KPI (Từ viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất, giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu đã đề ra. Một khi doanh nghiệp đã hình thành sứ mệnh, xác định những nhân tố ảnh hưởng và đề ra mục tiêu, doanh nghiệp cần phải đo lường sự tăng trưởng so với những mục tiêu đã đề ra. KPI chính là thước đo sự tăng trưởng này.
* Tiến trình xây dựng chỉ số KPI
Bước 1: Phát triển KPI và quyết định về các mục tiêu thực hiện
Tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều có những mục tiêu cụ thể, khi tiến hành phát triển các KPI cần phải bám sát vào tầm nhìn, sứ mệnh của công ty hay đơn giản hơn là cần phải biết tích hợp với các mục tiêu để xây dựng các KPI hợp lý. Yêu cầu các mục tiêu thực hiện phải đảm bảo tất cả các yêu cầu của một mục tiêu bao gồm: cụ thể, đánh giá được, thực tế, và có thể đạt được trong một thời gian cụ thể. Vì mục đích này, khi thiết lập các mục tiêu đo lường cần phải có sự tích hợp cần thiết giữa kiểu công việc, nguồn nhân lực hiện tại, tài chính, trang thiết bị, cấu trúc tổ chức và môi trường. 1 Quyết định các tiêu chuẩn thực hiện dựa trên tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức 2 Xác định tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn
- KPI phải đánh giá được hiệu quả và hiệu suất của mỗi hoạt động của tổ chức - KPI phải đánh giá nguồn nhân lực và tài chính đối với các hoạt động
- KPI để đánh giá lòng trung thành của khách hàng đối với tổ chức
4 Quyết định mục tiêu thực hiện cho mỗi KPI. Mục tiêu này có thể được quyết định dựa trên công việc, kinh nghiệm, năng suất, và bản chất của mỗi hoạt động của doanh nghiệp
Bước 2: Định giá các tiêu chuẩn thực hiện
Sau khi các KPI được phát triển và quyết định tiêu chuẩn cho mỗi KPI, lúc này tổ chức phải đánh giá tiêu chuẩn bằng cách so sánh tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn trong việc phát triển các mục tiêu chung của doanh nghiệp và đề ra các giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị tại các công ty.
1 Liệt kê KPI và quyết định các mục tiêu đánh giá
2 Tích hợp các dữ liệu dựa trên quy trình thực tế cho mỗi KPI 3 So sánh kết quả thực tế với mỗi mục tiêu KPI
4 Tính toán phần trăm cho mỗi KPI
5 Đưa ra kết quả cho mỗi tiêu chuẩn trong KPI
Bước 3: Giám sát mức độ thực hiện
Người đứng đầu mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc việc thực hiện theo mỗi KPI. Lực lượng này có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải thiện các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Bước 4: Cải thiện các tiêu chuẩn thực hiện
Những người đứng đưa ra quyết định cuối cùng cho các KPI từ những đề suất đã được nêu ra trong bước 3
* Cách sử dụng chỉ số KPI trong việc đo lường hiệu quả của một số hoạt động
+ KPI về lương
1. Mức thu nhập trung bình:
- Công thức = tổng thu nhập / tổng nhân viên.
- Khi xem xét mức thu nhập trung bình toàn doanh nghiệp, giúp xem xét mức thu nhập trung bình của doanh nghiệp đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.
2. Mức thu nhập giờ công trung bình:
3. Mức thu nhập theo chức danh:
- Công thức = tổng thu nhập chức danh / tổng nhân viên chức danh đó.
- Khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, giúp Doanh nghiệp xem xét mức thu nhập trung bình của mình đã phù hợp hay chưa với thị trường.
4. Tỷ lệ chi phí lương:
- Công thức = tổng chi phí lương / doanh số.
- Doanh nghiệp cũng cần xem xét xem mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?
+ KPI về tuyển dụng
1. Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).
- Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của Doanh nghiệp, số lượng CV Doanh nghiệp nhận được nhiều có thể là do danh tiếng Doanh nghiệp có thể do truyền thông tốt, có thể do công việc hấp dẫn.
