Tất cả cỏc thụng tin thực hiện kế hoạch mà phũng Kế hoạch – Đầu tƣ thu đƣợc là thụng qua cỏc bỏo cỏo, cỏc bỏo cỏo đú đƣợc lập theo đỳng mẫu và bỏo cỏo theo một chế độ mà Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi quy định cố định.
Bỏo cỏo theo mẫu cú ƣu điểm là lấy đƣợc những thụng tin mà ngƣời phõn tớch cần, xong cú thể sẽ khụng thể thu thập đƣợc thụng tin cú giỏ trị phục vụ cho cụng tỏc kiểm tra. Bỏo cỏo đƣợc thực hiện bắt đầu từ đơn vị trực thuộc, phũng ban chức năng. Cỏn bộ làm kế hoạch của đơn vị trực thuộc đƣợc tiếp cận với thực tế nhƣng trỡnh độ cũn rất hạn chế (phần lớn là cỏn bộ cú trỡnh độ cao đẳng và trung cấp), hơn nữa cỏc đơn vị trực thuộc phần lớn hoạt động ở những nơi cú trỡnh độ dõn trớ thấp, địa lý phức tạp. Cỏn bộ làm kế hoạch ở cỏc phũng ban chức năng thỡ cú trỡnh độ tƣơng đối cao về chuyờn mụn nhƣng lại hạn chế về tỡnh hỡnh thực tế về lĩnh vực chuyờn mụn của mỡnh tại cỏc đơn vị trực thuộc trực tiếp sản xuất. Ngoài ra, do đặc điểm của cụng nghệ viễn thụng đang ỏp dụng tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi, ở cỏc đơn vị trực thuộc cú thể dấu mức hoạt động của đơn vị mỡnh khụng bỏo cỏo. Vậy khú
trỏnh khỏi những sai lệnh giữa bỏo cỏo và từ thực tế tỡnh hỡnh thực hiện ở cấp cơ sở.
Tiếp theo bỏo cỏo đƣợc chuyển tới phũng Kế hoạch – Đầu tƣ, cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch của phũng tiếp tục “chắt lọc”, đỏnh giỏ để bỏo cỏo lờn ban giỏm đốc. Nhƣ vậy, thụng tin về tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sẽ cú những sai lệch nhất định và khụng phản ỏnh đƣợc bản chất của tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch dẫn đến cụng tỏc kiểm tra hoạt động khụng hiệu quả.
Việc điều chỉnh chỉ thực hiện điều chỉnh chỉ tiờu kế hoạch đó giao khụng cú phƣơng ỏn điều chỉnh cụng việc thực hiện cụ thể.
Cụng tỏc kiểm tra chỉ thực hiện kiểm tra qua cỏc bỏo cỏo định kỳ của ngƣời thực hiện, qua đú đỏnh giỏ và cứ sỏu thỏng mới cú hoạt động điều chỉnh chỉ tiờu kế hoạch nếu cần. Do đú, cỏc phƣơng ỏn điều chỉnh nếu cú là cỏc bản kế hoạch đƣợc chỉnh sửa chỉ tiờu, khụng phải là cỏc phƣơng ỏn hành động cụ thể và khụng gắn với từng bƣớc thực hiện kế hoạch của đơn vị.
Trong quỏ trỡnh kiểm tra chƣa cú trọng điểm, tất cả cỏc hoạt động trong toàn đơn vị cú vị trớ nhƣ nhau trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ, điều chỉnh nếu cần. Hoạt động kiểm tra nhƣ vậy sẽ bao quỏt đƣợc toàn bộ hoạt động của đơn vị xong cụng tỏc kiểm tra sẽ khụng đem lại hiệu quả.
Nhƣ vậy, Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cần xem xột lại cụng tỏc kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch để cú thể gúp phần hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ của mỡnh.
