Trang chủ là một cẩm nang bách khoa giới thiệu các thông tin và cách thức truy cập tới thông tin về một thực thể nào đó ( cơ quan, cá nhân, đơn vị hành chính…) trên mạng máy tính[23, tr. 101]
Chức năng chủ yếu của trang chủ là:
- Thông tin về cơ cấu tổ chức của đối tƣợng đƣợc phản ánh.
- Giới thiệu và có thể truy nhập đƣợc các nguồn tin trên các CSDL để NDT có thể truy nhập đƣợc và cách thức truy nhập đến chúng.
- Là phƣơng tiện thông tin quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ của bộ máy lãnh đạo, bộ máy hành chính của cơ quan.
42
Hình 2.7: Giao diện trang chủ của trung tâm TTTV .
Trang chủ của trung tâm TTTV đƣợc xây dựng với hai ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt. Nhằm mục đích đáp ứng tốt hơn cho việc tìm hiểu thông tin của NDT trong đó có không ít là sinh viên và cán bộ giảng viên nƣớc ngoài, đồng thời hội nhập công đồnhg thƣ viện quốc tế. Có chức năng chủ yếu là giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, quy định, đội ngũ cán bộ thƣ viện, cơ cấu tổ chức, yêu cầu sách. Ngoài ra, còn là nơi phổ biến nguồn thông tin, nguồn lực thông tin của thƣ viện trên CSDL để NDT có thể truy cập và khai thác dễ dàng. Giới thiệu sách mới, các SP & DV hiện có cũng nhƣ những thông tin liên hệ khi cần. Thêm vào đó bạn đọc cũng có thể giao lƣu, tìm hiểu và đặt câu hỏi trực tiếp với cán bộ thƣ viện để có thể giải đáp những thắc mắc của bạn đọc.
43
Hiện nay, trang chủ của thƣ viện mới đƣợc đƣa vào hoạt động và đang trong quá trình cập nhật thông tin và hoàn thiện do đó số lƣợng bạn đọc truy cập chƣa cao, đƣờng truyền chƣa ổn định, nội dung chƣa thật phong phú. Giao diện còn chƣa thực sự thân thiện với NDT.
2.1.4.Hướng dẫn chủ đề (Subject guides)
Hƣớng dẫn chủ đề là danh sách các tài nguyên đƣợc tạo ra bởi thƣ viện để giúp NDT có nhu cầu nghiên cứu. Các danh sách các tài nguyên có thể bao gồm các chủ đề nhƣng không giới hạn ở sách, tạp chí, CSDL, các trang web, cũng nhƣ bất kỳ chủ đề khác thủ thƣ cảm thấy sẽ hỗ trợ cho việc nghiên cứu của NDT.
Trƣớc đây, khi chƣa có website thì hƣớng dẫn chủ đề đƣợc trung tâm đƣa lên trên wordpress của thƣ viện. Từ tháng 5 năm 2013, hƣớng dẫn chủ đề đã đƣợc cập nhật trên website.
Hình 2.8: Giao diện Hƣớng dẫn chủ đề trên website của thƣ viện.
Hƣớng dẫn chủ đề của trung tâm TTTV ĐH FPT đƣợc xây dựng dựa trên khung chƣơng trình chuẩn của trƣờng. Bao gồm 7 chủ đề: Tiếng Anh, Khoa học máy tính, Phần mềm, kỹ nghệ phần mềm, Tiếng Nhật, kỹ năng mềm, Toán học. Trong mỗi chủ đề đƣợc chia ra làm 4 phần chính: Sách giáo trình, sách tham khảo, nguồn tham khảo điện tử, ý kiến đánh giá của ngƣời dùng.
