a) Sơ đồ bộ máy tổ chức.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn ban giám đốc đã tổ chức bộ máy của khách sạn nhƣ sau.
Sơ đồ 03: Sơ đồ bộ máy tổ chức tại khách sạn Thắng Lợi
Giám đốc khách sạn Tổ hành chính bảo vệ
Để có đƣợc mô hình tổ chức nhƣ trên, ban lãnh đạo khách sạn đã nắm bắt rất nhiều mô hình tổ chức thích hợp nhất cho khách sạn của mình. Bởi vì nhân tố con ngƣời có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức hoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh khách sạn nói riêng. Kinh doanh trong khách sạn chủ yếu là các sản phẩm mang tính dịch vụ đòi hỏi tính đồng bộ, tổng hợp cao, vì vậy cần phải có sự phối kết hợp một cách chặt chẽ giữa các bộ phận nghiệp vụ, chất lƣợng sản phẩm dịch vụ phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con ngƣời. Do đó, ngƣời quản lý trong khách sạn phải biết cách tổ chức và quản lý nguồn nhân lực một cách hợp lý, có hiệu quả, phải biết khuyến khích, động viên nguồn nhân lực, động viên sự nỗ lực của mỗi nhân viên. Với đặc thù của kinh doanh khách sạn mang tính dịch vụ, mang nặng tính lễ nghi diễn ra dƣới sự tƣơng tác trực tiếp giữa ngƣời phục vụ và ngƣời đƣợc phục vụ. Điều này gây ra sự mâu thuẫn giữa tổ chức công việc và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên. Do vậy phải lựa chọn và sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý, vì vậy ban lãnh đạo khách sạn Thắng Lợi đã lựa chọn mô hình quản lý nhƣ trên.
Mô hình bộ máy tổ chức của khách sạn là mô hình trực tuyến chức năng, ban giám đốc là ngƣời đứng đầu. Mọi hoạt động của khách sạn đều đƣợc trao đổi trực tiếp giữa giám đốc và các bộ phận. Mỗi bộ phận đều đƣợc phân chia công việc một cách rõ ràng và phải hoàn thành nhiệm vụ của mình.
b) Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Ban giám đốc: Ban giám đốc khách sạn gồm 2 ngƣời:
Giám đốc khách sạn: Giữa vai trò chủ đạo quyết định sự thành công hay thất bại của cả khách sạn, chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo pháp luật hiện hành. Giám đốc khách sạn trực tiếp quản lý các bộ phận nhƣ: Hành chính bảo vệ, tổ marketing, tổ lễ tân, tổ bàn- bar, tổ kế toán, tổ bếp, tổ bảo dƣỡng.
Phó giám đốc: Là ngƣời do giám đốc khách sạn uỷ quyền phụ trách các bộ phận: Khối lƣu trú, tổ cây cảnh tạp vụ, tổ dịch vụ văn hoá thể thao.
27
khách sạn, khối lƣu trú chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc về nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu phòng ngủ cho khách, liên quan đến vệ sinh, phục vụ buồng, trật tự an toàn trong khu vực buồng. Có nhiệm vụ làm vệ sinh sạch sẽ khu buồng phòng, tổ chức đón khách và hƣớng dẫn khách sử dụng các trang thiết bị trong phòng, kết hợp với tổ bàn-bar và tổ lễ tân thanh toán các dịch vụ phát sinh khi khách làm thủ tục trả phòng.
- Tổ cây cảnh tạp vụ: Chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc về vấn đề cây cảnh quan môi trƣờng trong khách sạn. Có nhiệm vụ tổ chức tạp vụ, vệ sinh cây cảnh đảm bảo sạch sẽ toàn bộ cây xanh và khuôn viên xanh đẹp của khách sạn, chăm sóc và đổi mới các loại cây, vệ sinh trong khách sạn, phối hợp với các tổ thƣờng xuyên đổi mới các cây để đảm bảo tƣơi tốt và luôn đẹp mắt.
- Tổ dịch vụ văn hoá thể thao: Chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc về kinh doanh các dịch vụ văn hoá thể thao nhƣ: bán hàng lƣu niệm, cắt tóc, kinh doanh bể bơi, vũ trƣờng, karaoke, sauna- massage, tennis…có nhiệm vụ tổ chức kinh doanh các dịch vụ nhằm đảm bảo an toàn lành mạnh theo đúng quy định của nhà nƣớc, hƣớng dẫn tỉ mỉ cho khách sử dụng các dịch vụ trong tổ quản lý. Phối kết hợp với tổ marketing, tổ lễ tân, tổ buồng để tuyên truyền quảng cáo thu hút khách.
- Tổ hành chính bảo vệ: Đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn và tham mƣu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, quản lý lao động, chế độ tiền lƣơng, tiền thƣởng. Tổ bảo vệ chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về công tác bảo vệ, bảo vệ nội bộ trong khách sạn. Tổ chức đóng, mở của xe, vận chuyển hành lý và dịch vụ nhận gửi hành lý cho khách.
- Tổ kế toán: Tổ kế toán trong khách sạn cũng giống nhƣ các tổ kế toán trong các lĩnh vực kinh doanh khác, tính toán sổ sách giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh. Những khoản thu chi, hạch toán hoạt động kinh doanh.
- Tổ markeing: Có nhiệm vụ tìm hiểu thiết kế, tìm hiểu các lĩnh vực kinh doanh, thiết các sản phẩm mới phù hợp với khách sạn. Trách nhiệm cùng với các tổ khác trong khách sạn đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách. Có trách nhiệm tuyên
truyền, quảng bá sản phẩm của khách sạn đến với ngƣời tiêu dùng. Tìm hiểu và nghiên cứu thị trƣờng, đƣa ra các ý kiến nhằm nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng thị phần hay chuyển hƣớng kinh doanh của khách sạn.
- Tổ lễ tân: Có nhiệm vụ đón tiếp khách, nhận các yêu cầu khi khách làm thủ tục đến khách sạn hay rời khỏi khách sạn. Cùng với các tổ bàn-bar, khối lƣu trú thanh toán các công nợ phát sinh trong thời gian khách lƣu trú, giúp khách hàng trong việc đổi tiền, gọi xe…
- Tổ bàn-bar: Có nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách hàng trong khách sạn và khách vãng lai. Phục vụ nhu cầu ăn uống của khách lƣu trú trong khách sạn và nhu cầu của khách ngoài khách sạn. Và kinh doanh phục vụ ăn uống cho các hội nghị, hội thảo, cƣới, hỏi, sinh nhật…tại khách sạn. Phối hợp với các tổ khác, phục vụ nhu cầu ăn uống cho khách hàng khi khách đến tiêu dùng các dịch vụ tại khách sạn.
- Tổ bếp: Tổ bếp trong khách sạn có nhiệm vụ chế biến các món ăn đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách trong và ngoài khách sạn. Có nhiệm vụ thiết kế ra các món ăn nhằm thu hút khách đến khách sạn.
- Tổ bảo dƣỡng: Có nhiệm vụ phụ trách thiết bị về điện nƣớc, quản lý kỹ thuật vận hành, tu dƣỡng sửa chữa trang thiết bị trong các bộ phận của khách sạn.