cỏc yờu cầu:
- Cụng tỏc kế hoạch hoỏ trong đơn vị phải đảm bảo tớnh hiệu quả: Việc lập kế hoạch phải căn cứ vào nhu cầu thị trƣờng và năng lực tiềm năng của đơn vị, sử dụng hiệu quả cỏc nguồn lực của đơn vị; tiếp tục xoỏ bỏ bao cấp, mọi sự bảo hộ sản xuất kinh doanh phải thực hiện ngoài lĩnh vực kinh doanh.
- Kế hoạch phải vừa đảm bảo tớnh khả thi vừa cú tham vọng: Tớnh khả thi tức là kế hoạch phải đảm bảo cõn bằng giữa “Năng lực kế hoạch và năng lực thực hiện”. Cú tham vọng là cơ sở cho sự phỏt triển.
- Kế hoạch đề ra phải cú tớnh linh hoạt để cú thể ứng phú với sự thay đổi của mụi trƣờng kinh doanh.
- Đảm bảo kết hợp đỳng đắn cỏc lợi ớch trong đơn vị: Yờu cầu này cần phải quỏn triệt ở mọi khõu của cụng tỏc kế hoạch.
- Cụng tỏc kế hoạch hoỏ phải đảm bảo tớnh hệ thống - đồng bộ: Yờu cầu này đảm bảo cho hệ thống mục tiờu của đơn vị cú tớnh đồng hƣớng gúp phần thực hiện mục tiờu bao chựm của đơn vị.
3.2. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ TẠI BƢU ĐIỆN TỈNH YấN BÁI
Xuất phỏt từ những hạn chế của cụng tỏc kế hoạch hoỏ đƣợc phõn tớch ở chƣơng II và phƣơng hƣớng hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch húa đó trỡnh bày trờn. Trong khuõn khổ của luận văn này, tụi xin đề xuất một số giải phỏp chủ yếu để khắc phục một phần của những hạn chế đƣợc coi là nổi cộm đƣợc phõn tớch chƣơng II, những giải phỏp đú bao gồm:
3.2.1. Tăng cƣờng nghiờn cứu và phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh
* Mục đớch của giải phỏp
Tăng cƣờng nghiờn cứu và phõn tớch mụi trƣờng giỳp cho Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cú thể đỏnh giỏ hết đƣợc những tỏc động của mụi trƣờng kinh doanh. Từ đú nhỡn thấy cơ hội và thỏch thức; điểm mạnh và điểm yếu. Đõy là những căn cứ quan trọng để lập kế hoạch kinh doanh.
* Nội dung của giải phỏp
Việc nghiờn cứu và phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xỏc định danh sỏch những yếu tố chớnh tạo nờn mụi trƣờng kinh doanh:
Bƣớc 2: Xỏc định xu hƣớng cơ bản của mỗi yếu tố của mụi trƣờng kinh doanh đó xỏc định.
Bƣớc 3: Xỏc định những ảnh hƣởng của cỏc xu hƣớng đú tới đơn vị Bƣớc 4: Xỏc định cơ hội, thỏch thức và điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị
Tất cả cỏc bộ phận chức năng và đơn vị trực thuộc. Đặc biệt là cỏc đơn vị trực thuộc, giải phỏp này là một cụng cụ quan trọng để xõy dựng kế hoạch cú tớnh sỏng tạo.
* Điều kiện ỏp dụng gải phỏp:
- Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi phải hệ thống quản lý thụng tin nội bộ;
- Bộ phận trực tiếp giao dịch với khỏch hàng phải cú kỹ năng giao tiếp và thu thập thụng tin về khỏch hàng;
- Cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch cần đƣợc trang bị kiến thức về quản lý kinh tế, cú kỹ năng và cụng cụ phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh, cú kỹ năng tỡm kiếm thụng tin.
3.2.2. Đẩy mạnh và nõng cao chất lƣợng cụng tỏc dự bỏo
* Mục đớch của giải phỏp
Đề xuất hai phƣơng phỏp dự bỏo: phƣơng phỏp ngoại suy và phƣơng phỏp chuyờn gia cú thể ỏp dụng để xỏc định nhu cầu thị trƣờng tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi.
