Trong xu thế phát triển của khoa học và công nghệ hiện nay, dịch vụ này đang đáp ứng NCT của NDT một cách nhanh chóng, tiện dụng và đƣợc NDT rất chuộng. Không chỉ tiện dụng mà chi phí đối với NDT phải trả khi sử dụng dịch vụ này cũng rất thấp. Về phía trung tâm có vốn cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ khá tốt thì việc thực hiện các dịch vụ này cũng phát huy hiệu quả của chính những điều kiện vốn có của thƣ viện.
Tuy nhiên, hiện nay dịch vụ này vẫn hoạt động cầm chừng và chỉ thực hiện đƣợc vào giờ hành chính vì điều kiện về nhân lực và kinh phí cho hoạt động này còn hạn chế. Để khắc phục đƣợc những hạn chế này, trung tâm cần tăng nguồn kinh phí cho việc chi trả lƣơng cán bộ làm công tác này để duy trì hoạt động ngoài giờ hành chính. Thứ hai, phải có cán bộ chuyên trách thực hiện dịch vụ. Đƣợc đào tạo bài bản cả về chuyên môn nghiệp vụ, cả về dịch vụ khách hàng. Nắm chắc VTL và các nguồn lực thông tin của trung tâm. Đƣợc đào tạo các kỹ năng giao tiếp, phân tích thông tin, xử lý yêu cầu, cung cấp kết quả cho NDT. Trung tâm có thể xây dựng đội ngũ cộng tác viên là các giảng viên và các cán bộ nghiên cứu của trƣờng để đáp ứng tối đa những NCT mang nội dung chuyên ngành sâu đồng thời phát huy hết nguồn tri thức dồi dào của lực lƣợng tri thức cao này.
Với những câu hỏi có tính chất lặp lại nhiều lần, qua các lần tƣ vấn cán bộ có thể tập hợp lại và soạn sẵn những câu trả lời để có thể đáp ứng nhanh, tránh mất thời gian và công sức cho cán bộ và NDT.
76
3.1.7.Nâng cao hiệu quả dịch vụ mượn liên thư viện
Dịch vụ mƣợn liên thƣ viện của trung tâm mới chỉ đƣợc thực hiện trong nội bộ hệ thống Đại học FPT. Tuy nhiên, dịch vụ này cũng còn rất nhiều hạn chế nhƣ: thời gian vận chuyển, phƣơng thức vận chuyển chƣa tối ƣu, cách thức thực hiện còn mang tính chất thủ công và chƣa thực sự có cơ chế cho dịch vụ này. Để nâng cao chất lƣợng cho dịch vụ này trung tâm TTTV cần: Xây dựng cơ chế hoạt động, quy trình thực hiện dịch vụ trong đó quy định rõ những cách thức thực hiện, thời gian thực hiện dịch vụ, phƣơng thức thực hiện, các quy định về trả phí nếu có đối với các yêu cầu trong hệ thống.
Sự cần thiết phải thực hiện việc mƣợn liên thƣ viện đối với các cơ quan TT – TV khác:
- Về mặt chủ quan: Hiện nay, cơ quan TT TV đại học không có đủ tiềm lực để đáp ứng mọi yêu cầu của NDT, mặt khác chƣa phát huy hết đƣợc khả năng thực sự của bộ phận này. Nguồn nhân lực ngày càng chịu sự đòi hỏi ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi sinh viên tốt nghiệp phải có một nền tảng kiến thức khá vững. Chính điều này đã thúc đẩy sinh viên phải tăng cƣờng việc tự học, tự nghiên cứu cũng nhƣ phải tranh thủ và tận dụng các nguồn tin có thể có để làm giàu kiến thức cho mình. Trong thời điểm hiện tại, sự phối hợp giữa các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học là biện pháp hữu hiệu để giúp chính họ tăng cƣờng nguồn lực (nghiệp vụ, thông tin, kỹ thật…) và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, sự phối kết hợp với nhau cũng làm giảm đi nguy cơ lạc hậu của chính cơ quan TT – TV nhờ sức ép bắt kịp với sự phát triển chung của hệ thống cũng nhƣ sự giúp đỡ không nhỏ về vật chất của các cơ quan khác. Tăng cƣờng vị thế trong việc xây dựng các mối quan hệ quốc tế.
