1. Phần mở đầu
Bao gồm cỏc nội dung sau :
a) Quốc hiệu: Đõy là tiờu đề cần thiết cho những văn bản mà nội dung của nú cớ tớnh chất phỏp lý, riờng trong hợp đồng mua bỏn ngoại thương khụng ghi quốc hiệu vỡ cỏc chủ thể loại hợp đồng này thường cú quốc tịch khỏc nhau.
b) Số và ký hiệu hợp đồng: Thường ghi ở dưới tờn văn bản hoặc ở gúc trỏi của văn bản hơp đồng dõn sự, nội dung này cần thiết cho việc lưu trữ, tra cứu khi cần thiết, phần ký hiệu hợp đồng thường là những chữ viết tắt của tờn chủng loại hợp đồng. Vớ dụ: Hợp đồng số 07/HĐMB ( Số ký hiệu của loại hợp đồng mua bỏn hàng húa).
c) Tờn hợp đồng: Thường lấy tờn hợp đồng theo chủng loại cụ thể ghi chữ to đậm ở chớnh giữa phớa dưới quốc hiệu.
d) Những căn cứ xỏc lập hợp đồng: Khi lập hợp đồng phải nờu những văn bản phỏp qui của nhà nước điều chỉnh lĩnh vực hợp đồng dõn sự như cỏc phỏp lệnh, nghị định, quyết định v.v... Phải nờu cả văn bản hướng dẫn của cỏc ngành, của chớnh quyền địa phương, cú thể phải nờu cả sự thỏa thuận của hai bờn chủ thể trong cỏc cuộc họp bàn về nội dung hợp đồng trước đú.
e) Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng: Phải ghi nhận rừ vấn đề này vỡ nú là cỏi mốc quan trọng đỏnh dấu sự thiết lập hợp đồng dõn sự xảy ra trong một thời gian, khụng gian cụ thể để chứng minh sự giao dịch của cỏc bờn, khi cần thiết nhà nước sẽ thực hiện sự xỏc nhận hoặc kiểm soỏt, đồng thời nú cũng là căn cứ quan trọng dựa vào đú cỏc chủ thể ấn định thời hạn của hợp đồng được bắt đầu và kết thỳc lỳc nào, thụng thường thời gian ký kết là thời điểm để cỏc thỏa thuận ấn định cho hợp đồng bắt đầu cú hiệu lực. Vớ dụ hợp đồng này cú hiệu lực 18 thỏng kể từ ngày ký . . . .
60 2. Phần thụng tin về chủ thể hợp đồng
Bao gồm cỏc nội dung sau:
a) Tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn tham gia hợp đồng dõn sự (gọi những là tờn doanh nghiệp).
- Để loại trừ khả năng bị lừa đảo cỏc bờn phải kiểm tra lẫn nhau về tư cỏch phỏp nhõn hoặc giấy phộp đăng ký kinh doanh của đối tỏc kiểm tra sự hoạt động thực tế của tổ chức này xem cú trong danh sỏch cỏc tổ chức bị chớnh quyền thụng bỏo vỡ nợ, đỡnh chỉ hoạt động hoặc giải thể khụng.
b) Địa chỉ doanh nghiệp: Trong hợp đồng phải ghi rừ nơi cú trụ sở phỏp nhõn đồng, khi cần cỏc bờn cú thể tỡm đến nhau để liờn hệ giao dịch hoặc tỡm hiểu rừ ràng trước khi ký kết hợp đồng dõn sự yờu cầu cỏc bờn phải ghi rừ số nhà, đường phố, xúm ấp, phường, xó, quận, huyện. Nếu thực tõm cú ý thức phối hợp làm ăn lõu dài, đàng hoàng họ sẽ khai đỳng và đầy đủ. .
c) Điện thoại, Telex, Fax, Email: Đõy là những phương tiện thụng tin quan trọng, mỗi chủ thể hợp đồng thụng thường họ cú số đặc định cho ph-ương tiện thụng tin để giao dịch với nhau, giảm bớt được chi phớ đi lại liờn hệ, trừ những trường hợp bắt buộc phải gặp mặt.
