Hiện nay, trong trƣờng Đại học FPT có một viện nghiên cứu khoa học công nghệ trực thuộc, hai ban phát triển chƣơng trình( một của Đại học, một của cao đẳng). Các cán bộ làm việc tại đây luôn cần những thông tin mang tính tổng hợp, theo từng chuyên đề và phải đƣợc cung cấp thƣờng xuyên, nhanh chóng, kịp thời. Do đó, việc cung cấp dịch vụ này là cần thiết.
Dịch vụ này đƣợc tổ chức nhƣ sau:
- Trung tâm TTTV xây dựng các thƣ mục chuyên đề gửi tới viện nghiên cứu, ban phát triển chƣơng trình và các tổ bộ môn theo từng năm. Các chuyên đề này đƣợc xây dựng dựa trên khung chƣơng trình của nhà trƣờng.
- Các ban phát triển và viện nghiên cứu sẽ đăng ký và chọn các chuyên đề mình cần cung cấp. Có email xác nhận thông qua cán bộ quản lý.
81
- Theo định kỳ thỏa thuận của hai bên thƣ viện sẽ cung cấp thƣ mục những tài liệu mới nhất đƣợc chọn lọc theo từng chuyên đề.
Các sản phẩm đƣợc cung cấp qua dịch vụ này có thể là: thƣ mục thông báo sách mới, thƣ mục chuyên đề ( có tóm tắt, chú giải…), có thể có cả tài liệu gốc.
Việc thực hiện dịch vụ này đòi hỏi cán bộ giỏi chuyên môn nghiệp vụ, có hiểu biết sâu về chuyên ngành khoa học đang đƣợc đào tạo tại trƣờng, đƣợc định hƣớng của chính ngƣời làm công tác nghiên cứu, giỏi ngoại ngữ.
3.2.3.Dịch vụ tư vấn chuyên sâu
Đối với việc đào tạo bằng phƣơng pháp giảng dạy tích cực, ngƣời dạy hƣớng dẫn, đặt vấn đề và gợi ý cho ngƣời học chứ không phải cung cấp thông tin một chiều. Trên cơ sở những thông tin đó ngƣời học tự tìm hiểu, tự học bằng nhiều phƣơng pháp. Do đó sinh viên và học viên cao học rất cần sự tƣ vấn sâu trong việc tìm kiếm, thu thập, chọn lọc và sử dụng thông tin cho những bài học của mình theo yêu cầu của từng môn học.
Bên cạnh đó, đối với giảng viên và cán bộ nghiên cứu cũng có nhu cầu về tài liệu để phục vụ cho công tác nghiên cứu của họ.
Tuy nhiên, hiện nay tồn tại rất nhiều khó khăn xung quanh việc thu thập, tìm kiếm thông tin.
- Về phía NDT: Đa số sinh viên, cán bộ nghiên cứu và giảng dạy chƣa có thói quen coi thƣ viện là nơi cung cấp những thông tin tƣ vấn cho quá trình học tập và nghiên cứu của họ. Sinh viên thực sự chƣa tới thƣ viện yêu cầu tƣ vấn vì không đƣợc giảng viên hƣớng dẫn. Rất ít giảng viên nắm đƣợc danh mục tài liệu bổ trợ cho môn học có trong thƣ viện.
- Về thƣ viện: Phần lớn cán bộ thƣ viện có trình độ chuyên môn về ngành TTTV. Có các kỹ năng về tra cứu, tìm tin, tổ chức thực hiện các dịch vụ nhƣng kiến thức về các lĩnh vực khoa học khác thì hầu nhƣ không có. Do đó khả năng tƣ vấn bị hạn chế.
82
Trung tâm TTTV ĐH FPT đã xây dựng sản phẩm hƣớng dẫn chủ đề, bao gồm các môn học của sinh viên trong suốt các năm học. Đƣợc xây dựng trên sự phối hợp giữa giảng viên, ban phát triển chƣơng trình, cán bộ thƣ viện theo khung chƣơng trình chuẩn của Trƣờng. Tuy nhiên, việc tra cứu và sử dụng sản phẩm này chƣa cao, một phần do thói quen của NDT, một phần do giảng viên chƣa định hƣớng thƣờng xuyên cho học viên và sinh viên.
Do đó việc xây dựng dịch vụ tƣ vấn chuyên sâu là rất cần thiết và là đòi hỏi khách quan nhằm đƣa sản phẩm TTTV, cũng nhƣ VTL đến với bạn đọc.
