3.3.1 Thiết lập quan hệ phụ thuộc giữa các công tác
-Khi tiến hành xây dựng một công trình với nhiều hạng mục, quá trình công tác có liên quan nhau về qua chức năng, công nghệ, điều kiện thi công thì việc chọn thứ tự thi công phải hợp lý và đảm bảo được các yêu cầu công nghệ và cũng như thỏa mãn những yêu cầu thi công. Các công tác sẽ có mối quan hệ trước sau về mặt
68
trình tự thực hiện và đây là mối quan hệ bắt buộc để bảo đảm tính hiện thực của việc xây dựng cũng như đạt hiệu quả về mặt kinh tế.
Quan hệ giữa các công tác có nhiều dạng khác nhau, chủ yếu là quan hệ kết thúc công tác trước – bắt đầu công tác sau. Trong các quan hệ ta cũng chia ra làm hai loại:
-Quan hệ về công nghệ: Dựa theo quy trình thi công thực hiện, để xác định chính xác và đầy đủ các quan hệ này thì đòi hỏi người lập kế hoạch phải nắm vững quy trình kỹ thuật thi công công trình.
Ví dụ: Công tác đổ bê tông chỉ được thực hiện sau khi công tác lắp dựng copha cốt thép được hoàn thành; công tác trát tường chỉ tiến hành sau khi công tác xây tường được thực hiện; công tác chống tường hố đào phải thực hiện đồng thời với công tác đào đất…
-Quan hệ tổ chức: dù các công tác không có mối quan hệ về công nghệ nhưng do các yếu tố không thuộc vấn đề kỹ thuật tác động nên bắt buộc giữa các công tác này phải có quan hệ nhau về trình tự thực hiện.
Ví dụ: Công trình chỉ có một máy trộn bê tông trong khi ta cần đổ bê tông phần móng cho hai hạng mục khác nhau của công trình là khối nhà hành chính và xưởng sản xuất, việc đổ móng cho hai hạng mục này là hoàn toàn không liên quan nhau về mặt công nghệ nhưng bắt buộc người lập kế hoạch phải đưa vào quan hệ đổ bê tông móng nhà hành chính xong thì mới được đổ bê tông móng xưởng sản xuất hoặc ngược lại.
Trong chương này phần ví dụ thực tế sẽ giới thiệu bốn loại quan hệ giữa các công tác như sau:
69
Bảng 3.2 Các loại quan hệ giữa các công tác
Mối quan hệ
Viết
tắt Hình minh họa Diễn giải
Kết thúc- Bắt đầu
FS A Công tác B không thể bắt đầu cho đến khi công tác A đã kết thúc.
Finish-to-Start B
Bắt đầu - Bắt đầu
SS A
Công tác B không thể bắt đầu cho đến khi công tác A đã kết thúc.
Start-to-Start B
Kết thúc - Kết thúc
FF A Công tác B không thể kết thúc cho tới khi công tác A đã kết thúc Finish-to-Finish
B
Bắt đầu - Kết thúc SF
A Công tác B không thể kết thúc cho tới khi công tác A đã bắt đầu Start -to-Finish B
Ví dụ:
- Quan hệ (FS): Công tác đổ bê tông sàn chỉ có thể bắt đầu khi công tác lắp đặt cốt thép sàn đã kết thúc.
- Quan hệ (SS): Công tác đào đất chỉ bắt đầu khi công tác chống tường hố đào đã bắt đầu.
- Quan hệ (FF): Công vận chuyển đất chỉ kết thúc khi công tác đào đất kết thúc. - Quan hệ (SF): Công tác đổ bê tông của đội B chỉ kết thúc khi công tác đổ bê tông của đội A đã bắt đầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
70
3.3.2 Các ràng buộc của công tác
Việc thiết lập các quan hệ giữa các công tác thì dựa vào các quan hệ về công nghệ, quan hệ về tổ chức do người lập kế hoạch xác định và chỉ đơn thuần là mối quan hệ ràng buộc giữa các công tác với nhau. Mở rộng hơn về mặt tổ chức, bên cạnh các mối quan hệ ràng buộc giữa các công tác với nhau thì riêng mỗi công tác có thể lại chịu tác động bởi nhiều yếu tố khách quan lẫn chủ quan, đưa các yếu tố đó vào trong việc lập kế hoạch có nghĩa là ta đã đưa các ràng buộc mỗi công tác vào trong việc lập kế hoạch.
