Kho đƣợc chia ra 2 loại: Kho đóng đối với sách giáo trình, kho mở đối với sách tham khảo. Chịu trách nhiệm chính về.
- Xử lý độc giả không trả tài liệu.
- Sắp xếp tài liệu trong kho sách một cách khoa học. - Xuất chuyển nội bộ.
- Thanh lý tài liệu (mất, hỏng, rách, xuất chuyển nội bộ…) - Kiểm kê, báo cáo.
- Lƣu hồ sơ.
1.2.2.3. Bộ phận phục vụ
- Phục vụ đọc tại chỗ sách, báo, tạp chí.
- Cho mƣợn và nhận trả tài liệu.
- Thống kê số lƣợt bạn đọc gia hạn tài liệu trong tháng. - Nhắc bạn đọc trả tài liệu.
- Thực hiện việc thu phí phạt.
1.2.2.4. Bộ phận kỹ thuật:
- Phụ trách các vấn đề về kỹ thuật: Thiết kế và vận hành website. - Xây dựng các bộ sƣu tập số cho thƣ viện.
- Cấp thẻ thƣ viện cho bạn đọc.
- Cập nhật và sửa chữa những lỗi kỹ thuật gặp phải khi sử dụng phần mềm quản lý của thƣ viện.
1.2.2.5. Bộ phận PR – Marketing
Bộ phận marketing đóng vai trò kết nối hoạt động của các chức năng còn lại của thƣ viện với NDT. Hoạt động này mang tính định hƣớng cho hoạt động của các bộ phận chức năng khác và nó nằm trong mối quan hệ bền chặt với các bộ phận khác. Tổ chức các hoạt động nhằm thúc đẩy phong trào đọc sách, sử dụng tài liệu trong công việc học tập: Hội chợ sách, ngày hội sách, các cuộc thi viết về sách, hƣớng dẫn chuyên đề sách chuyên ngành…
15
Cập nhật tin tức hoạt động của thƣ viện, thông báo về công tác của thƣ viện lên CMS, Website, lịch phát sách giáo trình, lịch trả sách cuối học học kỳ.
Tƣ vấn trực tuyến trên Facebook, CMS, Worldpress của thƣ viện.
Làm giới thiệu sách đến bạn đọc trong toàn trƣờng hàng tuần, hàng tháng trên các kênh thông tin của trƣờng cũng nhƣ trên các trang mạng xã hội của thƣ viện: website, Facebook, CMS, Worldpress.
Hiện tại, trung tâm có 8 cán bộ. Trình độ chuyên môn của cán bộ trung tâm bao gồm: 2 thạc sĩ và 6 cử nhân (trong đó có 7 cán bộ có trình độ chuyên môn thƣ viện và 1 cán bộ chuyên ngành ngoại ngữ). Trình độ cán bộ có chuyên môn thƣ viện chiếm 75%. Đây là một điều kiện hết sức thuận lợi của trung tâm trong việc tổ chức hoạt động. Đặc biệt là việc xây dựng các chuẩn về biên mục cũng nhƣ những hoạt động mang tính đặc thù của thƣ viện.
Đối với những trƣờng hợp cán bộ làm việc tại trung tâm có trình độ chuyên môn khác đã đƣợc tạo điều kiện tham gia các lớp học chuyên môn nghiệp vụ tại các trƣờng đào tạo thƣ viện và các khóa đào tạo ngắn hạn của Liên hiệp hội thƣ viện phía Bắc và thƣ viện quốc gia tổ chức.
Với 100% cán bộ có độ tuổi dƣới 37, đây là một đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, có chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng công nghệ, có nhiệt huyết, luôn tƣ duy sáng tạo đƣa ra những chƣơng trình hoạt động thú vị và bổ ích, thu hút NDT. Đồng thời, luôn luôn tìm hiểu, học hỏi, kiến nghị giải pháp cải tiến công tác.
Với nguồn nhân lực này thƣ viện hoàn toàn có khả năng xây dựng và phát triển thƣ viện theo hƣớng hiện đại, đáp ứng đƣợc yêu cầu của một thƣ viện hiện đại, thƣ viện điện tử.