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ HOẠCH TẠI BƢU ĐIỆN TỈNH YấN BÁI
3.1. PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ TẠI BƢU ĐIỆN TỈNH YấN BÁI
Để hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cần thực hiện theo cỏc phƣơng hƣớng sau:
3.1.1. Hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch theo định hƣớng phỏt triển của Tập đoàn Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam
Nhằm tạo đƣợc sự thống nhất, tập trung trong quản lý điều hành và đầu tƣ phỏt triển cỏc loại hỡnh dịch vụ, từng bƣớc tiến tới hoạch toỏn riờng từng lĩnh vực, Tập đoàn Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam đang từng bƣớc hoàn thiện cơ cấu theo hƣớng tỏch Bƣu chớnh và Viễn thụng thành hai lĩnh vực hoạt động kinh doanh độc lập, tạo điều kiện cho Bƣu chớnh phỏt triển.
Thực hiện theo quyết định số 254/QĐ-TCCB ngày 24/01/2006 của Tổng Cụng ty Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam về việc chia tỏch Bƣu chớnh – Viễn thụng, Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi đó đƣa ra phƣơng ỏn chia tỏch từ nay đến năm 2010. Vậy thực hiện hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ trong giai đoạn này cần chỳ trọng “Hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ vừa phục vụ thực hiện phƣơng ỏn chia tỏch vừa tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh” và nhờ đú cụng tỏc kế hoạch hoỏ sẽ gúp phần quan trọng trong việc thực hiện định hƣớng phỏt triển của Tập đoàn Bƣu chớnh - Viễn thụng Việt Nam.
3.1.2. Phự hợp với quy mụ và trỡnh độ phỏt triển của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi Yờn Bỏi
Cụng tỏc kế hoạch hoỏ ảnh hƣởng đến tất cả cỏc hoạt động trong đơn vị. Hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ cần phải đƣợc thực hiện dần dần từng bƣớc, trỏnh sự thay đổi đột biến. Hoàn thiện trờn nguyờn tắc: “Kế thừa đƣợc
những cỏi đó cú nhƣng từng bƣớc loại bỏ những cỏi lạc hậu kỡm hóm sự phỏt triển
của đơn vị”.
Hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch húa phự hợp với quy mụ và trỡnh độ phỏt triển của đơn vị là hoàn toàn phự hợp với quy luật phỏt triển. Sự chuyờn mụn hoỏ của cụng tỏc kế hoạch hoỏ phải phự hợp với quy mụ của đơn vị, đơn vị cú quy mụ lớn đũi hỏi sự chuyờn mụn hoỏ trong cụng tỏc kế hoạch hoỏ phải sõu và ngƣợc lại. Trỡnh độ phỏt triển của đơn vị thể hiện ở chỗ thực hiện cỏc hoạt động của cụng tỏc kế hoạch hoỏ nhƣ thế nào, nếu trỡnh độ phỏt triển cao thỡ quỏ trỡnh thực hiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ sẽ đƣợc làm bài bản, ỏp dụng khoa học cụng nghệ hiện đại. Vậy, hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ theo hƣớng phự hợp với quy mụ và trỡnh độ phỏt triển của đơn vị thỡ cụng tỏc kế hoạch hoỏ sẽ cú thể phỏt huy đƣợc hết vai trũ của mỡnh.
3.1.3. Quỏn triệt tinh thần hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch phải đảm bảocỏc yờu cầu: cỏc yờu cầu:
- Cụng tỏc kế hoạch hoỏ trong đơn vị phải đảm bảo tớnh hiệu quả: Việc lập kế hoạch phải căn cứ vào nhu cầu thị trƣờng và năng lực tiềm năng của đơn vị, sử dụng hiệu quả cỏc nguồn lực của đơn vị; tiếp tục xoỏ bỏ bao cấp, mọi sự bảo hộ sản xuất kinh doanh phải thực hiện ngoài lĩnh vực kinh doanh.
- Kế hoạch phải vừa đảm bảo tớnh khả thi vừa cú tham vọng: Tớnh khả thi tức là kế hoạch phải đảm bảo cõn bằng giữa “Năng lực kế hoạch và năng lực thực hiện”. Cú tham vọng là cơ sở cho sự phỏt triển.
- Kế hoạch đề ra phải cú tớnh linh hoạt để cú thể ứng phú với sự thay đổi của mụi trƣờng kinh doanh.
- Đảm bảo kết hợp đỳng đắn cỏc lợi ớch trong đơn vị: Yờu cầu này cần phải quỏn triệt ở mọi khõu của cụng tỏc kế hoạch.