+ Ở ví dụ công trình khu liên hợp nhà ăn ký túc xá Học Viện Tư Pháp phần móng có rất nhiều các mối quan hệ phụ thuộc và các ràng buộc, tuy nhiên chỉ đưa ra một số ràng buộc chính quyết định trình tự thi công cũng như phương pháp tổ chức sản xuất.
- Công tác 4 (sản xuất lắp dựng copha cọc) chỉ thực sự bắt đầu khi công tác 3 (chuẩn bị mặt bằng, tập kết vật tư kết thúc).
- Công tác 7 (đổ bê tông cọc) chỉ bắt đầu khi công tác 6 (nghiệm thu copha cốt thép cọc) kết thúc.
- Công tác 9 (ép cọc) chỉ bắt đầu được khi công tác 7 (đổ bê tông cọc) bắt đầu được 28 ngày .
- Công tác 11 (đào móng) chỉ được phép bắt đầu khi công tác 9 (ép cọc) bắt đầu được 13 ngày.
- Công tác 18 (bê tông móng) chỉ bắt đầu khi công tác 17 (nghiệm thu copha cốt thép móng) kết thúc.
- Công tác 20 (đắp đất móng) chỉ bắt đầu khi công tác 19 (nghiệm thu bê tông móng) kết thúc hay công tác 18 (đổ bê tông móng) kết thúc được 7 ngày.
3.4 Sử dụng phần mềm Microsoft Project
3.4.1 Giới thiệu phần mềm
- Microsoft Project 2003 là phần mềm chuyên nghiệp của Microsoft Office để lập kế hoạch và quản lý các dự án.
71
Tuy nhiên, Microsoft Project 2003 chỉ là một công cụ để người quản lý dự án sử dụng, nó không thể thay chúng ta quản lý dự án cũng như thực hiện các việc sau:
- Microsoft Project không tạo ra các công tác.
- Microsoft Project không tạo ra các quan hệlogic giữa các công tác. - Microsoft Project không biết được thời hạn thực hiện của mỗi công tác. - Microsoft Project không có khả năng biết tài nguyên gì cần gán cho mỗi công tác.
Do đó, để lập kế hoạch và quản lý một dự án chúng ta cần chuẩn bị tốt các dữ liệu này cũng như các thông tin liên quan khác đối với dự án. Hoàn thành công tác chuẩn bị này, việc nhập thông tin vào cho chương trình là một điều dễ dàng.
Sau khi có được thông tin về dự án, Microsoft Project sẽ thực hiện các công việc sau:
- Lập kế hoạch dự án trong tương lai: Xác định chính xác thời điểm khởi công, kết thúc của từng công tác cũng như toàn dự án.
- Xác định từng tài nguyên dùng cho dự án ở từng thời điểm cũng như tổng tài nguyên dùng cho dự án.
- Xác định chi phí thực hiện cho từng công tác cũng như toàn bộ dự án ở từng thời điểm cũng như khi kết thúc dự án.
- Trong quá trình lập kế hoạch, Microsoft Project cho phép lưu lại và so sánh các kế hoạch lập khác nhau về mặt thời gian, chi phí… nhằm đạt được kế hoạch tối ưu nhất.
- Xuất ra các bảng biểu báo cáo, biểu đồ về kế hoạch đã lập.
- Làm việc và quản lý dự án theo nhóm. Khi đã bắt đầu và trong quá trình triển khai dự án, người quản lý có thể dùng Microsoft Project để thực hiện các việc sau:
+ Giám sát cập nhật việc thực hiện các công tác theo thực tế tại công trường. + Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án như chi phí, thời gian…khi xảy ra những thay đổi ngoài kế hoạch. Từ đó có những biện pháp đối phó, điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu yêu cầu.
72
3.4.2 Yêu cầu về máy tính
Việc cài đặt Microsoft Project 2003 cũng tương tự như các phần mềm Microsoft khác. Tuy nhiên, để có được cấu hình máy tính thích hợp cho việc sử dụng chương trình Microsoft Project 2003 (bộ Standard hay bộ Professional) được khuyên nên cài đặt với máy tính sử dụng phần mềm hệ thống Microsoft Windows XP Professional, bộ xử lý Pentium III và bộ nhớ 192Mb Ram.
Bảng 3.3 Đặc điểm các bộ phận trong phần mềm Microsoft Project 2003 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Yêu cầu tối thiểu
Bộ xử lý Pentium 133 MHz hoặc cao hơn
Phần mềm hệ thống
Windows 98, Windows 98 Second Edition, Windows
Milennium Edition (Windows Me), Microsoft Windows NT version 4.0 với Service Pack 6(SP6), Windows 2000
Professional, hoặc Windows XP Professional.
