Thương trường như chiến trường, vì vậy để thích ứng với mọi sự biến động của môi trường cạnh tranh, công ty cần tạo lập một cơ cấu tổ chức linh hoạt gắn liền với tổ chức hệ thống thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định. Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý và các bộ phận phòng ban chính là hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty, cho phép đảm bảo sự thích nghi của tổ chức với các chiến lược kinh doanh đã chọn. Trong cơ cấu tổ chức, công ty cần xác định được mối tương quan chiến lược, gồm xác định cấu trúc bộ máy, phân quyền và giao quyền, tạo ra các mối liên hệ trong cơ cấu và tất cả phải thích hợp với nhau để đáp ứng mục tiêu theo đuổi. Khu môi trường kinh doanh thay đổi thì cơ cấu cũng không được cứng nhắc, phải luôn được cải tiến, đổi mới để thích ứng với các biến động mà đặc trưng nổi bật trong những năm gần đây là tính không chắc chắn về kinh tế tài chính, sự đổi mới liên tục về nhu cầu, tầm quan trọng của nhân tố con người ngày càng tăng.
77
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cần chú ý những điều sau:
- Cần định hướng vào việc đạt mục tiêu, không chỉ giới hạn ở những nguồn lực và đội ngũ nhân viên hiện thời mà có thể thay đổi linh hoạt.
- Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các cấp lãnh đạo, áp dụng nguyên tắc chịu trách nhiệm đầy đủ trong khuôn khổ quyền hạn được giao.
- Chú ý nâng cao trình độ chuyên môn hóa của mỗi đơn vị thành viên đồng thời đảm bảo sự hợp tác chặt chẽ giữa các đơn vị để có được sức mạnh tổng hợp và tranh thủ được lợi thế kinh tế nhờ quy mô.
Công ty nên thành lập thêm một số bộ phận chức năng như sau:
+ Nên thành lập thêm bộ phận điều độ thuộc phòng kế hoạch kỹ thuật, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm điều phối kế hoạch sản xuất kinh doanh giữa các đơn vị thành viên, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, các khu vực để sử dụng tối đa nguồn lực hiện có trên toàn công ty. Bộ phận này có các nhân viên trực thuộc hoạt động tại từng đơn vị thành viên để nắm bắt tình hình sát sao nhất hoặc cần thiết lập một hệ thống báo cáo trực tuyến hàng tuần hoặc hàng tháng. Trên cơ sở báo cáo đó, bộ phận sẽ có những điều chỉnh và chỉ đạo kịp thời đối phó với các biến động để đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch của công ty.
+ Cần thành lập bộ phận Marketting thuộc phòng kinh doanh – đầu tư vì dù chỉ là tiếp cận dự án để tham gia tranh thầu cũng đòi hỏi khả năng marketting nhất định. Năng lực cạnh tranh trong đấu thầu phụ thuộc trực tiếp vào trình độ lập hồ sơ thầu vì vậy cần tổ chức điều tra môi trường đấu thầu và đây sẽ là nhiệm vụ của bộ phận Marketting. Đó là việc điều tra các điều kiện thi công, tự nhiên, kinh tế xã hội của các dự án. Điều tra về đặc điểm vị trí địa lý, điều kiện địa hình, giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điều kiện cung ứng vật tư, nguyên vật liệu, các điều kiện ăn ở, đi lại...Nếu những thông tin điều tra đầy đủ, chính xác sẽ đảm bảo thắng lợi trong việc lập hồ sơ thầu cũng như tranh thầu.
Bên cạnh đó, bộ phận Marketting cần tăng cường các hoạt động cạnh tranh cho công ty bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp. Để thực hiện chiến lược lôi
78
kéo chủ đầu tư về phía công ty, trước hết cần làm mọi cách để cho khách hàng, chủ đầu tư biết được sự hiện diện của công ty trong thị trường xây dựng và cấp thoát nước với đầy đủ thông tin về tiềm lực, các sản phẩm, khả năng đảm bảo chất lượng công trình, giá cả chấp nhận được. Thông qua các hoạt động như tiếp thị, quảng cáo, xúc tiến thương mại, công ty có thể khơi dậy nhu cầu của khách hàng tiềm năng. Hiệu quả hoạt động giao tiếp, khuyếch trương thể hiện trước hết là nó thúc đẩy nhu cầu tiềm năng trở thành nhu cầu thực sự, biến khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực sự
Công ty nên thành lập phòng quản lý chất lượng sản phẩm. Hiện nay việc quản lý chất lượng thuộc phòng kế hoạch kỹ thuật, mới chỉ dừng ở mức theo dõi ghi chép tình hình chất lượng sản phẩm, lập hồ sơ thẩm định cho các đơn vị thành viên và quản lý sổ tay chất lượng theo hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001-2000. Tình hình chất lượng sản phẩm ở cả khâu sản xuất và thi công đều không được giám sát chặt chẽ, việc thực hiện Sổ tay chắt lượng chỉ có tính hình thức và không thường xuyên. Trong xu thế hội nhập hiện nay, chất lượng sản phẩm luôn được đề cao ở tất cả các khía cạnh. Khi nền kinh tế các nước đều phải lần lượt dỡ bỏ bớt các hàng rào thuế quan và phi thuế quan thì mỗi nước đều tìm cách dựng lên một hàng rào khác để bảo hộ sản xuất trong nước, đó là các quy định chặt chẽ về chất lượng sản phẩm, an toàn vệ sinh thực phẩm, môi trường...Nếu công ty không quan tâm kịp thời tới khâu chất lượng thì sẽ không thể cạnh tranh được vì ngay cả chủ đầu tư trong nước cũng sẽ thích chọn đối tác nào vừa đảm bảo các yêu cầu về sản phẩm vừa bảo vệ môi trường vì đó là phương pháp hành động phù hợp với xu hướng phát triển tiến tới một xã hội văn minh hơn. Phòng quản lý chất lượng sản phẩm hoạt động độc lập trực thuộc ban lãnh đạo công ty sẽ có chức năng xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng chung cơ bản cho các sản phẩm của công ty, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hệ thống tiêu chuẩn đó. Hệ thống tiêu chuẩn chung cần cập nhật và phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế trong từng lĩnh vực của sản phẩm. Các đơn vị thành viên trên cơ sở đó sẽ xác định các tiêu chuẩn cụ thể cho sản phẩm của đơn vị mình
79