d) Tài khoản mở tại ngõn hàng: Đõy là vấn đề được cỏc bờn hợp đồng đặc biệt quan tõm trong giai đoạn hiện nay, khi đối tỏc biết số tài khoản lượng tiền hiện cú trong tài khoản mở tại ngõn hàng nào, họ tin tưởng ở khả năng được thanh toỏn sũng phẳng để yờn tõm ký kết và thực hiện hợp đồng, cũng cần đề phũng trường hợp đối tỏc chỉ đưa ra những số tài khoản đó cạn tiền nhầm ý đồ chiếm dụng vốn hoặc lừa đảo; muốn nắm vững số lượng tiền trong tài khoản, cần cú biện phỏp kiểm tra tại ngõn hàng mà đối tỏc cú mở tài khoản đú trước khỡ ký kết.
e) Người ký kết là người đại diện theo phỏp luật. Người này là người đứng đầu phỏp nhõn theo quy định của điều lệ phỏp nhõn hoặc quyết định của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền ( Điều 141 của Bộ Luật Dõn sự ). Cỏ nhõn, người đại diện theo phỏp luật
61
của phỏp nhõn cú thể uỷ quyền cho người khỏc xỏc lập, thực hiện giao dịch dõn sự . Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tỏm tuổi cú thể là người đại diện theo uỷ quyền, trừ trường hợp phỏp luật quy định giao dịch dõn sự phải do người từ đủ mười tỏm tuổi trở lờn xỏc lập, thực hiện ( Điều 143 của Bộ Luật Dõn sự ).
Đại diện theo uỷ quyền là đại diện được xỏc lập theo sự uỷ quyền giữa người đại diện và người được đại diện. Người đại diện theo phỏp luật cú quyền xỏc lập, thực hiện mọi giao dịch dõn sự vỡ lợi ớch của người được đại diện, trừ trường hợp phỏp luật cú quy định khỏc.
Phạm vi đại diện theo uỷ quyền được xỏc lập theo sự uỷ quyền.
Người đại diện chỉ được thực hiện giao dịch dõn sự trong phạm vi đại diện.
Người đại diện phải thụng bỏo cho người thứ ba trong giao dịch dõn sự biết về phạm vi đại diện của mỡnh.
Người đại diện khụng được xỏc lập, thực hiện cỏc giao dịch dõn sự với chớnh mỡnh hoặc với người thứ ba mà mỡnh cũng là người đại diện của người đú, trừ trường hợp phỏp luật cú quy định khỏc.
g) Giấy ủy quyền: Hỡnh thức uỷ quyền do cỏc bờn thoả thuận, trừ trường hợp phỏp luật quy định việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản ( giấy ủy quyền) phải ghi rừ số lưu, thời gian viết ủy quyền, chức vụ người ký giấy ủy quyền, đồng thời phải ghi rừ họ tờn; chức vụ số Chứng minh nhõn dõn (CMND) của người được ủy quyền, nội dung phạm vi cụng việc ủy quyền và thời hạn ủy quyền, phỏp luật bắt buộc người thủ trưởng ủy quyền đú phải chịu mới trỏch nhiệm như chớnh bản thõn họ đó ký hợp đồng, nhưng dự sao thỡ bờn đối tỏc vẫn cần phải kiểm tra kỹ những điều kiện trờn của giấy ủy quyền trước khi đồng ý ký kết hợp đồng.
3. Nội dung của hợp đồng dõn sự ( Điều 402 Bộ Luật Dõn sự)
62
a) Đối tượng của hợp đồng là tài sản phải giao, cụng việc phải làm hoặc khụng được làm;
b) Số lượng, chất lượng;
c) Giỏ, phương thức thanh toỏn;
d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; đ) Quyền, nghĩa vụ của cỏc bờn;
e) Trỏch nhiệm do vi phạm hợp đồng; g) Phạt vi phạm hợp đồng;
h) Cỏc nội dung khỏc.