Dự bỏo là một cụng cụ quan trọng trong quỏ trỡnh lập kế hoạch. Cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi chủ yếu sử dụng kinh nghiệm để dự bỏo nhu cầu thị trƣờng, trong điều kiện kinh doanh mới thỡ cỏch dự bỏo này khụng hiệu quả. Vậy, giải phỏp nhằm nõng cao chất lƣợng dự bỏo, đặc biệt trong việc dự bỏo nhu cầu thị trƣờng.
* Nội dụng của giải phỏp
- Phƣơng phỏp ngoại suy
Xột về đặc điểm và sự phỏt triển của nhu cầu về dịch vụ bƣu chớnh, viễn thụng tại thị trƣờng tỉnh Yờn Bỏi trong nhiều năm, ta thấy nú luụn cú xu hƣớng tăng tƣơng đối ổn định qua cỏc năm, những nhõn tố ảnh hƣởng chung nhất đến sự phỏt triển của nhu cầu thị trƣờng nhƣ: sự phỏt triển kinh tế – xó hội, giỏ cƣớc cỏc dịch vụ, mật độ dõn số vẫn đƣợc duy trỡ trong thời gian tới
và nhỡn chung khụng cú sự tỏc động mạnh từ bờn ngoài làm cho nhu cầu bƣu chớnh viễn thụng tại thị trƣờng này cú sự thay đổi bất thƣờng. Kết hợp với đặc điểm cụng tỏc kế hoạch hoỏ là xõy dựng kế hoạch theo năm nờn Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cú thể dự bỏo nhu cầu thị trƣờng bằng phƣơng phỏp ngoại suy.
Để vận dụng phƣơng phỏp này cần xỏc định cỏc yếu tố tỏc động đến sự tăng giảm nhu cầu thị trƣờng, thu thập thụng tin quỏ khứ và sử dụng cụng cụ
để xõy dựng mối tƣơng quan giữa cỏc yếu tố với nhu cầu thị trƣờng. Vớ dụ: Dự bỏo mật độ sử dụng điện thoại trong những năm tới
Mật độ sử dụng điện thoại (MDSD) núi lờn số thuờ bao điện thoại trờn 100 dõn. Chỉ tiờu này cú mối quan hệ tỷ lệ nghịch với giỏ cƣớc sử dụng điện thoại (CLD) và tỷ lệ thuận với thu nhập bỡnh quõn trờn đầu ngƣời (GDP). Vậy cú thể xỏc định mối tƣơng quan giữa mật độ sử dụng điện thoại, giỏ cƣớc và thu nhập bỡnh quõn trờn đầu ngƣời.
Bảng số liệu 3.1: Số liệu về mật độ điện thoại, giỏ cƣớc, thu nhập bỡnh quõn đầu ngƣời trong 10 năm 1997-2006
Năm 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 MDSD 0.32 0.38 0.39 0.41 0.6 0.9 1.6 2.7 3.8 5.3
CLD 4 4 4 4 3.5 3 2.8 4.8 5.7 7
GDP 1 1.1 1.18 1.85 2.6 3.2 3.9 4.8 5.7 7
Nguồn trớch: Phũng Kế hoạch - Đầu tư
Ordinary Least Squares Estimation
******************************************************************************* Dependent variable is MDSD 14 observations used for estimation from 1993 to 2006 ******************************************************************************* Regressor Coefficient Standard Error T-Ratio[Prob] INPT 2.4628 2.8205 .87317[.401] CLD -.84194 .62679 -1.3433[.206] GDP .64582 .22601 2.8575[.016] ******************************************************************************* R-Squared .97560 R-Bar-Squared .97116 S.E. of Regression .54163 F-stat. F( 2, 11) 219.8929[.000] Mean of Dependent Variable 3.3286 S.D. of Dependent Variable 3.1895 Residual Sum of Squares 3.2270 Equation Log-likelihood -9.5927 Akaike Info. Criterion -12.5927 Schwarz Bayesian Criterion -13.5513 DW-statistic .36181 ******************************************************************************* Diagnostic Tests ******************************************************************************* * Test Statistics * LM Version * F Version * ******************************************************************************* * * * * * A:Serial Correlation*CHSQ( 1)= 10.1255[.001]*F( 1, 10)= 26.1333[.000]* * * * * * B:Functional Form *CHSQ( 1)= 11.8472[.001]*F( 1, 10)= 55.0317[.000]* * * * * * C:Normality *CHSQ( 2)= .90328[.637]* Not applicable * * * * * * D:Heteroscedasticity*CHSQ( 1)= .85500[.355]*F( 1, 12)= .78052[.394]* ******************************************************************************* A:Lagrange multiplier test of residual serial correlation B:Ramsey's RESET test using the square of the fitted values C:Based on a test of skewness and kurtosis of residuals D:Based on the regression of squared residuals on squared fitted values
Từ kết quả trờn, ta cú hàm thể hiện mối tƣơng quan của MDSD, CLD, GDP nhƣ sau:
MDSD = 2.4628 – 0.84194CLD + 0.64582GDP (1)
Hàng năm, cú số liệu về CLD và GDP thay vào cụng thức (1) ta cú mật độ sử dụng điện thoại. Căn cứ vào đõy để xỏc định nhu cầu thị trƣờng.
