II. Công trình chuyển tiếp sang năm sau Trong đó: 1 Công trình khởi công từ năm trước
2. Công trình khởi công trong năm a.Đê ký hợp đồng
3.3.3.1. Bâo câo phđn tích của trung tđm chi phí
Chỉ tiíu đânh giâ hiệu quả của trung tđm chi phí lă chính lệch giữa chi phí có thể kiểm soât thực tế vă chi phí có thể kiểm soât theo dự toân linh hoạt. Chi phí có thể kiểm soât theo dự toân linh hoạt lă chi phí được lập khi nhận khoân công trình loại bỏ đi những công trình, hạng mục công trình thực tế không hoăn thănh. Trâch nhiệm của trung tđm chi phí lă phải hoăn thănh công trình đúng hạn, đảm bảo chất lượng vă tối thiểu hóa chi phí. Vì vậy, người quản lý bộ phận phải xâc định được nguyín nhđn chủ quan, khâch quan tâc động đến quâ trình thi công công trình lăm phât sinh chi phí (trọng tđm lă biến phí) theo câc khoản mục chi phí.
Đi sđu văo giâ thănh sản phẩm xđy lắp, nhă quản trị có thể phđn tích vă xâc định nguyín nhđn gđy nín biến động chi phí. Việc phđn tích chi phí có thể chi tiết theo nguyín vật liệu trực tiếp, nhđn công trực tiếp, mây thi công vă chi phí chung. Rõ răng những thông tin chi tiết như vậy rất quan trọng cho câc nhă quản trị. Biến động chi phí có thể chi tiết hóa như sau:
Hình 3-5: Mô hình phđn tích biến động chi phí
* Đối với biến phí nguyín vật liệu trực tiếp, nhđn tố ảnh hưởng: Biến động chi phí
Biến động định phí Biến động biến phí
Biến động biến phí Nguyín vật liệu trực tiếp Biến động lượng sử dụng Biến động giâ Biến động biến phí Nhđn công trực tiếp Biến động biến phí Mây thi công trực tiếp Biến động biến phí sản xuất chung … …
- Về lượng: chính lệch khối lượng vật liệu thực tế tiíu hao so với khối lượng theo định mức. Nếu chính lệch dương thì nguyín nhđn có thể lă do khối lượng dự toân chưa sât với thực tế, hao hụt trong thi công lớn hoặc do thi công không đúng thiết kế phải phâ dỡ lăm lại… Nếu chính lệch đm thì nguyín nhđn có thể do công tâc tổ chức thi công tốt, tiết kiệm được nguyín vật liệu…
- Về giâ: chính lệch giữa đơn giâ thực tế so với đơn giâ dự toân. Nếu chính lệch dương thì nguyín nhđn có thể lă do công trình thi công trong thời gian dăi nín vật liệu bị trượt giâ, do khan hiếm nín giâ vật liệu tăng … Ngược lại, nếu chính lệch đm thì nguyín nhđn có thể lă do giâ vật liệu giảm, đơn vị tìm được nguồn hăng rẻ ...
* Đối với biến phí nhđn công trực tiếp, nhđn tố ảnh hưởng:
- Về lượng: chính lệch giữa hao phí nhđn công thực tế so với dự toân. Nếu chính lệch dương thì nguyín nhđn có thể lă do khối lượng dự toân chưa sât với thực tế, do thi công không đúng thiết kế phải tốn công phâ dỡ lăm lại… Nếu chính lệch đm thì nguyín nhđn có thể do công tâc tổ chức thi công tốt, năng suất lao động tăng …
- Về giâ: chính lệch giữa đơn giâ tiền công thực tế so với đơn giâ tiền công trong dự toân. Nguyín nhđn có thể do Nhă nước điều chỉnh hệ số lương hay bản thđn đơn vị có điều chỉnh lại định mức lương …
* Đối với biến phí mây thi công, nhđn tố ảnh hưởng:
- Về lượng: chính lệch giữa số lượng ca mây thực tế so với dự toân. Nguyín nhđn có thể do dự toân được lập chưa sât với thực tế, địa hình thi công phức tạp, ...