Những điều khoản trờn cú thể phõn thành ba loại khỏc nhau để thỏa thuận trong một văn bản HĐDS cụ thể :
- Những điều khoản chủ yếu: Đõy là những điều khoản bắt buộc phải cú để hỡnh thành nờn một chủng loại hợp đồng cụ thể được cỏc bờn quan tõm thỏa thuận trước tiờn. nếu thiếu một trong cỏc điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đú thỡ văn bản hợp đồng dõn sự đú khụng cú giỏ trị. Chẳng hạn trong hợp đồng mua bỏn hàng húa phải cú cỏc điều khoản căn bản như số lượng hàng, chất lượng qui cỏch hàng húa, giỏ cả, điều kiện giao nhận hàng, phương thức thanh toỏn là những điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng dõn sự mua bỏn hàng húa.
- Những điều khoản thường lệ: Là những điều khoản đó được phỏp luật điều chỉnh, cỏc bờn cú thể ghi hoặc khụng ghi vào văn bản hợp đồng dõn sự.
Nếu khụng ghi vào văn bản hợp đồng dõn sự thỡ coi như cỏc bờn mặc nhiờn cụng nhận là phải cú trỏch nhiệm thực hiện những qui định đú .Nếu cỏc bờn thỏa thuận ghi vào hợp đồng thỡ nội dung khụng được trỏi với những điều phỏp luật đó qui định. Vớ dụ: điều khoản về bồi thường thiệt hại, điều khoản về thuế …
63
- Điều khoản tựy nghi: Là những điều khoản do cỏc bờn tự thỏa thuận với nhau khi chưa cú qui định của nhà nước hoặc đó cú qui định của nhà nước nhưng cỏc bờn được phộp vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của cỏc bờn mà khụng trỏi với phỏp luật. Vớ dụ: Điều khoản về thưởng vật chất khi thực hiện hợp đồng xong trước thời hạn, điều khoản về thanh toỏn bằng vàng; ngoại tệ thay tiền mặt v.v…
4. Phần ký hết hợp đồng dõn sự
a) Số lượng bản hợp đồng cần ký: Xuất phỏt từ yờu cầu lưu giữ, cần quan hệ giao dịch với cỏc cơ quan ngõn hàng, trọng tài kinh tế, cơ quan chủ quản cấp trờn v.v... mà cỏc bờn cần thỏa thuận lập ra số lượng bao nhiờu bản là vừa đủ, vấn đề quan trọng là cỏc bản hợp đồng đú phải cố nội dung giống nhau và cú giỏ trị phỏp lý như nhau.
b) Đại diện cỏc bờn ký kết: Mỗi bờn chỉ cần cử một người đại diện ký kết, thụng thường là thủ trưởng cơ quan hoặc người đứng tờn trong giấy phộp đăng ký kinh doanh, phỏp luật cho phộp họ được ủy quyền bằng giấy tờ cho người khỏc ký. Theo tinh thần phỏp lệnh hợp đồng kinh tế từ khi nú cú hiệu lực người kế toỏn trưởng khụng bắt buộc phải cựng ký vào hợp đồng dõn sự với thủ trưởng như trước đõy nữa. Việc ký hợp đồng cú thể thực hiện một cỏch giỏn tiếp như: một bờn soạn thảo ký trước rồi gửi cho bờn đối tỏc, nếu đồng ý với nội dung thỏa thuận bờn kia đưa ra và ký vào hợp đồng thỡ sẽ cú giỏ trị như trường hợp trực tiếp gặp nhau ký kết. Những người cú trỏch nhiệm ký kết phải lưu ý ký đỳng chữ ký đó đăng ký và thụng bỏo, khụng chấp nhận loại chữ ký tắt, chữ ký mới thay đổi khỏc với chữ ký đó đăng ký với cấp trờn, việc đúng dấu cơ quan bờn cạnh người đại diện ký kết cú tỏc dụng tăng thờm sự long trọng và tin tưởng của đối tỏc nhưng khụng phải là yờu cầu bắt buộc trong thủ tục ký kết hợp đồng