XNK Cà phê - Cao su Nghệ An
2.2.4.1. Công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty ĐTSX và XNK Cà phê - Cao su Nghệ An
* Phương pháp tuyển dụng nhân lực tại Công ty ĐTSX và XNK Cà phê - Cao su Nghệ An
- Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một trong những hoạt động quan trọng của công tác quản trị nhân lực nhằm giúp Công ty xác định được nhu cầu nhân lực trong thời kỳ sắp tới đồng thời dự đoán được khả năng cung ứng nhân lực từ thị trường lao động. Hàng năm Công ty tiến hành xây dựng kế hoạch về nhân sự để xác định nhu cầu nhân lực cụ thể cho từng phòng ban trong Công ty. Để xác định các kế hoạch một cách chính xác và hiệu quả Công ty đã căn cứ vào chiến lược chung của tổ chức, kết hợp với tình hình thực tế tại từng bộ phận. Việc tiến hành công tác kế hoạch hoá của Công ty được thực hiện theo một trình tự như sau:
+) Bước 1: Dự báo về nhu cầu nhân lực của Công ty;
+) Bước 2: Dự báo khả năng sẵn có về nguồn nhân lực của Công ty; +) Bước 3: So sánh giữa nhu cầu và khả năng sẵn có về nhân lực; +) Bước 4: Đưa ra các chính sách, kế hoạch về nhân sự.
Trong bước đầu tiên, việc dự báo nhu cầu nhân lực của Công ty được xác định dựa vào nhu cầu sản phẩm, dự phòng doanh thu, nguồn tài chính có sẵn, số lượng người thay thế dự kiến, trình độ và nhân cách nhân viên . . . Bước tiếp theo đó là dự báo khả năng sẵn có về nhân lực trong và ngoài Công ty (Cung nhân lực). Về nguồn nhân lực trong Công ty, việc xác định phải căn cứ vào báo cáo về nhân lực của từng bộ
phận và hồ sơ lưu của phòng Tổ chức – hành chính. Căn cứ vào hồ sơ lưu đó, sẽ cung cấp thông tin về từng cá nhân người lao động. Để xác định nguồn nhân Công ty thường chỉ thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong Công ty. Sau khi có thông tin trên tiếp tục bước thứ ba, đó là so sánh nhu cầu và khả năng sẵn có về nhân lực. Dựa vào sự so sánh đó sẽ xác định được các chính sách và kế hoạch nhân sự phù hợp (bước 4). Nếu như cung lao động bằng cầu lao động, không cần tuyển thêm lao động; nếu cung lao động lớn hơn cầu lao động (dư thừa nhân viên) thì hạn chế tuyển dụng, giảm giờ lao động; nếu cung lao động thấp hơn cầu lao động cần tiến hành tuyển mộ, tuyển chọn lao động.
Do thực hiện theo các trình tự đã nêu, hàng năm Công ty đã xác định chính xác nhu cầu lao động của mình, tiết kiệm được chi phí tuyển dụng cũng như thuyên chuyển lao động, tuy nhiên chất lượng lao động không tốt vẫn chưa đáp ứng nhu cầu của Công ty.
- Thiết kế và phân tích công việc
Thiết kế và phân tích công việc là hoạt động được tiến hành nhằm mục đích xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tổ chức. Hiện nay, trong Công ty sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An bộ phận quản trị nguồn nhân lực chưa thực hiện được việc phân tích công việc thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các chức danh trong công ty. Do vậy dẫn đến tình trạng nhân sự mới dù đáp ứng được một số yêu cầu về bằng cấp, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nhưng công ty cũng phải mất rất nhiều thời gian để đào tạo lại họ cho phù hợp với yêu cầu công việc. Một thực tế đang diễn ra tại công ty là do tuyển quá nhiều con cháu dẫn đến sự mất đoàn kết trong nội bộ vì một bộ phận lao động ỷ vào các mối quan hệ của mình mà lười nhác lao động hoặc coi thường những người khác trong công ty.