- Cụng tỏc kế hoạch hoỏ phải đảm bảo tớnh hệ thống - đồng bộ: Yờu cầu này đảm bảo cho hệ thống mục tiờu của đơn vị cú tớnh đồng hƣớng gúp phần thực hiện mục tiờu bao chựm của đơn vị.
3.2. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ TẠI BƢU ĐIỆN TỈNH YấN BÁI
Xuất phỏt từ những hạn chế của cụng tỏc kế hoạch hoỏ đƣợc phõn tớch ở chƣơng II và phƣơng hƣớng hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch húa đó trỡnh bày trờn. Trong khuõn khổ của luận văn này, tụi xin đề xuất một số giải phỏp chủ yếu để khắc phục một phần của những hạn chế đƣợc coi là nổi cộm đƣợc phõn tớch chƣơng II, những giải phỏp đú bao gồm:
3.2.1. Tăng cƣờng nghiờn cứu và phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh
* Mục đớch của giải phỏp
Tăng cƣờng nghiờn cứu và phõn tớch mụi trƣờng giỳp cho Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cú thể đỏnh giỏ hết đƣợc những tỏc động của mụi trƣờng kinh doanh. Từ đú nhỡn thấy cơ hội và thỏch thức; điểm mạnh và điểm yếu. Đõy là những căn cứ quan trọng để lập kế hoạch kinh doanh.
* Nội dung của giải phỏp
Việc nghiờn cứu và phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xỏc định danh sỏch những yếu tố chớnh tạo nờn mụi trƣờng kinh doanh:
Bƣớc 2: Xỏc định xu hƣớng cơ bản của mỗi yếu tố của mụi trƣờng kinh doanh đó xỏc định.
Bƣớc 3: Xỏc định những ảnh hƣởng của cỏc xu hƣớng đú tới đơn vị Bƣớc 4: Xỏc định cơ hội, thỏch thức và điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị
Tất cả cỏc bộ phận chức năng và đơn vị trực thuộc. Đặc biệt là cỏc đơn vị trực thuộc, giải phỏp này là một cụng cụ quan trọng để xõy dựng kế hoạch cú tớnh sỏng tạo.
* Điều kiện ỏp dụng gải phỏp:
- Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi phải hệ thống quản lý thụng tin nội bộ;
- Bộ phận trực tiếp giao dịch với khỏch hàng phải cú kỹ năng giao tiếp và thu thập thụng tin về khỏch hàng;
- Cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch cần đƣợc trang bị kiến thức về quản lý kinh tế, cú kỹ năng và cụng cụ phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh, cú kỹ năng tỡm kiếm thụng tin.
3.2.2. Đẩy mạnh và nõng cao chất lƣợng cụng tỏc dự bỏo
* Mục đớch của giải phỏp
Đề xuất hai phƣơng phỏp dự bỏo: phƣơng phỏp ngoại suy và phƣơng phỏp chuyờn gia cú thể ỏp dụng để xỏc định nhu cầu thị trƣờng tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi.
Dự bỏo là một cụng cụ quan trọng trong quỏ trỡnh lập kế hoạch. Cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi chủ yếu sử dụng kinh nghiệm để dự bỏo nhu cầu thị trƣờng, trong điều kiện kinh doanh mới thỡ cỏch dự bỏo này khụng hiệu quả. Vậy, giải phỏp nhằm nõng cao chất lƣợng dự bỏo, đặc biệt trong việc dự bỏo nhu cầu thị trƣờng.
* Nội dụng của giải phỏp
- Phƣơng phỏp ngoại suy
Xột về đặc điểm và sự phỏt triển của nhu cầu về dịch vụ bƣu chớnh, viễn thụng tại thị trƣờng tỉnh Yờn Bỏi trong nhiều năm, ta thấy nú luụn cú xu hƣớng tăng tƣơng đối ổn định qua cỏc năm, những nhõn tố ảnh hƣởng chung nhất đến sự phỏt triển của nhu cầu thị trƣờng nhƣ: sự phỏt triển kinh tế – xó hội, giỏ cƣớc cỏc dịch vụ, mật độ dõn số vẫn đƣợc duy trỡ trong thời gian tới
và nhỡn chung khụng cú sự tỏc động mạnh từ bờn ngoài làm cho nhu cầu bƣu chớnh viễn thụng tại thị trƣờng này cú sự thay đổi bất thƣờng. Kết hợp với đặc điểm cụng tỏc kế hoạch hoỏ là xõy dựng kế hoạch theo năm nờn Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cú thể dự bỏo nhu cầu thị trƣờng bằng phƣơng phỏp ngoại suy.
Để vận dụng phƣơng phỏp này cần xỏc định cỏc yếu tố tỏc động đến sự tăng giảm nhu cầu thị trƣờng, thu thập thụng tin quỏ khứ và sử dụng cụng cụ
để xõy dựng mối tƣơng quan giữa cỏc yếu tố với nhu cầu thị trƣờng. Vớ dụ: Dự bỏo mật độ sử dụng điện thoại trong những năm tới
Mật độ sử dụng điện thoại (MDSD) núi lờn số thuờ bao điện thoại trờn 100 dõn. Chỉ tiờu này cú mối quan hệ tỷ lệ nghịch với giỏ cƣớc sử dụng điện thoại (CLD) và tỷ lệ thuận với thu nhập bỡnh quõn trờn đầu ngƣời (GDP). Vậy cú thể xỏc định mối tƣơng quan giữa mật độ sử dụng điện thoại, giỏ cƣớc và thu nhập bỡnh quõn trờn đầu ngƣời.
Bảng số liệu 3.1: Số liệu về mật độ điện thoại, giỏ cƣớc, thu nhập bỡnh quõn đầu ngƣời trong 10 năm 1997-2006
Năm 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 MDSD 0.32 0.38 0.39 0.41 0.6 0.9 1.6 2.7 3.8 5.3
CLD 4 4 4 4 3.5 3 2.8 4.8 5.7 7
GDP 1 1.1 1.18 1.85 2.6 3.2 3.9 4.8 5.7 7
Nguồn trớch: Phũng Kế hoạch - Đầu tư
Ordinary Least Squares Estimation
******************************************************************************* Dependent variable is MDSD 14 observations used for estimation from 1993 to 2006 ******************************************************************************* Regressor Coefficient Standard Error T-Ratio[Prob] INPT 2.4628 2.8205 .87317[.401] CLD -.84194 .62679 -1.3433[.206] GDP .64582 .22601 2.8575[.016] ******************************************************************************* R-Squared .97560 R-Bar-Squared .97116 S.E. of Regression .54163 F-stat. F( 2, 11) 219.8929[.000] Mean of Dependent Variable 3.3286 S.D. of Dependent Variable 3.1895 Residual Sum of Squares 3.2270 Equation Log-likelihood -9.5927 Akaike Info. Criterion -12.5927 Schwarz Bayesian Criterion -13.5513 DW-statistic .36181 ******************************************************************************* Diagnostic Tests ******************************************************************************* * Test Statistics * LM Version * F Version * ******************************************************************************* * * * * * A:Serial Correlation*CHSQ( 1)= 10.1255[.001]*F( 1, 10)= 26.1333[.000]* * * * * * B:Functional Form *CHSQ( 1)= 11.8472[.001]*F( 1, 10)= 55.0317[.000]* * * * * * C:Normality *CHSQ( 2)= .90328[.637]* Not applicable * * * * * * D:Heteroscedasticity*CHSQ( 1)= .85500[.355]*F( 1, 12)= .78052[.394]* ******************************************************************************* A:Lagrange multiplier test of residual serial correlation B:Ramsey's RESET test using the square of the fitted values C:Based on a test of skewness and kurtosis of residuals D:Based on the regression of squared residuals on squared fitted values
Từ kết quả trờn, ta cú hàm thể hiện mối tƣơng quan của MDSD, CLD, GDP nhƣ sau:
MDSD = 2.4628 – 0.84194CLD + 0.64582GDP (1)
Hàng năm, cú số liệu về CLD và GDP thay vào cụng thức (1) ta cú mật độ sử dụng điện thoại. Căn cứ vào đõy để xỏc định nhu cầu thị trƣờng.
