lý và sử dụng hóa đơn đối với Chi cục thuế quận Cầu Giấy
Nghị định 51/2010/NĐ-CP là một bước ngoặt mang tính đột phá trong công tác quản lý và sử dụng hóa đơn, tầm ảnh hưởng sâu rộng của nó đối với nền kinh tế là điều không thể bàn cãi. Để có thể thực hiện tốt cơ chế quản lý hóa đơn mới, khắc phục, giải quyết những bất cập và phát huy được những mặt tích cực của cơ chế mới này đòi hỏi những giải pháp tổng thể từ phía Bộ Tài Chính, Tổng cục thuế để thực thi đồng bộ trên cả nước. Đối với một đơn vị hành chính nhỏ như quận Cầu Giấy, những giải pháp mà tự bản thân chi cục thuế Cầu Giấy có thể thực hiện được để nâng cao hiệu quả công tác triển khai thực hiện, quản lý và sử dụng hóa đơn trên địa bàn là rất hạn chế.
Tuy nhiên, giải pháp mà cấp trên đưa ra dù tốt đến đâu nhưng nếu cấp dưới không có sự nhìn nhận, chuẩn bị tốt, có những bước cơ bản đón đầu thì hiệu quả thực thi sẽ không cao. Chính vì vậy, bên cạnh việc tích cực thực hiện kế hoạch mà chi cục đã đề ra cho năm 2011, tôi xin đưa ra một số khuyến nghị mà Chi cục thuế cần thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác triển khai thực hiện, quản lý và sử dụng hóa đơn theo nghị định mới như sau:
3.3.1. Quản lý chặt chẽ những đối tượng được mua hóa đơn của Cục thuế
Hiện nay trên địa bàn quận những đối tượng được mua hóa đơn do Cục thuế Hà Nội phát hành bao gồm: tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh; hộ, cá nhân kinh doanh; doanh nghiệp siêu nhỏ (trong năm 2011).
Trong thời gian tới, chi cục thuế cần chỉ đạo các cán bộ tiến hành điều tra tổng hơp và phân loại những đối tượng được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo 3 loại như đã nêu ở trên để có những phương hướng quản lý thích hợp. Trong số 3 loại trên, đối tượng là tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh trên địa bàn không nhiều và thường không gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý. Do vậy điều quan trọng ở đây là phải nắm chắc được 2 đối tượng sau: hộ, cá nhân kinh doanh; doanh nghiệp siêu nhỏ.
Để làm được điều này, đầu tiên chi cục cần có sự liên hệ chặt chẽ với phòng đăng ký kinh doanh phụ trách việc cấp giấy chứng nhận kinh doanh trên địa bàn quận Cầu Giấy để nắm bắt kịp thời số lượng đơn vị kinh doanh mới thành lập trên địa bàn. Chi cục thuế có thể đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cuối mỗi ngày gửi một bản thông báo nhanh về tình hình cấp đăng kí kinh doanh trên địa bàn quận vào hòm thư của chi cục để có thể nắm bắt kịp thời thông tin, đồng thời tiến hành phân loại (việc phân loại giao cho các đội kiểm tra): nếu đối tượng mới được cấp đăng ký kinh doanh là doanh nghiệp thì 2 đội kiểm tra sẽ quản lý, mỗi đội lại tiến hành phân bổ ngay đến từng cán bộ kiểm tra; nếu đối tượng đó là hộ kinh doanh thì giao ngay cho các đội thuế phường và liên phường quản lý.
Nhóm DN hiện nay do các cán bộ kiểm tra ở 2 đội kiểm tra quản lý trong đó bao gồm cả những DN siêu nhỏ. Mỗi cán bộ kiểm tra được giao quản lý một số lượng DN cụ thể, chính vì vậy mỗi cán bộ cần chủ động xác định ngay số đối tượng DN siêu nhỏ mà mình quản lý để tổng hợp báo cáo lên đội trưởng các đội kiểm tra.
