12. LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN 1HÔNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.2.3. Truyền thông trong tổ chức
Theo Varey và White (2000)15, có hai hệ thống thông tin có mối quan hệ tương hỗ trong tổ chức:
+ Hệ thông nội bộ: nhăm mục đích giúp tô chức có khả năng đáp ứng
những mục tiêu của nó băng cách thu thập và phân tích các dừ liệu về những sự kỳ vọng, thái độ và điêu kiện từ môi trường bên ngoài thông qua các kênh truyền thông bên ngoài.
14 Bell và Bell, trích d ẫ n trong Cutlip và các tác giả. 2 0 0 0 , tr.24
+ Hệ thống đổi ngoại: hoạt động mục đích giới thiệu các thông tin về các quy trình bên trong của tổ chức với môi trường bên ngoài trong một nỗ lực nhằm gây ảnh hưởng đến hành vi của các nhóm công chúng khác nhau.
Theo Theaker, có khá nhiều yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến việc đặt ra ưu tiên cho các chương trình truyền thông trong một tổ chức và quyết định phương pháp thực hiện chương trình truyên thông. Sau đây là một số yếu tố có ảnh hưởng quan trọng nhất.
+ Lĩnh vực hoạt động: một khu vực hoạt động ốn định, vững chẳc
thì sẽ dễ có các chương trình PR/truyên thông có kế hoạch và được duy trì liên tục. Các lĩnh vực hoạt động mới, phát triến nhanh và không ôn định như môi trường dot.com sẽ đòi hỏi những chương trình đón đầu, có tính phản ứng nhanh và thay đổi nhanh. Tốc độ của sự phát triển và khả năng thay đổi hướng nhanh sẽ là điều kiện tiên quyết đổi với các lĩnh vực hoạt động phát triển nhanh và không ốn định.
Hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau cũng đòi hỏi sự quan tâm ở những khía cạnh khác nhau. Một nhà sản xuất hoặc nhà bán lẻ các mặt hàng tiêu dùng được tiêu thụ mạnh rất cân tập trung ưu tiên vào truyền thông marketing, trong khi một tổ chức thương mại hoặc tô chức chuyên nghiệp có thể đòi hỏi các hoạt động PR chủ yêu là truyên thông giữa các thành viên của tổ chức hoặc các hoạt động lobby. Hoạt động truyền thông trong lĩnh vực phục vụ công chúng và các lĩnh vực phi lợi nhuận - những lĩnh vực mà trách nhiệm đối với công chúng là yếu tố quan trọng - thì sẽ có những đặc điểm riêng, còn hoạt động trong lĩnh vực tư nhân - lĩnh vực mà trách nhiệm của các cổ đông và lợi nhuận là yếu tố chủ chốt, lại đòi hỏi tạo ra một hệ thống các ưu tiên khác.
+ Quy mô: các tổ chức nhỏ sẽ có bộ phận PR nhỏ. Trên thực tế
công tác truyền thông sẽ được ghép vào một bộ phận khác, thường là marketing, hoặc là một phân của công việc của một cá nhân. Thậm chí công tác truyền thông ở những tổ chức này còn có thể được giao cho một cá nhân bên ngoài hoặc bộ phận tư vấn (thuê người ngoài hoặc thuê dịch vụ tư vấn). Tầm hoạt động có thê bị hạn chế hoặc do một người làm công tác PR chung chung đảm nhận. Mặc dù vậy, sự đóng góp của nsười làm truyền thông ở những tổ chức này vẫn rất quan trọng. Các tổ chức lớn sẽ có nhữno
bộ phận PR lớn hơn. Tại đây hoạt động PR sẽ được chia ra thành các đơn vị hoặc các bộ phận chức năng, có các chuyên gia đảm nhận những vai trò chuyên biệt.
+ Công chủng: phạm vi của các hoạt động truyền thông có thể chịu
ảnh hưởng mạnh mẽ bởi đặc điểm của các nhóm công chúng có liên quan đến những hoạt động này.
+ Phạm vi: các loại công chúng liên quan. Một số tổ chức, ví dụ
như các nhà sản xuất khai thác thị trường ngách, có thể có một phạm vi công chúng hạn chế. Những tổ chức khác, ví dụ như Bộ Y tế, có thể có phạm vi công chúng rất rộng.
