biệt là với các công nghệ có liên quan nhất được áp dụng nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Bước tiếp theo là bước tổng kết khía cạnh tài chính của chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng. Bước này gồm có:
- Làm thế nào để xác định được chi phí và các khoản tiết kiệm,- Giải trình các chi phí, - Giải trình các chi phí,
- Lập một chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng.
Những bước này có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc thực hiện một chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng và đối với việc duy trì hỗ trợ cho ban quản lý và tạo ra những hỗ trợ cho các nhân viên sản xuất và bảo dưỡng.
10.1.2. Làm cách nào để xác định được chi phí và các khoản tiết kiệm
Trước khi viết một bản giải trình chi phí về chương trình bảo dưỡng dựa trên hiện trạng, bạn phải am hiểu những đặc tính quan trọng phổ biến đối việc phân tích tài chính cho hoạt động bảo dưỡng dựa trên tình trạng.
Có nhiều cách đánh giá tác động tài chính khác nhau cho hoạt động bảo dưỡng máy móc dựa trên hiện trạng. Nhiều công ty phát hiện ra những vấn đề về thiết bị được xác định bằng những thiết bị bảo dưỡng dựa trên tình trạng ngay trong thời gian dừng máy thông thường. Họ so sánh chi phí sửa chữa những trục trặc này với chi phí vận hành của chính cỗ máy ấy trong thời gian trước đó. Những công ty khác hướng tới so sánh thông tin về chi phí sửa chữa với chi phí của các chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng được áp dụng cho các máy móc ít mang tính then chốt hơn.
Việc phân tích tài chính có thể phản ánh độc lập những mục đích và tiêu chí của mỗi công ty. Tuy nhiên, khi không tính đến phương pháp phân tích, việc phân tích tài chính sẽ thể hiện những đặc điểm chung sau đây:
- Các kết quả phải đo lường và định lượng được.
- Các chi phí và ước tính cần phải được các bên liên quan thống nhất.
- Các kết quả tài chính cần phải được trình lên ban quản lý bằng những thuật ngữ dễ hiểu.
- Lập hồ sơ theo định kỳ về nguồn thu tài chính phải là một bộ phận không thể tách rời của chương trình bảo dưỡng. chương trình bảo dưỡng.
10. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH BẢO DƯỠNG DựA TRÊN TÌNH
Những đặc điểm này được đề cập một cách chi tiết như sau: Các kết quả phải đo lường và định lượng được.
Chắc hẳn phải có một cách thức nào đó để đánh giá sự thành công hay thất bại của một chương trình. Sẽ là chưa đủ nếu chỉ nói rằng chương trình có thể mang lại lợi ích kinh tế và có thể tính toán và/hoặc ước tính khi nào và bao nhiêu.
Nhiều công ty dự định cắt giảm 25% chi phí dừng máy hoặc cắt giảm 5% phạm vi bảo dưỡng và chi phí nhân công. Hầu hết các công ty yêu cầu cần phải kéo dài thời gian hoạt động như cắt giảm 2G-25% thời gian máy tắt.
Khi các lợi ích và chi phí được định giá, thực hiện các tính toán của mình dựa trên cơ sở thống kê liên quan đến máy móc trở nên dễ dàng đo lường và sử dụng được. Trong số những thứ đã có sẵn, bạn có: chi phí bảo dưỡng hàng tháng, các đơn vị có sẵn, tổng số thời gian giành cho sửa chữa/ bảo dưỡng, các chi phí bên ngoài không có liên quan tới bảo dưỡng, năng suất sản xuất, v.v... Yêu cầu ban quản lý cung cấp cho bạn những trích đoạn của báo cáo mà được xem như có giá trị hướng dẫn nhất.
Các chi phí và dự toán phải được thống nhất bởi tất cả các bên có liên quan.
Một điểm rất quan trọng là ban lãnh đạo, bộ phận bảo dưỡng và bộ phận lãnh đạo cần phải thống nhất về cách thức đo đạc các kết quả trước khi tiến hành triển khai chương trình bảo dưỡng. Trong thoả thuận của họ cần xác định phải đạt được các mục tiêu nào, sử dụng số liệu thống kê nào, và phân tích các giá trị nào. Sự thoả thuận này phải cho ra một công thức xác định chi phí trong thời gian máy ngừng hoạt động. Các bên liên quan sẽ sử dụng cùng một công thức để chuẩn bị các báo cáo tài chính của mình.
Hơn nữa, một điểm quan trọng là ban quản lý phải chấp nhận rằng các chi phí bảo dưỡng sẽ chắc chắn tăng lên trong sáu tháng đầu tiên áp dụng chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng trước khi có sự xuất hiện của xu hướng giảm chi phí đáng kể.
Sự gia tăng này cũng có thể là do một thực tế rằng chương trình chỉ ra những vấn đề mà trước đó không một ai để ý đến/phát hiện ra. Sẽ có một vài vấn đề chính cần phải chú ý ngay lập tức và có thể sẽ được đánh giá trong khoảng thời gian ngừng máy thông thường phục vụ cho mục đích bảo dưỡng.
