CƠNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ BẾN THAØNH
3.2.1 KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ BẾN THAØNH THAØNH
Chứng từ sử dụng:
Bảng chấm cơng
Bảng thanh tốn tiền lương
Trình tự luân chuyển chứng từ
Quy trình lập bảng chấm cơng : Hàng ngày người phụ trách của các phịng ban trong cơng ty căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm cơng cho từng người. Cuối tháng người chấm cơng và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm cơng. Đối với nhân viên khơng trực tiếp kinh doanh, bảng chấm cơng chính là căn cứ để thanh tốn lương hàng tháng. Cịn đối với nhân viên trực tiếp kinh doanh bảng chấm cơng là căn cứ để tính tiền lương cơng ty hỗ trợ trong những tháng lương tính trên doanh thu nhỏ hơn mức lương tối thiểu cơng ty quy định.
Quy trình lập bảng báo cáo lương : Hàng ngày người phụ trách của các phịng ban căn cứ vào số tiền phí bảo hiểm thu về và số hĩa đơn xuất ra để ghi lại số phí bảo hiểm thực thu của từng nhân viên theo từng nghiệp vu cụ thể. Cuối tháng, người phụ
Bảng chấm cơng (lấy từ các bộ phận, phịng ban) Bảng báo cáo lương (lấy từ các, bộ phận, phịng ban) Bảng thanh tốn lương
Thanh tốn lương cho CBCNV
tính lương cho nhân viên. Sau đĩ bảng báo cáo lương này sẽ được gửi về phịng Hành chính- Tổ chức để lập bảng thanh tốn lương.
Quy trình lập bảng thanh tốn tiền lương : được lập vào cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ cĩ liên quan như bảng chấm cơng, bảng báo cáo lương, kế tốn tiền lương lập bảng thanh tốn tiền lương, chuyển cho kế tốn trưởng sốt xét xong trình cho Tổng giám đốc ký duyệt, sau đĩ chuyển cho kế tốn lập phiếu chi và thanh tốn lương cho CBCNV. Bảng thanh tốn tiền lương được lưu tại phịng kế tốn.
3.2.1.2 Tài khoản sử dụng
Kế tốn tiền lương tại cơng ty sử dụng tài khoản 334 để theo dõi các khoản phải trả nhân viên.
Các tài khoản sử dụng:
Tài khoản 334: Phải trả cơng nhân viên
Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 333: Thuế thu nhập cá nhân
3.2.1.3 Phương pháp và trình tự hạch tốn
Căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương tháng 02/2010 và các chứng từ kế tốn khác cĩ liên quan, kế tốn lập bảng phân bổ tiền lương tháng 02/2010 và hạch tốn vào chi phí của doanh nghiệp
Nợ TK 641 : 409,622,194 Nợ TK 642 : 149,565,000
Cĩ TK 334: 559,187,194
Căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương tháng 02/2010, Bảng phân bổ tiền lương kế tốn hạch tốn 6% BHXH, 1.5% BHYT, 1%BHTN, 1% KPCĐ vào lương của nhân viên trong kỳ:
Nợ TK 334: 14,234,955 Cĩ TK 3382: 5,299,372 Cĩ TK 3383: 6,307,470 Cĩ TK 3384: 1,576,868 Cĩ TK 3389: 1,051,245
Căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương tháng 02/2010 kế tốn hạch tốn khoản thuế thu nhập cá nhân tính trừ vào lương của nhân viên.
Nợ TK 334: 9,790,612
Cĩ TK 333 ( thuế TNCN ) : 9,790,612
Ngày 28/02, căn cứ vào Bảng thanh tốn tiền lương, kế tốn chi tiền mặt thanh tốn lương cho CBCNV sau khi đã khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, thuế TNCN vào lương của nhân viên. Kế tốn lập phiếu chi số PC 69
Nợ TK 334: 535,161,627 ( 559,187,194 - 24,025,567 ) Cĩ TK 111: 535,161,627
Sau khi chi trả lương cho nhân viên trong cơng ty. Kế tốn lập phiếu chi tiền mặt để phản ánh khoản tiền lương đã chi trả cho nhân viên. Quy trình kế tốn lập phiếu chi tiền mặt trên hệ thống phần mềm kế tốn của cơng ty như sau:
Kế tốn vào phần mềm kế tốn tại cơng ty sau đĩ chọn mục “Nghiệp vụ kế tốn, tài chính“ / “Phiếu chi tiền mặt“. Trong “Phiếu chi tiền mặt“ kế tốn nhập đầy đủ các thơng tin cần thiết như sau:
Mục “Mã chứng từ“: Kế tốn chọn “TM2“. Sau đĩ, kế tốn enter phần mềm sẽ tự động cập nhật mục “ Số chứng từ” .
