càng phát triển.
3.3.3. Giải pháp vận dụng chỉ số KPI vào quản trị nguồn nhân lực trong công ty công ty
Để duy trì nguồn nhân lực tốt, ổn định, tránh tình trạng chảy máu chất xám, đòi hỏi công ty phải có những tư duy mới, phương pháp quản lý mới, đánh giá hiệu quả hoạt động của người lao động tiên tiến từ đó làm cơ sở đưa ra những chính sách nhân sự, hợp lý và hiệu quả. Trong đó, việc áp dụng những phương pháp tiên tiến như việc áp dụng chỉ số KPI vào quản trị nguồn nhân lực cũng chính là yếu tố mới mẻ trong phương pháp quản lý của nhà quản trị hiện đại. Tuy nhiên việc áp dụng KPI đòi hỏi những cơ sở nhất định làm nền tảng áp dụng, trong đó có phương pháp quản trị mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Các công cụ cơ bản chỉ số KPI
- Tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp: Tầm nhìn giúp xác định lý tưởng, hướng đi lâu dài và những giá trị cơ bản mà một công ty cũng như các bộ phận và mỗi thành viên luôn hướng tới. Một sứ mệnh kinh doanh rõ ràng sẽ xác định được: tại sao doanh nghiệp lại tồn tại? Có phải nó tạo ra của cải cho những cổ đông? Có phải nó tồn tại để thỏa mãn nhu cầu của tất cả những người sáng lập và điều hành doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả những người làm công và xã hội nói chung?
- Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Chiến lược là sự xác định các mục đích, mục tiêu cơ bản, lâu dài của một doanh nghiệp, xây dựng các hành động và phân bổ các nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu đó.
Từ chỗ xác định được lí do tồn tại của doanh nghiệp, để có thể phát triển và thực hiện được sứ mệnh của mình, doanh nghiệp phải lựa chọn cho được chiến lược kinh doanh. Nó liên quan đến các quyết định chiến lược về việc lựa chọn sản phẩm,
đáp ứng nhu cầu khách hàng, giành lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ, khai thác và tạo ra được các cơ hội mới…
- Kế hoạch kinh doanh: Kế hoạch kinh doanh là một văn bản trong đó xác định đầy đủ các nguồn nhân tài, vật lực được bố trí, phân bổ một cách cân đối nhằm thực hiện những mục tiêu đã đề ra theo định hướng chiến lược và chính sách đã xác định.
Xuất phát từ việc xác định chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình những kế hoạch thực hiện cụ thể nhằm trả lời các câu hỏi: Làm cái gì? Ở đâu? Khi nào? Ai làm? Cần nguồn lực gì? Bao nhiêu? Hiệu quả hoạt động như thế nào?
- Mục tiêu của doanh nghiệp: Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh, công ty sẽ lượng hóa kết quả mong muốn thành các mục tiêu của doanh nghiệp đây có thể là những mục tiêu ngắn hạn trong năm. Việc xác định mục tiêu của doanh nghiệp giúp định hướng sự phát triển của doanh nghiệp, tạo nên sự phối hợp, tập trung toàn lực của doanh nghiệp vào định hướng phát triển, là cơ sở cho hoạch định, khuyến khích các bộ phận và nhân viên làm việc và đánh giá kết quả hoạt động.
- Mục tiêu của bộ phận: Việc xây dựng mục tiêu của các bộ phận trong doanh nghiệp nói chung và bộ phận quản trị nguồn nhân lực nói riêng đóng vai trò quan trọng trong việc tiến tới đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Với đặc thù của bộ phận, với những khó khăn, phức tạp liên quan đến nguồn nhân lực, việc xây dựng mục tiêu cho bộ phận này luôn gắn bó trực tiếp với mục tiêu của công ty bởi sự thất bại hay thành công trong hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp và to lớn tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
- Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc (Phụ lục 1): Việc xây dựng hai văn bản trên đóng vai trò quan trọng trong bất cứ hoạt động đánh giá nào, không loại trừ hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Hai văn bản này cũng là nguồn không thể thiếu trong việc xây dựng các chỉ số đánh giá.