- Về mặt khách quan: Trong tiến trình “hiện đại hoá”, “tự động hoá” các cơ quan TT TVcác cơ quan TT TV luôn hƣớng tới xây dựng hệ thống mở giúp NDT có thể truy cập, sử dụng các tài nguyên trong cơ quan mình một các chủ động và không hạn chế về mặt thời gian và không gian thông qua hình thức phục vụ đa dạng. Việc tham gia các tổ chức và cơ quan liên kết và hợp tác cũng chính nhằm mục đích tăng tính mở cho cơ quan TT TV. Xét trên sự phát triển của các khoa học không thể
77
không nhắc đến mối quan hệ biện chứng giữa các ngành khoa học chính điều này đã dẫn đến thực trạng nguồn tài nguyên của mỗi cơ quan TTTV đại học (dù là chuyên ngành hay đa ngành) cũng khó mà đáp ứng đƣợc hết những NCT của NDT phục vụ cho nhu cầu học tập và giảng dạy. Thêm vào đó, sự phát triển của công nghệ thông tin và viễn thông phát triển, là cơ sở để các cơ quan TTTV đại học có thể tăng cƣờng hoạt động liên kết mà không bị trở ngại về không gian và thời gian.
Trung tâm cũng cần tiến hành mƣợn liên thƣ viện với các thƣ viện thuộc các trƣờng đại học khác nhất là các trƣờng trong Liên hiệp hội thƣ viện và các trƣờng có chuyên ngành đào tạo tƣơng đồng. Hiện nay, thƣ viện đang dùng các chuẩn biên mục: Bảng phân loại DDC, chuẩn mô tả AACR 2 và khổ mẫu biên mục MARC 21 là những chuẩn đang đƣợc rất nhiều các thƣ viện trong nƣớc áp dụng nhằm trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin.
Có rất nhiều nguyên nhân làm cho dịch vụ mƣợn liên thƣ viện chƣa thực hiện đƣợc ở các trƣờng, các trung tâm ngay cả các trung tâm thông tin thƣ viện thuộc liên hiệp hội thƣ viện phía Bắc mặc dù đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo các thƣ viện nhƣ: chƣa xây dựng đƣợc mục lục liên hợp, các thƣ viện dùng phần mềm khác nhau, việc chuẩn hóa trong hoạt động nghiệp vụ…nhƣng nguyên nhân chính là chƣa xây dựng hệ thống văn bản, quy định, quy trình mƣợn trả liên thự viện quy định rõ những chính sách, quyền lợi, trách nhiệm của các bên tham gia, cũng nhƣ thống nhất về quy trình mƣợn trả tài liệu. Cần phải có những văn bản (trên cơ sở nhất trí giữa các đơn vị) quy định rõ ràng về trách nhiệm, về khả năng và mức độ tham gia hợp tác giữa các thành viên, về việc sử dụng VTL, nguồn lực và thời gian… Những vấn đề trên càng sáng tỏ thì hệ thống vận hành càng nhịp nhàng và càng hiệu quả.
Do đó, để thực hiện đƣợc dịch vụ này hiệu quả ở tầm các trƣờng, các trung tâm thì việc xây dựng hệ thống các văn bản, quy định, nội quy càng phải đƣợc coi trọng, mặt khác cần kết hợp chặt chẽ với nhau trong công tác bổ sung tài liệu để tránh bổ sung trùng lặp. Chú trọng công tác đào tạo NDT tại trung tâm đảm bảo NDT nắm chắc và rõ quyền lợi cũng nhƣ trách nhiệm của mình.
78
3.1.8.Hội chợ sách và các cuộc thi viết về sách
Những năm gần đây, các hội chợ sách đang dần trở nên nhàm chán đối với các sinh viên. Để tránh tình trạng bão hòa này thƣ viện đã không ngừng thay đổi, đa dạng các hoạt động nhằm thu hút sinh viên.
- Đa dạng hóa các hoạt động. Kết hợp với các phòng ban khác nhƣ phòng phát triển cá nhân, phòng tuyển sinh…làm cho các hoạt động phong phú và mang nhiều màu sắc hơn.
- Tổ chức các buổi nói chuyện về sách và trƣng bày sách theo chuyên đề. - Thực hiện các cuộc thi viết cảm nhận về sách của thƣ viện cũng nhƣ sách có trên CSDL có thƣởng nhằm khuyến khích sinh viên đọc sách và sử dụng tài liệu trên CSDL.
- Trao giải cho bạn đọc có số lƣợt mƣợn nhiều nhất trong tháng, trong quý.
3.1.9.Tăng cường hiệu quả dịch vụ gia hạn qua e-mail, điện thoại bàn
Là một trong những dịch vụ đang đƣợc thực hiện tốt và nhận đƣợc phản hồi tích cực từ phía độc giả. Bên cạnh đó vẫn chƣa thực sự phát huy hết hiệu quả của nó do hạn chế về mặt kinh phí. Dịch vụ này mới chỉ thực hiện trong giờ hành chính của cán bộ thƣ viện mà chƣa thực hiện đƣợc 24/7 vì chƣa có quy định và kinh phí cho cán bộ thực hiện. Mặt khác, cán bộ làm dịch vụ còn phải kiêm thêm những công tác khác do đó vẫn có tình trạng quên kiểm tra email hoặc kiểm tra email không kịp thời cho NDT.
