Như ta đã biết thì việc quản lý tài chính và chi phí là một trong ba mục tiêu chính của dự án xây dựng. Điều này cũng được chứng minh trong thực tế rằng: tài chính và chi phí là những yếu tố quan trọng nhất và luôn là điều kiện tiên quyết đóng góp và sự thành công chung của dự án xây dựng.
Khi công trường khởi động, mọi công việc trong kế hoạch được bắt đầu thì tài chính là toàn bộ các khoản tiền dùng để mua sắm tài sản như máy móc thi công, dây chuyền công nghệ, nguyên vật liệu, chi trả lương công nhân… Vậy nên để kế hoạch công việc vận hành theo dự định thì buộc kế hoạch tài chính của công ty hay công trường phải vận hành theo, thậm chí kế hoạch tài chính phải vận hành trước để chuẩn bị cho kế hoạch phần việc trong tiến độ được bắt đầu như mua máy móc, nhập vật tư… Mọi thay đổi hay trục trặc ngoài ý muốn của kế hoạch tài chính đều có thể phải trả giá bằng thời gian đối với kế hoạch tiến độ thi công của công trình. Ở một khía cạnh khác thì chủ đầu tư luôn muốn trả ít tiền nhất cho công trình xây
29
dựng để đạt được kết quả cuối cùng là thỏa mãn yêu cầu của họ, đồng thời cũng mong muốn công trình được xây dựng và đưa vào sử dụng trong thời gian ngắn nhất để có thể tạo ra được luồng tiền vào dương. Thêm nữa thì trong quá trình thi công xây lắp, chủ đầu tư sẽ cố gắng trả tiền muộn nhất có thể để giảm lãi suất trên các khoản tiền vay của họ xuống mức thấp nhất hoặc những lý do mang tính tâm lý. Nhà thầu xây lắp thì lại có những chính sách trái ngược với chủ đầu tư về tài chính xây dựng. Nhà thầu luôn muốn nhận được tiền trả sớm nhất cũng như đẩy nhanh tiến độ thi công để giảm bớt nguồn vốn sản xuất kinh doanh mà họ phải xoay sở trong quá trình xây dựng. Như vậy, ở đây có thể sẽ có mâu thuẫn mà nếu không nghiên cứu kỹ trong hợp đồng xây dựng các dự án sẽ gặp phải trở ngại làm ảnh hưởng đến tiến độ xây dựng.
Việc nguồn lực tài chính của công ty xây dựng đưa vào công trình không đủ hay không bám sát KHTĐTC gây gián đoạn quá trình sản xuất, làm lãng phí ca máy hay tài nguyên nhân lực trên công trường, kéo dài thời hạn hoàn thành dự án
VD: Theo KHTĐTC công trình dân dụng A. Phần thô thời gian thi công là 7 ngày 1 sàn, các công việc phải thực hiện bao gồm:
- Gia công lắp dựng cốt thép copha cột - Bê tông cột
- Gia công lắp dựng copha dầm sàn - Gia công lắp dựng cốt thép dầm sàn - Đổ bê tông dầm sàn
Tổng chi phí phải trả cho các công việc khi hoàn thành là 1 tỷ, thanh toán một lần. Do kế hoạch tài chính của công ty không theo sát bản KHTĐTC chỉ cấp được 700 triệu, thời gian cấp là giữa và cuối tháng, vì thế công trường không đủ tài chính để thi công. Những công việc trên hoàn thành phải mất 15 ngày, như vậy là không hoàn thành đúng thời hạn theo KHTĐTC.
- Quản lý chi phí xây dựng
Quản lý chi phí xây dựng là một quá trình tổng thể dùng để kiểm soát sự chi tiêu trong dự án, từ thời điểm hình thành ý tưởng tới khi hoàn thành công trình và chủ đầu tư trả toàn bộ tiền cho nhà thầu.
30
Trong khi tài chính phụ thuộc vào năng lực hay chính sách của công ty xây dựng thì quản lý chi phí là công việc của những người có chuyên môn tại công trường. Việc quản lý chi phí tại công trường làm ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện bản KHTĐTC. Cụ thể là nếu không quản lý tốt chi phí có thể xảy ra tình trạng cấp phát vượt quá khối lượng đã hoàn thành gây khó khăn cho công việc khác, kéo dài thời gian thực hiện của công việc khác làm ảnh hưởng đến KHTĐTC chung. Hoặc xác định khối lượng phát sinh không đúng, không phù hợp thực tế làm tăng chi phí ảnh hưởng đến việc cấp phát thanh toán công việc khác như: thiếu tiền thuê máy móc, mua vật tư… gây chậm tiến độ của việc đó. Hay việc cấp phát không theo kế hoạch tài chính dẫn đến tình trạng công việc chưa làm nhưng đã chi trả tiền làm rối loạn kế hoạch tài chính hoặc phá vỡ kế hoạch tài chính ảnh hưởng đến kế hoạch thi công.