- Doanh nghiệp cần làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng CV của Doanh nghiệp nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.
2. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu:
- Tỷ lệ này = số ứng viên đạt yêu cầu / tổng số ứng viên.
Nếu tỷ lệ này càng cao thì chứng tỏ Doanh nghiệp đã truyền thông những cốt lõi của Doanh nghiệp đến các ứng viên, điều này giúp Doanh nghiệp đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên.
Nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ Doanh nghiệp đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì .
3. Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng:
- Tổng chi phí / Tổng số CV. Chỉ tiêu này xác định xem để thu được một CV Doanh nghiệp mất bao nhiêu đồng.
- Số người tuyển được/từng kênh. 4. Thời gian để tuyển nhân viên.
- Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày.
6. Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
- Chỉ số chi phí trung bình / 1 CV = tổng số tiền cho kênh quảng cáo / tổng số CV nhận được từ kênh đó. Tức là với mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo Doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền. Doanh nghiệp so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Điều đó không đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp chỉ thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất. Vì nó còn phụ thuộc vào độc giả của kênh quảng cáo đó là gì…
+ KPI về đào tạo
1. Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên:
- Chỉ số này bằng tổng số giờ huấn luyện trong một đơn vị thời gian cho mỗi chức danh.
2. Giờ đào tạo trung bình / NV:
- Doanh nghiệp xem xét số giờ đào tạo trung bình / chức danh.
- Khi xem xét chỉ số này Doanh nghiệp thấy rằng mức độ thời gian đào tạo đã hợp lý chưa, nhất là đối với các chức danh có trình độ thấp.
3. Chi phí huấn luyện / NV
- Chi phí huấn luyện cho Doanh nghiệp biết Doanh nghiệp đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu.
- Chi phí huấn luyện trung bình = tổng chi phí / tổng nhân viên. Lưu ý, Doanh nghiệp nên tính chi phí theo chức danh.
- Trong đó tổng chi phí gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện…
4. Tỷ lệ nhân viên đào tạo:
- Tỷ lệ này được tính cho số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.
5. Hiệu quả đào tạo:
- Tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo/tổng số nhân viên được đào tạo(do quản lý đánh giá). Trong báo cáo đánh giá kết quả đào tạo, Doanh nghiệp cần biết nhân viên đã ứng dụng đào tạo như thế nào vào công việc.
+ KPI về đánh giá công việc
Việc đánh giá công việc là tùy thuộc vào phương pháp của mỗi công ty, nhưng sau khi đánh giá, đây là những số liệu Doanh nghiệp cần quan tâm.
1. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ:
- Công thức = số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân viên.
- Doanh nghiệp xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận. 2. Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100 % công việc:
- Tỷ lệ này cho Doanh nghiệp biết số nhân viên đảm bảo công việc là bao nhiêu? - Doanh nghiệp nên so sánh tỷ lệ này giữa các bộ phận với nhau, và giữa các tháng với nhau.
3. Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên.
- Đối với các công ty ngành dịch vụ, tỷ lệ ngày vô cùng quan trọng, Doanh nghiệp cần xem xét cụ thể tỷ lệ thái độ tốt và không tốt của từng bộ phận để xem xét một cách chính xác hơn.
4. Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy:
- Tỷ lệ này bằng số lượng vi phạm trong một tháng.
+ KPI về năng suất của nguồn nhân lực:
1. Doanh số /1 nhân viên:
- Chỉ tiêu này đánh giá môt nhân viên tạo ra bao nhiêu đồng trong 1 năm.
- Chỉ tiêu này hữu ích khi đánh giá giữa các đơn vị cùng kinh doanh một sản phẩm của công ty hoặc so sánh với đối thủ cạnh tranh để xác định hiệu quả của nguồn nhân lực.
