Yờn Bỏi là một tỉnh miền nỳi nằm ở khu vực chuyển tiếp giữa Miền tõy bắc và Trung du bắc bộ. Phớa Đụng bắc giỏp 2 tỉnh Hà Giang và Tuyờn Quang; Phớa Đụng nam giỏp tỉnh Phỳ Thọ; Phớa Tõy nam giỏp tỉnh Sơn La; Phớa Tõy bắc giỏp tỉnh Lào Cai. Yờn Bỏi cú vị trớ trọng yếu về quõn sự và kinh tế, cú diện tớch tự nhiờn 6.822.922 km2. Tổ chức hành chớnh gồm: 1 Thành phố; 1 Thị xó; 8 huyện. Toàn tỉnh cú 159 xó, 10 thị trấn với gần 20 dõn tộc anh em sinh sống.
Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi là một đơn vị thành viờn, hạch toỏn phụ thuộc Tổng cụng ty Bƣu chớnh Viễn thụng Việt Nam (Nay là Tập đoàn Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam). Điều lệ tổ chức và hoạt động của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi đƣợc phờ duyệt tại quyết định số 488/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 16/10/1996 của Hội đồng quản trị Tổng cụng ty Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam, đó đƣợc Thủ tƣớng Chớnh phủ phờ chuẩn tại Nghị định 51/CP ngày 01/8/1995, là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tổng Cụng ty Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam, hoạt động kinh doanh và hoạt động cụng ớch cựng cỏc đơn vị thành viờn khỏc trong một dõy chuyền cụng nghệ Bƣu chớnh - Viễn thụng liờn hoàn thống nhất cả nƣớc, cú mối liờn hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lƣới, lợi ớch kinh tế, tài chớnh phỏt triển dịch vụ BC-VT để thực hiện những mục tiờu, kế hoạch của Nhà nƣớc do Tập đoàn giao.
Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi hoạt động trờn địa bàn của một tỉnh miền nỳi, trỡnh độ dõn trớ thấp, địa bàn rộng, giao thụng đi lại khú khăn, cụng nghiệp nhỏ lẻ, hầu nhƣ khụng cú sự thu hỳt đầu tƣ của cỏc đối tỏc nƣớc ngoài... mức thu nhập thấp hơn nhiều so với bỡnh quõn trong nƣớc, do đú Bƣu điện tỉnh
Yờn Bỏi đó gặp nhiều khú khăn trong việc tổ chức quản lý và khai thỏc mạng lƣới kinh doanh BC-VT. Tuy nhiờn với sự nỗ lực, cố gắng của Tập thể Lónh đạo và toàn thể CBCNV Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi những năm qua đó cú những bƣớc tiến đỏng kể, mạng lƣới cỏc điểm phục vụ đến hết năm 2005 Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cú 1 bƣu cục I, 31 Bƣu cục II và III, 153 xó cú điểm Bƣu điện Văn hoỏ xó, 116 đại lý điện thoại, 14 ki ốt. Toàn bộ cỏc Bƣu điện huyện trực thuộc Bƣu điện tỉnh hoàn thành vƣợt mức cỏc chỉ tiờu do Bƣu điện tỉnh giao, thụng qua việc cung cấp cỏc dịch vụ BC – VT, đó tạo điều kiện và khuyến khớch sự phỏt triển kinh tế văn húa, xó hội trong toàn tỉnh, gúp phần vào sự phỏt triển của ngành BC-VT, thỳc đẩy sự nghiệp cụng nghiệp húa, hiện đại húa đất nƣớc.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý
Tổ chức quản lý cú vai trũ hết sức quan trọng trong sự phỏt triển của mỗi doanh nghiệp. Nhận thức đƣợc vấn đề này, dựa trờn việc nghiờn cứu vị trớ đặc điểm kinh doanh của ngành và điều lệ tổ chức hoạt động của Bƣu điện tỉnh. Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi đó cú sự quan tõm đỳng mức tới cụng tỏc quản lý. Cụ thể: thực hiện chế độ quản lý một Thủ trƣởng và cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng, với sơ đồ cơ cấu bộ mỏy quản lý:
(Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi)
Ban giỏm đốc là ngƣời chịu hoàn toàn trỏch nhiệm về tất cả cỏc hoạt động của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi. Cơ cấu bộ mỏy đƣợc chia thành hai bộ phận: bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng.