Mục “Người nhập chứng từ“: Kế tốn nhập họ và tên, địa chỉ của người lập phiếu chi tiền mặt này. Ơû phiếu chi tiền mặt này là: Trương Thị Mộng Thu – Phịng Kế tốn. Sau khi nhập xong mục “Người nhập chứng từ “ kế tốn enter mục “ Ngày chứng từ “ sẽ tự động cập nhật ngày chứng từ được lập.
Mục “Người giao dịch“ và mục “Địa chỉ“ kế tốn nhập họ, tên và địa chỉ của người đã nhận tiền. Ơû phiếu chi tiền mặt này là nhân viên Phan T Mỹ Phượng phịng kế tốn.
Mục “Diễn giải“ kế tốn nhập mục đích của việc chi tiền. Ơû phiếu chi tiền mặt này là “Chi lương tháng 02/2010”. Tiếp theo, kế tốn enter cho tới mục “Diễn giải” và nhập lại mục đích của việc chi tiền đồng thời định khoản nghiệp vụ chi tiền mặt. Trong phiếu chi tiền mặt này tại mục “Diễn giải” kế tốn nhập “Chi lương tháng 02/2010” tiếp đĩ tại mục “TK Nợ” kế tốn nhập “334” sau đĩ enter phần mềm sẽ tự động cập nhật tài khoản đối ứng. Tiếp theo, tại mục “Số tiền” kế tốn nhập số tiền chi trả lương cho nhân viên là “535,161,627”. Kết thúc kế tốn bấm “Lưu” để lưu chứng từ và hồn thành quá trình nhập liệu.
Chứng từ, sổ sách kế tốn minh họa:
Bảng thanh tốn lương ( Xem phụ lục 1 trang e )
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương ( Xem phụ lục 1 trang r )
Sổ nhật ký chung ( Xem phụ lục 1 trang s )
Sổ chi tiết các tài khoản 334, 641, 642 ( Xem phụ lục 1 )
Sổ cái các tài khoản 334, 641, 642 ( Xem phụ lục 1 )
Phiếu chi PC 69 ( Xem phụ lục 1 trang cc )
3.2.2 KẾ TỐN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ BẾN THAØNH
3.2.2.1 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Ch ng t s d ng
Bảng thanh tốn tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Trình t luân chuy n ch ng t B ng ch m cơng B ng báo cáo l ng Phi u ngh h ng BHXH B ng thanh tốn BHXH L u ch ng t phịng k tốn
Quy trình l p phi u ngh h ng BHXH: M i l n ng i lao đ ng đ n khám b nh t i tr m xá hoặc cơ quan y tế, bác sĩ thấy cần thiết phải cho nghỉ để điều trị hoặc nghỉ để trơng con ốm ( con từ 7 tuổi trở xuống ) thì lập phiếu này và ghi số ngày nghỉ để người phụ trách BHXH của đơn vị làm cơ sở tính BHXH cho người lao động.
Người được nghỉ phải báo cho cơ quan và nộp phiếu này cho người chấm cơng. Cuối tháng nộp phiếu này kèm theo bảng chấm cơng gửi về phịng kế tốn để tính BHXH.
Cuối tháng căn cứ vào phiếu nghỉ hưởng BHXH. Kế tốn lập bảng thanh tốn BHXH sau khi tính tổng số ngày nghỉ và số tiền được cấp cho từng người và cho tồn đơn vị. Bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế tốn trưởng duyệt chi.
3.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Kế tốn các khoản trích theo lương tại cơng ty sử dụng tài khoản 338 để theo dõi.