Trong lĩnh vực xây dựng thì quá trình kiểm soát hay quản lý chi phí phải được giao cho các kỹ sư xây dựng. Đó là những người hiểu được chính xác giá trị công việc và có thể lý giải chi tiết chúng theo các điều khoản hợp đồng. Những người làm kế toán cũng cần có ở công trường, họ sẽ chịu trách nhiệm về việc ghi chép sổ sách kế toán và thực hiện các thủ tục chi trả tiền. Tuy nhiên những dữ liệu kế toán ghi chép được thường ít dùng trong quá trình kiểm soát chi phí xây dựng, vì chúng được thu thập quá muộn để có thể kiểm soát hiệu quả chi phí phải trả.
Mục đích của quản lý chi phí trong xây dựng công trình là đề xuất những giải pháp tức thì cho các công việc trong hợp đồng để làm tăng tính kinh tế của nhà thầu. Nếu một công việc hay quá trình thi công mà không hiệu quả thì những cảnh báo nhanh phải được thông báo đến nhóm thực hiện dự án để có những biện pháp giải quyết những trục trặc đó. Thường thì không có những dữ liệu lưu giữ lại khi kết thúc dự án. Do vậy, rất khó có thể chứng minh được một công việc nào đó có được thực hiện hiệu quả không dựa trên chi phí của nó. Do vậy, để thiết lập được công cụ quản lý hiệu quả trong những giai đoạn thi công ngắn hạn thì hệ thống kiểm soát chi phí cần kiểm soát thu chi các nguồn tài chính. Ngoài ra, mối liên hệ giữa giá trị công việc hoàn thành hay không và chi phí chung của nhà thầu phải được đánh giá
31
thường xuyên. Những mục đích khác nhau của hai lĩnh vực kiểm soát này nhằm giúp ban quản lý dự án đưa ra các cảnh báo hàng ngày về tình hình tài chính và chi phí công trường tới ban giám đốc công ty.
Điều thứ ba cần chú ý tới là hệ thống kiểm soát chi phí cần cung cấp dữ liệu để định giá các thay đổi xuất hiện trong quá trình thi công. Hay một hợp đồng xây dựng thì giá đơn vị thường phải ứng theo các điều kiện thi công khác nhau. Nếu có thể thay đổi được các bản ghi chính xác về chi phí thì nhà thầu sẽ dễ dàng thiết lập được các đơn giá mới cho các phần việc phát sinh. Khi đánh giá các hoạt động của nhà thầu không hiệu quả và có năng suất thấp, việc tính toán đơn giá theo cách này giúp nhà thầu đảm bảo được mức giá có thể chấp nhận khi thương thuyết với chủ đầu tư.
Kiểm soát chi phí cho các hoạt động xây dựng thường chỉ giới hạn cho những chi phí nhân công và máy móc thiết bị. Nguyên nhân, do đây là hai hoạt động kém hiệu quả nhất trong công trường xây dựng. Ngoài ra sự kết hợp của cơ giới với lao động thủ công cũng là một lĩnh vực quan trọng cần phải quan tâm đặc biệt để đạt được tối ưu hiệu quả và chi phí cho các công việc xây dựng. Nếu có thể thì nên tiến hành kiểm tra nhanh tại công trường về tình hình sử dụng lao động và máy móc thiết bị theo bảng chấm công và phân công máy móc hàng tuần. Tất nhiên, việc kiểm soát chi phí vật liệu trên công trường cũng cần thiết nhưng thường thì quá trình này được tiến hành hàng tháng. Có một khó khăn cơ bản là mức độ chính xác khi đánh giá vật liệu hay nói cách khác là có sự khác biệt giữa khối lượng vật liệu chuyển đến công trường và khối lượng vật liệu thực sự sử dụng trong thi công. Chính vì vậy mà hệ thống kiểm soát chi phí vật liệu cần có sự linh động phù hợp để cho phép chỉnh sửa và điều chỉnh đặc biệt với khối lượng vật liệu lớn.