- Microsoft Project 2003 là phần mềm chuyên nghiệp của Microsoft Office để lập kế hoạch và quản lý các dự án.
71
Tuy nhiên, Microsoft Project 2003 chỉ là một công cụ để người quản lý dự án sử dụng, nó không thể thay chúng ta quản lý dự án cũng như thực hiện các việc sau:
- Microsoft Project không tạo ra các công tác.
- Microsoft Project không tạo ra các quan hệlogic giữa các công tác. - Microsoft Project không biết được thời hạn thực hiện của mỗi công tác. - Microsoft Project không có khả năng biết tài nguyên gì cần gán cho mỗi công tác.
Do đó, để lập kế hoạch và quản lý một dự án chúng ta cần chuẩn bị tốt các dữ liệu này cũng như các thông tin liên quan khác đối với dự án. Hoàn thành công tác chuẩn bị này, việc nhập thông tin vào cho chương trình là một điều dễ dàng.
Sau khi có được thông tin về dự án, Microsoft Project sẽ thực hiện các công việc sau:
- Lập kế hoạch dự án trong tương lai: Xác định chính xác thời điểm khởi công, kết thúc của từng công tác cũng như toàn dự án.
- Xác định từng tài nguyên dùng cho dự án ở từng thời điểm cũng như tổng tài nguyên dùng cho dự án.
- Xác định chi phí thực hiện cho từng công tác cũng như toàn bộ dự án ở từng thời điểm cũng như khi kết thúc dự án.
- Trong quá trình lập kế hoạch, Microsoft Project cho phép lưu lại và so sánh các kế hoạch lập khác nhau về mặt thời gian, chi phí… nhằm đạt được kế hoạch tối ưu nhất.
- Xuất ra các bảng biểu báo cáo, biểu đồ về kế hoạch đã lập.
- Làm việc và quản lý dự án theo nhóm. Khi đã bắt đầu và trong quá trình triển khai dự án, người quản lý có thể dùng Microsoft Project để thực hiện các việc sau:
+ Giám sát cập nhật việc thực hiện các công tác theo thực tế tại công trường. + Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án như chi phí, thời gian…khi xảy ra những thay đổi ngoài kế hoạch. Từ đó có những biện pháp đối phó, điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu yêu cầu.
72