Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cú phạm vi hoạt động tƣơng đối rộng, trờn phạm vi toàn tỉnh. Bố trớ về mặt khụng gian, cỏc bộ phận trực thuộc và chức năng là khụng tập trung, cỏc bộ phận chức năng đƣợc bố trớ tập trung ở trụ sở chớnh đặt tại Thành phố Yờn Bỏi, cỏc bộ phận phụ thuộc phõn bổ ở cỏc huyện thị và hoạt động dàn chải trờn toàn bộ phạm vi huyện thị đú. Chớnh đặc điểm này đó tạo ra khú khăn nhất định trong quỏ trỡnh truyền đạt thụng tin kế hoạch. Quỏ trỡnh này đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Sau khi Ban giỏm đốc ra quyết định Kế hoạch, Ban giỏm đốc ra quyết định triệu tập họp để thụng qua, họp bàn giao chỉ tiờu kế hoạch cho cỏc đơn vị và phõn bổ nguồn lực cho từng hoạt động kế hoạch cụ thể, thành phần họp bao gồm trƣởng, phú giỏm đốc cụng ty trực thuộc, bƣu điện cỏc huyện, thị; trƣởng phú cỏc phũng ban chức năng; chuyờn viờn phũng Kế hoạch – kinh doanh và cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch ở cỏc đơn vị trực thuộc.
- Tại đơn vị trực thuộc, căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch của cỏc kỳ trƣớc, khả năng phục vụ khỏch hàng, điều kiện mụi trƣờng kinh doanh trờn địa bàn hoạt động và nguồn lực đƣợc phõn bổ để tiến hành lập và triển khai cỏc kế hoạch hành động chung cho đơn vị mỡnh, thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch đó nhận.
Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức (sơ đồ 2.1), ta thấy cỏc đơn vị trực thuộc chia theo hai lĩnh vực hoạt động. Thứ nhất là Cụng ty Điện bỏo - Điện thoại hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực viễn thụng. Do đú, thụng tin kế hoạch đƣợc truyền từ cấp cao xuống cấp thấp một cỏch thống nhất. Thứ hai là cỏc bƣu điện huyện chịu trỏch nhiệm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bƣu chớnh, sự thống nhất quản lý khụng tập trung, mọi sự chỉ đạo nằm ở cấp quản trị cao nhất đú là ban giỏm đốc trừ cụng tỏc phỏt hành bỏo chớ chịu sự quản lý tập trung tại Bƣu điện thành phố.
Nhỡn chung, quỏ trỡnh truyền thụng tin kế hoạch đƣợc thực hiện theo kờnh thụng tin chớnh thức, thụng tin đƣợc truyền đạt từ cấp cao xuống thấp (thụng qua cỏc cuộc họp và quyết định cụ thể bằng văn bản), luụn đảm bảo tớnh chớnh xỏc của thụng tin cần truyền đạt. Xong cỏch truyền đạt này sẽ tốn thời gian và chi phớ để tiến hành cỏc cuộc họp bàn.
- Tại bộ phận chức năng, với nguồn lực đƣợc phõn bổ và chỉ tiờu kế hoạch đó nhận tiếp tục triển khai kế hoạch hành động cụ thể.