Số cán bộ đƣợc phân bố theo sơ đồ cơ cấu tổ chức nhƣ sau: Bộ phận quản lý là 1 ngƣời (chiếm 12,5%), Bộ phận biên mục là 1 ngƣời ( chiếm 12,5%), bộ phận hành chính và kho là 2, trong đó 1 cán bộ hành chính, 1 cán bộ kho chiếm (chiếm 25%), bộ phận phục vụ là 2 ngƣời ( chiếm 25%), bộ phận kỹ thuật là 1 ngƣời (chiếm 12,5%), bộ phận PR là 1 ngƣời (chiếm 12,5%).
16
Tuy vậy, sự phân công công việc chỉ mang tính tƣơng đối để đảm bảo mỗi cán bộ có trách nhiệm với công việc của mình, còn trên thực tế thì tùy từng trƣờng hợp cụ thể mỗi cán bộ phải linh động để hỗ trợ công việc cho những cán bộ khác. Do vậy, cán bộ của trung tâm cho dù làm bất kỳ bộ phận nào nhƣng cũng có thể làm đƣợc tất cả những công việc của các bộ phận khác. Trong quá trình công tác cũng có sự luân chuyển cán bộ giữa các bộ phận để cán bộ có thể rèn luyện, phát triển toàn diện kỹ năng cho mình trong công việc một cách thành thục nhất.
1.2.3.Cơ sở vật chất và VTL
1.2.3.1. Cơ sở vật chất.
Mạng thông tin: Đối với cán bộ thƣ viện có vị trí làm việc riêng đƣợc trang bị máy tính cá nhân, có thể là máy bàn hoặc laptop đƣợc kết nối Internet và kết nối mạng LAN (Local area network – mạng máy tính cục bộ) với các máy nội bộ trong trƣờng.
Phòng làm việc của cán bộ đƣợc trang bị đầy đủ máy in, hệ thống điều hòa. Với đặc trƣng của trƣờng là 100% sinh viên sử dụng máy tính xách tay do đó hệ thống mạng wifi(wireless fidelity – mạng không dây) đƣợc nhà trƣờng đầu chú trọng với tốc độ đƣờng truyền tốc độ cao. Bạn đọc có thể sử dụng mạng wifi miễn phí của trƣờng trong thƣ viện 24/24. Phòng đọc đƣợc trang bị thêm hệ thống camera giám sát để đảm bảo trật tự và bảo quản tài liệu. Hệ thống điện đƣợc thiết kế khoa học để bạn đọc có thể sặc pin khi sử dụng laptop cá nhân. Quầy phục vụ đƣợc bố trí để cán bộ có thể quan sát đƣợc mọi hoạt động của bạn đọc tại kho mở và giữ trật tự khi cần.
Phần mềm quản lý thƣ viện: Phần mềm Libol 6.0 đƣợc trung tâm TTTV Đại học FPT sử dụng ngay từ khi thành lập. Phần mềm có 8 phân hệ: Quản lý, bạn đọc, biên mục, mƣợn trả, bổ sung, OPAC, trợ giúp và thiết đặt. Việc quản lý bằng phần mềm giúp theo dõi công tác bổ sung, biên mục tài liệu tự động theo khổ mẫu MARC 21, cập nhật và lƣu trữ thông tin, cung cấp khả năng tra cứu từ xa cho bạn đọc, quản lý việc mƣợn/trả tài liệu của bạn đọc; quản lý lƣu thông tài liệu, quản lý kho, tham khảo, trao đổi thông tin thƣ mục và tải các biểu ghi với các cơ quan TTTV khác thông qua cổng Z29.50.
17
Các tính năng nổi bật của phần mềm Libol 6.0 (Library OnLine) - Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD.
- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng nhƣ DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, hỗ trợ đề mục chủ đề (subject headings).
- Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709.
- Liên kết với các thƣ viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH.
- Mƣợn liên thƣ viện theo giao thức ISO 10161. - Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID .
- Tích hợp với các thiết bị mƣợn trả tự động theo chuẩn SIP 2. - Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc. - Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt nhƣ TCVN, VNI, TCVN 6909. - Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số. - Xuất bản các CSDL hoặc thƣ mục trên đĩa CD.