Muốn thực hiện dịch vụ này tốt cần: Cử cán bộ chuyên trách, quy định giờ gọi điện gia hạn trong một khoảng thời gian nhất định trong giờ làm việc. Việc gia hạn qua email có thể tính vào cả những giờ ngoài giờ hành chính và phải tính chi phí cả về công nghệ và chi phí thực hiện dịch vụ của cán bộ thƣ viện.
3.1.10.Đẩy mạnh dịch vụ đặt yêu cầu sách (Order book)
Là dịch vụ mang tính dân chủ nhƣng chƣa phát huy đƣợc thế mạnh do những yếu tố sau đây: NDT chƣa biết đến dịch vụ này; NDT còn chƣa chủ động trong việc yêu cầu sách; NDT là sinh viên chƣa thực sự có hiểu biết về các tài liệu chuyên ngành cần thiết cho việc học.
79 Để kích cầu cho dịch vụ này thƣ viện cần:
- Đƣa thông tin về dịch vụ đến với NDT đầy đủ và khuyến khích NDT sử dụng dịch vụ thông qua các công cụ có sẵn của thƣ viện: CMS, Facebook, trên bảng tin thông báo, website.
- Thƣờng xuyên liên hệ với các trƣờng bộ môn, cán bộ giảng viên, cán bộ nghiên cứu phát triển chƣơng trình để tăng yêu cầu sách về tài liệu chuyên ngành.
3.2. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới
Với những sản phẩm và dịch vụ hiện có tại trung tâm, phần nào đáp ứng NCT của NDT tại trung tâm. Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ và kỹ thuật. Kèm theo đó là sự thay đổi về NCT của NDT ngày càng đa dạng và đòi hỏi những tiện ích trong việc sử dụng các SP & DV. Việc phát triển các dịch vụ mới phải dựa trên quan điểm: hiện đại, hợp chuẩn và xây dựng những bƣớc đi cụ thể cho từng thời kỳ. Dựa trên những điều kiện về vật lực, tài lực, nhân lực cũng nhƣ nhận thức của cán bộ thƣ viện và cán bộ quản lý. Các chuẩn nghiệp vụ trong việc xử lý tài liệu. Vấn đề bản quyền cũng cần đƣợc quan tâm thích đáng.
3.2.1.Xây dựng thư mục theo chuyên đề
Việc tiếp cận nguồn tài liệu của thƣ viện sẽ nhanh chóng và mang tính định hƣớng hơn khi có thƣ mục chuyên đề. Với mỗi nhóm đối tƣợng khác nhau của thƣ viện thì NCT là khác nhau và mang tính đặc thù. Trung tâm TTTV tuy đã có hƣớng dẫn chủ đề là loại tài liệu tham khảo có nội dung tƣơng tự nhƣng mới chỉ dừng lại là những tài liệu hƣớng dẫn theo môn học phục vụ cho việc học tập theo chƣơng trình quy định của nhà trƣờng. Do đó, việc xây dựng thƣ mục theo chuyên đề là rất cần thiết.
Xây dựng thƣ mục chuyên đề đòi hỏi đầu tƣ rất nhiều của trung tâm về nguồn nhân lực, thời gian, công sức. Muốn xây dựng đƣợc những thƣ mục chuyên đề có giá trị phải xuất phát từ chính NCT của NDT. Thông qua thƣ mục chuyên đề NDT có thể thấy đƣợc VTL của thƣ viện, nghiệp vụ, trình độ của cán bộ thƣ viện và chức năng chuyên môn của thƣ viện.
80
Thực tế, hiện nay nguồn nhân lực của thƣ viện chƣa đầy đủ, cán bộ vẫn phải kiêm nhiệm, chƣa chuyên môn hóa về mặt chuyên môn. Thêm vào đó, hầu hết cán bộ thƣ viện có chuyên ngành thƣ viện do đó rất khó khăn cho công tác xây dựng sản phẩm này.
Tuy nhiên, đứng trƣớc đòi hỏi tất yếu của NDT nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà nhà trƣờng đang trong quá trình hoàn thiện và phát triển chƣơng trình học cho sinh viên thì đây là tài liệu nghiên cứu mang tính định hƣớng không thể thiếu cho ban phát triển chƣơng trình và viện nghiên cứu. Những cán bộ ở đây cần những thông tin mang tính tổng hợp và chính xác, kịp thời.
Muốn xây dựng đƣợc thƣ mục chuyên đề trung tâm cần:
- Điều tra NCT của NDT để biết đƣợc những chuyên đề mà NDT cần. Đây là việc làm hết sức cần thiết và phải đƣợc tiến hành khảo sát kỹ lƣỡng.
