Là công cụ chính trong việc tra cứu nguồn tài liệu trong thƣ viện của NDT, nhƣng hiện nay còn tồn tại rất nhiều hạn chế. Do đó, thƣ viện cần:
- Tối ƣu hóa công cụ tìm kiếm: Sắp xếp kết quả tìm kiếm theo thứ tự ƣu tiên về nội dung của tài liệu hoặc thời gian xuất bản của tài liệu.
- Thống nhất ngôn ngữ trên giao diện chính của mục lục trực tuyến.
- Biên mục hồi cố những biểu ghi thƣ mục chƣa thống nhất. Xóa bỏ những biểu ghi bị trùng lặp.
3.1.2.Hoàn thiện hướng dẫn chủ đề (Subject guides)
Hƣớng dẫn chủ đề tuy đƣợc xây dựng từ năm 2011 nhƣng hiệu suất sử dụng chƣa cao. Những tài liệu tham khảo cho môn học có trong thƣ viện còn thiếu nhiều. Do đó, mới chỉ dừng lại là công cụ tham khảo cho sinh viên. Hiện nay, những giáo trình thay đổi trong các học kỳ vẫn chƣa đƣợc cập nhật đầy đủ.
- Thƣờng xuyên cập nhật thông tin giáo trình và sách tham khảo theo từng học kỳ.
- Cử cán bộ thƣ viện chuyên trách phụ trách việc xây dựng và cập nhật những thay đổi của tài liệu môn học.
72
- Xây dựng đội ngũ cộng tác viên là cán bộ giảng dạy để có thể thẩm định nội dung của những tài liệu tham khảo theo chuyên ngành, môn học.
3.1.3.Hoàn thiện cơ sở dữ liệu
CSDL đƣợc coi là công cụ tra cứu và nguồn tài liệu không thể thiếu trong giai đoạn phát triển hiện nay. Xây dựng CSDL mạnh đủ mạnh đáp ứng NDT của NDT tại trung tâm đồng nghĩa với việc thúc đẩy hoạt động của trung tâm TTTV, đồng thời đó cũng là cơ sở tiến hành việc liên kết, chia sẻ nguồn lực tại các cơ quan TTTV trong nƣớc và quốc tế.
Đối với nguồn tài liệu nội sinh của trung tâm ngoài các đồ án tốt nghiệp của sinh viên các khóa thì nhà trƣờng và trung tâm TTTV phải thống nhất đƣa ra những chính sách mang tính chiến lƣợc để có thể thu thập đƣợc các luận án tiến sĩ, thạc sĩ nhất của cán bộ, giảng viên trong trƣờng, những luận án, luận văn có chuyên ngành về CNTT và quản trị kinh doanh là những chuyên ngành đào tạo chủ chốt của trƣờng.
Đối với CSDL mua từ nhà xuất bản: Ngoài 4 CSDL đang mua từ IGroup trung tâm TTTV đang làm đầu mối xúc tiến việc chia sẻ nguồn lực thông tin trong các thƣ viện thành viên thuộc Liên hiệp hội thƣ viện đại học khu vực phía Bắc bằng hội thảo tổ chức ngày 12/11/2013 tại trƣờng Đại học FPT. Các trƣờng trong liên hiệp hội sẽ hợp tác cùng nhau mua CSDL dùng chung để có thể vừa tiết kiệm đƣợc kinh phí, vừa tận dụng hết các khối kiến thức thuộc các chuyên ngành khác nhau. Tuy nhiên, đây là việc khó vì muốn làm đƣợc các trƣờng phải có đƣợc sự thống nhất về chính sách, về kinh phí…và nhất là phải đƣợc sự đồng ý của cán bộ và cơ quan chủ quản khi mà thƣ viện chƣa phải là một cơ quan hoạt động độc lập.
Bên cạnh việc phát triển, xây dựng CSDL mạnh thì việc thúc đẩy cho NDT sử dụng CSDL cũng đƣợc đặt ra. Trung tâm có thể tiến hành các biện pháp thúc đẩy sau đây:
- Tiến hành đƣa phần mềm Koha vào thay thế cho libol 60 khi mà việc hỗ trợ về mặt kỹ thuật cũng nhƣ chậm cải tiến của đơn vị cung cấp.
73
- Đề nghị các cán bộ giảng viên, chủ nhiệm bộ môn tìm thêm tài liệu tham khảo có trên CSDL hiện có của Trung tâm để đƣa vào đề cƣơng bài giảng (syllabus) của trƣờng. Điều này vừa thúc đẩy việc đọc tài liệu và nghiên cứu của giảng viên để hƣớng dẫn sinh viên, vừa thúc đẩy việc đọc của sinh viên đáp ứng yêu cầu môn học.
