Lập kế hoạch là bƣớc đầu tiờn và quan trọng nhất trong quy trỡnh kế hoạch hoỏ. Nú đũi hỏi nhà quản trị phải xỏc định cỏc mục tiờu một cỏch cú ý thức, cú căn cứ và đƣa ra cỏc quyết định trờn cơ sở mục tiờu, sự hiểu biết và những đỏnh giỏ thận trọng. Lập kế hoạch phải tuõn thủ theo một quy trỡnh với cỏc bƣớc đi cụ thể.
- Bƣớc 1: Nhận thức cơ hội trờn cơ sở xem xột đỏnh giỏ mụi trƣờng bờn trong và bờn ngoài doanh nghiệp, xỏc định thành phần cơ bản của mụi trƣờng
doanh nghiệp, đƣa ra cỏc thành phần cú ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp, thu thập và phõn tớch thụng tin về thành phần này; tỡm hiểu cỏc cơ hội cú thể cú trong tƣơng lai và xem xột một cỏch toàn diện, rừ ràng, biết đƣợc doanh nghiệp đang đứng ở đõu trờn cơ sở điểm mạnh và điểm yếu của mỡnh. Hiểu rừ tại sao doanh nghiệp phải giải quyết những điều khụng chắc chắn và biết hy vọng thu đƣợc gỡ. Việc đƣa ra cỏc mục tiờu thực hiện của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch phụ thuộc vào những phõn tớch này.
- Bƣớc 2: Thiết lập nhiệm vụ, mục tiờu cho toàn doanh nghiệp và cho cỏc đơn vị cấp dƣới. Cỏc mục tiờu sẽ xỏc định kết quả cần thu đƣợc và chỉ ra cỏc điểm kết thỳc trong cỏc việc cần làm, nơi nào cần phải đƣợc chỳ trọng ƣu tiờn và cỏi gỡ cần hoàn thành bằng một hệ thống cỏc chiến lƣợc, cỏc chớnh sỏch, cỏc thủ tục, cỏc ngõn quỹ, cỏc chƣơng trỡnh.
- Bƣớc 3: Xõy dựng kế hoạch tổng thể
Doanh nghiệp so sỏnh cỏc nhiệm vụ, mục tiờu với kết quả nghiờn cứu về mụi trƣờng bờn trong và bờn ngoài. Xỏc định sự khỏc biệt giữa chỳng và bằng việc sử dụng những phƣơng phỏp phõn tớch đƣa ra cỏc phƣơng ỏn kế hoạch khỏc nhau. Lập kế hoạch tổng thể phỏc thảo hỡnh ảnh tƣơng lai của doanh nghiệp trong cỏc lĩnh vực kinh doanh khỏc nhau và cỏc năng lực cú thể khai thỏc. Bƣớc này gồm những khõu cụ thể:
+ Xỏc định cỏc phƣơng ỏn kế hoạch: Xỏc định cỏc phƣơng ỏn hợp lý, tỡm ra phƣơng ỏn cú nhiều triển vọng nhất.
+ Đỏnh giỏ cỏc phƣơng ỏn lựa chọn: Sau khi tỡm đƣợc cỏc phƣơng ỏn cú triển vọng nhất cần tiến hành đỏnh giỏ và xem xột điểm mạnh và điểm yếu của từng phƣơng ỏn dựa trờn cơ sở định lƣợng cỏc chỉ tiờu của từng phƣơng ỏn; cú phƣơng ỏn mang lợi nhuận ớt hơn những cũng ớt rủi ro hơn; một phƣơng ỏn khỏc lại cú thể thớch hợp với cỏc mục tiờu dài hạn của doanh nghiệp …
+ Lựa chọn phƣơng ỏn cho kế hoạch: Đõy là khõu mang tớnh quyết định đến việc cho ra đời bản kế hoạch. Việc quyết định một trong số cỏc phƣơng ỏn kế hoạch phụ thuộc vào những ƣu tiờn về mục tiờu cần thực hiện trong thời kỳ kế hoạch. Trong quỏ trỡnh lựa chọn phƣơng ỏn cũng cần phải lƣu ý đến những phƣơng ỏn dự phũng và những phƣơng ỏn phụ để sử dụng trong những trƣờng hợp cần thiết.