Hộ kinh doanh hiện nay do các đội thuế phường và liên phường quản lý, đây là đối tượng rất khó quản lý do số lượng đông đảo, phân bố rộng trên toàn quận nhưng lại phân tán manh mún, nhỏ lẻ trong các khu dân cư. Muốn quản lý tốt đối tượng này, các cán bộ thuế ở các đội thuế phường và liên phường cần liên hệ chặt chẽ với UBND các phường, tổ dân phố, ban quản lý các chợ thuộc địa bàn mình quản lý. Khi có hộ kinh doanh nào không nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng, đội kê khai kế toán thuế và tin học cần thông báo ngay đến các đội thuế phường và liên phường, các đội thuế này lại thông báo đến UBND phường mình quản lý để thông báo cho các tổ dân phố, ban quản lý chợ thuộc khu vực có đối tượng không nộp tờ khai, đề nghị cán bộ tổ dân phố xác minh hộ kinh doanh này còn hoạt động hay không và thông báo về cho cán bộ thuế phường. Có sự liên hệ chặt chẽ như vậy mới tránh được tình trạng hộ kinh doanh
đã ngừng, tạm ngừng hoặc nghỉ kinh doanh nhưng không thông báo mà vẫn đến mua hóa đơn của cơ quan thuế nhằm thu lợi bất chính.
Đồng thời, khi có đối tượng mới hoạt động kinh doanh trên địa bàn, cán bộ tổ dân phố, ban quản lý chợ thông báo ngay cho UBND phường để báo cho các cán bộ thuế phường, các cán bộ thuế lại báo cáo lên chi cục thuê. Đối chiếu với thông báo về tình hình cấp đăng ký kinh doanh mà phòng đăng ký kinh doanh cung cấp cho chi cục, từ đó phát hiện ngay những đối tượng chưa có đăng ký kinh doanh mà vẫn hoạt động.
Để có được sự phối hợp chặt chẽ như trên, Chi cục thuê cần kiến nghị với UBND quận Cầu Giấy làm việc với các ban ngành, đơn vị có liên quan đưa ra văn bản chính thức để quy định rõ trách nhiệm của các bên trong việc phối hợp với chi cục thuế thực hiện tốt công tác quản lý đối tượng nộp thuế, đồng thời cũng đưa ra một quy trình cụ thể, rõ ràng để việc phối hợp, liên hệ được diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, chi cục thuế cũng cần kiến nghị lên Sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội đưa ra đề nghị các phòng đăng kí kinh doanh cung cấp thông tin về việc cấp đăng kí kinh doanh hằng ngày trên địa bàn quận cho Chi cục thông qua hòm thư điện tử, hoặc máy Fax.
3.3.2. Quản lý tổng quát số lượng các đối tượng được tạo và phát hành hóa đơn tự in, đặt in trên địa bàn
Việc khởi tạo và phát hành hóa đơn của các đối tượng không được mua hóa đơn của Cục thuế là hoàn toàn do sự chủ động từ phía DN. Do vậy với loại đối tượng này, để quản lý tốt, điều quan trọng là chi cục phải nắm vững số lượng cũng như tình trạng hoạt động của họ trên địa bàn. Cũng tương tự như trên, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng đăng ký kinh doanh, UBND các phường, tổ dân phố với chi cục thuế như đã nêu ở trên.
Điểm khác biệt ở đây là các đối tượng này do cán bộ kiểm tra ở đội kiểm tra quản lý. Do đó, khi có một đối tượng không nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng hằng tháng, đội kê khai kế toán thuế và tin học thông báo với đội kiểm tra, đội trưởng đội kiểm tra thông báo đến cán bộ trực tiếp quản lý đơn vị. Cán bộ này sẽ chủ động liên hệ với UBND phường có đơn vị không nộp hồ sơ khai thuế thực hiện việc xác minh như đã nêu ở trên, nếu có biểu hiện bất thường thì trực tiếp đề nghị đội tiến hành kiểm tra đơn vị. Với cơ chế này sẽ giúp hạn chế tối đa các DN “ma” được thành lập trên địa bàn hay những DN làm ăn bất hợp pháp, DN bỏ trốn.
3.3.3. Có cơ chế phối hợp giữa các đội, kết hợp với cơ chế quy trách nhiệm, cơ chế khen thưởng kỷ luật rõ ràng
Để có thể thực hiện tốt hai nội dung nêu trên, trong nội bộ chi cục cũng cần đưa ra một cơ chế phối hợp rõ ràng, chặt chẽ giữa các đội trong việc quản lý các đối tượng được mua hay đối tượng được khởi tạo và phát hành hóa đơn, nhất là giữa các đội: đội kiểm tra, đội kê khai kế toán thuế và tin học, đội tuyên truyền hỗ trợ NNT - ấn chỉ, các đội thuế phường và liên phường.