Bộ phận trực tuyến là cỏc đơn vị trực thuộc Bƣu điện tỉnh, bao gồm Cụng ty Điện bỏo - Điện thoại; cỏc Bƣu điện thành phố, huyện, thị. Thực hiện chế độ hạch toỏn phụ thuộc, cú tƣ cỏch phỏp nhõn, hoạt động theo phõn cấp
của Bƣu điện tỉnh, cú con dấu riờng, đƣợc mở tài khoản tại Ngõn hàng, Kho bạc trờn địa bàn tỉnh Yờn Bỏi. Chịu trỏch nhiệm trƣớc phỏp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn theo quy định.
Phũng Hành chớnh - Quản trị Tổ Tổng hợp Cỏc Bƣu điện TP, huyện, thị Cỏc Bƣu cục Điểm BĐ- Tổ Sản xuất Tổ Quản lớ 05 Đài Viễn thụng Tổ Quản lý Cỏc Trạm VT PHể GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC Phũng Kế hoạch - Đầu tƣ Phũng Tài chớnh – Kế TK Phũng Tổ chức cỏn bộ Phũng Quản lý Kỹ thuật – Nghiệp vụ
Cụng ty Điện bỏo Điện thoại Phũng Kế toỏn – kế hoạch KH Phũng Kỹ thuật Phũng Tổ chức – Hành chớnh Trung tõm Chăm súc khỏch hàng
Tổ khai thỏc Điện bỏo Tổ PO 108 Tổ quản lý, chấp nhận hợp đồng kinh tế Trung tõm ứng cứu – xử lý thụng tin Tổ Sửa chữa Tổ nguồn PHể GIÁM ĐỐC
Bộ phận chức năng bao gồm: Phũng Kế hoạch - Đầu tƣ; Phũng Tài chớnh - Kế toỏn thống kờ; Phũng Tổ chức cỏn bộ; Phũng quản lý Kỹ thuật- Nghiệp vụ; Phũng Hành chớnh - Quản trị; Tổ Tổng hợp (gồm chuyờn viờn trực tuyến, thuộc cỏc lĩnh vực: Thanh tra, thi đua khen thƣởng, Tổng hợp). Cỏc bộ phận chức năng thực hiện chức năng tham mƣu, giỳp việc cho ban giỏm đốc về cỏc lĩnh vực chuyờn mụn của mỡnh trong phạm vị toàn đơn vị.
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phũng Kế hoạch – Đầu tư
* Chức năng cơ bản:
Phũng Kế hoạch - Đầu tƣ là phũng chuyờn mụn nghiệp vụ cú chức năng tham mƣu giỳp Giỏm đốc Bƣu điện tỉnh về nội dung chủ yếu sau:
- Tổng hợp xõy dựng và triển khai chiến lƣợc quy hoạch, kế hoạch sản xuất kinh doanh của hai lĩnh vực Bƣu chớnh và viễn thụng của bƣu điện tỉnh.
- Xõy dựng cơ chế gắn kết giữa cỏc lĩnh vực sản xuất kinh doanh đồng thời cõn đối giữa cỏc yếu tố chủ yếu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của bƣu điện tỉnh đƣợc bỡnh thƣờng theo thỏng, quý.
- Thực hiện cỏc nội dung từ khõu kế hoạch đến khõu xõy dựng nhằm mở rộng và phỏt triển năng lực mạng lƣới bƣu chớnh viễn thụng thƣo từng thời kỳ kế hoạch.
* Nhiệm vụ:
- Tổ chức xõy dựng chiến lƣợc quy hoạch, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và kế hoạch đầu tƣ dài hạn, trung hạn giữa hai lĩnh vực theo sự chỉ đạo của tập đoàn.