Tạo lập bởi các thƣ viện viên cùng với sự tƣ vấn, hỗ trợ của giáo viên bộ môn, cán bộ ban phát triển chƣơng trình và căn cứ là khung chƣơng trình chuẩn của trƣờng. Đƣợc hoàn thành và chính thức đƣa vào sử dụng cuối năm 2011 đến
44
nay, hƣớng dẫn chủ đề của thƣ viện đã nhận đƣợc đóng góp cũng nhƣ phản hồi tích cực từ phía NDT là Sinh viên cũng nhƣ giảng viên và ngƣời làm công tác quản lý của trƣờng. Đó là công cụ tra cứu có định hƣớng về môn học cho tất cả sinh viên khi muốn tìm hiểu về chuyên ngành cũng nhƣ VTL của thƣ viện. Bên cạnh đó, thƣ viện cũng quảng bá đƣợc VTL của mình. Đƣợc cập nhật thƣờng xuyên những môn học mới, những thay đổi về giáo trình, những tài liệu tham khảo mới đƣợc thƣ viện bổ sung.
2.2. Các dịch vụ của trung tâm thông tin- thƣ viện trƣờng Đại học FPT
2.2.1.Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Là dịch vụ cơ bản giúp NDT sử dụng đƣợc tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình [23, tr. 111]
Tại trung tâm TTTV ĐHFPT dịch vụ này đƣợc chia thành 2 loại: Mƣợn về nhà ( đối với sách giáo trình và sách tham khảo), dịch vụ đọc tại chỗ đối với sách tham khảo tại kho mở.
2.2.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Là dịch vụ mà NDT sử dụng tài liệu của trung tâm TTTV ngay tại phòng đọc mở của thƣ viện. Hiện tại, khu vực phòng đọc mở đƣợc trung tâm thiết kế với bàn ghế và giá sách đƣợc sắp xếp khoa học để tạo không gian học tập yên tĩnh cho bạn đọc. Phòng đọc kho mở của trung tâm TTTV ĐH FPT bao gồm các loại sách tham khảo; báo, tạp chí; đồ án tốt nghiệp của sinh viên các khóa. Bạn đọc đƣợc trực tiếp lựa chọn sách theo nhu cầu của mình.
Tài liệu trong kho mở đƣợc sắp xếp theo môn loại khoa học sử dụng khung phân loại DDC. Thứ tự sắp xếp trong kho: Chỉ số phân loại DDC, Chỉ số cutter, số tập. Việc quản lý kho mở đƣợc hỗ trợ bởi các thiết bị an ninh đi kèm nhƣ: Cổng từ, từ, camera. NDT đƣợc tự do mang tƣ trang cá nhân vào trong kho mở mà không cần gửi đồ tại quầy thủ thƣ.
Việc tổ chức kho tài liệu dƣới hình thức mở không chỉ làm tăng hiệu quả hoạt động của thƣ viện mà còn mang lại rất nhiều lợi ích cho NDT.
45
- Tài liệu đƣợc sắp xếp theo môn loại khoa học giúp bạn đọc nhanh chóng và dễ dàng tìm tài liệu mình cần, lựa chọn cho mình tài liệu phù hợp với yêu cầu. - Các tài liệu có cùng nội dung đƣợc sắp xếp cạnh nhau trong kho tạo điều kiện cho NDT có thể tìm kiếm đƣợc những tài liệu liên quan, hoặc mở rộng diện tham khảo cho nội dung đang tìm kiếm và nảy sinh nhu cầu mới.
- Không mất thời gian ghi phiếu yêu cầu và chờ đợi cán bộ tìm tài liệu. - Tạo tâm lý thoải mái cho NDT khi sử dụng tài liệu của thƣ viện. - Tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thƣ viện.
Tổ chức phòng đọc kho mở là xu thế tất yếu của sự phát triển các cơ quan, trung tâm TTTV.
2.2.1.2. Dịch vụ mƣợn về nhà (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dịch vụ mƣợn về nhà của trung tâm TTTV cho phép NDT có thể mƣợn tài liệu về nhà để sử dụng trong thời gian quy định. Tài liệu cho mƣợn về nhà bao gồm giáo trình học và sách tham khảo tại kho mở. Theo khảo sát của luận văn đây là dịch vụ đƣợc NDT của trung tâm sử dụng nhiều nhất vì theo quy định của Trƣờng tất cả các giáo trình học sẽ đƣợc thƣ viện cho mƣợn theo học kỳ kể cả sinh viên và giảng viên làm công tác giảng dạy và nghiên cứu.