Để tăng cường trách nhiệm, ý thức của mỗi cán bộ thuế, tránh tình trạng “cha chung không ai khóc”. Mỗi cán bộ thuế, nhất là những cán bộ ở các đội kiểm tra, các đội thuế phường và liên phường những người trực tiếp nắm bắt thông tin từ các đối tượng sử dụng hóa đơn (để thực hiện tốt hai nội dung nêu trên phụ thuộc rất lớn vào ý thức trách nhiệm của những cán bộ này), cần có cơ chế quy trách nhiệm rõ ràng ở từng phần việc của mỗi đội, từng phần việc của mỗi cán bộ khi phát hiện sai phạm, đồng thời có cơ chế khen thưởng rõ ràng đối với những cán bộ làm tốt nhiệm vụ, giúp phát hiện kịp thời các đối tượng vi phạm trong việc khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn và cơ chế kỷ luật nghiêm minh đối với những cán bộ có vi phạm, có biểu hiện tắc trách.
3.3.4. Một số kiến nghị khác
Nghị định 51/2010/NĐ-CP đề cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của DN trong công tác khởi tạo, quản lý và sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế lui về phía sau làm công tác tuyên truyền hỗ trợ và kiểm tra việc thực hiện. Công tác tuyên truyền hỗ trợ nhằm giúp các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể triển khai tốt nghị định, còn công tác “hậu kiểm” đóng vai trò cực kỳ quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng hóa đơn trong cơ chế mới, phát huy những mặt tích cực đồng thời hạn chế những bất cập mới nảy sinh. Chính vì vậy, nâng cao chất lượng công tác “hậu kiểm” là điều rât cần thiết.
Đối với bản thân chi cục thuế Cầu Giấy, cần tăng cường kiểm tra chặt chẽ các hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng để kịp thời phát hiện các sai phạm về hóa đơn chứng từ. Bộ phận tuyên truyền hỗ trợ NNT- ấn chỉ cần tích cực phối hợp với đội kiểm tra thực hiện thu thập thông tin, phân tích rủi ro để xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch kiểm tra hoạt động tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của NNT; hoạt động in của các doanh nghiệp in trên địa bàn.
Đồng thời cần thường xuyên tổ chức tập huấn, nâng cao kiến thức cho cán bộ công chức trong cơ quan, đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cử cán bộ đi đào tạo các kỹ năng chuyên sâu như công tác kiểm tra, kê khai, tuyên
truyền hỗ trợ. Đồng thời, thường xuyên cập nhật bổ sung chế độ chính sách mới cho cán bộ để đáp ứng yêu cầu công việc, có như vậy công tác “hậu kiểm” mới được nâng lên về chất.
Bên cạnh đó, cần nhanh chóng thực hiện triển khai, nâng cấp chương trình quản lý hóa đơn theo hướng dẫn từ cấp trên, kịp thời phản ảnh những lỗi kỹ thuật xẩy ra gây chậm trễ trong việc ứng dụng chương trình vào công tác quản lý tại chi cục lên cấp trên để có chỉ đạo giải quyết kịp thời. Đồng thời, cần cử cán bộ tin của chi cục tham gia các lớp tập huấn, đào tạo tin học nói chung và trong triển khai ứng dụng quản lý hóa đơn nói riêng để chủ động khắc phục những lỗi xẩy ra trong quá trình thực hiện.
Thêm vào đó, cần tăng cường công tác kiểm tra nội bộ trong việc quản lý sử dụng hóa đơn tại chi cục; quản lý đối tượng được mua hóa đơn của cục thuế, đối tượng tự khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn theo hai nội dung đầu tiên đã nêu để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý sử dụng hóa đơn, tăng cường phát hiện các thiếu sót sai phạm của cán bộ để kịp thời chấn chỉnh, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ trong chi cục.
3.4. Điều kiện thực hiện
3.4.1. Ý thức tự bảo vệ mình của các đối tượng sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử
Hiện nay, chính sách thuế đã chuyển sang cơ chế tự khai, tự chịu trách nhiệm Chính vì vậy, nghị định 51/2010/NĐ-CP cũng đã chuyển các DN sang cơ chế được phép sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử và tự chịu trách nhiệm đối với các hóa đơn do mình phát hành.