- Nguồn tuyển dụng:
+ Nguồn tuyển dụng bên ngoài:
Là một DNNN, Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An chưa bao giờ đăng quảng cáo tuyển nhân viên trên các phương tiện thông tin đại chúng. Do đó những người có nhu cầu tìm việc rất khó tiếp cận được thông tin về tuyển dụng của Công ty. Điển hình qua các năm gần đây, số người tuyển dụng được do họ tự tìm đến hoặc được văn phòng dịch vụ việc làm giới thiệu đến chỉ khoảng 12% -
15%. Trong khi đó, số người tuyển dụng do CBCNV trong Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An giới thiệu và từ Trường Cao đẳng Kinh tế Nghệ An và các trường khác chiếm đến khoảng 70%.
Bảng 2.6: Tình hình tuyển dụng tại Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An qua các năm
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2013 Nguồn tuyển dụng Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Quảng cáo tuyển dụng (trên báo,
web,…)
- - - -
Ứng viên tự tìm đến 36 1.72 43 8.11 49 12.58
Văn phòng dịch vụ việc làm 4 0.19 9 6,08 5 3.31 CBCNV trong Công ty giới thiệu 1824 86.93 2054 21.62 1974 23.18 Điều động từ các đơn vị trong ngành - - - - Từ Trường Cao đẳng Kinh tế Nghệ
An, Đại học Nông nghiệp Hà Nội
99 5.42 92 48.65 96 -
Từ các trường đào tạo khác 135 6.43 162 14,47 148 17.22
Cộng 2098 100 2360 100 2272 100
(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Phòng TCHC – Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu) Cà phê - Cao su Nghệ An năm 2010 -2013)
• Ưu nhược điểm của nguồn tuyển dụng từ nội bộ:
Ưu điểm:
Rất dễ nắm bắt được lý lịch của các ứng viên, dễ trao đổi, gần gũi.
Hạn chế:
+ Làm cho một số người bên ngoài mất đi cơ hội xin việc, còn Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An cũng bỏ qua dịp để có thể tuyển chọn được người giỏi.
+ Không có tính cạnh tranh, phỏng vấn tuyển dụng chỉ là hình thức, có những lúc phải tuyển dụng cả những người không đạt yêu cầu, tạo tâm lý ỷ lại đối với những người có quen biết “lớn”.
+ Quan hệ trong doanh nghiệp trở nên phức tạp có thể gây khó khăn trong quản lý điều hành,...
Nguyên nhân: Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An vẫn là một DNNN, ảnh hưởng của cơ chế xin – cho, tư tưởng quản lý hành chính vẫn còn nhiều. Bên cạnh đó là các mối quan hệ trong nội bộ Công ty vốn dĩ khá phức tạp từ trước đến nay.
- Tiêu chuẩn tuyển dụng:
• Tiêu chuẩn tuyển dụng được quy định trong Định biên lao động sản xuất, kinh doanh do Chính phủ ban hành theo Nghị định 34/2012/NĐ- CP, tuy nhiên thực tế ít được áp dụng, chỉ giữ lại một vài tiêu chuẩn cơ bản, còn lại mang tính chủ quan hoặc theo các mối quan hệ. Hầu như chưa có trường hợp tuyển dụng nào vì không đáp ứng được yêu cầu thử việc mà bị sa thải. Một số tiêu chuẩn tuyển dụng thường được Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An áp dụng trong thời gian qua:
- Trình độ học vấn và trình độ chuyên môn. - Giới tính, sức khỏe, nơi thường trú.
- Chấp nhận làm việc theo ca kíp,...
Các tiêu chuẩn khác gần như không áp dụng: - Kinh nghiệm làm việc.
- Có khả năng làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm.
- Am hiểu về ngành và lĩnh vực Cà phê - Cao su, sự nhiệt tình và đam mê công việc, tính trung thực, ham học hỏi và cầu tiến,..
Do đó tiêu chuẩn tuyển chọn hiện nay tại Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An cũng chưa đầy đủ hoàn chỉnh và cụ thể.