- Mỗi một học kỳ tổ chức cuộc thi viết có thƣởng về những cuốn sách hay có trên CSDL hiện có của trung tâm.
- Dựa vào thống kê của CDSL cứ cuối mỗi năm hoạt động sẽ trao giải cho 3 NDT đọc và tải sách nhiều nhất trên CSDL theo cơ cấu: Nhất, nhì và ba.
3.1.4.Hoàn thiện website
Là trang thông tin chính thức của thƣ viện nhƣng đến nay website vẫn chƣa hoạt động ổn định và vẫn đang trong thời gian hoàn thiện. Trong thời gian tới trung tâm phải nhanh chóng xây dựng, hoàn thiện về nội dung, giao diện, kịp thời cập nhật những thông tin về hoạt động của thƣ viện để bạn đọc có thể dễ dàng hơn trong việc tiếp cận đến các SP & DV của thƣ viện.
Thực hiện tối ƣu hóa công cụ tìm kiếm cho trang web thƣ viện nhằm thu hút NDT truy cập trang web của thƣ viện mình. Tức là tập hợp các phƣơng pháp nhằm đƣa trang web lên vị trí cao trong các trang kết quả của các công cụ tìm kiếm[28]. Để thực hiện thì thƣ viện cần:
- Tối ƣu hóa nội dung trang website: Nội dung trang web phong phú, chất lƣợng và đƣợc cập nhật thƣờng xuyên sẽ thu hút đƣợc độc giả. Nội dung của một trang web có chất lƣợng càng cao thì càng đƣợc nhiều trang web bên ngoài liên kết đến.
- Tối ƣu hóa thiết kế trang website: Ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả tối ƣu hóa nội dung trang web. Tối ƣu hóa thiết kế trang website liên quan đến bổ sung, điều chỉnh các thẻ tiêu đề và siêu dữ liệu( thẻ mô tả, thẻ tiêu đề chính…), cấu trúc URL (Uniform Resource Locator) …
- Xây dựng các liên kết ngoài: Có thể nói chất lƣợng của các liên kết ngoài tác động đến thứ hạng của trang web trong trang kết quả tìm kiếm của công cụ tìm
74
kiếm. Chất lƣợng của liên kết ngoài chịu tác động của các yếu tố sau: Số lƣợng của các trang web liên kết đến, chất lƣợng của các trang web liên kết đến, độ phổ biến liên kết của các trang web liên kết đến, tính đặc trƣng và mức độ thích hợp về nội dung của các trang web liên kết.
- Tối ƣu hóa truyền thông xã hội: Là kỹ thuật làm tối ƣu hóa trang web sao cho nó trở nên dễ liên kết hơn và dễ nhận thấy hơn khi ngƣời sử dụng tìm kiếm trên qua phƣơng tiện truyền thông xã hội. Với thƣ viện việc sử dụng biện pháp tối ƣu hóa nhằm thúc đẩy phát triển số lƣợng ngƣời sử dụng web thƣ viện bằng cách thu hút những ngƣời thích tìm kiếm thông tin qua tài khoản trên các mạng xã hội. Ngoài ra, thƣ viện còn có thể thông qua các phƣơng tiện truyền thông xã hội khác nhƣ blog, các trang web chuyên chia sẻ hình ảnh nhƣ youtube…để quảng bá rộng rãi về trang web nhằm thu hút NDT.
Mặt khác, thƣ viện cũng duy trì tài khoản riêng trên các mạng xã hội thông dụng, cũng nhƣ trao đổi thông tin với NDT thông qua web để nắm bắt thị hiếu, nhu cầu và mong muốn của NDT nhằm điều chỉnh kịp thời nội dung trang web. Nắm bắt nhanh chóng NCT của NDT để đáp ứng kịp thời.
- Yêu cầu sự hỗ trợ của bộ phận IT của trƣờng về mặt kỹ thuật để đƣa website vào hoạt động ổn định. Điều này là hoàn toàn có thể làm đƣợc với một trƣờng chuyên về CNTT.
- Cử cán bộ chuyên trách của thƣ viện phụ trách về mặt nội dung của website. Chịu trách nhiệm trả lời, tƣ vấn những NCT, những thắc mắc của bạn đọc thông qua website.
3.1.5.Hoàn thiện dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mượn về nhà
Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc là dịch vụ quan trong bậc nhất của trung tâm. Nó góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động và tăng vòng quay của tài liệu. Theo kết quả khảo sát thì hai dịch vụ này đƣợc đánh giá chất lƣợng tốt nhất, đáp ứng tƣơng đối tốt NCT của NDT tại trung tâm trong số những dịch vụ hiện có tại thƣ viện. Trong thời gian tới để đáp ứng tối đa NCT của NDT tại trung tâm thì cần phải nâng cao hơn nữa chất lƣợng của dịch vụ thông qua:
75
- Thƣờng xuyên nghiên cứu NCT của NDT để kịp thời đáp ứng.