Tài khoản 338 được mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi từng khoản phải trả, phải nộp
Tài khoản 3382: Kinh phí cơng đồn
Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội
Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế
Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
3.2.2.3 Phương pháp và trình tự hạch tốn
Căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương tháng 02/2010, Bảng phân bổ tiền lương kế tốn hạch tốn các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phải trích vào CPSXKD và các đối tượng khác:
Nợ TK 642: 8,987,850 ( 6,062,160 + 1,136,655 + 378,885+ 1,410,150 ) Nợ TK 641: 17,336,422 (10,757,760 +2,017,080 + 672,360 + 3,889,222) Nợ TK 334: 26,243,047 ( 6,719,612 + 19,523,435 ) Cĩ TK 3382: 10,598,744 [( 141,015,000 + 388,922,194 ) * 2%] Cĩ TK 3383: 23,127,390 ( 16,819,920 + 6,307,470 ) Cĩ TK 3384: 4,730,603 ( 3,153,735 + 1,576,868 ) Cĩ TK 3389 : 2,102,490 ( 1,051,245 + 1,051,245 ) Cĩ TK 333 ( Thuế TNCN ) : 9,790,612 (2,126,703 + 7,663,909)
Ngày 27/02, chi tiền mặt 29,960,483 đồng nộp BHXH, BHYT, BHTN (trong đĩ gồm 23,127,390 đồng BHXH; 4,730,603 đồng BHYT; 2,102,490 đồng BHTN) cho cơ quan cấp trên tại ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn chi nhánh Q3. Kế tốn lập phiếu chi tiền mặt số PC 65.
Nợù TK 3383: 23,127,390 Nợù TK 3384: 4,730,603 Nợ TK 3389 : 2,102,490
Cĩ TK 111: 29,960,483
Chứng từ, sổ sách kế tốn minh họa:
Bảng thanh tốn lương ( Xem phụ lục 1 trang e )
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương ( Xem phụ lục 1 trang r )
Sổ nhật ký chung ( Xem phụ lục 1 trang s )
Sổ chi tiết các tài khoản 338 ( Xem phụ lục 1 )
Sổ cái các tài khoản 338 ( Xem phụ lục 1 )
CHƯƠNG 4:
NHẰM HOAØN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VAØ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ BẾN THAØNH
4.1 NHẬN XÉT
4.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh
Do cơng ty mới thành lập được hơn một năm, thương hiệu trên thị trường ít được biết đến vì vậy kết quả kinh doanh của cơng ty chưa cao. Tuy nhiên, cơng ty vẫn phấn đấu và hồn thành kế hoạch do Tổng cơng ty giao.
Kết quả hoạt động doanh thu của cơng ty hiện nay chủ yếu từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm mang lại.
4.1.2 Cơng tác tổ chức quản lý lao động
Cơng ty đã tuyển dụng thêm một số cán bộ trong ngành Dầu khí cĩ kinh nghiệm vào làm việc để đáp ứng yêu cầu cơng việc kinh doanh của cơng ty.
Cơng ty đã xây dựng và ban hành quy chế nội bộ, định mức sử dụng phương tiện, thiết bị…, đảm bảo điều kiện làm việc thuận lợi cho CBCNV.
Thực hiện chủ trương, chiến lược của Tổng cơng ty, cơng ty đã xây dựng được đề án quản lý hệ thống mạng đưa cơng tác quản trị của cơng ty đơn giản, gọn nhẹ đáp ứng được yêu cầu của cơng việc.
4.1.3 Tổ chức hoạt động kế tốn
4.1.3.1 Tổ chức cơng tác kế tốn
Việc tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Bảo Hiểm Dầu Khí Bến Thành là tương đối tốt. Bộ máy kế tốn được tổ chức chuyên sâu và phân cơng hoạch định nhiệm vụ rõ ràng, mỗi kế tốn cĩ trách nhiệm làm một phần hành cụ thể. Việc này đã tạo cho nhân viên kế tốn phát huy tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong cơng việc. Các phần hành được kế tốn phối hợp rất khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả và chính xác đúng chế độ.
4.1.3.2 Cơng tác hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
Những ưu điểm và thuận lợi
Cơng ty áp dụng cách tính lương phù hợp với từng nhân viên. Đối với nhân viên quản lý cơng ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian là thích hợp với trình độ và chuyên mơn, năng lực của nhân viên dựa vào thời gian làm việc thực tế làm cho nhân viên cĩ trách nhiệm hơn với giờ giấc làm việc của bản thân. Đối với nhân viên kinh doanh cơng ty áp dụng hình thức trả lương theo doanh thu họ tạo ra là rất phù hợp. Vì với hình thức này, cơng ty đã tạo điều kiện cho CNV theo dõi được năng suất lao động của chính mình cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, gắn liền được lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể, thúc đẩy CNV làm việc sao cĩ hiệu quả nhất. Việc này cĩ tác dụng khuyến khích người lao động tạo ra nhiều doanh thu hơn để tăng thu nhập được nhận.
Việc theo dõi BHXH, BHYT, BHTN giúp cho người lao động thực sự tin tưởng vào sự quan tâm của cơng ty đến sức khỏe và cuộc sống của người lao động và gia đình họ, thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với hiện tại và tương lai của người lao động.