2. Lợi nhuận/ nhân viên
- Chỉ tiêu này cách phân tích tương tự chỉ tiêu doanh số/ nhân viên 3. Chi phí hành chính / 1 nhân viên:
- Chi phí hành chính bao gồm: chi phí sửa và bảo trì máy tính, bàn ghế, chi phí điện nước hoặc sửa chữa các dụng cụ văn phòng
- Chi phí này chỉ hữu ích khi so sánh giữa các năm hoặc các đơn vị với nhau. Ngoài ra, nếu Doanh nghiệp xây dựng được định mức chi phí thì Doanh nghiệp có khả năng sẽ kiểm soát được nó khi so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí.
4. Năng suất:
- Chỉ tiêu này đo lường còn tùy thuộc vào loại sản phẩm dịch vụ của từng công ty. Doanh nghiệp tham khảo trong phần KPI sản xuất.
- Đối với các đơn vị không tính được năng suất qua sản phẩm thì có thể tính qua doanh số của đơn vị đó. Ví dụ doanh số của toàn bộ nhà hàng thì do bộ phận phục vụ trực tiếp thực hiện.
5. Chi lương OT (lương tăng ca).
- Mức lương tăng ca của các bộ phận trong tháng và giải trình lý do liên quan.
+ KPI về đánh giá nguồn nhân lực khác:
1. Tỷ lệ đánh giá trình độ của nhân viên:
- Tỷ lệ bằng cấp đạt/bằng cấp yêu cầu của một chức danh. - Tỷ lệ bằng cấp cao hơn của một chức danh.
- Tỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của toàn bộ công nhân viên. 2. Tỷ lệ nam nữ:
- Tỷ lệ này cho biết xem doanh nghiệp của Doanh nghiệp có quá thiếu nam hay nữ không? Nói chung Doanh nghiệp nên hướng về sự cân bằng tương đối.
3. Tuổi trung bình của lực lượng lao động
- Tỷ lệ này cho biết tuổi trung bình của nhân viên là già hay trẻ, từ đó Doanh nghiệp có những chính sách phù hợp để tạo ra văn hoá cho Doanh nghiệp.
* Ứng dụng KPI tại các doanh nghiệp Việt Nam
Cho đến nay để đánh giá hiệu quả kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều chỉ mới dựa vào các chỉ tiêu tài chính như doanh thu lợi nhuận. Việc đánh giá hiệu qủa kinh doanh một cách toàn diện bằng công cụ KPI vẫn còn khá mới mẻ với doanh nghiệp trong nước. Hướng tới sự chuyên nghiệp trong kỹ năng quản trị, một số doanh nghiệp như ICP, Kinh Đô, Giấy Sài Gòn, Ngân Hàng ACB, Tân Hiệp Phát, Searefico... đã ứng dụng KPI, nhưng đa phần mới ở giai đoạn thử nghiệm. Kết quả bước đầu từ các doanh nghiệp đã áp dụng cho thấy, KPI phát huy tác dụng rõ rệt nhất ở các bộ phận tiền sảnh như tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng... Nhờ có công cụ đánh giá hiệu quả của công việc KPI mà động lực làm việc của nhân viên được cải thiện đáng kể và điều này được thể hiện qua ý thức, thái độ cũng như tinh thần làm việc nhóm.
Để có thể ứng dụng thành công công cụ này thì các doanh nghiệp Việt Nam cần: Một là: Tạo được sự liên kết cao nhất (từ ban lãnh đạo đến các bộ phận nhân viên) để từ đó xây dựng một nguồn lực phù hợp.
Hai là: Phải xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược trong khoảng 3-5 năm rồi thiết lập một kế hoạch hành động cụ thể cho từng năm
Ba là : Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, phân bổ trách nhiệm, phân bổ nguồn lực, hạn định thời gian hoàn thành...
Cuối cùng, quan trọng nhất đó là doanh nghiệp phải biết cách truyền thông để tất cả các thành viên đều thấu hiểu và tự nguyện áp dụng tinh thần làm việc định hướng hiệu quả cho từng dự án, từng đội nhóm từ sự chủ động hoạch định mục tiêu cho chính mình.