Tổng diện tích hai phòng đọc tại hai cơ sở Hòa Lạc và Detech hơn 700 m2. Trong đó diện tích Detech là 102m2, diện tích Hòa Lạc 621,41 m2.
Ngay từ khi mới thành lập trung tâm TTTV đƣợc đầu tƣ xây dựng theo hƣớng hiện đại hóa với kho mở đầy đủ tiện nghi. Kiểm soát ra vào bằng cổng từ tự động, bàn ghế, hệ thống điện, hệ thống máy điều hòa, mạng wifi miễn phí với tốc độ cao. Kho mở tham khảo đƣợc tổ chức dƣới dạng kho mở hoàn toàn, tức là bạn đọc đƣợc vào sử dụng và mang theo cả tài liệu và máy tính cá nhân, tƣ trang của mình mà không cần phải gửi đồ tại quầy thủ thƣ. Việc quản lý của thƣ viện đối với quá trình mƣợn sách của sinh viên cũng đƣợc hỗ trợ tối ƣu bằng phần mềm libol phiên bản mới nhất (libol 6.0). Cán bộ thƣ viện sẽ không cần phải túc trực để giám sát, thay vào đó, cổng an ninh thƣ viện, với hệ thống đèn và còi báo hiệu nhạy và chuẩn, sẽ tự động kêu và phát sáng nếu sinh viên tự ý cầm tài liệu ra khỏi phạm vi thƣ viện mở mà chƣa đăng ký mƣợn sách. Giá sách của kho mở đƣợc bố trí rõ ràng theo từng khu vực, đồng thời có bố trí bảng đề mục chủ đề để hỗ trợ cán bộ và sinh viên tìm sách, liên kết đến các tài liệu cùng môn loại để hỗ trợ tìm tài liệu mong muốn.
18
Hình 1.2: Sơ đồ thƣ viện ĐH FPT. 1.2.3.2. Vốn tài liệu.
Tuy là trƣờng đại học trẻ mới đƣợc thành lập hơn 7 năm song Đại học FPT đã xây dựng cho mình một nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng cả về ngôn ngữ, loại hình và nội dung. Với hai cơ sở khảo sát hiện có hơn 66,000 bản sách giáo khoa và tham khảo chuyên ngành với hơn 4276 tên sách. Chủ yếu là những loại tài liệu có nội dung về CNTT, Khoa học Tự nhiên, kỹ thuật, ngoại ngữ và khoa học xã hội
19
Từ biểu đồ cơ cấu các lĩnh vực chuyên ngành của tài liệu tham khảo của thƣ viện ta thấy lĩnh vực CNTT chiếm phần lớn kho sách với 45% phản ánh chuyên ngành đào tạo của trƣờng. Thứ hai là tài liệu về khoa học xã hội, ngoại ngữ và cuối cùng là tự nhiên.
4 CSDL với hơn 35,000 sách điện tử và 150 tạp chí điện tử. Bao gồm: ITPro TM,EngineeringPro, BusinessPro,Emerald.
* ITPro: Chuyên cung cấp các tài liệu uy tín và chuyên sâu đến hơn 100 các chủ đề công nghệ khác nhau. Với hàng nghìn cuốn sách “front list”, “best – selling”…thuộc các nhà xuất bản nổi tiếng trên thế giới nhƣ Wrox, McGraw – Hill, Microsoft Press…hay hàng loạt ấn phẩm tra cứu học thuật phổ biến The Complete Reference, Inside out, Bibles…vẫn sẽ là những giải pháp hữu hiệu trong quá trình nghiên cứu chuyên ngành của giảng viên và sinh viên Đại học FPT.
- Tên sản phẩm: ITPro TM
- Nhà cung cấp: Books24x7.