- Đa dạng hóa các loại hình tài liệu trong phòng đọc, cập nhật và bổ sung kịp thời những ấn bản tài liệu chuyên ngành mới trong nƣớc và trên thế giới. - Thực hiện việc tiếp nhận những phản hồi của NDT về nguồn tài nguyên, thái độ phục vụ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, chất lƣợng dịch vụ…để điều chỉnh kịp thời.
- Bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng mềm nhất là kỹ năng giao tiếp cho cán bộ thƣ viện.
3.1.6.Nâng cao dịch vụ tham khảo trực tuyến (Facebook, website)
Trong xu thế phát triển của khoa học và công nghệ hiện nay, dịch vụ này đang đáp ứng NCT của NDT một cách nhanh chóng, tiện dụng và đƣợc NDT rất chuộng. Không chỉ tiện dụng mà chi phí đối với NDT phải trả khi sử dụng dịch vụ này cũng rất thấp. Về phía trung tâm có vốn cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ khá tốt thì việc thực hiện các dịch vụ này cũng phát huy hiệu quả của chính những điều kiện vốn có của thƣ viện.
Tuy nhiên, hiện nay dịch vụ này vẫn hoạt động cầm chừng và chỉ thực hiện đƣợc vào giờ hành chính vì điều kiện về nhân lực và kinh phí cho hoạt động này còn hạn chế. Để khắc phục đƣợc những hạn chế này, trung tâm cần tăng nguồn kinh phí cho việc chi trả lƣơng cán bộ làm công tác này để duy trì hoạt động ngoài giờ hành chính. Thứ hai, phải có cán bộ chuyên trách thực hiện dịch vụ. Đƣợc đào tạo bài bản cả về chuyên môn nghiệp vụ, cả về dịch vụ khách hàng. Nắm chắc VTL và các nguồn lực thông tin của trung tâm. Đƣợc đào tạo các kỹ năng giao tiếp, phân tích thông tin, xử lý yêu cầu, cung cấp kết quả cho NDT. Trung tâm có thể xây dựng đội ngũ cộng tác viên là các giảng viên và các cán bộ nghiên cứu của trƣờng để đáp ứng tối đa những NCT mang nội dung chuyên ngành sâu đồng thời phát huy hết nguồn tri thức dồi dào của lực lƣợng tri thức cao này.
Với những câu hỏi có tính chất lặp lại nhiều lần, qua các lần tƣ vấn cán bộ có thể tập hợp lại và soạn sẵn những câu trả lời để có thể đáp ứng nhanh, tránh mất thời gian và công sức cho cán bộ và NDT.
76
3.1.7.Nâng cao hiệu quả dịch vụ mượn liên thư viện
Dịch vụ mƣợn liên thƣ viện của trung tâm mới chỉ đƣợc thực hiện trong nội bộ hệ thống Đại học FPT. Tuy nhiên, dịch vụ này cũng còn rất nhiều hạn chế nhƣ: thời gian vận chuyển, phƣơng thức vận chuyển chƣa tối ƣu, cách thức thực hiện còn mang tính chất thủ công và chƣa thực sự có cơ chế cho dịch vụ này. Để nâng cao chất lƣợng cho dịch vụ này trung tâm TTTV cần: Xây dựng cơ chế hoạt động, quy trình thực hiện dịch vụ trong đó quy định rõ những cách thức thực hiện, thời gian thực hiện dịch vụ, phƣơng thức thực hiện, các quy định về trả phí nếu có đối với các yêu cầu trong hệ thống.
Sự cần thiết phải thực hiện việc mƣợn liên thƣ viện đối với các cơ quan TT – TV khác:
- Về mặt chủ quan: Hiện nay, cơ quan TT TV đại học không có đủ tiềm lực để đáp ứng mọi yêu cầu của NDT, mặt khác chƣa phát huy hết đƣợc khả năng thực sự của bộ phận này. Nguồn nhân lực ngày càng chịu sự đòi hỏi ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi sinh viên tốt nghiệp phải có một nền tảng kiến thức khá vững. Chính điều này đã thúc đẩy sinh viên phải tăng cƣờng việc tự học, tự nghiên cứu cũng nhƣ phải tranh thủ và tận dụng các nguồn tin có thể có để làm giàu kiến thức cho mình. Trong thời điểm hiện tại, sự phối hợp giữa các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học là biện pháp hữu hiệu để giúp chính họ tăng cƣờng nguồn lực (nghiệp vụ, thông tin, kỹ thật…) và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, sự phối kết hợp với nhau cũng làm giảm đi nguy cơ lạc hậu của chính cơ quan TT – TV nhờ sức ép bắt kịp với sự phát triển chung của hệ thống cũng nhƣ sự giúp đỡ không nhỏ về vật chất của các cơ quan khác. Tăng cƣờng vị thế trong việc xây dựng các mối quan hệ quốc tế.