- Phƣơng phỏp chuyờn gia: thành viờn nhúm chuyờn gia bao gồm: trƣởng cỏc phũng ban chức năng, trƣởng cỏc đơn vị trực thuộc, một số chuyờn viờn cú hiểu biết sõu rộng về lĩnh vực cần dự bỏo, cỏc chuyờn gia ngoài đơn vị.
Cú thể tổ chức cuộc họp thảo luận về chủ đề xõy dựng trƣớc hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
* Đối tượng ỏp dụng
- Phƣơng phỏp ngoại suy sử dụng hiệu quả nhất trong việc dự bỏo nhu cầu sử dụng cỏc dịch vụ bƣu chớnh viễn thụng trong ngắn hạn (theo năm).
- Phƣơng phỏp chuyờn gia thớch hợp trong dự bỏo nhu cầu thị trƣờng trong dài hạn, dự bỏo về tỡnh hỡnh thị trƣờng, và cỏc vấn đề mang tầm chiến lƣợc liờn quan tới sự phỏt triển của đơn vị.
* Điều kiện ỏp dụng của giải phỏp
- Phƣơng phỏp ngoại suy:
+ Cỏn bộ làm cụng tỏc dự bỏo phải cú kiến thức về quản trị doanh nghiệp, kinh tế lƣợng, sử dụng thành thạo mỏy vi tớnh và chạy cỏc phần mềm dự bỏo.
+ Sử dụng mỏy vi tớnh cú cài đặt phần mềm dự bỏo, vớ dụ MFIT 4.1 cú nhiều tớnh năng phự hợp với dự bỏo trong mụi trƣờng kinh doanh luụn biến động, dễ sử dụng, giao diện đẹp.
- Phƣơng phỏp chuyờn gia:
+ Ngƣời thực hiện phƣơng phỏp này phải cú kỹ năng trƣng cầu ý kiến, điều khiển cuộc thảo luận theo chủ đề xõy dựng trƣớc và cú khả năng tổng hợp ý kiến thu thập đƣợc.
+ Phải cú chi phớ (cú thể cần lấy ý kiến của cỏc chuyờn gia ngoài đơn vị).
3.2.3. Tỏch phũng Kế hoạch - Đầu tƣ thành hai bộ phận mới là Phũng Kế hoạch – kinh doanh và Phũng Đầu tƣ - Phỏt triển.
* Mục đớch của giải phỏp
Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi là một doanh nghiệp cú quy mụ lớn cung cấp dịch vụ bƣu chớnh viễn thụng trờn một địa bàn tƣơng đối rộng nờn cần cú sự chuyờn mụn hoỏ cao trong cụng tỏc kế hoạch hoỏ. Phũng Kế hoạch – kinh doanh mới sẽ là bộ phận chớnh thực hiện cụng tỏc lập và theo dừi thực hiện kế hoạch. Thực hiện giải phỏp này sẽ làm tăng đầu mối quản lý của Ban giỏm đốc, nhƣng hiệu quả của cụng tỏc kế hoạch sẽ tăng lờn. Trƣớc đõy, phũng kế hoạch - Đầu tƣ thực hiện hai mảng cụng việc rất lớn, dẫn đến quỏ tải cụng việc, hạn chế hoạt động của cụng tỏc kế hoạch.
Tỏch thành hai phũng Kế hoạch – Kinh doanh và phũng Đầu tƣ - Phỏt triển sẽ giỳp cho việc chuyờn mụn hoỏ trong cụng tỏc kế hoạch đƣợc thực hiện triệt để, hoàn toàn phự hợp với quy luật phỏt triển chung và nhằm thực hiện chủ chƣơng của Tập đoàn.