- Hƣớng dẫn cỏc đơn vị trực thuộc Bƣu điện tỉnh xõy dựng kế hoạch hàng năm, tổ chức triển khai thực hiện.
- Theo dừi tổng hợp số liệu về sản xuất kinh doanh và đầu tƣ xõy dựng giữa hai lĩnh vực bƣu chớnh và viễn thụng để bỏo cỏo Giỏm đốc cho việc điều chỉnh kịp thời trỡnh Tập đoàn. Theo dừi việc triển khai thực hiện kế hoạch của
cỏc đơn vị trực thuộc qua đú cú phƣơng ỏn cõn đối điều chỉnh kế hoạch (nếu cần) cho phự hợp thực hiện của cỏc đơn vị.
- Lập bỏo cỏo tổng hợp về sản xuất kinh doanh và cụng tỏc đầu tƣ của Bƣu điện tỉnh và đột xuất theo yờu cầu của cấp trờn.
- Triển khai đấu thầu triển khai dự ỏn bao gồm cả cỏc dự ỏn đƣợc Tập đoàn phõn cấp và cỏc dự ỏn thuộc vốn đầu tƣ tập trung của Tập đoàn.
- Đối với cỏc dự ỏn phõn cấp và tập trung: hoàn tất thủ tục đấu thầu bao gồm xõy lắp, cung ứng vật tƣ thiết bị để trỡnh Giỏm đốc và Tập đoàn phờ duyệt.
- Tổ chức thẩm định cỏc hợp đồng kinh tế về đầu tƣ xõy dựng và sản xuất kinh doanh cung ứng vật tƣ với khỏch hàng và cỏc đối tỏc hoặc trực tiếp chuẩn bị hợp đồng để trỡnh Giỏm đốc ký kết. Đƣợc Giỏm đốc giao nhiệm vụ trực tiếp theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt quỏ trỡnh triển khai thực hiện hợp đồng.
- Chủ trỡ việc hoàn tất cỏc thủ tục về đất đai theo quy hoạch của tỉnh để phục vụ mở rộng mạng lƣới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nghiờn cứu thị trƣờng, đề xuất phƣơng ỏn phỏt triển mở rộng cạnh tranh trờn thị trƣờng để đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch về tiếp thị, chƣơng trỡnh quản cỏo khuyến mại và tổ chức hội nghị khỏch hàng thỳc đẩy sản xuất kinh doanh.
- Giỏm sỏt thực hiện quy chế phục vụ khỏch hàng, chƣơng trỡnh quảng cỏo khuyến mại sản phẩm , dịch vụ trong sản xuất kinh doanh.
- Xõy dựng cỏc quy chế, quy trỡnh đầu tƣ xõy dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản.
- Xõy dựng định mức vật tƣ
- Phũng Kế hoạch - Đầu tƣ đƣợc quyền phối hợp với cỏc phũng chức năng khỏc để xõy dựng cỏc kế hoạch về cỏc mảng tài chớnh, nhõn lực, cụng nghệ, mua sắm trang thiết bị cơ sở vật chất cho Bƣu điện tỉnh.
2.2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ TẠI BƢU ĐIỆN TỈNH YấN BÁI
Thụng qua việc nghiờn cứu tài liệu thực tế và điều tra phiếu hỏi đối với cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch hoỏ tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi (Sử dụng số liệu ở bảng tổng hợp phiếu hỏi – Phụ lục 2), thực trạng cụng tỏc hoỏ đƣợc thể hiện ở những vấn đề nhƣ sau:
2.2.1. Hệ thống kế hoạch của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi
Theo quan điểm quản lý theo mục tiờu, tất cả cỏc hoạt động của Bƣu điện Tỉnh Yờn Bỏi là những hoạt động cú mục tiờu cụ thể, cỏc mục tiờu đú đƣợc thể hiện trong cỏc bảng kế hoạch.
