Hệ thống mục lục( hay thƣờng gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/ một nhóm cơ quan thông tin, thƣ viện[23. Tr.37]
Mục lục thể hiện dƣới nhiều dạng:
- Mục lục dang phiếu ( là hệ thống phiếu đƣợc sắp xếp trong các ngăn của tủ mục lục).
- Mục lục dạng sách in.
- Mục lục COM (Là mục lục có hình thức vi dạng và đƣợc tạo nên từ đầu ra của máy vi tính).
- Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC)
Mục lục giúp cho việc định vị tài liệu đƣợc lƣu trƣ trong kho, hỗ trợ NDT có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Theo nhƣ M.Bloomberg và G.E.Evans thì “ Mục lục – Sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục – là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong thƣ viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng đƣợc một cơ quan TTTV dù chỉ có trữ lƣợng tài liệu ở mức bình thƣờng, mà lại thiếu hệ thống mục lục” [23, tr.38]
Ngay từ khi mới thành lập trung tâm TTTV trƣờng Đại học FPT đã sử dụng công cụ mục lục truy cập trực tuyến là công cụ tra cứu chính trong thƣ viện mà không xây dựng mục lục dạng phiếu do những tiện ích, ƣu điểm mà mục lục truy cập trực tuyến mang lại cho cơ quan cũng nhƣ NDT.
OPAC (Online Public Access Catalog) giúp cán bộ thƣ viện và NDT của Thƣ viện có thể tìm tin trên máy tính một cách dễ dàng, tốc độ tìm tin nhanh, độ chính xác cao, kết quả tìm kiếm đầy đủ, thuận tiện cho các máy tính tìm tin trên website.
36
Trung tâm TTTV ĐH FPT sử dụng phần mềm libol 6.0 của công ty phần mềm Tinh Vân. Cho phép NDT có thể tra cứu tài liệu từ xa ở bất kỳ đâu qua mạng internet. Thông qua đây, NDT có thể tìm đƣợc tài liệu bằng từ khóa, chủ đề, tên tác giả, tên nhan đề. NDT có thể tìm theo ba cách: Tìm kiếm cơ bản, tìm chi tiết, tìm nâng cao. NDT có thể biết đƣợc vị trí của tài liệu trong kho, tình trạng của tài liệu, nơi lƣu trữ trƣớc khi đến thƣ viện mƣợn sách để có thể chủ động trong công việc cũng nhƣ học tập, tra cứu liên thƣ viện, đăng ký mƣợn tài liệu qua mạng ... Cũng nhƣ dễ dàng tìm đƣợc những tài liệu có nội dung liên quan hoặc tƣơng tự nhƣ tài liệu mình đang cần tham khảo.
Trung tâm cũng đã biên soạn tài liệu bổ trợ cho việc sử dụng công cụ tìm kiếm này đó là Quick starts guide. Đƣợc in màu và hƣớng dẫn bằng hình ảnh cụ thể các bƣớc thao tác tìm tin trên hệ thống, thuận tiện cho bạn đọc sử dụng.
Hình 2.1: Giao diện tìm tin trực tuyến
Tuy nhiên, ngoài những ƣu điểm và tiện ích mà OPAC mang lại thì vẫn còn những hạn chế: Giao diện OPAC không có sự thống nhất về ngôn ngữ, tiếng Anh và tiếng Việt cùng hiển thị trên một giao diện. Kết quả tìm kiếm không đồng nhất với những lần tìm kiếm khác nhau. Tìm tin theo từ khoá và nhan đề đôi khi cho kết quả không chính xác. Kết quả tìm kiếm không sắp xếp khoa học theo thứ tự ƣu tiên hoặc thời gian gây khó khăn cho NDT trong quá trình chọn lọc tài liệu. Dữ liệu chƣa ổn
37
định, không thể vận hành nếu có trục trặc về máy tính, mạng hoặc các vấn đề về điện. Chức năng từ điển chƣa sử dụng đƣợc.