* Nội dung của giải phỏp
- Phũng Kế hoạch - Kinh doanh mới cú những nhiệm chớnh sau:
+ Nghiờn cứu, tham mƣu, đề xuất cỏc chủ trƣơng, cơ chế, chiến lƣợc về hoạt động marketing để Giỏm đốc Bƣu điện tỉnh trỡnh Tổng cụng ty xem xột quyết định;
+ Xõy dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch marketing hàng năm của đơn vị;
+ Tổng hợp, phõn tớch, đỏnh giỏ tổng thể cỏc hoạt động marketing của đơn vị đề xuất cỏc giải phỏp kinh doanh cỏc dịch vụ;
+ Trong phạm vi đƣợc phõn cấp, tham mƣu cho Giỏm đốc tổ chức cỏc hoạt động nghiờn cứu thị trƣờng, giỏ cƣớc, bỏn hàng, xỳc tiến hỗn hợp (bao gồm cỏc hoạt động quảng cỏo, xỳc tiến bỏn hàng và quan hệ cộng đồng) và chăm súc khỏch hàng;
+ Trờn cơ sở thụng tin từ thị trƣờng, tham mƣu cho Giỏm đốc quyết định ban hành giỏ cƣớc cỏc dịch vụ bƣu chớnh viễn thụng và cụng nghệ thụng tin đƣợc Tổng cụng ty phõn cấp, tham mƣu cho Giỏm đốc đề xuất với Tổng cụng ty về thƣơng hiệu dịch vụ;
+ Thực hiện phõn đoạn và phõn loại thị trƣờng. Thực hiện cỏc chƣơng trỡnh điều tra, thu thập, xử lý và phõn tớch thụng tin thị trƣờng. Dự bỏo nhu cầu cỏc sản phẩm dịch vụ. Đề xuất cỏc biện phỏp kinh doanh phự hợp với từng giai đoạn, từng vựng thị trƣờng;
+ Thu thập và phõn tớch cỏc thụng tin về cỏc doanh nghiệp hoạt động trong cựng lĩnh vực và đề xuất cỏc phƣơng ỏn hợp tỏc, cạnh tranh trờn thị trƣờng;
+ Trờn cơ sở cỏc thụng tin về thị trƣờng, đề xuất cỏc cơ chế, quy định bỏn sản phẩm dịch vụ phự hợp với từng phõn đoạn thị trƣờng;
+ Tổng hợp tỡnh hỡnh, phõn tớch đỏnh giỏ hiệu quả kinh doanh trờn từng loại sản phẩm dịch vụ trong từng giai đoạn, từng thị trƣờng, đề xuất cỏc biện phỏp hỗ trợ kinh doanh phự hợp;
+ Tổng hợp tỡnh hỡnh, phõn tớch xu hƣớng biến đổi sản lƣợng cỏc dịch vụ, đỏnh giỏ và đề xuất cỏc giải phỏp tăng hiệu quả kinh doanh của cỏc dịch vụ;
+ Tham mƣu cho Giỏm đốc Bƣu điện tỉnh về triển khai kết nối và tổ chức thực hiện cỏc thoả thuận kết nối với cỏc đối tỏc về những vấn đề cú liờn quan đến thƣơng mại;
+ Triển khai mụ hỡnh tổ chức kờnh bỏn hàng đối với từng sản phẩm dịch vụ trờn địa bàn tỉnh, xõy dựng cỏc cơ chế phỏp triển kờnh bỏn hàng cỏc sản phẩm dịch vụ trờn cơ sở quy định, định hƣớng cuả Tổng cụng ty;
+ Theo dừi và quản lý việc thực hiện của cỏc đơn vị trực thuộc về cụng tỏc bỏn hàng;
+ Xõy dựng hệ thống thụng tin chăm súc khỏch hàng của Bƣu điện tỉnh. Triển khai cỏc hoạt động chăm súc khỏch hàng theo từng đoạn thị trƣờng;
+ Tổ chức hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giỏm sỏt, chấn chỉnh xử lý cỏc sai phạm, kiến nghị Giỏm đốc Bƣu điện tỉnh xử lý đối với cỏc sai phạm nghiờm trọng hoặc đề xuất khen thƣởng đối với cỏc đơn vị trực thuộc trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc hoạt động chuyờn mụn về Marketing.
