- Trung tâm thương mại: Có chức năng kinh doanh các mặt hàng bông, sợi và các sản phẩm may mặc Tìm kiếm thị trường, mở rộng các đại lý giớ
3.2.3. Tăng cường công tác quản lý nợ phải thu
Sức mạnh tài chính của DN thể hiện khả năng chi trả các khoản cần thanh toán. Việc chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn là điều bình thường trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu để lượng vốn bị chiếm dụng lớn sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí vốn, giảm hiệu quả SXKD. Trong năm 2012, số vốn bị chiếm dụng của công ty là tương đối lớn, trong đó chủ yếu là phải thu khách hàng 15,3 tỷ đồng, trả trước cho người bán là 20,38 tỷ đồng còn các khoản phải thu khác là 60,96 tỷ đồng. Chúng ta xem xét từng khoản mục này để đưa ra giải pháp hợp lý nhất.
Trả trước cho người bán: Năm 2012 tăng so với năm 2011 là 5,52 tỷ đồng, tỷ lệ là 37,1% là một khoản bị chiếm dụng không nhỏ. Công ty cần
7373 73
quan tâm và tìm ra các biện pháp để nâng cao uy tín trước nhà cung cấp và các đối tác để có thể giảm đáng kể lượng tiền trả trước cho người bán, nhất là khi mua với số lượng lớn. Công ty cần thanh toán đúng thời hạn cho các nhà cung cấp, tạo niềm tin cho đối tác. Nên ký hợp đồng dài hạn vừa có thể tiết kiệm được chi phí vừa ổn định được các yếu tố đầu vào, không bị động trong SXKD.
Khoản phải thu khách hàng: Là khoản tiền bị chiếm dụng vốn nhưng chưa nhiều. Năm 2012 lượng tiền phải thu khách hàng tăng hơn so với năm 2011 là 5,02 tỷ đồng. Công ty cũng nên áp dụng các biện pháp khắc phục tình trạng bị chiếm dụng vốn này, để thu hồi vốn sớm. Để quản lý tốt khoản này chúng ta sẽ xem xét một số giải pháp sau:
+ Quy định rõ tỷ lệ giá trị sản phẩm mà khách hàng phải trả trước, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng… thật cụ thể. Nếu bên nào vi phạm hợp đồng thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại và thực hiện đầy đủ các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng. Tỷ lệ đặt cọc phải đủ để công ty trang trải chi phí tối thiểu và đảm bảo công ty không bị chiếm dụng vốn quá lớn. Khi ký kết hợp đồng với các khách hàng, công ty cần yêu cầu đại diện khách hàng cần ứng trước một phần giá trị đơn hàng theo tỷ lệ đã đề ra trong bản hợp đồng đã ký kết.
+ Thực hiện chiết khấu thanh toán đối với khách hàng trả nhanh. Giảm giá bán với hợp đồng có giá trị lớn, khách hàng thường xuyên và khách hàng thanh toán sớm tiền đơn hàng. Việc đưa ra các ưu đãi cho khách hàng sẽ kích thích khách hàng thanh toán sớm, giảm bớt thời gian bị chiếm dụng vốn, tăng nhanh vòng quay VLĐ cũng như tổng vốn. Tuy nhiên, khi xác định các mức chiết khấu thanh toán này là không dễ dàng và cần căn cứ vào từng đơn hàng cụ thể. Nhưng công ty phải đặt nó trong mỗi quan hệ lãi suất ngân hàng. Bởi vì, khi cho khách hàng trả tiền chậm thì trong thời gian đợi khách hàng thanh
7474 74
toán, công ty phải đi vay vốn để đảm bảo quá trình hoạt động SXKD liên tục. Vậy công ty cần chiết khấu một khoản tiền nhỏ hơn hoặc bằng lãi suất ngân hàng.
+ Xây dựng các tiêu chuẩn và điều khoản chính sách bán chịu đúng đắn cho từng khách hàng. Khi bán chịu cho khách hàng cần xem xét kỹ khả năng tài chính của khách hàng: Kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng, yêu cầu khách hàng trả tiền trước như một phần giá trị đơn hàng đặt.
+ Hình thành phương pháp thích hợp trong việc theo dõi các khoản nợ phải thu và lập kế hoạch cụ thể cho việc thu hồi các khoản phải thu này:
* Cần có cán bộ chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những công nhân này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán nhanh hoặc cam kết thanh toán nhanh, xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ…
* Tổ chức theo dõi tất cả các khoản nợ phải thu trong và ngoài công ty. Chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng đã hoàn thành đơn hàng, các đơn hàng đã ứng trả trước tiền. Mở sổ theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng, thường xuyên phân loại các khoản nợ.
* Thực hiện chính sách thu tiền linh hoạt, mềm dẻo nhằm mục đích vừa không làm mất thị trường vừa thu hồi được các khoản nợ dây dưa khó đòi. Giả sử đến thời hạn thanh toán mà khách hàng vẫn chưa trả tiền công ty căn cứ vào tình hình cụ thể thực hiện các biện pháp phù hợp theo các cấp độ như sau:
- Gọi điện, gửi thư nhắc nhở, thư khuyên nhủ hoặc thư gửi cho cơ quan chuyên trách thu hồi giúp.
- Cử người đến gặp trực tiếp khách hàng để đòi nợ.
7575 75
- Cuối cùng, nếu các biện pháp trên không thành công thì phải ủy quyền cho người đại diện tiến hành các thru tục pháp lý.
* Đối với các khoản nợ quá hạn, công ty nên tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý như gia hạn nợ, thỏa ước xử lý nợ, xóa một phần nợ cho khách hàng hoặc yêu cầu tòa án giải quyết… Đối với khách hàng có mối quan hệ thường xuyên tốt đẹp đối với công ty thì có thể ưu tiên trong việc thực hiện hợp đồng, ưu đãi giá bán… Trường hợp nợ có thể trở thành nợ khó đòi công ty cần thu hồi vốn gấp, có thể bán các khoản nợ phải thu công các công ty mua bán nợ.
* Trường hợp nợ khó đòi, nên lập quỹ dự phòng các khoản nợ khó đòi hoặc thực hiện các biện pháp xử lý thế chấp tài sản, cắt hợp đồng…