- Các biểu mẫu và quy trình: Việc đưa ra quy trình xây dựng các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp hình dung rõ nhất và đưa ra những quyết định đúng đắn nhất trong việc tìm hiểu, xây dựng và lựa chọn những chỉ số quan trọng, có ý nghĩa thực tiễn với doanh nghiệp. Các biểu mẫu giúp quá trình xây dựng, áp dụng và quản lý các chỉ số KPI đã được sử dụng một cách rõ ràng, làm cơ sở cho những quá trình xây dựng sau.
Cơ sở xây dựng KPI
KPI là những chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động trong doanh nghiệp. Quá trình xây dựng KPI gắn liền với việc thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Muốn các KPI đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần có những cơ sở cho việc hình thành như sau:
Thực hiện quản trị theo mục tiêu, phân bổ mục tiêu kinh doanh từ cấp cao nhất tới các phòng ban chức năng và nhân viên thừa hành.
Thực hiện phân tích công việc nhằm xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Xác định những chỉ tiêu đánh giá chính: là những công việc chính yếu mà mỗi bộ phận, mỗi nhân viên phải thực hiện. Mỗi chỉ tiêu được xác định một trọng số nhất định.
Xác định năng lực cần thiết để hoàn thành công việc và xây dựng từ điển năng lực hướng dẫn đánh giá mức độ các mức năng lực cần thiết.
Xác định tiêu chuẩn đánh giá.
Xây dựng biểu mẫu và quy trình.
Quy trình và kĩ thuật xây dựng KPI quản trị nguồn nhân lực
Bước 1: Xác định các chức năng quan trọng của hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp bao gồm ba nhóm chức năng cơ bản với nhiều hoạt động quan trọng như đã được trình bày cụ thể trong phần I của luận văn này. Có thể nói, mỗi chức năng đều có ý nghĩa rất quan trọng với tổ chức, doanh nghiệp, cụ thể như sau:
Chức năng tuyển dụng: giúp doanh nghiệp thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng, đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Muốn vậy, nhà quản trị phải làm tốt các khâu hoạch định đúng, đủ nguồn nhân lực theo mục tiêu công việc; thu hút ứng viên, đảm bảo thông tin tuyển mộ đến được đúng đối tượng; và lựa chọn kĩ càng những ứng viên phù hợp nhất, không chỉ khả năng chuyên môn mà còn cả những kĩ năng mềm, khả năng hòa nhập và phát triển cùng doanh nghiệp.
Chức năng đào tạo, phát triển: nhằm giúp nhân viên hòa nhập được với môi trường và công việc, đào tạo nhân viên đáp ứng yêu cầu của công việc, đặt nhân viên trong môi trường nhiều cơ hội, thử thách, đúng người đúng việc, nhằm phát triển bản
thân nhân viên và phát huy sở trường trong công việc, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
Chức năng đãi ngộ: giúp nhân viên hiểu được giá trị của bản thân, yên tâm công tác với chế độ lương thưởng hấp dẫn, công bằng, minh bạch, sự quan tâm, chu đáo từ phía công đoàn, doanh nghiệp. Từ đó nhân viên cảm thấy gắn bó với công ty, gắn bó với công việc, muốn thể hiện trong công việc nhiều hơn với sự an tâm và tin tưởng tuyệt đối vào nhà quản trị.
Bước 2: Xác định “đầu ra” cho chức năng
“Đầu ra” của quản trị nguồn nhân lực là rất khác biệt, phong phú và vô cùng quan trọng. Bởi “sản phẩm” của bộ phận nguồn nhân lực là con người, là những nhân viên phục vụ cho tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp với những yêu cầu về chất lượng và số lượng khác nhau và đa dạng. Ví dụ như bộ phận Bán hàng luôn cần nguồn nhân lực với số lượng lớn, chất lượng yêu cầu không cao, vì vậy trong quá trình tuyển dụng lại cần hướng tới nguồn lao động phổ thông, có trình độ không cao nhưng kinh nghiệm trong nghề bán hàng lại lớn. Ngược lại, với bộ phận marketing lại đòi hỏi số lượng không nhiều nhưng phải có chất lượng tốt, không chỉ trình độ chuyên môn mà còn cả các kĩ năng quan trọng trong cuộc sống cũng như kinh nghiệm trong nghề… Như vậy, nguồn nhân lực – nguồn lực không thể thiếu trong doanh nghiệp – sẽ là sản phẩm của các chức năng quản trị nguồn nhân lực. Các chuỗi hoạt động trong các chức năng sẽ đảm bảo cho tổng thể chung nguồn nhân lực trong doanh nghiệp có chất lượng tốt, đáp ứng nhu cầu sử dụng, phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp.