+ Phối hợp với phũng Kế toỏn tài chớnh- Thống kờ về kế hoạch thu chi, phõn tớch kết quả sản xuất kinh doanh, về cơ chế, nguồn lực phục vụ phỏt triển kinh doanh cỏc sản phẩm dịch vụ;
+ Phối hợp với phũng Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ trong việc phỏt triển mạng lƣới, triển khai cỏc dịch vụ mới và phỏt triển cỏc dịch vụ truyền thống, triển khai cỏc quy trỡnh khai thỏc dịch vụ, quản lý chất lƣợng dịch vụ, triển khai cỏc thoả thuận nối kết với cỏc doanh nghiệp khỏc;
+ Phối hợp với phũng Tổ chức cỏn bộ lao động để xõy dựng kế hoạch đào tạo, đơn giỏ tiền lƣơng bảo hộ lao động, tập huấn bồi dƣừng về cụng tỏc kế hoạch;
+ Phối hợp với Tổ Tổng hợp, cỏc đơn vị liờn quan để đỏnh giỏ, sơ tổng kết cụng tỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh, cụng tỏc tiếp thị bỏn hàng và mở rộng thị trƣờng đối cỏc đơn vị cơ sở và Bƣu điện tỉnh;
+ Phối hợp thƣờng xuyờn với Cụng ty Điện bỏo - Điện thoại; Bƣu điện Thành phố; Bƣu điện huyện, thị trong cụng tỏc kinh doanh- tiếp thị - bỏn hàng, chăm súc khỏch hàng, đảm bảo chất lƣợng dịch vụ.
+ Phối hợp với Phũng Đầu tƣ- Phỏt triển về quản lý vốn đầu tƣ và sửa chữa tài sản và cỏc phũng chức năng khỏc để giải quyết cỏc vấn đề liờn quan.
- Phũng Đầu tƣ – Phỏt triển mới cú chức năng chớnh là tham mƣu giỳp Giỏm đốc Bƣu điện tỉnh trong lĩnh vực quản lý đầu tƣ xõy dựng, phỏt triển mạng lƣới và phỏt triển cụng nghệ của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi.
* Điều kiện ỏp dụng giải phỏp
- Nhõn sự: bố trớ những cỏn bộ, chuyờn viờn quản lý mảng Đầu tƣ về phũng Đầu tƣ – Phỏt triển; cỏn bộ, chuyờn mụn quản lý mảng Kế hoạch về Phũng Kế hoạch – Kinh doanh.
- Cơ sở vật chất: bố chớ 01 văn phũng với trang bị mỏy múc thiết bị văn phũng cần thiết.
3.2.4. Phõn cấp cụ thể về cụng tỏc quản lý trong phỏt hành bỏo chớ
* Mục đớch của giải phỏp
Kinh doanh dịch vụ bƣu chớnh chiếm 25% hoạt động sản xuất kinh doanh của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi, xong phõn cấp quản lý hoạt động kinh doanh bƣu chớnh nhƣ hiện tại sẽ khụng thể thực hiện đƣợc chủ trƣơng tỏch bƣu chớnh viễn thụng của Tập đoàn. Cần phõn cấp hoạt động bƣu chớnh giống nhƣ phõn cấp quản lý hoạt động kinh doanh viễn thụng.
Để khắc phục những khiếm khuyết trong cụng tỏc quản lý kinh doanh cỏc dịch vụ bƣu chớnh khụng tập trung nhƣ hiện nay, tạo điều kiện thuận lợi triển khai kế hoạch kinh doanh bƣu chớnh, Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi từng bƣớc đổi mới quản lý kinh doanh bƣu chớnh theo hƣớng tập trung. Trƣớc tiờn, thực hiện ở cụng tỏc quản lý phỏt hành bỏo chớ.
Là đơn vị cú vai trũ chủ đạo trong lĩnh vực phỏt hành bỏo chớ tại địa bàn tỉnh Yờn Bỏi, cựng với việc thực hiện nhiệm vụ chớnh trị. Đổi mới cụng tỏc phỏt hành bỏo trớ là một trong những cơ sở để nõng cao chất lƣợng dịch vụ bƣu chớnh.
* Nội dụng của giải phỏp
Thực hiện giải phỏp này bao gồm những nội dung sau: