* Tăng mật độ của cỏc điểm nỳt hoạt động kinh doanh dịch vụ bưu chớnh
Bảng số liệu 2.4: Phõn tớch tỡnh hỡnh xõy dựng cỏc điểm nỳt bƣu chớnh của BĐT Yờn Bỏi trong giai đoạn 2002-2006
STT Năm Đại lý BC-VT Điểm bƣu điện văn hoỏ xó
Số lƣợng Tỷ lệ tăng so với năm trƣớc (%) Số lƣợng Tỷ lệ tăng so với năm trƣớc (%) Mật độ 1 2002 116 - 88 - 0.55 2 2003 125 7.76 101 14.77 0.63 3 2004 130 4 116 14.85 0.72 4 2005 136 4.61 121 4.3 0.76 5 2006 142 4.41 137 13.22 0.86
Trong nhƣng năm gần đõy, Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi khụng ngừng hoàn thiện mạng lƣới bƣu chớnh bằng cỏch xõy dựng, mở mới đại lý BC-VT, điểm Bƣu điện – văn hoỏ xó để tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng khi sử dụng những dịch vụ bƣu chớnh và đảm bảo nhiệm vụ chớnh trị mà Đảng, Nhà nƣớc giao cho.
Qua bảng số liệu ta thấy: trong giai đoạn từ 2002 đến 2006 số lƣợng cỏc điểm nỳt bƣu chớnh ngày một tăng. Cụ thể:
- Đối với cỏc đại lý bƣu chớnh viễn thụng: số lƣợng đại lý bƣu chớnh – viễn thụng trong những năm qua luụn cú xu hƣớng tăng, và tăng tƣơng đối đều. Cỏc đại lý này sẽ đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng khi cú nhu cầu sử dụng một số dịch vụ bƣu chớnh viễn thụng. Với tỷ lệ luụn tăng cho ta thấy, nhỡn chung mật độ của cỏc đại lý cú xu hƣớng tăng lờn.
- Đối với cỏc điểm Bƣu điện văn hoỏ xó: số lƣợng điểm bƣu điện văn hoỏ xó luụn cú xu hƣớng tăng và với tổng 159 xó trong toàn tỉnh (từ năm 2002 đến 2006 khụng cú sự biến động về việc phõn chia địa phận hành chớnh trong tỉnh), dẫn đến mật độ của cỏc điểm bƣu điện văn hỏo xó ngày cảng tăng. Năm 2002 cú 55% số xó cú Bƣu điện văn hoỏ xó, đến năm 2006 cú 86% số xó cú bƣu điện văn hoỏ xó. Hệ thống cỏc điểm bƣu điện văn hoỏ xó vừa đảm bảo thực hiện nhiệm vụ kinh doanh vừa đảm bảo thực hiện cỏc nhiệm vụ về chớnh trị. Trong tƣơng lai, Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cần quan tõm hoàn thiện hệ thống cỏc điểm bƣu điện văn hoỏ xó, đảm bảo tất cả 159 xó trong toàn tỉnh phải cú Bƣu điện văn hoỏ xó.
* Hoàn thiện hành trỡnh đường thư:
Năm 2002 cú 108 tuyến đƣờng thƣ với chiều dài của cỏc tuyến đƣờng thƣ 2053km đến năm 2006 cú 120 tuyến đƣờng thƣ với chiều dài 1852km. Điểm đầu và cuối của cỏc tuyến đƣờng thƣ đƣợc bố trớ hợp lý hơn, thời gian chờ để giao nhận ngày càng ngắn, thủ tục giao nhận ngày càng đƣợc đơn giản
hoỏ, giữa cỏc bƣu cực luụn cải tiến cỏch thức phối hợp trong quỏ trỡnh gia nhận. Do đú, đảm bảo đƣa bỏo chớ đến một số xó, huyện trong ngày, đảm bảo đƣa thƣ, điện bỏo, cỏc bƣu phẩm bƣu kiện đến nơi nhận đỳng theo sự thoả thuận về thời gian với khỏch hàng, ngày càng nõng cao uy tớn của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi trong lĩnh vực hoạt động Bƣu chớnh trờn địa bàn tỉnh Yờn Bỏi. Trong thời gian tới, Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cần nghiờn cứu xem xột mở thờm cỏc tuyến đƣờng thƣ, cải tiến hơn nữa cỏc thủ tục giao nhận để giảm hoặc cú thể xoỏ bỏ thời gian chờ ở cỏc điểm đầu và cuối mỗi tuyến đƣờng thƣ, xõy dựng một mạng lƣới bƣu chớnh ngày càng hoàn thiện hơn.
* Thực hiện tin học hoỏ trong quỏ trỡnh kinh doanh một số dịch vụ bưu chớnh, đặc biệt là dịch vụ tiết kiệm bưu điện
Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi là một trong 166 điểm bƣu điện cú nối mạng tin học của Cụng ty Dịch vụ Tiết kiệm Bƣu điện (VPSC), nhờ đú tạo ra nhiều tiện ớch cho khỏch hàng khi sử dụng loại dịch vụ này, tất cả cỏc loại hỡnh dịch vụ tiết kiệm của VPSC đều đƣợc triển khai.
2.2.1.3. Gúp phần tạo nờn một đội ngũ cỏn bộ kế cận cú trỡnh độ
Qua bảng số liệu 2.5, ta thấy : Lao động cú trỡnh độ cao ở Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi cú xu hƣớng ổn định về số lƣợng và tăng về chất lƣợng. Cụ thể: lao động cú trỡnh độ từ đại học trở lờn cú xu hƣớng luụn tăng, tăng mạnh nhất là năm 2003, tỷ lệ tăng 15,80% và năm 2006, tỷ lệ tăng là 10,97%; lao động cú trỡnh độ cao đẳng cú xu hƣớng tăng nhƣng chậm hơn, tăng mạnh nhất năm 2006 với tỷ lệ tăng 4,65%; lao động cú trỡnh độ từ trung học trở xuống hầu nhƣ cú xu hƣớng giảm.
Bảng số liệu 2.5 : Phõn tớch trỡnh độ lao động của BĐT Yờn Bỏi trong giai đoạn 2002-2006
Năm Trỡnh độ ĐH & trờn ĐH Trỡnh độ cao đẳng Trỡnh độ trung cấp Cụng nhõn kỹ thuật Chƣa qua đào tạo Số LĐ Tỷ lệ tăng (%) Số LĐ Tỷ lệ tăng (%) Sụ LĐ Tỷ lệ tăng (%) Số LĐ Tỷ lệ tăng (%) Số LĐ Tỷ lệ tăng (%) 2002 63 1,60 42 0 138 0,72 280 0,70 18 0 2003 73 15,80 43 2,38 132 -4,34 274 -2,14 18 0 2004 83 13,69 45 4,65 140 6,06 275 0,36 6 -66,6 2005 82 -1,20 44 -2,20 137 -2,14 271 -1,45 5 -16,6 2006 91 10,97 46 4,50 131 -4,37 268 -1,10 5 0
Nguồn trớch: Phũng Tổ chức cỏn bộ, BĐT Yờn Bỏi
Để đỏnh giỏ chất lƣợng của đào tạo, Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi luụn thực hiện cụng tỏc đỏnh giỏ kết quả đạo tạo. Theo số liệu đỏnh giỏ Phũng Tổ chức cỏn bộ, kết quả đỏnh giỏ nhƣ sau:
- Đối với đào tạo dài hạn: 98% số ngƣời đƣợc đào tạo cú kiến thức – kỹ năng để hoàn thành cụng việc tăng đỏng kể so với trƣớc khi đào tạo; 2% số ngƣời cú kiến thức - kỹ năng hoàn thành cụng việc tăng lờn chỳt ớt so với trƣớc khi đào tạo.
- Đối với cỏc khoỏ bồi dƣỡng nghiệp vụ: 100% số ngƣời đƣợc đào tạo cú kiến thức – kỹ năng để hoàn thành cụng việc tăng đỏng kể so với trƣớc khi đào
tạo.
Nhƣ vậy, trong 5 năm qua độ ngũ cỏn bộ của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi khụng ngừng đƣợc nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, đú chớnh là một trong những đúng gúp rất lớn của cụng tỏc kế hoạch hoỏ của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi.
2.3.2. Những hạn chế của cụng tỏc kế hoạch hoỏ ảnh hƣởng đến sự phỏt triển của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi phỏt triển của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi
Theo kết quả điều tra, tớnh trong những năm 2002-2006, 40% đơn vị trực thuộc cú năm khụng thực hiện đƣợc kế hoạch do chỉ tiờu kế hoạch quỏ cao, 10% khụng thực hiện kế hoạch vỡ lý do thời thiết.
Mặt khỏc, với thực trạng cụng tỏc kế hoạch hoỏ đƣợc phõn tớch ở trờn cụng tỏc kế hoạch hoỏ tại Bƣu điện Yờn Bỏi cũn cú một số hạn chế sau:
2.3.2.1. Hạn chế trong cụng tỏc Lập kế hoạch
* Hạn chế trong việc xõy dựng cỏc phương ỏn kế hoạch:
- Căn cứ lập kế hoạch tƣơng đối khoa học xong một số căn cứ xỏc định chƣa chớnh xỏc. Cụ thể: Căn cứ vào kết quả phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh, nhất là đối thủ cạnh tranh; Căn cứ vào điểm mạnh điểm yếu của đơn vị.
Hầu nhƣ, cỏc đơn vị trực thuộc chƣa tiến hành phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh một cỏch bài bản, khoa học nờn khụng thể xỏc định chớnh xỏc đƣợc cơ hội, thỏch thức, điểm mạnh điểm yếu của đơn vị dẫn đến hai căn cứ này chƣa đƣợc xỏc định.
- Lập kế hoạch chƣa gắn với thị trƣờng: Cỏc đơn vị trực thuộc là đơn vị trực tiếp tiến hành quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, tiếp cận với thị trƣờng nhƣng trong quỏ trỡnh lập kế hoạch lại khụng nghiờn cứu yếu tố này.
Kế hoạch đƣợc lập là quỏ trỡnh cõn đối giữa năng lực sản xuất của đơn vị và nhu cầu thị trƣờng.
Năng lực sản xuất đƣợc xỏc định từ hệ thống định mức kỹ thuật do VNPT xõy dựng.
Nhu cầu thị trƣờng đƣợc xỏc định nhờ vào kinh nghiệm phỏng đoỏn của ngƣời lập kế hoạch dựa vào số liệu thực hiện kế hoạch quỏ khứ. Trong điều kiện kinh tế xó hội ngày càng phỏt triển, nhu cầu của con ngƣời luụn thay đổi và chịu tỏc động của rất nhiều nhõn tố, bờn cạnh đú ngày càng cú nhiều doanh nghiệp khỏc cựng cung cấp dịch vụ BC-VT trờn địa bàn tỡnh Yờn Bỏi.
Vậy với cỏch xỏc định nhu cầu của cỏc đơn vị trực thuộc đang làm sẽ cú sự sai lệch lớn giữa kế hoạch và thực hiện.
Dự kiến kế hoạch của cỏc đơn vị trực thuộc sẽ là cơ sở thực hiện lập kế hoạch tổng hợp trong toàn đơn vị.
- Bộ phận làm cụng tỏc kế hoạch hoỏ chƣa đƣợc chuyờn mụn hoỏ. Là một doanh nghiệp cú quy mụ lớn nhƣng bộ phận làm cụng tỏc kế hoạch hoỏ đồng thời quản lý cả mảng đầu tƣ. Điều này gõy ra quỏ tải cụng việc, sẽ khụng cú chuyờn sõu vào cụng tỏc kế hoạch hoỏ dẫn đến hạn chế về chất lƣợng của cụng tỏc kế hoạch hoỏ.
- Chƣa sử dụng hiệu quả mỏy múc trong quỏ trỡnh lập kế hoạch: tất cả
cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch đều đƣợc trang bị mỏy vi tớnh, nhƣng đú chỉ là cụng cụ đỏnh mỏy và tớnh toỏn đơn giản. Hầu hết chƣa sử dụng hết cụng dụng của mỏy vi tớnh.
* Trỡnh độ cỏn bộ làm cụng tỏc lập kế hoạch:
Chất lƣợng của cụng tỏc kế hoạch hoỏ núi chung và lập kế hoạch núi riờng phụ thuộc chớnh vào ngƣời lập kế hoạch. Nhỡn chung trỡnh độ của cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch cũn hạn chế (hạn chế về kiến thức kinh tế, quản trị doanh nghiệp), đặc biệt là đối với cỏc đơn vị trực thuộc. Trong 5 năm gần đõy, mặc dự Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi đó khụng ngừng đào tạo ra đội ngũ cỏn bộ cú trỡnh độ ngày càng cao, xong tớnh bỡnh quõn thỡ tỷ lệ cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch trong tổng số cỏn bộ làm cụng tỏc kế học cú trỡnh độ đại học cũn qỳa thấp, chủ yếu vẫn là trỡnh độ cao đẳng và trung cấp.
Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch hầu nhƣ khụng cú ý tƣởng sỏng tạo mới mà chủ yếu dựa vào lối mũn đó cú từ trƣớc, và làm mới kế hoạch bằng cỏch làm tăng cỏc chỉ tiờu kế hoạch so với kỳ trƣớc. Hạn chế này đó tạo ra cỏc bản kế hoạch giống nhƣ bản kế hoạch đó
cú trong khi đú thỡ cỏc điều điều kiện về mụi trƣờng kinh doanh thực tế luụn thay đổi, điều này làm cho cụng tỏc kế hoạch kộm hiệu quả.
2.3.2.2. Hạn chế trong cụng tỏc triển khai thực hiện kế hoạch
* Cỏch thức triển thực hiện kế hoạch chưa hiệu quả:
Quỏ trỡnh triển khai thực hiện là 1 quỏ trỡnh truyền cỏc thụng tin kế hoạch, thụng tin kế hoạch đƣợc truyền tới ngƣời thực hiện cuối cựng đú là cỏc chỉ tiờu kế hoạch bắt buộc thực hiện, điều đú cú thể làm cho ngƣời thực hiện sẽ khụng thể hiểu đƣợc tinh thần của kế hoạch là gỡ. Do đú, sẽ cú những sai lệnh trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch.
Đặc biệt, trong lĩnh vực kinh doanh bƣu chớnh cũn nhiều bất cập trong cụng tỏc thực hiện kế hoạch:
- Khụng cú một đầu mối chung chi phối hoạt động bƣu chớnh của cỏc Bƣu điện huyện. Ở cỏc bộ phận chức năng chƣa cú chuyờn viờn chịu trỏch nhiệm theo dừi chung về lĩnh vực sản xuất kinh doanh bƣu chớnh trong lĩnh vực chuyờn mụn hẹp.
- Cụng nghệ bƣu chớnh cũn quỏ lạc hậu chủ yếu sử dụng lao động sống và chủ yếu là nữ, ảnh hƣởng đến hiệu quả của việc triển khai thực hiện kế hoạch.
* Thiếu sự phối kết hợp giữa cỏc bộ phận:
Cơ cấu tổ chức quản lý của Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi theo kiểu trực tuyến - chức năng, cỏc phũng ban chức năng cú nhiệm vụ làm tham mƣu, giỳp việc cho giỏm đốc và cỏc đơn vị trực thuộc hoạt động dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của giỏm đốc, quyền lực quyết định mọi hoạt động trong đơn vị là do giỏm đốc đƣa ra. Chớnh vỡ vậy, mỗi một đơn vị trực thuộc đó tạo ra cho mỡnh một “khoảng trời’ riờng, thực hiện và bỏo cỏo lờn giỏm đốc.
Trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch, cỏc bộ phận chức năng chỉ thực hiện trong phạm vi lĩnh vực chuyờn mụn của mỡnh, thiếu sự liờn kết với cỏc
bộ phận chức năng khỏc và với cỏc đơn vị trực thuộc để hiểu rừ tỡnh hỡnh thực tế. Cũn cỏc bộ phận trực thuộc thỡ chỉ nhận lệnh cũng nhƣ thực hiện chỉ thị hƣớng dẫn từ Ban giỏm đốc.
Hơn nữa, trờn địa bàn kinh doanh của một huyện thỡ việc sản xuất kinh doanh giữa hai lĩnh vực Bƣu chớnh và viễn thụng là do hai bộ phận trực tuyến chịu trỏch nhiệm quản lý, và cấp quản lý khụng ngành nhau. Lĩnh vực bƣu chớnh thỡ do Bƣu điện huyện đảm nhiệm, bƣu điện huyện là đơn vị trực thuộc Bƣu điện tỉnh, lĩnh vực viễn thụng do đài viễn thụng trực thuộc Cụng ty Điện bỏo - Điện thoại. Theo sự phõn cấp thỡ cỏc đài viễn thụng ở cấp dƣới so với cỏc bƣu điện huyện. Do vậy, sẽ cú những khú khăn trong quỏ trỡnh hợp tỏc cụng việc.
2.3.3. Hạn chế trong cụng tỏc kiểm tra, đỏnh giỏ
Tất cả cỏc thụng tin thực hiện kế hoạch mà phũng Kế hoạch – Đầu tƣ thu đƣợc là thụng qua cỏc bỏo cỏo, cỏc bỏo cỏo đú đƣợc lập theo đỳng mẫu và bỏo cỏo theo một chế độ mà Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi quy định cố định.
Bỏo cỏo theo mẫu cú ƣu điểm là lấy đƣợc những thụng tin mà ngƣời phõn tớch cần, xong cú thể sẽ khụng thể thu thập đƣợc thụng tin cú giỏ trị phục vụ cho cụng tỏc kiểm tra. Bỏo cỏo đƣợc thực hiện bắt đầu từ đơn vị trực thuộc, phũng ban chức năng. Cỏn bộ làm kế hoạch của đơn vị trực thuộc đƣợc tiếp cận với thực tế nhƣng trỡnh độ cũn rất hạn chế (phần lớn là cỏn bộ cú trỡnh độ cao đẳng và trung cấp), hơn nữa cỏc đơn vị trực thuộc phần lớn hoạt động ở những nơi cú trỡnh độ dõn trớ thấp, địa lý phức tạp. Cỏn bộ làm kế hoạch ở cỏc phũng ban chức năng thỡ cú trỡnh độ tƣơng đối cao về chuyờn mụn nhƣng lại hạn chế về tỡnh hỡnh thực tế về lĩnh vực chuyờn mụn của mỡnh tại cỏc đơn vị trực thuộc trực tiếp sản xuất. Ngoài ra, do đặc điểm của cụng nghệ viễn thụng đang ỏp dụng tại Bƣu điện tỉnh Yờn Bỏi, ở cỏc đơn vị trực thuộc cú thể dấu mức hoạt động của đơn vị mỡnh khụng bỏo cỏo. Vậy khú
trỏnh khỏi những sai lệnh giữa bỏo cỏo và từ thực tế tỡnh hỡnh thực hiện ở cấp cơ sở.
Tiếp theo bỏo cỏo đƣợc chuyển tới phũng Kế hoạch – Đầu tƣ, cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch của phũng tiếp tục “chắt lọc”, đỏnh giỏ để bỏo cỏo lờn ban giỏm đốc. Nhƣ vậy, thụng tin về tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sẽ cú những sai lệch nhất định và khụng phản ỏnh đƣợc bản chất của tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch dẫn đến cụng tỏc kiểm tra hoạt động khụng hiệu quả.
Việc điều chỉnh chỉ thực hiện điều chỉnh chỉ tiờu kế hoạch đó giao khụng cú phƣơng ỏn điều chỉnh cụng việc thực hiện cụ thể.
Cụng tỏc kiểm tra chỉ thực hiện kiểm tra qua cỏc bỏo cỏo định kỳ của ngƣời thực hiện, qua đú đỏnh giỏ và cứ sỏu thỏng mới cú hoạt động điều chỉnh chỉ tiờu kế hoạch nếu cần. Do đú, cỏc phƣơng ỏn điều chỉnh nếu cú là cỏc bản kế hoạch đƣợc chỉnh sửa chỉ tiờu, khụng phải là cỏc phƣơng ỏn hành động cụ thể và khụng gắn với từng bƣớc thực hiện kế hoạch của đơn vị.
Trong quỏ trỡnh kiểm tra chƣa cú trọng điểm, tất cả cỏc hoạt động trong toàn đơn vị cú vị trớ nhƣ nhau trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ, điều chỉnh nếu cần. Hoạt động kiểm tra nhƣ vậy sẽ bao quỏt đƣợc toàn bộ hoạt động của đơn vị