Bước 3: Xác định cách thực hiện nhiệm vụ trong bộ phận (thái độ làm việc như thế nào, kỹ năng ra sao…) để đạt được kết quả như mong đợi
Đây có thể nói là bước quan trọng nhất để cho ra đời các chỉ số KPI nhằm đo lường hiệu quả làm việc quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Cách thức thực hiện nhiệm vụ như thế nào để đạt các mục tiêu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, cụ thể là đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực, cũng như duy trì, khuyến khích nguồn nhân lực cống hiến cho doanh nghiệp. Cần phải thực hiện các mục tiêu về thiết kế, bố trí, sử dụng và quản trị nguồn nhân lực với thái độ làm việc, kĩ năng, cách thức như thế nào để đạt được mục tiêu như mong đợi… là tất cả những câu hỏi cần trả lời trong bước thứ ba này. Để làm tốt được bước thứ ba này, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều cách, nhiều phương thức để xây dựng một cách hiệu quả nhất,
trong đó ngoài việc áp dụng các lý thuyết quản trị nhân lực, còn rất cần những kinh nghiệm quản lý thực tế từ phía cấp quản trị, hoặc tham khảo ý kiến các chuyên gia, hoặc điều tra từ trong chính đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp… Cụ thể các doanh nghiệp cần kết hợp các điểm đáng chú ý của hai phương pháp quản trị là phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO và phương pháp quản trị theo quy trình MBP như sau:
Theo MBO Theo MBP
- Xác định mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp trong một giai đoạn đánh giá (thường theo năm).
- Xác định mục tiêu cụ thể của từng phòng, ban trong doanh nghiệp.
- Áp dụng mục tiêu và trọng số tương ứng cho từng KPI chức năng.
- Nghiên cứu kĩ quy trình quản trị nhân sự của doanh nghiệp.
- Nghiên cứu kĩ bản mô tả công việc. - Tập hợp danh mục các nhóm công việc chủ chốt, làm tiền đề xây dựng các KPI. - Phỏng vấn thêm người đảm nhận vị trí để tìm hiểu kết quả của từng công việc được thể hiện định tính như thời gian, số lượng, chi phí….
- Xác định các KPI quan trọng và đo lường được.
Có thể nói, ba bước đầu tiên trong quá trình xây dựng KPI đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Trong đó, để thực hiện tốt được ba bước này cần có những công cụ hết sức đắc lực. Chúng có ý nghĩa cho mọi vị trí, mọi bộ phận, mọi đối tượng nhân viên, giúp quá trình quản trị nguồn nhân lực dễ dàng hơn. Đây cũng là nguồn tài liệu mà bộ phận Nguồn nhân lực phải trực tiếp xây dựng cho cả hệ thống nhân lực trong doanh nghiệp.
Bước 4: Tạo ra phiên bản KPI thứ nhất
Trong bước này, trưởng bộ phận quản trị nguồn nhân lực cần tập hợp lại danh mục những KPI quan trọng đã được đưa ra, gắn liền với từng hoạt động. Sàng lọc, lựa chọn và sắp xếp lại một lần nữa nhằm đảm bảo tính khoa học, các chỉ số không bị chồng chéo, tạo thành một bộ KPI hoàn chỉnh.
Bước 5: Lấy ý kiến đóng góp và đề xuất lãnh đạo
Cùng tập hợp, bàn bạc với nhóm xây dựng KPI chọn ra những KPI có vai trò quan trọng nhất, có khả năng thể hiện đầy đủ nhất thực trạng quản trị nhân lực trong doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo những yếu tố cơ bản của một chỉ số KPI, ví dụ như
khả năng đo lường được. Từ đó thống nhất được phiên bản KPI thứ hai. Phiên bản này sẽ được trình duyệt với Ban lãnh đạo.