Bộ nhớ
Tùy theo phần mềm hệ thống sử dụng, ngoài bộ nhớ tối thiểu của phần mềm thống ta còn cần 32 Mb RAM cho Microsoft Project 2003.
Dung lượng ổ cứng Tùy thuộc vào đặc điểm cài đặt chương trình cũng như phần mềm hệ thống, thông thường nên >105 Mb.
Màn hình Super VGA (800x600) hoặc cao hơn với 256 màu.
3.4.3 Giới hạn chương trình
73
Bảng 3.4 Giới hạn thông tin của Microsoft Project
Các thuộc tính Số lượng tối đa
Số công tác trong một dự án 1 triệu Số tài nguyên trong một dự án 1 triệu
Số lượng tài nguyên gán tối đa 60.000.000 hoặc 6000.000.000% Quan hệ phụ thuộc giữa các công tác Không giới hạn
Công trước đứng trước một công tác Không giới hạn Công tác đứng sau một công tác Không giới hạn Mức độ phân cấp công tác 65.535
Dự án kết hợp 998
Dự án chia sẻ tài nguyên
999 (là số tập tin mở, dĩ nhiên trừ đi một tập tin chứa thông tin tài nguyên).
Cửa sổ kích hoạt 50
Lịch làm việc cơ sở Không giới hạn
Bảng giá tài nguyên 5 bảng cho một tài nguyên Số mức giá thay đổi của một tài nguyên 25
Giá trị chi phí 999.999.999.999
Số công lao động 1.666.666.667 giờ công
Giá trị gán tài nguyên lớn nhất
Tài nguyên lao động 999.999.999 phút. Tài nguyên vật tư không cố định 999.999.999 đơn vị Tài nguyên vật tư cố định 60.000.000 đơn vị
Tỷ lệ in ấn 10-500%
Số dòng tiêu đề trang in Header 5 dòng Số dòng tiêu đề trang in Footer 3 dòng
Số dòng chú dải 3 dòng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bề rộng dòng chú dải 12.7 cm (5 inches) Ngày tính toán sớm nhất có thể Ngày 01/01/1984 Ngày tính toán trễ nhất có thể Ngày 31/12/2049 Số lựa chọn không liên tục trong một
khung nhìn 9
74
3.5 Các bước thực hiện
3.5.1Cung cấp thông tin về dự án và thiết lập lịch nền tảng cho dự án
[11] Bước 1: Cung cấp thông tin tóm lược về dự án
` Ta khởi động phần mềm, sau đó đặt lệnh file mới bằng lệnh file new trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Summary Info. Dùng hộp thoại này để ghi các thông tin cơ bản về dự án:
- Tên dự án : Khu liên hợp nhà ăn ký túc xá Học viện Tư pháp.
- Tên công ty thực hiện dự án: Công ty TNHH một thành viên 29 - Tổng Công ty 319.
- Tên của Giám đốc và người điều hành dự án: Lê Phi Dũng. - Các ghi chú về dự án.
- Ngày bắt đầu thực hiện dự án: 18/02/2011.
Bước 2. Thiết lập lịch cho dự án
Tạo lịch cho dự án.
- Chọn Tools từ trình đơn. - Chọn Change Working Time.
- Cửa sổ Change Working Time sẽ xuất hiện. Bấm nút New. Cửa sổ Greate New Base Calendar sẽ xuất hiện.
- Chuyển con trỏ đến Name và đánh vào tên lịch đã chọn. - Bấm nút Create a new base calendar.
- Bấm OK.
Lưu ý: Lịch chuẩn của chương trình là một tuần làm việc 5 ngày từ thứ 2 đến thứ sáu, với 8 giờ làm việc trong 1 ngày:
- Sáng từ 8:00 AM đến 12:00PM. - Chiều từ 1:00 PM đến 5: 00 PM.
Chính vì vậy để có lịch làm việc phù hợp với điều kiện làm việc cụ thể tại dự án là làm việc tất cả các ngày trong tuần ta phải thiết lập lại lịch bằng cách sau:
75
Bôi đen tất cả những ngày “S”là thứ 7, CN bấm vào Nondefault working time.
Bước 3. Copy lịch mới thiết lập vào trong global file cho MS Project, gắn nó là lịch hiện hành cho tất cả các phần của dự án.
- Chọn Tools từ trình đơn. - Chọn Organizer.
- Bấm Calendar.
- Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendar available in: vùng cửa sổ bên trái, phía dưới.
- Chọn tên dự án hiện hành.
- Bấm múi tên hướng xuống trong Calendar available in: vùng cửa sổ phía bên phải phía dưới.
