tài liệu trên nhiều phương diện.
Qua thực tế tình hình tài liệu nghe nhìn của các Đài Truyền hình, cho thấy trong hệ thống công cụ tra cứu và thống kê tài liệu nghe nhìn cần có các công cụ sau:
1. Sổ nhập băng hình, băng âm thanh, tài liệu phim/ảnh, phim điện ảnh. 2. Sổ xuất băng hình, băng âm thanh, tài liệu phim/ảnh, phim điện ảnh. 3. Mục lục băng hình, băng âm thanh, tài liệu ảnh và phim điện ảnh
4. Phiếu biên mục băng hình, băng âm thanh, tài liệu ảnh, phim điện ảnh. 5. Phiếu biên mục chi tiết hình ảnh, âm thanh của từng băng
6. Các mục lục tài liệu theo chuyên đề và tác giả.
7.Sổ phát băng sống: quản lý băng theo hệ thống số lưu trữ đến từng ban chuyên môn và đến từng phóng viên.
3.3.5.1. Sổ nhập:
a. Mục đích:
Sổ nhập là công cụ cung cấp những thông tin tổng hợp, khái quát về tên đề tài, tác phẩm, nơi sản xuất, ngày nhập tư liệu, tư liệu gốc hay sao và số thứ tự lần nhập giúp ta có thể thống kê, tra tìm tài liệu nhanh chóng. Tuy nhiên công cụ này chưa thể cung cấp những thông tin thật chi tiết về nội dung cụ thể của từng băng, từng cảnh quay, từng tin cũng như chưa cố định số ký hiệu lưu trữ cho tài liệu, mà mang chức năng thống kê nhiều hơn là chức năng thông tin. Tất cả các băng hình, băng ghi âm, tài liệu ảnh bất kể từ nguồn nào khi nộp vào lưu trữ đều được vào sổ nhập.
- Dùng để thống kê tất cả băng ghi âm/ghi hình/ảnh (hoặc phim) được nhập vào kho lưu trữ bất kể từ nguồn nào.
- Để theo dõi một cách có hệ thống nguồn gốc, số lượng, nội dung, chất lượng, tình trạng vật lý tài liệu nghe nhìn được nhập vào kho.
- Để làm cơ sở xây dựng các công cụ tra tìm chi tiết khác.[12,65]
b. Cấu tạo sổ nhập băng ghi âm/ghi hình và cánh ghi chép: (phụ lục số 15, tr. 144-145)
* Tờ bìa:
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ)
- Tên sổ: Ghi “Sổ nhập băng ghi âm/ghi hình loại...”
- Từ năm đến năm: Ghi năm bắt đầu mở sổ đến năm kết thúc sổ.
* Phần bảng thống kê tình hình nộp băng ghi âm/ghi hình gồm các cột mục: 1. STT: Số thứ tự nhập băng vào Lưu trữ.
2. Thời gian nhập: Ghi rõ ngày, tháng năm nhập băng vào kho. 3. Văn bản giao nộp: Ghi rõ lý do hoặc văn bản làm căn cứ.
4. Tên đơn vị hoặc cá nhân nộp: Ghi họ tên người nhập, hoặc tổ chức cơ quan nộp.
5. Nội dung băng: Ghi tóm tắt nội dung băng.
6. Chuyên mục: ghi tên chuyên mục của chương trình phát sóng 7. Số lượng băng: Ghi rõ số lượng băng thực nhập.
8. Thể loại: ghi băng CN, F, TS, PS…
9. Thế hệ băng: Ghi rõ băng gốc hay băng sao. 10. Thời lượng: ghi thời lượng phát sóng của băng. 11. Năm sản xuất:
Lưu ý: Trong trường hợp không có nhiều tài liệu, không nhiều chủng loại băng thì nên có thêm cột “ loại băng” vì một sổ nhập dùng để thống kê cho tất cả các loại băng được nhập vào lưu trữ.
c. Cấu tạo sổ nhập tài liệu phim/ ảnh và cách ghi chép: (phụ lục16, tr. 146 - 147)
* Tờ bìa:
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ
- Tên sổ nhập: “Sổ nhập tài liệu phim / ảnh”
- Thời gian: Ghi năm bắt đầu mở sổ đến năm kết thúc sổ nhập. * Bảng kê tình hình nhập tài liệu phim/ ảnh gồm các cột mục:
1. Số thứ tự lần nhập: Ghi thứ tự các lần nhập, không kể lần nhập nhiều hay ít.
2. Thời gian nhập: Ghi rõ ngày, tháng năm nhập phim/ảnh vào kho. 3. Văn bản giao nộp: Ghi lý do hoặc văn bản làm căn cứ để nộp.
4. Tên đơn vị, các nhân nộp: Ghi họ tên người nhập, hoặc tổ chức cơ quan nộp.
5. Nội dung tài liệu phim/ ảnh: Ghi tóm tắt nội dung của tấm ảnh, hoặc tập ảnh nhập trong lần đó.
6. Thời gian sự kiện: Ghi rõ thời gian xẩy ra sự kiện trong phim/ảnh. 7. Số lượng ảnh: Ghi rõ số lượng phim, ảnh, album thực nhập.
8. Tài liệu đi kèm: Ghi rõ số tài liệu đi kèm ( như mục lục thống kê, lời thuyết minh).
9. Đặc điểm vật lý: Ghi tình trạng vật lý của phim, ảnh. 10. Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết.
d. Cấu tạo sổ nhập tài liệu phim điện ảnh và cách ghi chép: (phụ lục số 17, tr.148)
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ
- Tên sổ nhập: “Sổ nhập tài liệu phim điện ảnh”
- Thời gian: Ghi năm bắt đầu mở sổ đến năm kết thúc sổ nhập. * Bảng kê tình hình nhập tài liệu phim điện ảnh gồm các cột mục:
1. STT: Số thứ tự nhập phim vào kho lưu trữ.
2. Thời gian nhập: Ghi rõ ngày, tháng năm nhập phim vào kho lưu trữ. 3. Văn bản giao nộp: Ghi rõ lý do hoặc văn bản làm căn cứ.
4. Tên đơn vị hoặc cá nhân nộp: Ghi họ tên người nhập, hoặc tổ chức cơ quan nộp.
5. Tên phim: Ghi tên của phim.
6. Âm bản hình: ghi số lượng âm bản hình. 7. Âm bản tiếng: Ghi số lượng âm bản tiếng.
8. Bản positive : Ghi số lượng bản positive nhập vào kho lưu trữ 9. Thể loại: ghi phim truyện, tài liệu….
10. Mầu sắc: ghi phim mầu hay phim đen trắng 11. Tài liệu đi kèm: Ghi rõ tên tài liệu đi kèm. 12. Thời lượng: ghi thời lượng phát của phim. 13. Nước sản xuất
14. Năm sản xuất
15. Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết.
3.3.5.2. Sổ xuất:
a. Mục đích:
- Để quản lý, theo dõi, bảo quản tài liệu nghe nhìn khi xuất ra khỏi kho lưu trữ.
- Quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu giữa cơ quan xuất và cơ quan (cá nhân) nhận tài liệu .[12, 69]
b. Cấu tạo sổ xuất tài liệu băng ghi âm/ghi hình và cách ghi chép: (Phụ lục 18, tr. 149- 150)
Tờ bìa:
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ :Ghi tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ có băng ghi âm/ghi hình.
- Tên sổ: Ghi “Sổ xuất băng ghi âm/ghi hình”. - Thời gian: Từ năm mở sổ đến năm kết thúc sổ.
Bảng thống kê tình hình xuất băng, đĩa ghi âm /ghi hình:
1. Số thứ tự lần xuất: Mỗi lần xuất đều ghi 1 số liên tục dù xuất nhiều hay ít. 2. Thời gian xuất: Ghi rõ ngày, tháng xuất.
3. Căn cứ để xuất: Ghi rõ văn bản phê duyệt hoặc yêu cầu xuất. 4. Số lưu trữ: Ghi rõ số lưu trữ của băng được xuất.
5. Nội dung: Ghi tên băng hoặc tóm tắt nội dung của băng. 6. Số lượng: Ghi rõ số lượng băng thực xuất.
7. Người nhận, ký nhận : Ký và ghi rõ họ tên người nhận tài liệu. 8. Ngày trả, ký nhận trả: ghi ngày trả và họ tên người trả.
9. Ghi chú : Ghi những thông tin cần thiết.
c. Cấu tạo sổ xuất tài liệu tài liệu phim/ ảnh và cách ghi chép: (Phụ lục số 19, tr. 151- 152)
Tờ bìa:
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ: Ghi tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ có tài liệu phim/ ảnh.
- Tên sổ: Ghi “Sổ xuất tài liệu phim/ảnh”.
- Thời gian: Từ năm mở sổ đến năm kết thúc sổ. Bảng thống kê tình hình xuất phim/ảnh:
Sổ xuất tài liệu cũng có các cột mục sau:
2. Thời gian xuất: Ghi rõ ngày, tháng xuất.
3. Căn cứ để xuất: Ghi rõ văn bản phê duyệt hoặc yêu cầu xuất. 4. Số lưu trữ: Ghi rõ số lưu trữ của phim/ảnh được xuất.
5. Nội dung: Ghi nội dung/tên phim/ảnh xuất. 6. Số lượng: Ghi rõ số lượng phim/ảnh thực xuất.
7. Người nhận, ký nhận : Ký và ghi rõ họ tên người nhận tài liệu. 9. Ngày trả, ký nhận trả: ghi ngày trả và họ tên người trả.
10. Ghi chú
d. Cấu tạo sổ xuất tài liệu tài liệu phim điện ảnh và cách ghi chép: (phụ lục 20, tr. 153)
Tờ bìa:
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ: Ghi tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ có tài liệu phim điện ảnh.
- Tên sổ: Ghi “Sổ xuất tài liệu phim điện ảnh”. - Thời gian: Từ năm mở sổ đến năm kết thúc sổ. Bảng thống kê tình hình xuất phim điện ảnh:
1. Số thứ tự lần xuất: Mỗi lần xuất đều ghi 1 số liên tục dù xuất nhiều hay ít. 2. Thời gian xuất: Ghi rõ ngày, tháng xuất.
3. Căn cứ để xuất: Ghi rõ văn bản phê duyệt hoặc yêu cầu xuất. 4. Số lưu trữ: Ghi rõ số lưu trữ của phim điện ảnh được xuất. 5. Tên phim: Ghi tên phim điện ảnh được xuất.
6. Số lượng: Ghi rõ số lượng phim điện ảnh được xuất.
7. Người nhận, ký nhận : Ký và ghi rõ họ tên người nhận tài liệu. 9. Ngày trả, ký nhận trả: ghi ngày trả và họ tên người trả.
10. Ghi chú
3.3.5.3. Hoàn thiện các mục lục tra cứu và thống kê tài liệu nghe nhìn
- Thống kê toàn bộ số băng ghi âm/ghi hình/phim/ảnh và định số lưu trữ. - Để phục vụ cho công tác sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra tìm tài liệu. b. Cấu tạo mục lục tài liệu băng ghi âm/ ghi hình và cách ghi chép: (Phụ lục
số 21, tr. 154- 155) + Tờ bìa:
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ) - Tên sổ: “ Mục lục băng ghi âm /ghi hình”
- Từ số đến số: Ghi từ số đầu tiên của bảng được thống kê, đến số cuối cùng của bảng được thống kê trong sổ.
+ Phần bảng thống kê tình hình băng , đĩa ghi âm/ ghi hình:
Phần này các cột mục được biên mục như sau:
1.Số lưu trữ: Ghi số lưu trữ của băng , đĩa ghi âm/ ghi hình 2. Thời gian quay, ghi: Ghi thời gian quay, ghi của băng 3. Nơi quay, ghi: Ghi nơi quay, ghi của băng
4. Tên/nội dung băng: Ghi tên hoặc nội dung băng 5. Số lượng băng: Ghi số lượng băng
6. Thời lượng phát/ chiếu: Ghi tổng thời lượng phát/chiếu của băng 7. Tài liệu đi kèm
8. Ngôn ngữ 9. Ghi chú
Có hai cách lập mục lục băng ghi âm/ ghi hình:
- Tuỳ theo tình hình tài liệu của từng Đài nhiều hay ít và chủng loại băng của từng Đài có đa dạng hay thống nhất, mà lập mục lục cho từng chủng loại băng hoặc tất cả các chủng loại băng cùng một mục lục.
Vì mỗi một mục lục có một số thứ tự lưu trữ riêng, mà trong kho lại sắp xếp tài liệu theo số thứ tự lưu trữ trong mục lục nên mỗi loại mục lục trên đều có những mặt ưu và hạn chế sau:
- Nếu mục lục lập cho tất cả chủng loại băng thì đối với ĐàI có ít tàI liệu, nhưng do kích cỡ của các loại băng khác nhau, cho nên khi xếp sẽ gặp khó khăn vì không dùng được một loại giá tủ chuyên dụng cho từng chủng loại. Hơn nữa về mặt thẩm mỹ, khi nhìn vào kho sẽ không đẹp vì các loại băng kích cỡ khác nhau nằm rải rác trong toàn kho, mỗi giá một ít. Bên cạnh đó , cũng phải kể đến yêu cầu bảo quản của mỗi chủng loại băng cũng có thể khác nhau, cho nên không thể để tất cả các loại băng trong cùng một giá, tủ hoặc một kho được.
- Nếu mục lục lập theo từng chủng loại băng thì không thuận tiện đối với những Đài Truyền hình có ít tài liệu và chủng loại băng không phong phú. Nhưng lại có thuận lợi là có thể sử dụng giá tủ chuyên dụng cho từng loại băng và khi nhìn vào kho sẽ thấy đẹp mắt hơn. Như vậy sẽ thực hiện được chế độ bảo quản khác nhau cho từng loại băng.
Qua tình hình thực tế tài liệu của các Đài Truyền hình và xuất phát từ đặc thù và đặc trưng phân loại của tài liệu nghe nhìn, chúng tôi thấy nên chọn cách lập mục lục theo chủng loại băng là thuận tiện hơn. Song điều cần chú ý ở đây là dù ở mục lục nào, số ký hiệu lưu trữ của băng cũng phải tuân theo những quy định đã nên trong phần 3.3.3.Hệ thống số ký hiệu lưu trữ.(Tr.87).
c. Cấu tạo mục lục tài liệu phim/ảnh và cách ghi chép: (Phụ lục số 22, tr.156-157)
Tờ bìa:
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ có phim/ảnh. - Tên sổ: Ghi "Mục lục tài liệu phim/ảnh"
- Loại: Phim/ảnh rời.
- Thời gian: Ghi từ số đầu tiên của bảng được thống kê, đến số cuối cùng của bảng được thống kê trong sổ.
Phần bảng thống kê tài liệu phim / ảnh:
1.Số lưu trữ: Ghi số lưu trữ của phim/ảnh 2. Thời gian chụp: Ghi thời gian chụp phim/ảnh 3. Nơi chụp: Ghi nơi chụp ảnh
4. Tên/nội dung phim,ảnh: : Ghi tên hoặc nội dung phim/ảnh Số lượng ảnh: : Ghi số lượng ảnh
5. Kích cỡ: Ghi kích cỡ của bản gốc, bản sao 6. Tài liệu đi kèm
7. Mầu sắc
8. Tình trạng vật lý 9. Ghi chú
d. Cấu tạo mục lục album ảnh và cách ghi chép: (Phụ lục số 23, tr. 158) Tờ bìa:
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ có albun ảnh. - Tên sổ: Ghi "Mục lục album ảnh"
- Loại: Album
- Thời gian: Ghi từ số đầu tiên của bảng được thống kê, đến số cuối cùng của bảng được thống kê trong sổ.
Bảng kê thống kê album ảnh:
1. Số lưu trữ: Ghi rõ số lưu trữ của album. Mỗi album có một số lưu trữ. 2. Thời gian đầu và cuối: Ghi thời gian sớm nhất đến thời gian muộn nhất của ảnh trong album.
3. Người chụp: Ghi rõ họ tên người chụp hoặc cơ quan chụp.
4. Tên gọi album: Ghi tên gọi hoặc nội dung tóm tắt của album Địa điểm chụp: Ghi nơi chụp của những tấm ảnh quan trọng và có tính khái quát của album.
5. Số lượng: Ghi rõ số lượng ảnh có trong album.
6. Tài liệu đi kèm : Ghi những tài liệu đi kèm ảnh trong album. 7. Nơi chụp : Ghi địa danh được chụp trong các ảnh chủ yếu
8. Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết.
e. Cấu tạo mục lục phim điện ảnh và cách ghi chép: (phụ lục 24, tr. 160) Tờ bìa:
- Tên cơ quan hoặc tên kho lưu trữ có tài liệu phim điện ảnh. - Tên sổ: Ghi "Mục lục tài liệu phim đIện ảnh"