Hình 2.9: Biểu đồ mức độ thƣờng xuyên sử dụng các dịch vụ tại Trung tâm TTTV ĐH FPT.
46
Tất cả giáo trình của trƣờng có nội dung bám sát với khung chƣơng trình chuẩn của trƣờng, đƣợc cập nhật những ấn bản mới nhất theo sát nội dung đào tạo. Mỗi đầu học kỳ này thƣ viện sẽ kết hợp với đào tạo và ban phát triển chƣơng trình để tiến hành đặt sách cho học kỳ kế tiếp vì hầu hết giáo trình học của sinh viên là những ấn bản tiếng Anh đƣợc nhập khẩu từ nƣớc ngoài nên thời gian nhập khá lâu, thông thƣờng khoảng ba tháng sách mới về tới nơi.
Sách tham khảo của trƣờng luôn đƣợc bổ sung hàng tháng và theo chính đề nghị của NDT của thƣ viện và đƣợc thẩm định nội dung của giảng viên bộ môn do đó nội dung sát với các chuyên ngành, giá trị nội dung cao, phù hợp với NCT của NDT.
Quy định mƣợn sách của thƣ viện nhƣ sau:
- Số lƣợng sách mƣợn: đƣợc chia theo đối tƣợng NDT
Đối với sinh viên: Tối đa là 15 cuốn kể cả giáo trình và sách tham khảo
Đối với cán bộ, giảng viên: Tùy theo trình độ của cán bộ mà số lƣợng sách mƣợn về khác nhau(20 cuốn với cán bộ, giảng viên có trình độ thạc sĩ, 30 cuốn đối với cán bộ có trình độ tiến sĩ, cán bộ quản lý, ban giám hiệu)
- Thời gian mƣợn:
Đối với sách giáo trình:Giáo trình đƣợc phát đầu học kỳ và cần phải trả lại trƣớc khi vào kỳ mới. Bạn đọc có thể gia hạn giáo trình khi có lý do chính đáng, nhƣng giáo trình không đƣợc gia hạn quá 1 tuần.
Đối với sách tham khảo thời gian mƣợn tùy theo ngôn ngữ. Nếu là sách tiếng Việt thì thời gian mƣợn là một tuần, nếu là sách ngoại văn thì thời gian mƣợn là 2 tuần.
Tài liệu chỉ có thể đƣợc gia hạn nếu chƣa quá hạn. Số lần gia hạn là 4 lần ( 7 ngày/lần đối với sách Tiếng Việt, 14 ngày/lần đối với sách ngoại văn). Sách giáo trình nếu có lý do chính đáng sẽ đƣợc gia hạn tối đa 1 tuần. Để gia hạn, NDT có thể liên hệ trực tiếp với thủ thƣ, hoặc thông qua Email hoặc điện thoại của thƣ viện.
47
Bạn đọc có trách nhiệm giữ gìn tài sản của thƣ viện. Bạn đọc khi mƣợn sách không đƣợc viết bút chì, bút mực hoặc đánh dấu lên sách, không để sách bị ẩm mốc…Khi nhận lại sách, nhân viên thƣ viện sẽ kiểm tra tình trạng sách so với tình trạng lúc cho mƣợn đƣợc ghi cụ thể ở phiếu hạn trả sách đƣợc dán sau sách để đƣa ra hình thức phạt đối với những cuốn sách hƣ hỏng và không sửa chữa đƣợc.
Chính sách phạt:
- Tài liệu mƣợn quá hạn sẽ bị phạt 5000đồng/tài liệu/ngày.
- Với tài liệu tham khảo: Hỏng không thể sửa chữa, quá hạn 30 ngày hoặc mất thì áp dụng chính sách “ phí đền sách”. Phí đền sách: (Giá bìa sách x2) + phí quá hạn.