Bảng 1.1: Các chủ đề lớn trong CSDL ITPro TM
Business and Culture (916) Enterprise Computing
(1018) Networks & Protocols (1025) Certification and
Compliance (800)
Graphic Design & Multimedia (879)
Operating Systems (1143) Databases (1314) Hardware (333) Oracle Technologies (188) Desktop & Office
Applications(480) IBM Technologies (908) Programming Languages (3309) ReferencePoint Suites (7) Security (1106) Software Engineering
(779) Telecommunications (459) Internet & Web Development (2231)
- Lƣợng dữ liệu: Hơn 18,649 tên sách.
* EngineeringPro và BusinessPro: Là hai CSDL tích hợp trực tuyến cung
cấp nhiều tài liệu, ấn phẩm liên quan đến kỹ thuật, máy móc và quản trị kinh doanh. Với số lƣợng sách trực tuyến lên đến hàng nghìn cuốn từ các nhà xuất bản lớn nhƣ: ZATZ Publishing, Wrox Press, Wordware Publishing, Visibooks; LLC., The MIT
20
Press, Jons & Willey … EngineeringPro có thể giúp bạn đọc hiểu sâu về các thuật ngữ máy móc, các bài nghiên cứu sâu…hay cả những tài liệu có tính từ điển, những vấn đề khác liên quan đến hƣớng tiếp cận công nghệ đa chiều. Trong khi đó, BusinessPro là những cuốn sách cập nhật mới nhất liên quan đến tài chính – ngân hàng nhƣ: Phân tích cơ hội đầu tƣ, bảo hiểm, kiểm toán, lập kế hoạch kinh doanh, các vấn đề về thuế, quản lý rủi ro…
- Tên sản phẩm: EngineeringProTM
- Nhà xuất bản: Books24x7 Inc.
Bảng 1.2: Các chủ đề lớn trong CSDL EngineeringProTM
Aerospace (214) Environmental Engineering (89)
Mechanical Engineering (251)
Automotive (49) Food & Colour Chemistry (3)
Nanotechnology (79) Bioengineering (68) Industrial, Manufacturing
& Operational Systems (274)
Nuclear Engineering (12)
Civil Engineering (263) Marine Engineering (41) Optical Engineering (73) Computer Tools (293) Materials Science (335) Software Engineering Electrical & Electronic
Engineering (764)
Mathematics (228) Petroleum, Mining & Geological (91) Engineering Licensing (23) Physics (42)
Systems Engineering (53) Software Engineering (59) - Tên sản phẩm:EngineeringProTM
- Nhà cung cấp: Books24x7 Inc.
Bảng 1.3: Các chủ đề lớn trong CSDL BusinessPro
Human Resources (1102) International Business (613) Business Analysis (33) Business Skills (2070) Corporate Case Studies & Interviews
(129)
Employee Training & Development(772)
Finance & Accounting (417) Hospitality & Tourism (8) Management & Leadership(4030) Marketing & Sales (1413)
21
Project Management (610) Quality & Manufacturing Management (577)
Social Media (204) Sustainability (134)
Team Skills (251) Technology in Business (504)
* Emerald: Là CSDL của hơn 150 đầu tạp chí uy tín hàng đầu trên thế giới về nhiều lĩnh vực, đặc biệt về quản trị kinh doanh. Các bản Emerald full text cung cấp khả năng truy cập trực tuyến với những nghiên cứu mới nhất và khuynh hƣớng phát triển toàn cầu. Một số tạp chí nổi tiếng có thể kể đến nhƣ: Accounting, Auditing & Accountability Journal, American Journal of police, Asia Pacific Jornal of marketing and logistics…
Hơn 20 loại báo, tạp chí đƣợc cập nhật bao gồm: Echip, thời báo vi tính, làm bạn với máy tính, PC world, thời báo kinh tế, kinh tế Việt Nam, tạp chí ngân hàng, bất động sản…
Với chƣơng trình đào tạo theo chuẩn quốc tế, tất cả các môn học của sinh viên (trừ những môn thuộc chủ nghĩa Mac-Lenin và giáo dục quốc phòng) đều học bằng tiếng Anh và giáo trình bằng tiếng Anh. Do đó, giáo trình có ngôn ngữ tiếng Anh chiếm hơn 90% tổng số giáo trình của trung tâm.