Bộ máy kế tốn của cơng ty gọn nhẹ, gồm cĩ 7 người nhưng quản lý tồn bộ nghiệp vụ kế tốn của cơng ty. Cĩ sự phân cấp trong tính tốn tiền lương: tại phịng Tổ chức – Hành chính, tổ chức tính tốn tiền lương cho từng người lao động. Cuối tháng, phịng kế tốn mới làm khâu cuối cùng là kiểm tra, tính tốn các khoản khấu trừ và thanh tốn tiền lương. Chính sự phân cấp này đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt mà chặt chẽ của tồn bộ phận khâu tính lương và thanh tốn lương của cơng ty.
Bộ máy kế tốn được phân quyền nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể cho từng cá nhân. Mỗi người đều cĩ một mật khẩu riêng để vào phần hành của mình mà những người khác khơng biết. Điều này giúp cho các kế tốn viên sẽ tự chịu trách nhiệm về phần hành của mình. Nhưng các phần hành kế tốn này khơng tách biệt nhau mà luơn cĩ sự phối hợp, kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau.
Hình thức sổ kế tốn doanh nghiệp đang sử dụng là hình thức Nhật Ký Chung cĩ những đặc điểm:
Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp
Ghi sổ đơn giản, dễ hiểu và dễ đọc
Theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị vì các nghiệp vụ vừa được ghi theo trình tự thời gian ( Sổ Nhật Ký ) lẫn hệ thống (Sổ Cái)
Cơng ty sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế tốn về tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước, giúp cho việc cung cấp các thơng tin kế tốn nhanh chĩng, đảm bảo yêu cầu khách quan và yêu cầu cơng khai của kế tốn đồng thời qua đĩ làm tăng sự tin tưởng của nhân viên đối với đội ngũ quản lý của doanh nghiệp .
Tài khoản doanh nghiệp đang sử dụng: 334, 338 được phản ánh và giám sát liên tục, cĩ hệ thống tình hình biến động của từng đối tượng kế tốn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tài khoản 338 đã được doanh nghiệp mở chi tiết theo
từng đối tượng điều này giúp cho các nhà quản lý cĩ thể theo dõi được dễ dàng và nhanh chĩng.
Khuyết điểm
Tuy nhiên, doanh nhiệp cịn tồn tại một số mặt như tài khoản 334 “ Phải trả người lao động “ chưa được mở chi tiết cho từng đối tượng.
Về thời gian thanh tốn lương cho cơng nhân viên : Việc thanh tốn lương cho cơng nhân viên một lần vào ngày cuối tháng cĩ thể khơng đảm bảo giải quyết nhu cầu sinh hoạt cho cơng nhân viên, làm họ cĩ thể thiếu tiền tiêu dùng trong khi thời hạn lĩnh lương chưa tới.
Việc chấm cơng được thực hiện cho tất cả nhân viên của cơng ty nhưng vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả. Cĩ một số nhân viên xin nghỉ nửa buổi nhưng vẫn được chấm là hồn chỉnh một ngày cơng. Hay cĩ những trường hợp nhân viên đi muộn về sớm nhưng vẫn được chấm đủ một ngày cơng.
4.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOAØN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VAØ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI DOANH TIỀN LƯƠNG VAØ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI DOANH NGHIỆP.
Sau những nhận xét cĩ được trong thời gian thực tập tại cơng ty Bảo Hiểm Dầu Khí Bến Thành, cùng với ý tưởng hồn thiện cơng tác kế tốn để nĩ luơn là cơng cụ đắc lực trong quản lý kinh tế hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh. Em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty Bảo Hiểm Dầu Khí Bến Thành, gĩp phần tạo hiệu quả cao trong việc hạch tốn kế tốn.
4.2.1 Về hoạt động kinh doanh
Do cơng ty mới thành lập chưa lâu nên hiện tại khách hàng cũng như đối tác làm ăn cịn rất hạn chế. Vì vậy, cơng ty cần chủ động hơn trong việc tìm kiếm khách hàng, đối tác trên mạng cũng như trên báo chí.
Cơng ty cũng cần xây dựng thêm một đội ngũ Marketing để nghiên cứu các chiến lược, kế hoạch lâu dài về thị trường cũng như tiếp thị các sản phẩm của cơng ty đến với khách hàng. Vì hiện nay trên thị trường thương hiệu của cơng ty được ít người