- Phân công cán bộ chuyên trách.
- Phát triển đội ngũ cộng tác viên là những cán bộ nghiên cứu, giảng viên trong trƣờng để có thể thẩm định về mặt nội dung của những tài liệu đƣa vào chuyên đề.
- Chính sách cụ thể cho việc xây dựng thƣ mục chuyên đề: Thời gian cập nhật, số đầu tài liệu tối thiểu…
3.2.2.Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Hiện nay, trong trƣờng Đại học FPT có một viện nghiên cứu khoa học công nghệ trực thuộc, hai ban phát triển chƣơng trình( một của Đại học, một của cao đẳng). Các cán bộ làm việc tại đây luôn cần những thông tin mang tính tổng hợp, theo từng chuyên đề và phải đƣợc cung cấp thƣờng xuyên, nhanh chóng, kịp thời. Do đó, việc cung cấp dịch vụ này là cần thiết.
Dịch vụ này đƣợc tổ chức nhƣ sau:
- Trung tâm TTTV xây dựng các thƣ mục chuyên đề gửi tới viện nghiên cứu, ban phát triển chƣơng trình và các tổ bộ môn theo từng năm. Các chuyên đề này đƣợc xây dựng dựa trên khung chƣơng trình của nhà trƣờng.
- Các ban phát triển và viện nghiên cứu sẽ đăng ký và chọn các chuyên đề mình cần cung cấp. Có email xác nhận thông qua cán bộ quản lý.
81
- Theo định kỳ thỏa thuận của hai bên thƣ viện sẽ cung cấp thƣ mục những tài liệu mới nhất đƣợc chọn lọc theo từng chuyên đề.
Các sản phẩm đƣợc cung cấp qua dịch vụ này có thể là: thƣ mục thông báo sách mới, thƣ mục chuyên đề ( có tóm tắt, chú giải…), có thể có cả tài liệu gốc.
Việc thực hiện dịch vụ này đòi hỏi cán bộ giỏi chuyên môn nghiệp vụ, có hiểu biết sâu về chuyên ngành khoa học đang đƣợc đào tạo tại trƣờng, đƣợc định hƣớng của chính ngƣời làm công tác nghiên cứu, giỏi ngoại ngữ.
3.2.3.Dịch vụ tư vấn chuyên sâu
Đối với việc đào tạo bằng phƣơng pháp giảng dạy tích cực, ngƣời dạy hƣớng dẫn, đặt vấn đề và gợi ý cho ngƣời học chứ không phải cung cấp thông tin một chiều. Trên cơ sở những thông tin đó ngƣời học tự tìm hiểu, tự học bằng nhiều phƣơng pháp. Do đó sinh viên và học viên cao học rất cần sự tƣ vấn sâu trong việc tìm kiếm, thu thập, chọn lọc và sử dụng thông tin cho những bài học của mình theo yêu cầu của từng môn học.
Bên cạnh đó, đối với giảng viên và cán bộ nghiên cứu cũng có nhu cầu về tài liệu để phục vụ cho công tác nghiên cứu của họ.
Tuy nhiên, hiện nay tồn tại rất nhiều khó khăn xung quanh việc thu thập, tìm kiếm thông tin.
- Về phía NDT: Đa số sinh viên, cán bộ nghiên cứu và giảng dạy chƣa có thói quen coi thƣ viện là nơi cung cấp những thông tin tƣ vấn cho quá trình học tập và nghiên cứu của họ. Sinh viên thực sự chƣa tới thƣ viện yêu cầu tƣ vấn vì không đƣợc giảng viên hƣớng dẫn. Rất ít giảng viên nắm đƣợc danh mục tài liệu bổ trợ cho môn học có trong thƣ viện.
- Về thƣ viện: Phần lớn cán bộ thƣ viện có trình độ chuyên môn về ngành TTTV. Có các kỹ năng về tra cứu, tìm tin, tổ chức thực hiện các dịch vụ nhƣng kiến thức về các lĩnh vực khoa học khác thì hầu nhƣ không có. Do đó khả năng tƣ vấn bị hạn chế.
82
Trung tâm TTTV ĐH FPT đã xây dựng sản phẩm hƣớng dẫn chủ đề, bao gồm các môn học của sinh viên trong suốt các năm học. Đƣợc xây dựng trên sự phối hợp giữa giảng viên, ban phát triển chƣơng trình, cán bộ thƣ viện theo khung chƣơng trình chuẩn của Trƣờng. Tuy nhiên, việc tra cứu và sử dụng sản phẩm này chƣa cao, một phần do thói quen của NDT, một phần do giảng viên chƣa định hƣớng thƣờng xuyên cho học viên và sinh viên.