Là một doanh nghiệp kinh doanh nờn kế hoạch sƣơng sống là kế hoạch sản xuất kinh doanh, cỏc kế hoạch về cỏc mảng tài chớnh, nhõn lực, cụng nghệ... sẽ là cỏc kế hoạch tạo ra cỏc yếu tố giỳp cho hoạt động sản xuất diễn ra đạt hiệu quả cao nhất.
- Xột về nội dung, hệ thống kế hoạch của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi bao gồm:
+ Kế hoạch phỏt triển mạng lƣới Bƣu chớnh viễn thụng + Kế hoạch đầu tƣ xõy dựng cơ bản
+ Kế hoạch sản lƣợng và doanh thu gồm:
Kế hoạch sản lƣợng và doanh thu kinh doanh dịch vụ BC- VT
Kế hoạch khối lƣợng và doanh thu kinh doanh khỏc
+ Kế hoạch chi phớ gồm:
Kế hoạch chi phớ kinh doanh dịch vụ BC-VT
Kế hoạch chi phớ kinh doanh dịch vụ khỏc + Kế hoạch tuyển dụng lao động và tiền lƣơng
+ Kế hoạch bảo hộ lao động + Kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng + Kế hoạch truyền thụng, quảng cỏo
+ Kế hoạch nghiờn cứu khoa học kỹ thuật và cải tiến quản lý + Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định
+ Kế hoạch phỏt triển dịch vụ mới
+ Kế hoạch phũng chống và khắc phục, giảm nhẹ thiờn tai + Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chớnh
- Xột về mặt thời gian, hệ thống kế hoạch chƣa cú cỏc kế hoạch dài hạn; cỏc kế hoạch trung hạn là cỏc kế hoạch phỏt triển mạng lƣới, kế hoạch đầu xõy dựng cơ bản; cũn lại là cỏc kế hoạch ngắn hạn.
- Xột về phạm vi kế hoạch, hệ thống kế hoạch bao gồm:
+ Kế hoạch tổng thể là kế hoạch sản xuất kinh doanh tổng hợp từ cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh của cỏc đơn vị trực thuộc.
+Kế hoạch tỏc nghiệp (chức năng): là cỏc kế hoạch về cỏc mặt chuyờn mụn đƣợc lập để hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch tổng thể.
Trờn đõy là cỏc loại kế hoạch của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi xột trờn cỏc gúc độ khỏc nhau. Ta thấy, khi xem xột trờn gúc độ thời gian, ngoài kế hoạch phỏt triển mạng lƣới là kế hoạch trung hạn thỡ tất cả kế hoạch là kế hoạch
hàng năm (ngắn hạn). Điều này thể hiện đơn vị chƣa cú tầm nhỡn xa và chƣa chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh.
2.2.2. Cỏc yếu tố ảnh hƣởng tới cụng tỏc kế hoạch hoỏ tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2.1. Những nhõn tố chủ quan
* Đặc điểm về sản phẩm – dịch vụ BĐT cung cấp:
Những dịch vụ chớnh Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi đó và đang cung cấp cho khỏch hàng bao gồm:
- Dịch vụ bƣu chớnh bao gồm:
+ Dịch vụ bƣu chớnh cơ bản gồm: Dịch vụ bƣu phẩm; dịch vụ bƣu kiện; dịch vụ phỏt hành bỏo chớ và ấn phẩm định kỳ; dịch vụ chuyển tiền.
+ Dịch vụ bƣu chớnh cộng thờm: dịch vụ chuyển phỏt nhanh; cỏc dịch vụ kết hợp giữa bƣu chớnh viễn thụng; dịch vụ bƣu kiện nặng.
Cỏc dịch vụ bƣu chớnh của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi tƣơng đối đầy đủ cú thể phục vụ nhu cầu đa dạng của khỏch hàng xong cũn hạn chế về chất lƣợng dịch vụ, thể hiện ở điểm thời gian chuyển cũn dài, chƣa đỏp ứng kịp thời nhƣ dịch vụ phỏt hành bỏo chớ trong ngày.