- Về giâ: chính lệch giữa đơn giâ thực tế so với đơn giâ dự toân. Nguyín nhđn có thể do giâ nhiín liệu trín thị trường tăng, …
* Đối với chi phí chung: nhđn tố ảnh hưởng có thể do bộ mây giân tiếp cồng kềnh, thời gian thi công kĩo dăi, …
Hăng ngăy, tổ trưởng câc tổ thi công trực thuộc đội (hoặc đội trưởng đội thi công trực thuộc xí nghiệp) theo dõi vă ghi chĩp câc chi phí phât sinh trong quâ trình thi công như: nguyín vật liệu xuất dùng trong ngăy, số giờ công của người lao động, số ca mây thi công … Định kỳ (hăng thâng), tổ trưởng tổ thi công thuộc đội (hoặc đội trưởng đội thi công trực thuộc xí nghiệp) đânh giâ sơ bộ khối lượng đê thực hiện vă đối chiếu với kế hoạch tiến độ thi công, định mức thiết kế. Việc theo dõi sđu sât, thường xuyín như vậy giúp tổ trưởng tổ thi công (hoặc đội trưởng đội
thi công trực thuộc xí nghiệp) bín cạnh việc quản lý câc chi phí phât sinh thuộc phạm vi trâch nhiệm của mình còn kịp thời phât hiện, hạn chế những sai sót phât sinh ngoăi dự toân; phòng ngừa được việc thi công không đúng thiết kế phải phâ dỡ lăm lại, chậm trễ tiến độ thi công.
Khi hạng mục thi công đê hoăn thănh, tổ trưởng tổ thi công (hoặc đội trưởng đội thi công trực thuộc xí nghiệp) kết hợp với câc bộ phận có liín quan (bộ phận cung ứng vật tư..) tổng hợp toăn bộ câc chi phí thực tế phât sinh vă gởi bâo câo về cho Trung tđm chi phí (đội hoặc xí nghiệp trực thuộc). Trung tđm chi phí (đội hoặc xí nghiệp trực thuộc) sẽ sử dụng câc bâo câo năy để lập bâo câo phđn tích tình hình thực hiện chi phí. Bâo câo theo dõi sự chính lệch giữa câc khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toân đê được lập theo định mức thiết kế. Bâo câo năy lă căn cứ quan trọng để đânh giâ thănh quả của trung tđm chi phí. Ví dụ minh họa cho hạng mục công trình “Bí tông cống vă cổ hố ga mâc 250#”, từ bảng tính đơn giâ thực tế (giâ thănh đơn vị), đối chiếu với đơn giâ dự toân chi phí đê được lập trước đđy, đội thi công (trung tđm chi phí) lập bâo câo phđn tích tình hình thực hiện chi phí để đânh giâ thănh quả của trung tđm.
Qua bảng bâo câo, ta dễ dăng xâc định được nguyín nhđn đơn giâ xđy dựng của 1m3 “Bí tông cống vă cổ hố ga mâc 250#” tăng hơn hay thấp hơn so với dự toân linh hoạt.
Khi đi sđu văo phđn tích chính lệch về “lượng” vă “giâ”, người quản lý cấp cao hơn sẽ xâc định rõ nguyín nhđn để đânh giâ chính xâc tình hình thực hiện vă trâch nhiệm quản lý cấp dưới. Chịu trâch nhiệm chính ở đđy chính lă Đội trưởng đội thi công trực tiếp thi công hạng mục công trình vă chịu trâch nhiệm liín đới lă Tổ trưởng tổ thi công hạng mục công trình.
Tổng hợp câc bâo câo phđn tích tình hình thực hiện chi phí có thể kiểm soât của câc hạng mục công trình, đội thi công lập bâo câo tổng hợp phđn tích tình hình thực hiện chi phí có thể kiểm soât cho toăn công trình. Ta có bâo câo như sau:
(Trang 149)
Qua bảng bâo câo, người quản lý dễ dăng nhận thấy việc thi công câc hạng mục công trình có được kiểm soât theo đúng dự toân hay không, trâch nhiệm của câc câ nhđn có liín quan,… Trong đó, trâch nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về đội trưởng đội thi công vì đê không kiểm tra, giâm sât, điều chỉnh vă chỉ đạo khắc phục kịp thời câc phât sinh gđy chính lệch chi phí có thể kiểm soât được giữa thực tế với dự toân.
Như vậy, qua phđn tích câc biến động trong từng hạng mục công trình, người quản lý trung tđm chi phí cũng như câc cấp cao hơn dễ dăng đânh giâ trâch nhiệm quản lý của câc bộ phận, câ nhđn có liín quan trong quâ trình thi công, thực hiện nhiệm vụ được giao.