- Với tài liệu là giáo trình: Tài liệu hỏng không thể sửa chữa, quá hạn 30 ngày hoặc mất thì áp dụng phí đền sách = Giá bìa sách + phí quá hạn.
- Với những tài liệu mƣợn quá hạn nhƣng số ngày quá hạn cao hơn giá tài liệu thì phí phạt quá hạn đƣợc tính mức tối đa bằng giá tiền của tài liệu. Ví dụ: A mƣợn sách Be 1 có giá 128,000 đồng, đã quá hạn 60 ngày (tiền quá hạn cao hơn giá sách). Phí đền sách A phải đóng là 128,000 + 128,000(bằng giá tài liệu) = 256,000 đồng.
Quy trình đóng tiền phạt theo trình tự các bƣớc 1 ->2->3 nhƣ dƣới đây:
Hình 2.10: Quy trình đóng tiền phạt quá hạn sách của thƣ viện.
Các hoạt động của thƣ viện hàng tháng đều đƣợc ban đảm bảo chất lƣợng của trƣờng kiểm tra với chỉ tiêu rõ ràng.
Để đánh giá mức độ thu hồi sách và thu hồi công nợ về thu phí phạt của bộ phận thƣ viện ban đảm bảo chất lƣợng đƣa ra chỉ tiêu “Tỷ lệ số sách trả chậm đƣợc
48
xử lý”. Công thức đƣợc tính nhƣ sau: Số SV đã nhập file phạt / Tổng số SV qh trên libol + trên file phạt (ko tính quá hạn trên 30 ngày )*100%. Tỷ lệ này phải lớn hơn hoặc bằng 80%. Nếu không đạt đƣợc tỷ lệ này coi nhƣ hoạt động thƣ viện không đạt đƣợc yêu cầu.
Trong năm 2013, chỉ tính riêng 2 cơ sở Hòa Lạc và Detech thì tỷ lệ số sách trả chậm đƣợc xử lý trung bình luôn đạt trên 84%.
Bảng 2.1: Tỷ lệ % số sách trả chậm đƣợc xử lý hàng tháng Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tỷ lệ số sách trả chậm đƣợc xử lý (%) 86 81 89 89 81 80 81 88 89 81 91 75
Ngoài chỉ tiêu trên ra, để đánh giá toàn diện hoạt động của thƣ viện còn có một chỉ tiêu rất quan trọng đƣợc theo dõi rất sát của cán bộ đó là tỷ lệ số cuốn sách tham khảo đƣợc mƣợn. Chỉ tiêu này nhằm đo mức độ sử dụng tài liệu tham khảo và mức độ PR (public relationship)về sách tham khảo cho toàn thể cán bộ nhân viên, sinh viên trong trƣờng của bộ phận Thƣ viện.
Tỷ lệ này đƣợc tính nhƣ sau: Số sách đƣợc mƣợn trong tuần /tổng số sách trong kho sách đó *100%. Tỷ lệ này phải lớn hơn hoặc bằng 10% mới đạt chuẩn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 2.2: Tỷ lệ số cuốn sách tham khảo đƣợc mƣợn
Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tỷ lệ số cuốn sách tham khảo đƣợc mƣợn (%)
13 8 10 10 11 9 10 13 10 10 10 11
Với tỷ lệ số cuốn sách tham khảo đƣợc mƣợn trung bình của cả hai cơ sở luôn đạt trên 10%. Riêng hai tháng không đạt chỉ tiêu là tháng 2 và tháng 6. Do hai tháng này có dịp nghỉ lễ dài là tết Nguyên Đán và nghỉ hè. Trong hai dịp này thƣ viện đóng cửa trong thời gian nghỉ do đó NDT không thể sử dụng các dịch vụ mƣợn trả tài liệu đƣợc, dẫn đến chỉ tiêu giảm.
49
Dịch vụ mƣợn sách về nhà giúp cho bạn đọc có nhiều thời gian đọc sách, nhất là những sách có giá cao mà bạn đọc khó có thể tự mua đƣợc.