+ So lượng và địa điếm', một số tố chức có các công chúng tạo thành
những khối riêng, ví dụ các nhà buôn xe có các nhóm khách hàng, các nhà cung cấp và các nhân viên. Các nhóm khác, ví dụ các nhà tư vấn PR, sẽ có nhiều loại công chúng liên quan đến từng dự án. Một số tổ chức có các công chúng nằm rải trên một khu vực địa lý rộng lớn hoặc các nhóm kinh tế - xã hội. Các nhóm khác đặt trọng tâm vào một số lĩnh vực tập trung nhất định.
+ Anh hưởng và quyển lực: có những nhóm công chúng, mặc dù
nhỏ, nhưng có thể gây nhiều ảnh hưởng và có khả năng tập trung quyền lực trong tay. Ví dụ, có một sổ nhóm công chúng có khả năng gây áp lực, đặc biệt nếu họ lôi cuốn được sự ủng hộ của công chúng. Chính phủ Anh đã phải giảm bởi thử nghiệm về thực phâm biến đôi gen trước sự phản kháng của các nhà hoạt động bảo vệ sức khoẻ và công chúng ủng hộ quan điểm của những nhà hoạt động này.
+ Môi liên hệ với tô chức: các nhân viên là ví dụ của nhóm công
chúng có liên quan mật thiêt với tô chức. Các nhóm công chúng khác có một moi liên hệ xa hơn, ví dụ như các nhóm gây áp lực.
Tất cả những yếu tố trên có khả năng gây ảnh hưởng đến phạm vi và nội dung chất lượng của các chương trình truyền thông do các tổ chức hoạch định và thực hiện.
Theo Đỗ Hoàng Toàn16, bộ máy quản lý nhà nước chịu tác động của bốn nhân tố chính: 1/ Thể chế xã hội; 2/ Thói quen, tập quán pháp luật xã hội; 3/ Trình độ phát triển của lực lượng sản xuất xã hội; 4/ Tác động học hỏi của Nhà nước đối với bộ máy quản lý của các nước khác. Khi xem xét đến những yếu tố gây ảnh hưởng đến công tác truyền thông của các cơ quan quản lý nhà nước, không thể không xem xét đên bốn nhân tố này. Cơ quan quản lý nhà nước là những tổ chức có vai trò lãnh đạo các ngành, các cấp. Theo Putnis và Petelin17, lãnh đạo không phải là việc điều khiển người khác thông qua sự thống trị và ép buộc. Lãnh đạo thể hiện một mối quan hệ hỗ tương giữa những người lãnh đạo và các thành viên khác trong nhóm có lợi ích liên quan với nhau. Lãnh đạo là một quá trình tạo ra sự hợp tác chứ không phải việc sử dụng quyền lực đế tác động. Hai học giả này cho răng lãnh đạo là một quá trình thông tin tương hỗ “có qua có lại” được thực hiện trong một tình huống đặc biệt mà ở đó các cá nhân gây ảnh hưởng đến thái độ và hành vi của những .người khác để thúc đây việc đạt được mục đích của cá nhân và nhóm.
Có thể thấy rằng lãnh đạo là một quả trình truyền thông/giao tiếp.
Lãnh đạo là một quá trình ảnh hưởng xã hội nảy sinh từ môi quan hệ giữa nhà lãnh đạo và các thành viên khác trong nhóm. Sự lãnh đạo được thê hiện thông qua hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ hơn là những phương tiện mang tính ép buộc. Như vậy, hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước với tư cách là các tô chức lãnh đạo cũng chính là hoạt động truyền thông giao tiếp. Nói cách khác, truyền thông giao tiếp là một hoạt động cơ bản của các cơ quan quản lý nhà nước.
Hoạt động lãnh đạo được thực hiện trong nhiều hoàn cảnh đa dạng. Tuy nhiên, những hành vi lãnh đạo tập trung chủ yêu ở hai loại: hành vi quan hệ và hành vi giao nhiệm vụ:
+ Hành vi quan hệ: bao gôm việc thúc đây đạo đức, tăng cường sự
đoàn kết gắn bó trong nhóm, tổ chức, tạo sự đồng thuận, giảm bớt mâu