Bước 6: Ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt
Lãnh đạo công ty không chỉ xem xét sự thống nhất, phù hợp của bộ chỉ số KPI theo chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận mà còn cần phải đặt các KPI của từng bộ phận trong mối quan hệ, liên kết, hợp tác giữa các phòng, ban với nhau và thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Bước 7: Đào tạo, triển khai
Một yếu tố vô cùng quan trọng khi áp dụng KPI là các nhân viên trong từng bộ phận, những người trực tiếp tiến hành công việc, cần phải biết và hiểu về các chỉ số này, về cách thức tiến hành… Như vậy, họ sẽ biết cùng cán bộ nhân viên trong công ty, nhận thức về mục tiêu và những công việc mình cần làm, đáp ứng yêu cầu: đúng và đủ. Trong đó, bộ phận xây dựng KPI cần có những chương trình đào tạo tới nhân viên, triển khai chương trình áp dụng thử, rèn luyện cho đội ngũ quản lý và nhân viên quen với việc quản trị và thực hiện công việc theo KPI đã được xác định.
3.3..4. Giải pháp các chính sách đối với người lao động
* Thực hiện chế độ tiền lương hợp lý
Chúng ta đều biết rằng, một doanh nghiệp nếu áp dụng và duy trì một chế độ tiền lương hợp lý thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho đơn vị. Nó có sức hấp dẫn và kích thích tính tích cực của người lao động một cách hiệu quả, làm nâng cao năng suất lao động và thúc đẩy việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức, đồng thời nó còn có thể thu hút và giữ chân một đội ngũ nhân viên làm việc lâu dài cho đơn vị. Chúng ta thấy rằng, mức lương hiện tại của người lao động là ở mức trung bình so với các đơn vị cùng ngành, nếu so sánh với các đơn vị trong các khu công nghiệp trên địa bàn địa Thành Phố Vinh thì ở mức thấp hơn. Đây là một trong những nguyên nhân chủ yếu gây nên tình trạng bất ổn định về lao động trong các năm vừa qua, mặc dù vẫn biết rằng thực tế ngành chế biến Cà Phê – Cao su của Việt Nam hiện nay đang trong tình trạng rất khó khăn. Để giữ vững nhịp độ phát triển thì Công ty cần phải quan tâm nhiều đến việc cải tiến chế độ tiền lương thật hợp lý mới mong giữ được người lao động, nhất là lao động đã có tay nghề và làm việc lâu năm gắn bó với Công ty. Người viết đề xuất một số ý kiến về chế độ tiền lương của Công ty đầu tư Sản xuất và Xuất nhập khẩu Cà phê - Cao su Nghệ An trong thời gian tới như sau :
+ Khi áp dụng chính sách tiền lương Công ty cần phải chú ý đến việc phải bảo đảm mức sống của người lao động và gia đình họ, phải đủ để tái sản xuất sức lao động và có tích lũy, chú ý đến độ chênh lệch giữa mức lương thực tế với mức lương theo nhu cầu. Đây là vấn đề hầu như tất cả các doanh nghiệp đều mong muốn, tuy nhiên, chúng ta phải đặt Công ty trong cả hệ thống các doanh nghiệp cùng ngành nghề và trong phạm vi địa phương của Công ty, từ đó quyết định một chính sách tiền lương phù hợp nhất để tránh được sự đào thải bởi sự cạnh tranh trên thị trường lao động.
+ Tiền lương phải có lợi cho việc nâng cao tính tích cực và kích thích được sự say mê, hứng thú trong công việc của người lao động. Có được như vậy mới nâng cao được năng suất, khơi dậy sự sáng tạo tiềm tàng của họ nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho đơn vị.
+ Công ty phải đặc biệt chú ý đến vấn đề công bằng, hợp lý và trả lương phải phù hợp với từng vị trí, tính chất công việc cũng như năng lực thực sự của người lao