- Phƣơng phỏp chuyờn gia: thành viờn nhúm chuyờn gia bao gồm: trƣởng cỏc phũng ban chức năng, trƣởng cỏc đơn vị trực thuộc, một số chuyờn viờn cú hiểu biết sõu rộng về lĩnh vực cần dự bỏo, cỏc chuyờn gia ngoài đơn vị.
Cú thể tổ chức cuộc họp thảo luận về chủ đề xõy dựng trƣớc hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
* Đối tượng ỏp dụng
- Phƣơng phỏp ngoại suy sử dụng hiệu quả nhất trong việc dự bỏo nhu cầu sử dụng cỏc dịch vụ bƣu chớnh viễn thụng trong ngắn hạn (theo năm).
- Phƣơng phỏp chuyờn gia thớch hợp trong dự bỏo nhu cầu thị trƣờng trong dài hạn, dự bỏo về tỡnh hỡnh thị trƣờng, và cỏc vấn đề mang tầm chiến lƣợc liờn quan tới sự phỏt triển của đơn vị.
* Điều kiện ỏp dụng của giải phỏp
- Phƣơng phỏp ngoại suy:
+ Cỏn bộ làm cụng tỏc dự bỏo phải cú kiến thức về quản trị doanh nghiệp, kinh tế lƣợng, sử dụng thành thạo mỏy vi tớnh và chạy cỏc phần mềm dự bỏo.
+ Sử dụng mỏy vi tớnh cú cài đặt phần mềm dự bỏo, vớ dụ MFIT 4.1 cú nhiều tớnh năng phự hợp với dự bỏo trong mụi trƣờng kinh doanh luụn biến động, dễ sử dụng, giao diện đẹp.
- Phƣơng phỏp chuyờn gia:
+ Ngƣời thực hiện phƣơng phỏp này phải cú kỹ năng trƣng cầu ý kiến, điều khiển cuộc thảo luận theo chủ đề xõy dựng trƣớc và cú khả năng tổng hợp ý kiến thu thập đƣợc.
+ Phải cú chi phớ (cú thể cần lấy ý kiến của cỏc chuyờn gia ngoài đơn vị).
3.2.3. Tỏch phũng Kế hoạch - Đầu tƣ thành hai bộ phận mới là Phũng Kế hoạch – kinh doanh và Phũng Đầu tƣ - Phỏt triển.
* Mục đớch của giải phỏp
Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi là một doanh nghiệp cú quy mụ lớn cung cấp dịch vụ bƣu chớnh viễn thụng trờn một địa bàn tƣơng đối rộng nờn cần cú sự chuyờn mụn hoỏ cao trong cụng tỏc kế hoạch hoỏ. Phũng Kế hoạch – kinh doanh mới sẽ là bộ phận chớnh thực hiện cụng tỏc lập và theo dừi thực hiện kế hoạch. Thực hiện giải phỏp này sẽ làm tăng đầu mối quản lý của Ban giỏm đốc, nhƣng hiệu quả của cụng tỏc kế hoạch sẽ tăng lờn. Trƣớc đõy, phũng kế hoạch - Đầu tƣ thực hiện hai mảng cụng việc rất lớn, dẫn đến quỏ tải cụng việc, hạn chế hoạt động của cụng tỏc kế hoạch.
Tỏch thành hai phũng Kế hoạch – Kinh doanh và phũng Đầu tƣ - Phỏt triển sẽ giỳp cho việc chuyờn mụn hoỏ trong cụng tỏc kế hoạch đƣợc thực hiện triệt để, hoàn toàn phự hợp với quy luật phỏt triển chung và nhằm thực hiện chủ chƣơng của Tập đoàn.
* Nội dung của giải phỏp
- Phũng Kế hoạch - Kinh doanh mới cú những nhiệm chớnh sau:
+ Nghiờn cứu, tham mƣu, đề xuất cỏc chủ trƣơng, cơ chế, chiến lƣợc về hoạt động marketing để Giỏm đốc Bƣu điện tỉnh trỡnh Tổng cụng ty xem xột quyết định;
+ Xõy dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch marketing hàng năm của đơn vị;
+ Tổng hợp, phõn tớch, đỏnh giỏ tổng thể cỏc hoạt động marketing của đơn vị đề xuất cỏc giải phỏp kinh doanh cỏc dịch vụ;