- Về mặt khách quan: Trong tiến trình “hiện đại hoá”, “tự động hoá” các cơ quan TT TVcác cơ quan TT TV luôn hƣớng tới xây dựng hệ thống mở giúp NDT có thể truy cập, sử dụng các tài nguyên trong cơ quan mình một các chủ động và không hạn chế về mặt thời gian và không gian thông qua hình thức phục vụ đa dạng. Việc tham gia các tổ chức và cơ quan liên kết và hợp tác cũng chính nhằm mục đích tăng tính mở cho cơ quan TT TV. Xét trên sự phát triển của các khoa học không thể
77
không nhắc đến mối quan hệ biện chứng giữa các ngành khoa học chính điều này đã dẫn đến thực trạng nguồn tài nguyên của mỗi cơ quan TTTV đại học (dù là chuyên ngành hay đa ngành) cũng khó mà đáp ứng đƣợc hết những NCT của NDT phục vụ cho nhu cầu học tập và giảng dạy. Thêm vào đó, sự phát triển của công nghệ thông tin và viễn thông phát triển, là cơ sở để các cơ quan TTTV đại học có thể tăng cƣờng hoạt động liên kết mà không bị trở ngại về không gian và thời gian.
Trung tâm cũng cần tiến hành mƣợn liên thƣ viện với các thƣ viện thuộc các trƣờng đại học khác nhất là các trƣờng trong Liên hiệp hội thƣ viện và các trƣờng có chuyên ngành đào tạo tƣơng đồng. Hiện nay, thƣ viện đang dùng các chuẩn biên mục: Bảng phân loại DDC, chuẩn mô tả AACR 2 và khổ mẫu biên mục MARC 21 là những chuẩn đang đƣợc rất nhiều các thƣ viện trong nƣớc áp dụng nhằm trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin.
Có rất nhiều nguyên nhân làm cho dịch vụ mƣợn liên thƣ viện chƣa thực hiện đƣợc ở các trƣờng, các trung tâm ngay cả các trung tâm thông tin thƣ viện thuộc liên hiệp hội thƣ viện phía Bắc mặc dù đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo các thƣ viện nhƣ: chƣa xây dựng đƣợc mục lục liên hợp, các thƣ viện dùng phần mềm khác nhau, việc chuẩn hóa trong hoạt động nghiệp vụ…nhƣng nguyên nhân chính là chƣa xây dựng hệ thống văn bản, quy định, quy trình mƣợn trả liên thự viện quy định rõ những chính sách, quyền lợi, trách nhiệm của các bên tham gia, cũng nhƣ thống nhất về quy trình mƣợn trả tài liệu. Cần phải có những văn bản (trên cơ sở nhất trí giữa các đơn vị) quy định rõ ràng về trách nhiệm, về khả năng và mức độ tham gia hợp tác giữa các thành viên, về việc sử dụng VTL, nguồn lực và thời gian… Những vấn đề trên càng sáng tỏ thì hệ thống vận hành càng nhịp nhàng và càng hiệu quả.
Do đó, để thực hiện đƣợc dịch vụ này hiệu quả ở tầm các trƣờng, các trung tâm thì việc xây dựng hệ thống các văn bản, quy định, nội quy càng phải đƣợc coi trọng, mặt khác cần kết hợp chặt chẽ với nhau trong công tác bổ sung tài liệu để tránh bổ sung trùng lặp. Chú trọng công tác đào tạo NDT tại trung tâm đảm bảo NDT nắm chắc và rõ quyền lợi cũng nhƣ trách nhiệm của mình.
78
3.1.8.Hội chợ sách và các cuộc thi viết về sách
Những năm gần đây, các hội chợ sách đang dần trở nên nhàm chán đối với các sinh viên. Để tránh tình trạng bão hòa này thƣ viện đã không ngừng thay đổi, đa dạng các hoạt động nhằm thu hút sinh viên.
- Đa dạng hóa các hoạt động. Kết hợp với các phòng ban khác nhƣ phòng phát triển cá nhân, phòng tuyển sinh…làm cho các hoạt động phong phú và mang nhiều màu sắc hơn.
- Tổ chức các buổi nói chuyện về sách và trƣng bày sách theo chuyên đề. - Thực hiện các cuộc thi viết cảm nhận về sách của thƣ viện cũng nhƣ sách