• Ưu nhược điểm của tiêu chuẩn tuyển dụng hiện nay tại Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An:
- Ưu điểm: Dễ dàng tuyển chọn được các ứng viên và cũng thuận lợi cho cả hai phía (nhà tuyển dụng và ứng viên xin việc) khi hầu hết các ứng viên đều do CBCNV trong Công ty giới thiệu, bảo lãnh hoặc là người thân của họ.
- Hạn chế: Rất có thể xảy ra hiện tượng tuyển dụng vào nhưng không đáp ứng được yêu cầu công việc và buộc phải bố trí sang việc khác hoặc phải được đào tạo, kèm cặp thêm một thời gian mới làm được việc.
- Nguyên nhân:
+ Yêu cầu của đội ngũ nguồn nhân lực cũng như chiến lược phát triển nguồn nhân lực chưa được xác định rõ ràng.
+ Những người trực tiếp làm công tác tuyển dụng chưa được trang bị những kiến thức chuyên sâu về quản trị nguồn nhân lực:
+ Khả năng đáp ứng của các ứng viên từ nguồn nội bộ còn nhiều hạn chế.
Các bước của quy trình tuyển dụng:
- Bước chuẩn bị tuyển dụng:
Để chuẩn bị tuyển dụng, Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An cho thành lập Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng này sau đó sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng đối tượng tuyển chọn. Cơ cấu Hội đồng gồm:
+ Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc
+ Thường trực Hội đồng: Trưởng Phòng TCHC
+ Các ủy viên: Chủ tịch Công đoàn, Trưởng phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc đang có nhu cầu được bố trí thêm lao động, cán bộ phụ trách đào tạo, cán bộ phụ trách y tế và cán bộ phụ trách thi đua khen thưởng.
- Bước thu nhận và sơ tuyển hồ sơ:
Tất cả các hồ sơ đều được chuyển về Phòng TCHC, tại đây chủ yếu kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ: Đơn xin việc, Bản khai lý lịch có chứng thực của địa phương, Giấy khám sức khỏe của các cơ quan y tế có thẩm quyền và bản sao có công chứng các bằng cấp, Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tất cả bộ hồ sơ đều theo mẫu chung thống nhất của Nhà nước, Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An chưa có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ và cho công việc khác nhau.
- Bước phỏng vấn:
Phỏng vấn được tiến hành rất hình thức, chủ yếu để hỏi thêm các thông tin về ứng viên vì đa phần các hồ sơ xin việc đều do CBCNV trong Công ty “gửi” hoặc học viên tốt nghiệp từ Trường Cao đẳng, Đại học, chưa chú trọng vào các kiến thức và kỹ năng liên quan đến khả năng thực hiện công việc.
- Bước ra quyết định tuyển dụng:
Các hồ sơ sau khi phỏng vấn gần như được Hội đồng tuyển dụng ra quyết định tuyển dụng tất cả, có rất ít các ý kiến trái ngược nhau trong Hội đồng tuyển dụng vì
không có tiêu chuẩn rõ ràng. Trong quyết định tuyển dụng có nêu rõ: Chức vụ, nơi làm việc, lương bổng, thời gian thử việc theo quy định (thường là 1 tháng),... Khi đã có quyết định tuyển dụng, ứng viên tiến hành thử việc và được hưởng 85% hệ số lương cấp bậc. Trong thời gian này, người lao động được giới thiệu sơ lược về ngành Cà phê - Cao su và Công ty, nội quy lao động... Khi hết thời gian thử việc, nếu không có gì trở ngại, người lao động được ký hợp đồng lao động với thời hạn 12 tháng, sau 12 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng lao động có thời hạn 36 tháng, sau 36 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng không xác định thời hạn. Kể từ khi ký hợp đồng lao động, người lao động được hưởng 100% hệ số lương cấp bậc, được tham gia BHXH, BHYT theo quy định.