Giải pháp của các thƣ viện tiên tiến là thƣ viện có đội ngũ cán bộ thƣ viện có kiến thức về từng lĩnh vực hoặc ngành khoa học. Công việc của họ là cung cấp các dịch vụ tƣ vấn và hỗ trợ nghiên cứu về một lĩnh vực nhất định nào đó. Phối hợp với giảng viên để hƣớng dẫn kỹ năng cho sinh viên và giữ vai trò bổ sung tài liệu về lĩnh vực hoặc lĩnh vực khoa học họ phụ trách. Tuy nhiên, với điều kiện của thƣ viện hiện nay thì việc thực hiện giải pháp này là không thể vì kinh phí hoạt động còn hạn chế, không thể có mức lƣơng đủ hấp dẫn dành cho cán bộ làm công tác này, rất khó tuyển dụng đƣợc. Vì vậy, tổ chức theo mô hình cộng tác viên trong đó sử dụng các giảng viên có năng lực, có nhiệt tình là lựa chọn phù hợp nhất. Vừa tiết kiệm đƣợc chi phí hoạt động, vừa tận dụng đƣợc nguồn nhân lực có tri thức và độ tin cậy của nguồn thông tin cao, có giá trị về nội dung. Mặt khác còn thúc đẩy nhu cầu cũng nhƣ làm mất đi độ ỳ của việc cập nhật kiến thức của giảng viên.
Cách thức thực hiện nhƣ sau: Mỗi khoa, bộ môn đề cử hoặc cá nhân đăng ký một giảng viên có trình độ chuyên môn làm cộng tác viên cho thƣ viện. Thƣ viện sẽ ký hợp đồng trách nhiệm và tập huấn các kỹ năng cơ bản về việc thực hiện các nghiệp vụ TTTV, quy trình thực hiện dịch vụ. Cộng tác viên sẽ là ngƣời thực hiện dịch vụ. Coi đây là một trách nhiệm trong công tác của mình. Các tổ, bộ môn, khoa cộng điểm đánh giá thi đua và xét tăng lƣơng, thƣởng cho cá nhân đó. Cộng tác viên có thể thực hiện dịch vụ bằng nhiều hình thức nhƣ: Tƣ vấn trực tiếp, lồng ghép vào chƣơng trình dạy học, tƣ vấn thông qua website, các trang của thƣ viện nhƣ worldpress, facebook, email của thƣ viện, điện thoại.
Nếu thực hiện tốt dịch vụ này NDT sẽ thuận lợi và chủ động trong việc khai thác VTL của thƣ viện. VTL của thƣ viện cũng đƣợc sử dụng có hiệu quả.
83
3.2.4.Dịch vụ gia hạn sách, xác nhận mượn trả qua di động
Trung tâm đang sử dụng dịch vụ báo hạn trả sách và gia hạn trả sách thông qua hệ thống email của trƣờng khá hiệu quả. Tuy nhiên, hệ thống này lại rất khó sử dụng khi mà nó đòi hỏi phải có mạng internet. Trong một số trƣờng hợp NDT có việc phải đi công tác hoặc sinh viên về quê ở những vùng không có mạng thì việc kiểm tra email thƣờng xuyên không dễ dàng. Thêm vào đó, đối với mỗi NDT khi tiến hành mƣợn hoặc trả sách lại không có bất kỳ một chứng cứ gì xác nhận việc mƣợn trả ngoài sự xác nhận bằng miệng của cán bộ mà cán bộ một ngày có thể tiếp rất nhiều NDT nên cũng không thể nhớ hết tất cả. Điều này dẫn đến tình trạng NDT không thể biết chắc đƣợc tình trạng mƣợn trả của mình. Chính vì vậy, để khắc phục những hạn chế này thì việc nghiên cứu để đƣa dịch vụ gia hạn sách và xác nhận mƣợn trả thông qua mạng di động là điều cần thiết.
Hiện nay, hầu hết NDT của trung tâm đều có điện thoại di động, thƣ viện đang sử dụng phần mềm tích hợp nên việc triển khai dịch vụ này rất khả thi.
Theo khảo sát NDT tại trung tâm TTTV ĐH FPT thì dịch vụ này chiếm số lƣợng lớn NDT mong muốn thƣ viện triển khai trong tƣơng lai.
Hình 3.1: Mức độ mong muốn của NDT về các SP & DV tại trung tâm TTTV ĐH FPT trong tƣơng lai.
84 Cách thức thực hiện dịch vụ nhƣ sau:
- Thƣ viện sẽ dùng mạng điện thoại tích hợp với phần mềm để thông báo cho NDT tình trạng mƣợn trả sách thƣ viện ngay sau khi NDT thực hiện việc mƣợn trả sách tại quầy bao gồm các tình trạng: Đang mƣợn bao nhiêu cuốn sách, tên sách, thời hạn trả. Trả những cuốn nào, còn nợ hay đã trả hết.
