Dịch vụ đặt yêu cầu sách thể hiện dân chủ trong công tác bổ sung tài liệu cho thƣ viện. NDT cho dù là cán bộ quản lý, giảng viên hay sinh viên cũng đều có quyền đặt yêu cầu sách tham khảo phục vụ cho nhu cầu của bản thân mình để bổ sung vào kho sách của trung tâm TTTV. Các yêu cầu này sẽ đƣợc hội đồng chuyên môn của Trƣờng thẩm định và kiểm duyệt trƣớc khi bổ sung vào thƣ viện. Hội đồng chuyên môn này bao gồm ban giám hiệu, các trƣởng bộ môn, giảng viên giảng dạy chuyên ngành mà nội dung tài liệu phản ánh. Trung tâm TTTV tận dụng đƣợc hiểu biết của số đông bạn đọc. Nội dung của kho tài liệu đƣợc quyết định bởi chính nhu cầu của NDT làm cho tài liệu bổ sung luôn bám sát NCT của NDT, tránh tình trạng lãng phí khi tài liệu bổ sung mà không có ngƣời dùng. Việc bổ sung hạn chế đƣợc tối đa tính chủ quan của ngƣời làm công tác bổ sung.
Dịch vụ này cũng thể hiện việc hiện thực hóa quan điểm tiến bộ của trƣờng và trung tâm: Lấy NDT làm trung tâm. NDT đƣợc khuyến khích tham gia vào việc xây dựng VTL cũng nhƣ sự phát triển của thƣ viện. Chính dịch vụ này đã tạo ra các hoạt động mang tính định hƣớng và chủ động của NDT trong quá trình tim tin và định hƣớng thông tin của bản thân.
57
Hình 2.17: Giao diện dịch vụ đặt sách trên website của thƣ viện
Trƣớc kia, khi chƣa có website thƣ viện cho bạn đọc đăng ký bổ sung sách cho thƣ viện thông qua wordpress của thƣ viện bằng phƣơng pháp thủ công. Hoặc điền vào mẫu có in sẵn để trong thƣ viện. Từ năm 2013, khi website thƣ viện hoạt đông NDT có thể vào website của thƣ viện vào ô yêu cầu sách (request book), đăng nhập và nhập các thông tin về cuốn sách nhƣ: Tên sách, tác giả, ISBN(nếu có), năm xuất bản, lần xuất bản. Hệ thống sẽ báo về và quản trị mạng của thƣ viện chỉ cần căn cứ vào đó lấy ra những yêu cầu sách của NDT. NDT cùng một lúc đặt nhiều sách cho trung tâm bổ sung. Cứ cuối mỗi tháng cán bộ làm công tác bổ sung sẽ tập hợp các yêu cầu sách của bạn đọc, tra trùng trên phần mềm libol và Books24x7 nếu có trên hai CSDL trên thì mail báo lại cho NDT kèm theo thông tin của tài liệu (mã xếp giá, đƣờng link đến tài liệu nếu là tài liệu điện tử).
58
Hình 2.18: Giao diện email trả lời bạn đọc đặt sách đã có trên CSDL của trung tâm.
Nếu không có, cán bộ sẽ lên danh sách và chuyển cho bộ phận hành chính tiến hành tìm nhà cung cấp và báo giá tài liệu. Đồng thời tiến hành gửi danh sách cho hội đồng chuyên môn tiến hành thẩm định nội dung những tài liệu thuộc chuyên ngành.
Hình 2.19: Giao diện email đƣợc cán bộ gửi giảng viên thẩm định nội dung sách của NDT đặt.
59
Sau khi sách đƣợc nhập về thƣ viện, xử lý kỹ thuật và nhập kho thƣ viện, cán bộ làm công tác bổ sung có nhiệm vụ thông báo cho bạn đọc – ngƣời đã đặt tài liệu đó đến thƣ viện để mƣợn tài liệu. Bạn đọc yêu cầu tài liệu sẽ đƣợc ƣu tiên là ngƣời mƣợn đầu tiên và đƣợc giữ chỗ trong vòng một tuần.
Hình 2.20: Giao diện email cán bộ thƣ viện gửi thông báo về tình trạng sách đã về thƣ viện.
Chỉ tiêu “Số đầu sách tăng trƣởng” đƣợc đƣa ra để đánh giá mức độ tăng trƣởng về quy mô thƣ viện và thông tin về số đầu sách nhập về thƣ viện. Chỉ tiêu này đƣợc tính theo học kỳ. Mỗi học kỳ số đầu sách tang trƣởng phải đạt từ 40 cuốn trở lên.