Nếu tính chung tất cả đầu ấn phẩm bao gồm cả sách tham khảo thì tài liệu tiếng Anh chiếm hơn 50% VTL của thƣ viện. Nhƣ biểu đồ 1.4 thể hiện.
22
Bộ sƣu tập tài liệu tham khảo: từ điển, bách khoa toàn thƣ,…
Bộ sƣu tập CD, DVD phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu thuộc nhiều ngành, lĩnh vực.
Bộ sƣu tập đồ án tốt nghiệp của sinh viên các chuyên ngành bao gồm bản cứng và bản mềm đƣợc quản lý bằng phần mềm số Dspace với hơn 191 đồ án và hơn 111 tài nguyên môn học bao gồm các môn:
- Khoa học máy tính căn bản (Computing Fundamentals - CF) (26) - Kỹ năng mềm (Softskills) (2)
- Kỹ thuật phần mềm (Software Engineering - SE) (11) - Quản trị kinh doanh (Business Administration - BA) (11) - Tiếng Anh (English) (4)
- Tiếng Trung (Chinese) (1) - Toán học (Maths) (7)
- Tài chính ngân hàng (Finance and Banking - FB) (14) - Tự chọn nâng cấp (ITS) (35)
Việc bổ sung và phát triển VTL của trung tâm TTTV đƣợc tiến hành liên tục vào hàng tháng. Cuối mỗi tháng, sau khi nhận đề nghị sách của bạn đọc bằng bản cứng hoặc báo cáo trên website của thƣ viện, cán bộ, giảng viên cán bộ thƣ viện sẽ tiến hành tổng hợp, chuyển danh sách tài liệu cho bộ phận hành chính để tìm nhà cung cấp và giá mua. Sau đó không quá 5 ngày làm việc bộ phận hành chính phải chuyển lại cho thƣ viện những thông tin cần thiết. Cán bộ thƣ viện sẽ xin ý kiến của cán bộ quản lý trực tiếp cũng nhƣ thẩm định nội dung thông qua hội đồng chuyên môn. Sau khi đƣợc duyệt, danh sách những tài liệu đƣợc bổ sung sẽ đƣợc lập và chuyển cho bộ phận hành chính làm công tác bổ sung. Cơ cấu tài liệu đƣợc quy định rất rõ, với những tài liệu bắt buộc phục vụ cho chuyên môn đƣợc ƣu tiên, sách ngoài chuyên môn không quá 15 – 20% tổng số sách tham khảo đƣợc mua. Quy trình bổ sung tài liệu rõ ràng, nhanh chóng, nhƣng cũng rất chặt chẽ do đó nội dung luôn đƣợc cập nhật kịp thời, VTL có giá trị nội dung cao. Mọi bạn đọc của thƣ viện
23
đều có quyền đề nghị để bổ sung tài liệu, làm phong phú VTL của trung tâm cũng nhƣ phục vụ cho việc nghiên cứu của mình do đó tài liệu hữu ích rất nhiều, vòng quay của tài liệu nhanh, tần suất sử dụng cao.
Kinh phí bổ sung tài liệu của thƣ viện đƣợc trƣờng đầu tƣ cao. Nhất là những năm gần đây. Do đặc trƣng của trƣờng đào tạo về CNTT, sự thay đổi về công nghệ rất nhanh, vòng đời của tài liệu ngắn, thêm vào đó tất cả giáo trình học của sinh viên đều đƣợc nhà trƣờng cho mƣợn và hầu hết giáo trình học của sinh viên bằng tiếng Anh. Trung bình mỗi năm kinh phí bổ sung tài liệu của thƣ viện trên 1 tỷ. Thêm vào đó, thƣ viện còn có quan hệ hợp tác và liên kết với các trung tâm và thƣ viện nhƣ: Trung tâm TTTV đại học Quốc gia Hà Nội, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia, Trung tâm Hoa Kỳ, Học viện William Angliss. Thƣờng xuyên nhận sách tài trợ từ dự án tài trợ sách cho các thƣ viện của Quỹ sách Châu á. Chính những điều kiện này đã tạo điều kiện thuận lợi trong công công tác bổ sung, làm phong phú thêm VTL của Trung tâm TTTV.