Nhóm nghiên cứu tham mƣu với Ban giám đốc thực hiện một số giải pháp can thiệp nhằm từng bƣớc giải quyết đƣợc tình trạng các cơ sở bán lẻ đang vi phạm việc mua thuốc kháng sinh từ cơ sở kinh doanh không hợp pháp (thuốc không có hóa đơn hợp lệ). Nguyên nhân, đƣợc xác định do kho thuốc không đáp ứng đủ nhu cầu thuốc kháng sinh cho hệ thống bán lẻ và giá thuốc bán lẻ cùng loại cao hơn giá thuốc tại cơ sở bán lẻ khác trên địa bàn. Để giải quyết tình trạng này các giải pháp can thiệp cần phải đạt đƣợc 2 mục tiêu cơ bản:
Kho tồn trữ thuốc kháng sinh đảm bảo đủ thuốc cung cấp kịp thời cho hệ thống bán lẻ trực thuộc công ty;
Áp dụng các mô hình quản lý tồn trữ để giảm chi phí trong khâu phân phối lƣu thông nhằm tăng khả năng cạnh tranh về giá bán lẻ. Để thực hiện đƣợc 2 mục tiêu này, bộ phận quản lý và điều hành kho thuốc đã áp dụng một số nguyên lý cơ bản về quản trị tồn kho:
Dùng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại thuốc kháng sinh theo nhóm A, B, C. Khi đó nhóm A sẽ ƣu tiên trong tồn trữ và đầu tƣ tài chính trong mua thuốc. Từ dữ liệu này làm cơ sở cho ngƣời quản lý và điều hành kho thuốc và hệ thống bán lẻ dự báo nhu cầu thuốc kháng sinh cho năm 2010. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nhƣ sau: Thuốc kháng sinh cùng tên hoạt chất, hàm lƣợng, dạng bào chế và cùng cơ sở sản xuất đạt tiêu chuẩn GMP-WHO, thực hiện mua của nhà cung cấp có giá bán thấp hơn; Trong trƣờng hợp giá thuốc cùng loại sản xuất tại Việt Nam và thuốc ngoại nhập sẽ ƣu tiên mua thuốc sản xuất tại Việt Nam. Đối với những loại thuốc KS, đặc biệt thuốc KS có số lƣợng phân phối lớn sẽ áp dụng mô hình QDM.
Giải pháp can thiệp kháng sinh cùng loại trong nhóm A sẽ ƣu tiên mua thuốc sản xuất tại Việt Nam. Sau tác động của giải pháp can thiệp thuốc kháng sinh sản xuất tại Việt Nam có trong nhóm A sau can thiệp đã tăng lên so với trƣớc can thiệp là 17,2% theo chủng loại và 2,0% theo giá trị (bảng 3.18). Việc ƣu tiên mua thuốc sản xuất tại Việt Nam để phân phối bán lẻ cho tuyên YTCS giúp cho cộng đồng từng bƣớc nhận thức đúng về chất lƣợng thuốc sản xuất tại Việt Nam mà Bộ Y tế đang hƣớng tới. Theo mục tiêu của Bộ Y tế trong lộ trình triển khai Đề án “Ngƣời Việt Nam ƣu tiên dùng thuốc Việt Nam” hàng năm hệ thống cung ứng thuốc cho cộng đồng tăng tỷ lệ thuốc sản xuất tại Việt Nam từ 3- 5% [35]. Nhƣ vậy, việc áp dụng giải pháp mua thuốc cùng loại sản xuất tại Việt Nam từng bƣớc thay thế thuốc ngoại nhập là có thể thực hiện đƣợc.
Trong hoạt động tác nghiệp về quản lý tồn trữ thuốc cho hệ thống bán lẻ yêu cầu ngƣời quản lý điều hành kho thuốc và nhân viên giữ kho thực hiện kiểm
kê thuốc kháng sinh theo kỹ thuật phân loại ABC: Kháng sinh nhóm A, kiểm kê 01lần/tháng thay cho trƣớc đây kiểm kê 6 tháng/lần; Kháng sinh nhóm B, kiểm kê 01 lần/quí thay cho trƣớc đây kiểm kê 06 tháng/lần; Kháng sinh nhóm C, kiểm kê 06 tháng/lần. Việc ƣu tiên kiểm soát thuốc kháng sinh nhóm A sẽ giúp cho công tác kế toán thông kê phân tích dữ liệu xuất, nhập, tồn trong quản lý kho thuốc đƣợc chính xác và kịp thời. Theo đó, việc dự báo nhu cầu thuốc cho những lần tiếp theo sát với nhu cầu phân phối bán lẻ hơn. Kết quả sau can thiệp nhóm thuốc kháng sinh đƣợc ƣu tiên trong quản lý tồn trữ theo phân loại ABC mức độ kho thuốc đáp ứng số lƣợt dự trù mua thuốc cho hệ thống bán lẻ trong năm 2010 (SCT) tăng lên 37,6% so với năm 2009 (TCT) (bảng 3.20). Từ việc ứng dụng kỹ thuật phân loại ABC trong quản lý tồn kho: Tỷ lệ % số báo cáo kiểm kê tồn kho chính xác trong năm 2010 (SCT) tăng so với năm (2009) là 25,0% (bảng 3.21).
Thực hiện giải pháp nhằm đáp ứng đủ thuốc kháng sinh cho hệ thống bán lẻ trực thuộc. Đặc biệt, việc áp dụng mô hình QDM để mua thuốc kháng sinh cephalexin 500mg.
Theo kết quả phân tích ABC về thuốc kháng sinh đã cung cấp cho hệ thống bán lẻ năm 2009 cho thấy cephalexin 500mg chiếm tỷ lệ 5,08% về giá trị (cao nhất trong 140 loại thuốc kháng sinh đã phân phối). Do đó, nhóm nghiên cứu tiến hành thí điểm dự báo về nhu cầu thuốc cephalexin 500mg theo mô hình QDM cho năm 2010 đƣợc diễn giải tại phụ lục số 1.
Tác động của giải pháp can thiệp cho thấy tỷ lệ số lƣợng cephalexin 500mg cung cấp cho hệ thống bán lẻ trong năm 2010 (SCT) tăng so với năm 2009 (TCT) là 14,57% (bảng 3.19).
Từ kết quả phân tích trên nhận thấy việc áp dụng mô hình QDM để mua, tồn trữ thuốc kháng sinh đã từng bƣớc cải thiện đƣợc tình trạng cung cấp thuốc không kịp thời cho hệ thống bán lẻ.
Điều quan trọng là chỉ có hệ thống bán lẻ trực thuộc doanh nghiệp mới có lợi thế áp dụng mô hình QDM, còn cơ sở bán lẻ đơn lẻ khó có thể thực hiện đƣợc mô hình này.
Từ kết quả phân tích trên cho thấy việc kho thuốc ứng dụng các nguyên lý quản lý tồn kho và việc áp dụng mô hình QDM để mua, tồn trữ thuốc kháng sinh đã từng bƣớc giải quyết đƣợc tình trạng kho thuốc cung cấp thuốc không kịp thời cho hệ thống bán lẻ. Giải pháp can thiệp này có ý nghĩa thực tiễn, tạo ra lợi thế cạnh tranh về giá nên công ty đã và đang áp dụng có hiệu quả cho các nhóm thuốc khác. Theo báo cáo tài chính của công ty năm 2010, 2011, 2012 số tiền đƣợc hƣởng chính sách khấu trừ giá do Công ty cổ phần dƣợc Hậu Giang sản xuất lần lƣợt là 270.660.000 đồng, 596.250.000 đồng và 301.753.000 đồng.