• Ưu nhược điểm của quy trình tuyển dụng của Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An:
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, ít tốn thời gian và có thể sớm tuyển dụng được ngay một ứng viên xin việc.
- Hạn chế:
+ Khó có thể sàng lọc để chọn ra được ứng viên tốt nhất.
+ Nhiều khâu trong quy trình tuyển dụng mang nặng tính hình thức, chưa căn cứ vào tiêu chuẩn cụ thể, chưa thực hiện bước kiểm tra trắc nghiệm do đó chưa đánh giá được năng lực của ứng viên một cách chính xác.
- Nguyên nhân:
+ Các thành viên tham gia quy trình tuyển dụng gần như chưa từng được huấn luyện về kỹ năng có liên quan: Kỹ năng phân tích, kỹ năng phỏng vấn,...
+ Chưa nhận thấy hết tầm quan trọng của một quy trình tuyển dụng nhân lực đối với doanh nghiệp.
+ Chưa tổ chức phân tích công việc nên chưa có Bảng tiêu chuẩn công việc để làm căn cứ cho tuyển dụng.
+ Các đối tượng tuyển dụng chủ yếu là quen biết thông qua giới thiệu nên phần lớn tham gia vào quy trình tuyển dụng chỉ mang tính hình thức.
* Phân công, bố trí nhân viên:
Đối với những người lao động mới vào làm việc được phân công, bố trí công việc phù hợp với khả năng; đối với những người đang làm việc, thỉnh thoảng cũng được phân công thêm, giảm bớt hay hoán chuyển công việc trong nội bộ một phòng
ban, đơn vị. Tất cả động thái này đều do trưởng phòng ban, đơn vị tự quyết định. Tuy nhiên nhìn chung toàn Công ty sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An tồn tại nhiều tầng nấc quản lý, bộ máy cồng kềnh, vấn đề giải quyết nhân viên dôi dư hoặc không phù hợp với vị trí đang đảm nhận gặp rất nhiều khó khăn đã ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất lao động cũng như nghị lực làm việc, khả năng cống hiến, ý chí phấn đấu của những CBCNV khác có tâm và có tầm. Điều động CBCNV từ phòng ban, đơn vị này sang phòng ban, đơn vị khác đôi khi cũng diễn ra. Việc điều động do Giám đốc Công ty ra quyết định mà nguyên nhân có thể xuất phát từ:
- Điều phối lại lao động giữa nơi này với nơi khác cho phù hợp hơn.
- Một số CBCNV thông qua tự học tập từ bên ngoài hoặc được Công ty Đầu tư sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề sẽ được điều động sang nơi khác đảm trách công tác mới.
- Do mắc phải sai phạm nên thuyên chuyển công tác, điều động sang nơi khác. - Điều động vì lý do tổ chức cán bộ, điều này có nghĩa các cán bộ trong diện quy hoạch được điều động qua nhiều vị trí khác nhau trước khi được đề bạt, bổ nhiệm. - Một ít trường hợp giải quyết theo nguyện vọng của người lao động (để làm việc gần nhà, để thuận đường đưa đón con đi học,...).
- Điều động lao động tạm thời đến một nơi để hỗ trợ nơi này giải quyết các công việc trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó sẽ trả về lại nơi cũ. Như vậy việc phân công hợp lý hay không hợp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đến hiệu quả làm việc của cả một phòng ban, đơn vị và sau cùng là ảnh hưởng đến thành quả của toàn Công ty.
* Vấn đề đề bạt, bổ nhiệm trong Công ty sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An:
- Đề bạt, bổ nhiệm trong Công ty sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An do Đảng ủy, Ban giám đốc và Phòng TCHC quyết định. Về nguyên tắc, qua quá trình làm việc những người có trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, phấn đấu tốt, có năng lực lãnh đạo, có đạo đức lối sống lành mạnh,... tức hội đủ các điều kiện trong Quy chế này sẽ được đưa vào diện cán bộ quy hoạch. Đến thời điểm thích hợp,