Vấn đề quan tâm cuối cùng có thể kể đến là tính chất vô cùng quan trọng của các chi phí và dự toán chi phí. Ảnh hưởng tài chính của chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng thường rất lớn và rất nhiều người thấy khó tin vào các số liệu thống kê. Một chương trình tiết kiệm được 10 nghìn đô la Mỹ ngay trong tháng đầu tiên và hàng trăm nghìn đô la Mỹ ngay trong năm đầu tiên không có gì là đáng ngạc nhiên cả.
10. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH BẢO DƯỠNG DựA TRÊN TÌNH
Một nghiên cứu ở Mỹ cung cấp những tài liệu cho thấy khoản tiết kiệm hàng năm lên tới trên 10 triệu đô la Mỹ từ khoản đầu tư dưới 1 triệu đô la Mỹ cho thiết bị và chi phí lắp đặt.
Các kết quả tài chính phải được trình lên ban quản lý một cách rõ ràng dễ hiểu.
Các báo cáo cần phải đơn giản và dễ dàng nắm bắt được. Tất cả các báo cáo phải được tóm lược và không được dài quá một trang. Mẫu báo cáo sẽ phải thống nhất để có thể phân tích một cách nhanh chóng.
Để bổ sung thêm vào các báo cáo về chi phí bảo dưỡng và chi phí sản xuất hiện tại, ta thường cần một số phân tích như:
R.O.I. - TỶ LỆ THU HỒI VỐN ĐẦU TƯ VÀ THỜI GIAN HOÀN VỐNR.O.I. - Tỷ lệ thu hồi vốn đầu tư R.O.I. - Tỷ lệ thu hồi vốn đầu tư
R.O.I. là sự tính toán xác định lợi ích kinh tế mang lại cho công ty nhờ việc đầu tư vào chương trình. Tỷ lệ thu hồi vốn đầu tư cao là rất quan trọng. Ban quản lý luôn luôn ủng hộ cho các chương trình mà nó đảm bảo một tỷ lệ thu hồi vốn đầu tư hấp dẫn nhất trong suốt thời gian dài. Công thức tính toán tỷ lệ thu hồi vốn đầu tư được thể hiện như sau:
R.O.I. = (TỔNG TIẾT KIỆM - TỔNG MỨC ĐẦU TƯ)/ TỔNG MỨC ĐẦU TƯ
Lấy ví dụ, nếu một chương trình có chi phí là 25,000 đô la Mỹ và nếu nó mang lại lợi ích tiết kiêm là 35,000 đô la Mỹ trong năm đầu tiên, R.O.I. sẽ là:
(35,000 USD - 25,000 USD)/25,000 USD = 40 hay 40%.
Nếu chi phí vận hành chương trình là 10 ngàn đô la Mỹ trong năm thứ 2 và nếu nó luôn đảm bảo một mức lợi tích tiết kiệm là 35,000 đô la Mỹ, khi đó R.O.I. có thể là 250% tính cho năm thứ 2.
Thời gian hoàn vốn
Công thức thời gian hoàn vốn tính toán khoảng thời gian theo tháng hay năm mà một chương trình cần thiết để có thể thu hồi lại được số vốn đầu tư ban đầu. Điều này được mô tả theo công thức tính thời gian hoàn vốn đơn giản:
THỜI GIAN HOÀN VỐN (NĂM) = (TỔNG MỨC ĐẦU TƯ)/(TỔNG LỢI ÍCH TIẾT KIỆM THU ĐƯỢC HÀNG NĂM) THU ĐƯỢC HÀNG NĂM)
Lấy ví dụ, nếu chi phí của một chương trình là 25 nghìn đô la và nếu nó mang lại một lợi ích tiết kiệm trong năm đầu tiên là 30,000 USD thì thời gian hoàn vốn trong trường hợp này là 0,71 năm hoặc tương đương với 8,5 tháng. Hầu hết các chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng là có thời gian hoàn vốn dưới 18 tháng và rất nhiều chương trình có thời gian hoàn vốn dưới một năm.
10. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH BẢO DƯỠNG DựA TRÊN TÌNH
Lập hồ sơ định kỳ về khoản thu tài chính phải là một phần không thể tách rời của chương trình.
Sự thành công lâu dài của một chương trình bảo dưỡng dựa trên tình trạng đòi hỏi những ghi chép chi tiết về những ưu điểm và những cải thiện của nó lâu dài. Số liệu kinh tế sẽ được thu thập ngay sau khi phát hiện và giải quyết sự cố, khi bạn vẫn có những bức tranh rõ ràng về sự việc, hình dáng và những ước đoán.
Cần phải chọn ra một mẫu báo cáo dễ sử dụng khi tiến hành sửa chữa và nhấn mạnh tới các lợi ích tài chính thu được từ chương trình.
Các báo cáo này duy trì thông báo thường xuyên và liên tục các thành công cho ban quản lý và là nguồn thông tin hữu ích cho các báo cáo năm và báo cáo quý. Những báo cáo này trên thực tế phục vụ cho rất nhiều mục đích.
- Chúng nhấn mạnh những kết luận, chẳng hạn cần phải nâng cao trình độ kỹ thuật cho công nhân, những điểm sửa chữa được thực hiện bởi một nhà cung cấp dịch vụ cụ thể hoặc cửa