- Báo hạn trả và gia hạn sách: báo cho NDT về hạn trả tài liệu của những tài liệu gần đến hạn trƣớc 1 ngày.
Để triển khai dịch vụ này thƣ viện cần những điều kiện sau:
- Thƣ viện thiết lập tài khoản cho NDT nhất thiết phải có số điện thoại di động.
- Phần mềm thƣ viện là phần mềm tích hợp.
- Có một đầu số viễn thông hoặc sim 3G để kết nối mạng viễn thông. Trong điều kiện số lƣợng NDT nhiều thì đăng ký sử dụng một đầu số viễn thông sẽ rẻ hơn rất nhiều.
3.3. Nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghiệp cho cán bộ thƣ viện
Cán bộ thƣ viện luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động TTTV. Giữ vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của cơ quan, thƣ viện mình. Họ phục vụ dựa trên các kho sƣu tập và NCT của NDT. Từ vai trò là ngƣời trông giữ kho trong các thƣ viện truyền thống, họ trở thành ngƣời biên tập thông tin, tổ chức thông tin, và tƣ vấn thông tin. Thực hiện chức năng quan trọng của thƣ viện là tổ chức tài liệu sao cho hữu ích nhất đối với NDT và tăng khả năng truy cập tới các nguồn tài liệu cả truyền thống và số hóa.
Trƣớc sự bùng nổ thông tin nhƣ hiện nay, những phƣơng thức truyền tin thay đổi cũng làm thay đổi đáng kể cấu trúc của các thƣ viện. Do đó, ngoài việc nắm vững những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thì cán bộ thƣ viện cũng cần có những kỹ năng nhƣ: kỹ năng tìm kiếm, phân tích, đánh giá nguồn tài nguyên, năng lực cá nhân và khả năng thích ứng để phục vụ có hiệu quả trong môi trƣờng thƣ viện đang phát triển nhanh chóng. Đặc biệt là phải thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể sử dụng đƣợc những công cụ hiện đại và khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu.
85
Hiện nay, các cán bộ thƣ viện đang cố gắng để đạt mục tiêu: Tăng khả năng truy cập thông tin; thu thập thông tin nhanh hơn; xác định vị trí, phân tích và kết nối tới thông tin một cách tinh vi hơn; tiếp tục nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ thƣ viện và tăng các khoản đầu tƣ cho công nghệ. Trong đó, việc nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ thƣ viện phải có chiến lƣợc lâu dài, từng bƣớc nâng cao trình độ cán bộ hiện có và công tác tuyển dụng cũng phải đƣợc quan tâm thích đáng.
Tuy nhiên, việc bồi dƣỡng nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn: Số cán bộ ít, các lớp học về chuyên môn nghiệp vụ chƣa nhiều, chƣa phân rõ trình độ của từng nhóm đối tƣợng cán bộ theo trình độ chuyên môn.
Nâng cao trình độ cán bộ bao gồm cả cán bộ quản lý và cán bộ thƣ viện. - Về cán bộ quản lý: Cần phải có năng lực cá nhân trong việc tổ chức, quản lý công việc, có thể đánh giá năng lực cá nhân của từng cán bộ để từ đó có thể sắp xếp, bố trí những vị trí công tác thích hợp để cán bộ phát huy hết khả năng của mình.Luôn không ngừng học hỏi kinh nghiệm từ các cơ quan thƣ viện tiên tiến trong và ngoài nƣớc, có tầm nhìn nắm bắt đƣợc xu thế phát triển của NCT và NDT trong tƣơng lai, từ đó có định hƣớng phát triển và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. Cán bộ quản lý cần thƣờng xuyên đƣợc đào tạo về trình độ chính trị, kỹ năng quản lý…tham gia các hội nghị, hội thảo, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ của ngành TTTV.
- Về nhóm cán bộ TTTV: Là nhân tố quan trọng, quyết định hiệu quả của hoạt động TTTV. Họ trực tiếp thực hiện các SP & DV của thƣ viện do đó chất lƣợng của SP & DV phụ thuộc rất nhiều ở cán bộ thƣ viện. Chính vì vậy việc đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ, tin học là việc cần đƣợc quan tâm. Việc đào tạo cán bộ phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục và có kế hoạch cụ thể. Thƣờng xuyên tổ chức cho cán bộ đi khảo sát, tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các thƣ viện tiên tiến.