- Bƣớc 4: Xỏc định cỏc chƣơng trỡnh, dự ỏn. Đõy là cỏc phõn hệ của kế hoạch tổng thể. Cỏc chƣơng trỡnh thƣờng xỏc định sự phỏt triển của một trong cỏc mặt hoạt động quan trọng của đơn vị kinh tế nhƣ: chƣơng trỡnh hoàn thiện cụng nghệ, chƣơng trỡnh kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, chƣơng trỡnh tớnh toỏn dự trữ… cũn cỏc dự ỏn thƣờng định hƣớng đến một mặt hoạt động cụ thể hơn nhƣ dự ỏn phỏt triển thị trƣờng, đổi mới sản phẩm… Thụng thƣờng một chƣơng trỡnh ớt đứng riờng một mỡnh, nú thƣờng là bộ phận của hệ thống phức tạp cỏc chƣơng trỡnh, phụ thuộc vào một số chƣơng trỡnh và ảnh hƣởng tới một số chƣơng trỡnh khỏc. Dự là chƣơng trỡnh lớn hay chƣơng trỡnh bộ phận thỡ nội dung của việc xõy dựng cỏc chƣơng trỡnh đều bao gồm: xỏc định cỏc mục tiờu, nhiệm vụ; cỏc bƣớc tiến hành; cỏc nguồn lực cần sử dụng và cỏc yếu tố khỏc cần thiết để tiến hành chƣờng trỡnh hành động cho trƣớc; những yờu cầu về ngõn sỏch cần thiết. Cỏc dự ỏn thƣờng đƣợc xỏc định một cỏch chi tiết hơn chƣơng trỡnh, nú bao gồm cỏc thong số về tài chớnh và kỹ thuật, cỏc tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử dụng nguồn lực, hiệu quả kinh tế tài chớnh.
- Bƣớc 5: Lập hệ thống cỏc kế hoạch chức năng (kế hoạch bộ phận) và ngõn sỏch.
Mục tiờu của cỏc kế hoạch kinh doanh thƣờng hƣớng tới là: Đỏp ứng đũi hỏi của thị trƣờng; nõng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh, quản lý một cỏch cú hiệu quả hơn cỏc nguồn lực; Đảm bảo thực hiện chiến lƣợc kinh
doanh đó chọn, cụ thể là: thực hiện cỏc mục tiờu chiến lƣợc, kiểm soỏt quỏ trỡnh triển khai chiến lƣợc. Để thực hiện đƣợc những mục tiờu đú, kế hoạch tổng thể cần phải đƣợc cụ thể hoỏ bằng hệ thống cỏc kế hoạch chức năng, xem nhƣ đú là cỏc kế hoạch bộ phận để chỉ đạo và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống cỏc kế hoạch chức năng bao gồm: kế hoạch sản xuất sản phẩm, phỏt triển nhõn sự, triển sản phẩm mới; kế hoạch mua sắm thiết bị; nguyờn vật liệu; kế hoạch kế hoạch tài chớnh, kế hoạch marketing; ...
Sau khi cỏc kế hoạch bộ phận đƣợc xõy dựng xong cần lƣợng hoỏ chỳng dƣới dạng tiền tệ cỏc dự đoỏn về mua sắm cỏc yếu tố sản xuất, phục vụ bỏn hàng, nhu cầu vốn,... gọi là lập ngõn sỏch. Ngõn sỏch núi chung của DN biểu thị tổng toàn bộ thu nhập và chi phớ, lợi nhuận hay số dƣ tổng hợp và cỏc khoản mục cõn đối chớnh nhƣ chi tiờu tiền mặt hay chi phớ đầu tƣ. Ngoài ngõn sỏch chung mỗi bộ phận hay chƣơng trỡnh của doanh nghiệp cũng cần soạn lập
ngõn sỏch riờng của mỡnh.
Cỏc kế hoạch chức năng và ngõn sỏch trờn thực tế cú mối quan hệ mật thiết với nhau và cần phải thống nhất trong quỏ trỡnh xõy dựng nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và cú hiệu quả giữa cỏc chức năng trong doanh nghiệp .
Trong nền kinh tế thị trƣờng, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiờn quyết định sự thành cụng của cỏc kế hoạch doanh nghiệp cũng nhƣ việc thực hiện mục tiờu chiến lƣợc, do vậy, kế hoạch marketing sẽ là trung tõm và cơ sở của mọi kế hoạch tỏc nghiệp khỏc. Ngõn sỏch sẽ trở thành một phƣơng tiện để kết hợp cỏc kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiờu chuẩn quan trọng để đo lƣờng sự tăng tiến của kế hoạch.
- Bƣớc 6: Đỏnh giỏ, hiệu chỉnh cỏc pha của kế hoạch. Đõy cú thể coi là bƣớc thẩm định cuối cựng trƣớc khi cho ra một văn bản kế hoạch. Cỏc nhà lónh đạo doanh nghiệp cựng với cỏc nhà chuyờn mụn kế hoạch cũng nhƣ chức
năng khỏc, cú thể sử dụng thờm đội ngũ chuyờn gia, tƣ vấn kiểm tra lại cỏc mục tiờu, chỉ tiờu, cỏc kế hoạch chức năng, ngõn sỏch, cỏc chớnh sỏch…, phõn định kế hoạch theo cỏc pha cú liờn quan đến tổ chức thực hiện kế hoạch, trờn cơ sở đú tiến hành cỏc phờ duyệt cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch cho cỏc cấp thực hiện.