Những thuận lợi mà nghị định mang lại cho các DN là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên cũng đem đến cho DN những mối lo mới bởi khi doanh nghiệp được phát hành hóa đơn nghĩa là doanh nghiệp phải nộp thuế trên số hóa đơn đó và phải chịu trách nhiệm về hóa đơn đã in. Nếu hóa đơn của DN bị làm giả, bị mất kiểm soát hay DN sử dụng phải hóa đơn giả, hóa đơn của những DN “ma”, DN kinh doanh bất hợp pháp, DN bỏ trốn thì những thiệt hại của họ sẽ rất nghiêm trọng Bên cạnh những biện pháp hỗ trợ nhằm hạn chế rủi ro cho DN từ phía cơ quan Nhà nước. Điều quan trọng là DN phải chủ động trong việc bảo vệ chính mình. Hiện nay, do thời gian triển khai thực hiện gấp rút, điều kiện sản xuất kinh doanh của của một số đơn vị gặp nhiều khó khăn nên để cắt giảm chi phí thực hiện nghị định họ thực hiện đặt in hóa đơn ở những nhà in kém chất lượng, hoặc yêu cầu nhà in giảm mức độ an toàn của hóa đơn để giảm chi phí
đặt in do đó hóa đơn có độ bảo mật không cao (thậm chí có đơn vị còn in hóa đơn trên giấy A4 thông thường). Những đơn vị này không lường trước được những hậu quả khôn lường có thể xẩy ra nếu hóa đơn của họ bị làm giả.
Nếu DN thiếu ý thức trong việc tự triển khai những giải pháp tự bảo vệ mình như: in hóa đơn với những đặc điểm khó làm giả ( mực in, giấy in đặc biệt, ký hiệu đặc biệt…); xây dưng quy trình quản lý hóa đơn trong nội bộ đơn vị một cách chặt chẽ; thực hiện phân cấp, phân quyền cụ thể, chặt chẽ trong việc khởi tạo hóa đơn; đầu tư xây dựng và sử dụng hạ tầng công nghệ thông tin tốt để tự mình có thể kiểm tra DN nào làm giả, làm nhái hóa đơn của mình; phối hợp với nhà in xây dựng quy trình bảo mật thông tin; . tìm hiểu, xác minh cẩn thận đối tác trước khi thực hiện giao dịch…thì hiệu quả công tác quản lý sử dụng hóa đơn trong cơ chế mới đối với DN nói riêng và đối với cơ quan quản lý Nhà nước nói chung sẽ không cao và người chịu ảnh hưởng hơn ai hết chính là bản thân DN.
3.4.2. Cơ chế chính sách ổn định
Một cơ chế chính sách mới được áp dụng dù được nghiên cứu kỹ lưỡng, cẩn thận đến đâu cũng thường kéo theo nhiều vấn đề bất cập khi đưa vào thực tế. Chính sách mới về hóa đơn mà nước ta vừa thực hiện cũng vậy. Tuy nhiên, Nhà nước ta cần xem xét cẩn trọng khi thực hiện những thay đổi trong những quy định về hóa đơn mới, nhất là những quy định về các tiêu thức bắt buộc, không bắt buộc trên tờ hóa đơn, bởi chi phí xã hội khi triển khai thực hiện nghị định này rất lớn. Nhất là đối với DN, so với việc mua hóa đơn cũ do Bộ Tài Chính phát hành, chi phí trong việc khởi tạo các loại hóa đơn theo quy định mới lớn hơn rất nhiều, gây nhiều khó khăn cho DN, đặc biệt là các DN vừa và nhỏ.
Hiện nay, nhiều DN một năm sử dụng rất ít hóa đơn (thường là những DN vừa và nhỏ, chiếm 95% tổng số DN cả nước) nhưng do chi phí mỗi lần đặt in rất cao nếu như đặt in với số lượng ít nên nhiều đơn vị đang khắc phục bằng cách thực hiện đặt in hóa đơn để sử dụng luôn trong 2-3 năm nhằm giảm bớt chi phí. Tuy nhiên, nếu cơ chế chính sách thường xuyên thay đổi, khiến cho những