Bên cạnh những kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ làm công tác thƣ viện cũng phải đƣợc đào tạo các kỹ năng liên quan đến kỹ năng mềm: Tâm lý giao tiếp trong môi trƣờng thƣ viện, kỹ năng trao đổi và tham vấn, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng xử lý xung đột, kỹ năng giải quyết vấn đề, tƣ duy phê phán…
86
Không chỉ đào tạo cho cán bộ thƣ viện mà thƣ viện còn thực hiện đào tạo chuyên môn cho cán bộ phụ trách hỗ trợ về mặt CNTT cho trung tâm có kiến thức về thƣ viện để họ có hiểu biết, sẵn sàng hỗ trợ thƣ viện về tin học, quản trị và bảo trì hệ thống mạng, máy tính và phần mềm quản trị của trung tâm.
3.4. Đào tạo ngƣời dùng tin
NDT là đối tƣợng phục vụ của thƣ viện. Là yếu tố cấu thành nên hoạt động của các cơ quan TTTV. Họ vừa là ngƣời sử dụng, đánh giá chất lƣợng của các SP & DV của thƣ viện vừa là chủ thể tạo ra thông tin mới. Khi thỏa mãn NCT của NDT tức là hoạt động TTTV đạt hiệu quả.
Khả năng tiếp cận nguồn tin của NDT quyết định kết quả sử dụng các SP & DV của cơ quan TTTV. Nếu kỹ năng tìm tin, sử dụng thông tin cũng nhƣ những SP & DV của NDT bị hạn chế sẽ ảnh hƣởng đến kết quả tìm tin. Thêm vào đó, SP & DV ngày càng phát triển đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung do tác dộng của sự phát triển khoa học và công nghệ, ứng dụng kỹ thuật trong quá trình xử lý thông tin và tài liệu của các cơ quan TTTV. Chính điều này tác động mạnh đến sự cần thiết của công tác đào tạo, hƣớng dẫn NDT tại Trung tâm TTTV ĐH FPT. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà NDT chƣa thực sự chủ động trong việc tiếp cận đến các SP & DV của thƣ viện.
Hƣớng dẫn NDT không chỉ dừng lại ở việc hiểu những quy đinh, nội quy thƣ viện, biết sử dụng các SP & DV mà quan trọng phải định hƣớng đƣợc cho NDT cách xác định những thông tin, sản phẩm nào cần thiết phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu của họ.
Đối với Trung tâm TTTV ĐH FPT việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT là sinh viên đƣợc thực hiện ngay từ khi vào trƣờng thông qua buổi orientation của nhà trƣờng. Riêng cán bộ, giảng viên chƣa tổ chức đƣợc các buổi hƣớng dẫn. Các quy định, nội quy, VTL, phƣơng pháp truy cập, tìm kiếm đƣợc hƣớng dẫn cụ thể. Tuy nhiên, do hạn chế về mặt thời gian ít, lƣợng thông tin nhiều, sinh viên không đƣợc thực hành ngay nên rất khó để hiểu và khi thực hiện vẫn chƣa thể tìm tin ngay lần đầu. Do đó Trung tâm TTTV ĐH FPT cần thực hiện việc đào tạo cho NDT:
87
- Thực hiện riêng buổi đào tạo cho NDT tại thƣ viện, thực hành tìm tin trên thực tế CSDL và các công cụ tìm kiếm của thƣ viện. Thông qua đó phổ biến các SP & DV hiện có của thƣ viện đến bạn đọc.
- Tổ chức đào tạo sử dụng thƣ viện cho cán bộ, giảng viên vì đây cũng là những kênh thông tin, truyền thông vốn tài nguyên, SP & DV của thƣ viện đến với NDT là sinh viên. Giảng viên đóng vai trò định hƣớng nguồn tài liệu của môn học cho sinh viên.
3.5. Các giải pháp bổ trợ
3.5.1.Hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc hoàn thiện các SP & DV đã có cũng nhƣ triển khai các SP & DV mới. Cơ sở vật chất, trang thiết bị ảnh hƣởng trực tiếp đến mức độ sử dụng và hiệu quả khai thác các SP & DV thông tin tại cơ quan TTTV. Do đó, để thu hút NDT sử dụng và khai thác các SP & DV của trung tâm TTTV có hiệu quả thì cần tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, đồng bộ.
Trung tâm TTTV ĐH FPT đƣợc đánh giá là trung tâm có cơ sở vật chất khá hiện đại và đầy đủ, tuy nhiên trung tâm vẫn còn những tồn tại cần khắc phục nhƣ