Bạn đọc rất hài lòng với dịch vụ mƣợn về nhà của thƣ viện vì thời gian mƣợn khá hợp lý, số lƣợng sách giáo trình luôn đƣợc tính toán trƣớc học kỳ đảm bảo giáo trình cho giảng viên giảng dạy cũng nhƣ giáo trình cho việc học của sinh viên. Số bản sách tham khảo đƣợc mƣợn khá nhiều nên tâm lý của NDT rất thoải mái khi lựa chọn tài liệu.
Đối với tất cả các loại tài liệu của thƣ viện luôn đƣợc dán hạn trả, quy định mƣợn sách và phiếu đánh giá tình trạng sách. Khi thực hiện các thủ tục cho mƣợn, cán bộ thƣ viện và NDT phải kiểm tra kỹ tình trạng và ghi chú tình trạng cẩn thận để làm căn cứ đối chiếu khi nhận sách trả về. Chính điều này làm cho ý thức của NDT về việc bảo quản tài liệu đƣợc tăng lên.
2.2.2.Dịch vụ mượn liên thư viện
Trong thời đại bùng nổ thông tin, VTL không ngừng gia tăng về mặt số lƣợng và giá cả. Một thƣ viện dù có kinh phí dồi dào đến đâu cũng không thể nào bổ sung đƣợc tất cả những tài liệu thuộc chuyên ngành đào tạo của mình. Chính sách chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan, thƣ viện rất cần thiết. Vừa giúp cho các cơ quan TTTV sử dụng triệt để VTL tránh sự lãng phí, đồng thời còn có thể hợp tác trong việc bổ sung để có thể bổ sung đƣợc nhiều tài liệu chất lƣợng nhất có thể. Một hình thức quan trọng trong việc chia sẻ tài liệu là mƣợn liên thƣ viện.
Hệ thống giáo dục FPT là hệ thống giáo dục đa hệ: Trung tâm đào tạo lập trình viên quốc tế, cao đẳng, đại học, sau đại học. Ở mỗi cơ sở đào tạo lại có thƣ viện nhỏ là những thƣ viện thành viên của Trung tâm TTTV trƣờng Đại học FPT. Nhằm tạo điều kiện cho NDT ở tất cả các thƣ viện thành viên đƣợc sử dụng tài liệu tại mọi thƣ viện, ngay từ đầu trung tâm TTTV ĐH FPT đã thực hiện dịch vụ mƣợn liên thƣ viện. Dịch vụ này đƣợc thực hiện dƣới hai hình thức: Mƣợn trực tiếp tại các thƣ viện và mƣợn thông qua các thủ thƣ.
- Mƣợn trực tiếp tại các thƣ viện: NDT có thể mƣợn tài liệu mình cần tham khảo ở bất kỳ một thƣ viện thành viên nào của trung tâm TT- TV trƣờng ĐH FPT bằng cách đến trực tiếp thƣ viện đó để thực hiện dịch vụ mƣợn tài liệu.
50
- Mƣợn thông qua các thủ thƣ: NDT của một thƣ viện thành viên có thể đặt sách để mƣợn liên thƣ viện. Sau khi NDT tra sách trên CSDL, OPAC NDT liên hệ với cán bộ thƣ viện tại cơ sở của mình đặt sách mình cần. Cán bộ thƣ viện có nhiệm vụ tra cứu tình trạng của tài liệu(bận, rỗi) và liên hệ trực tiếp với thƣ viện thành viên có tài liệu đó để chuyển tài liệu về tại cơ sở cần và cho NDT mƣợn.
Dịch vụ mƣợn liên thƣ viện trong các thƣ viện thành viên thuộc cùng hệ thống đƣợc diễn ra rất thuận lợi do quản lý chung bằng phần mềm libol 60. Khi tiến hành dịch vụ này cán bộ thƣ viện sẽ quản lý bằng một file excel để đảm bảo tài liệu