- Chọn Global.MPT
- Chọn tên của lịch mới từ danh sách trong cửa sổ bên trái phía dưới - Bấm nút Copy để nó có hiệu lực. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bấm nút Close.
Bước 4. Thiết lập lịch nền tảng cho dự án.
- Chọn Project từ menu. - Chọn Project information.
- Bấm mũi tên hướng xuống của vùng Calendar ở phía dưới. - Chọn tên của lịch.
3.5.2 Nhập dữ liệu cho dự án
Trình tự thực hiện:
Bước 1. Nhập ngày bắt đầu của dự án
- Chọn Project trên menu, bấm Project Information.
- Xuất hiện hộp thoại “ Project Information for…”.Trong vùng Start Date,
đánh ngày thích hợp hoặc bấm mũi tên hướng xuống và chọn ngày bắt đầu dự án trên lịch được trình ra.
76
Bước 2. Nhập tên công tác và Gantt Chart View
- Chuyển đến cột Task Name trong Gantt Chart View.
- Chuyển con trỏ đến ô đầu tiên trong cột và đánh tên công tác và gõ phím
<Enter>.
Bước 3. Nhập thời gian thực hiện công tác
- Chuyển đến cột Duration.
- Bấm đến ô Duration tương ứng của tên công việc. - Nhập quãng thời gian cho công việc đó .
- Gõ phím <Enter> và giá trị số và đơn vị thời gian sẽ được trình bày.
Lưu ý: khi nhập cột mốc của dự án, nhập quãng thời gian là <0>. Trong Gantt Char View, một cột mốc được trình bày bởi một hình kim cương .
Bước 4. Nhập những công tác trước đó.
Trong cột Predecessors trong Gantt Chart View nhập vào công việc trước đó và các mối quạn hệ của chúng (các mối quan hệ đã được trình bày ở mục 3.3 của chương này).
3.5.3 Xây dựng danh sách tài nguyên và nguồn lực
- Chọn View trên trình đơn và chọn Resource Sheet. - Bấm vào ô đầu tiên của cột Resource Name.
- Nhập đầy đủ tên và chữ đầu (Initials). Dùng phím <Tab> để điều khiển suốt quá trình.
- Nhập giá trị Max.Unit cho mỗi nguồn lực hiện có “Unit” có thể được định nghĩa như là phần trăm của thời gian mà mỗi thành viên – hoặc trong trường hợp này, nguồn lực – hiện có cho dự án. Cho ví dụ, nếu thiết lập mặc định đến “decimal”, 4 Max Unit = 40%. Mặc định của MS project cho Max.Unit là ” 1” tương đương là 100%. Mặc định này là lựa chọn tốt nhất cho nhiều dự án. Ta có thể thay đổi mặc định này bằng cách nhập vào số thập phân bằng cách:
- Chọn trình đơn Tools Options Schedule.
Trong phần Show assignment unit as a: chọn giữa Decimal (số thập phân) hoặc
77
- Nhập lịch cho tài nguyên trong cột Base Calendar. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.5.4 Gán tài nguyên cho công tác
Trên trình đơn View, chọn khung nhìn Gantt chart.
Trong cột tast name, chọn công tác cần gán cho nó tài nguyên.
Click vào biểu tượng Assign Resources trên thanh công cụ chuẩn. Khung nhìn Assign Resources xuất hiện.
Trong phần Resources list options, click vào dấu cộng bên cạnh để hiển thị công cụ lọc tài nguyên, cho phép giới hạn tài nguyên đưa ra để gán cho một công tác theo một tiêu chí nào đó. Trong phần Available to work, ta có thể đánh dấu và nhập vào đó và nhập thời gian tối thiểu thời gian tài nguyên phải làm việc hàng ngày.
Trong cột Name, chọn tài nguyên cần gán cho công tác đã chọn, sau đó click
Assign, Microsof project sẽ gán tài nguyên này cho một công tác với khối lượng là một đơn vị. Nếu không chọn trong cột Units ở hàng ngang với tài nguyên ta cần gán và nhập vào đó giá trị tài nguyên theo yêu cầu sau đó click Assign.
3.5.5 Quan sát đồ thị nguồn lực
Xem đồ thị nguồn lực riêng. - Chọn View từ trình đơn. - Bấm Resource Graph.
- Để xem nguồn lực khác, gõ các phím Page Up hoặc Page Donw. Xem nguồn lực chung.
- Trên màn hình Resource Graph. - Chọn Format từ trình đơn.
- Chọn Bar Styles. Cửa sổ Bar Styles sẽ xuất hiện.