-Dịch vụ viễn thụng bao gồm:
+ Dịch vụ VT cơ bản gồm: Dịch vụ điện thoại; dịch vụ điện thoại di động; dịch vụ nhắn tin; dịch vụ thuờ kờnh riờng; dịch vụ chuyển mạnh gúi VIETPAC; dịch vụ điện bỏo; dịch vụ truyền số liệu; dịch vụ Fax; cỏc dịch vụ internet (đõy là một loại dịch vụ gia tăng này mới khai thỏc);
+ Dịch vụ VT gia tăng gồm: dịch vụ 108 (1080); dịch vụ bỏo thức; dịch vụ 116, dịch vụ 117. Nhỡn chung, số lƣợng dịch vụ này cũn ớt với chất lƣợng của dịch vụ này chƣa cao, đặc biệt là dịch vụ 108.
Cỏc dịch vụ viễn thụng của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi đang cung cấp cho khỏch hàng là 8/14 loại dịch vụ VT cơ bản và 4 dịch vụ gia tăng. Mặt khỏc
cỏc dịch vụ VT khụng phải là những dịch vụ chỉ sử dụng một lần. Do đú, để hoàn thiện cỏc dịch vụ VT cơ bản cần phải mở rộng và nõng cao chất lƣợng của những dịch vụ gia tăng để tăng tớnh tiện dụng cho khỏch hàng khi sử dụng và đú là cỏch để giữ khỏch hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ. Những dịch vụ gia tăng đều khai thỏc trờn mạng lƣới điện thoại cố định của VNPT.
Đặc điểm của dịch vụ bƣu chớnh - viễn thụng đó và đang cung cấp của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi là một yếu tố quan trọng của cụng tỏc kế hoạch hoỏ, đú là cơ sở để lập kế hoạch phỏt triển dịch vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch phỏt triển mạng lƣới, tổ chức sản xuất... Nếu khụng quan tõm đến đặc điểm của yếu tố này thỡ đơn vị sẽ khú cú thể xỏc định đƣợc thị trƣờng của mỡnh, đồng nghĩa với việc khụng thể xỏc định chớnh xỏc cỏc mục tiờu của đơn vị.
* Đặc điểm về cụng nghệ ỏp dụng:
- Đối với mạng viễn thụng: cụng nghệ ỏp dụng đối với mạng viễn thụng thống nhất với tất cả cỏc bƣu điện trực thuộc Tập đoàn Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam. Cụng nghệ viễn thụng hiện tại đang ỏp dụng tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi là cụng nghệ chuyển mạch kờnh, bao gồm:
+ Về Chuyển mạch: bao gồm 01 tổng đài trung tõm (HOST) với cỏc tổng đài vệ tinh RS nằm trờn tất cả cỏc huyện, thị, thành phố và một số vựng thị tứ cú mật độ dõn số đụng.
+ Về truyền dẫn: truyền dẫn theo 2 phƣơng thức là truyền dẫn quang và VIBA số.
+ Về mạng thụng tin di động Mobiphone và Vinaphone: đó và đang sử dụng hệ thống điện thoại di động thế hệ thứ 2. Thụng tin đƣợc truyền đi dƣới dạng súng từ. Mạng thụng tin di động cú cấu trỳc theo dạng tổ ong, gồm nhiều trạm BTS. Mật độ cỏc trạm BST càng dày thỡ vựng phủ súng càng kớn, chất lƣợng dịch vụ di động càng cao.
+ Mạng vụ tuyến súng ngắn CODAN ( A1) đảm bảo thụng tin liờn lạc phục vụ sự chỉ đạo của TW với tỉnh và cụng tỏc phũng chống lụt bóo, đƣợc lắp đặt trờn tất cả cỏc huyện thị trong tỉnh và khu vực nhà mỏy thuỷ điện Thỏc Bà.
+ Mạng INTERNET tốc độ cao ADSL bao gồm: 01 HUB trung tõm và cỏc DSLAM tại cỏc huyện thị và bƣu cục.
Với đặc điểm của mạng viễn thụng nhƣ trờn, Bƣu điện phải bố trớ sản