Theo thông tƣ số 03/2009/TT-BYT của Bộ Y tế: Hệ thống bán lẻ thuốc bao gồm nhà thuốc, quầy thuốc và đại lý bán thuốc...do doanh nghiệp thành lập và trực tiếp kinh doanh có một số nội dung cơ bản sau [21]:
Doanh nghiệp phải có chính sách quản lý chất lƣợng thống nhất trong hệ thống bán lẻ.
Nguồn thuốc bán lẻ: Các cơ sở bán lẻ thực hiện nhập thuốc do chính doanh nghiệp cung cấp.
Giá thuốc bán lẻ: Các cơ sở bán lẻ thực hiện niêm yết giá và bán lẻ thuốc theo giá doanh nghiệp công bố.
Thuốc lƣu hành trong hệ thống bán lẻ phải kèm theo hóa đơn hợp lệ của doanh nghiệp.
Theo Luật thuế giá trị gia tăng qui định hóa đơn hợp lệ của doanh nghiệp: Là hóa đơn giá trị gia tăng in theo mẫu thống nhất của Bộ Tài chính, trên hóa đơn phải có các nội dung bắt buộc: Mã số thuế của doanh nghiệp; Tỷ suất thuế giá trị giá tăng; Số thuế giá trị gia tăng; Tên địa chỉ và mã số thuế của đơn vị mua [65].
Thực tế, tại Việt Nam đang tồn tại mô hình phân phối bán lẻ thuốc của các doanh nghiệp nhà nƣớc hoặc doanh nghiệp nhà nƣớc sau cổ phần hóa tại các địa phƣơng có cơ cấu tổ chức, quản lý và hoạt động nhƣ sau:
1.2.3.1. Tổ chức, quản lý hệ thống bán lẻ
Doanh nghiệp thành lập các cơ sở bán lẻ tại tuyến YTCS trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. Các cơ sở bán lẻ do doanh nghiệp thành và trực tiếp bán lẻ thuốc do chính doanh nghiệp kinh doanh [21].
Các hoạt động của cơ sở bán lẻ chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp và toàn diện của doanh nghiệp.
Các cơ sở bán lẻ thuốc duy nhất bán lẻ thuốc do chính doanh nghiệp cung cấp. Do vậy, kho tồn trữ bảo quản thuốc cung cấp cho hệ thống bán lẻ giữ vai trò mang tính quyết định đến chất lƣợng hoạt động của hệ thống bán lẻ trực thuộc doanh nghiệp.
1.2.3.2. Tổ chức và quản lý kho thuốc
* Vai trò của kho thuốc:
WHO xác định vị trí vai trò của kho thuốc nhƣ là một trái tim của hệ thống lƣu thông phân phối thuốc. Các hoạt động của kho thuốc bao gồm từ việc đặt hàng, giao nhận, bảo quản, cấp phát, báo cáo tồn trữ và tái đặt hàng. WHO cảnh báo việc quản lý tồn trữ thuốc tại kho thuốc trong hệ thống lƣu thông phân phối thuốc yếu kém sẽ có thể dẫn tới thiếu hụt một số thuốc thiết yếu hoặc dƣ thừa một số thuốc khác gây nên tình trạng thuốc hết hạn sử dụng, thuốc kém chất lƣợng... Kho thuốc là cầu nối giữa cơ sở bán lẻ và ngƣời mua thuốc. Ngƣời quản lý điều hành kho thuốc nào cũng muốn có một lƣợng tồn kho lớn vì nhờ đó lập kế hoạch phân phối nhanh chóng cho nhu cầu bán lẻ đƣợc dễ dàng. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài chính thì bao giờ cũng muốn thuốc tồn kho giữ lại ở mức thấp nhất, bởi vì giá trị bằng tiền của thuốc tồn kho sẽ bị chịu lãi vay ngân hàng. Do đó, kiểm tra tồn kho thuốc là việc làm không thể thiếu đƣợc, qua đó doanh nghiệp có thể giữ đƣợc lƣợng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng không “quá ít”. Bởi vì khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao, nếu một số thuốc dự trữ quá lâu sẽ bị hƣ hỏng, hết hạn, kém chất lƣợng... Ngƣợc lại, lƣợng thuốc tồn kho không đủ sẽ cung cấp cho hệ thống bán lẻ không kịp thời, cơ sở bán lẻ không đủ thuốc sẽ làm giảm doanh số bán lẻ. Để
có thuốc bán kịp thời không ít cơ sở bán lẻ đã nhập thuốc trôi nổi để bán. Điều này sẽ có thể gây nguy hại tới sức khỏe ngƣời bệnh do sử dụng phải thuốc lƣu thông phân phối không hợp pháp [66], [98].
Vì vậy, nhiệm vụ chủ yếu của ngƣời quản lý kho thuốc phải trả lời đƣợc hai câu hỏi:
Lƣợng dự trù đặt mua thuốc bao nhiêu cho một lần mua là tối ƣu?
Khi nào thì tiến hành đặt dự trù mua thuốc cho lần tiếp theo để cung cấp cho hệ thống bán lẻ đƣợc kịp thời?
Thuốc là một dạng của hàng hóa do vậy WHO khuyến cáo việc quản lý tồn kho thuốc phải tuân thủ theo nguyên lý tồn kho hàng hóa. Nguyên lý quản lý tồn kho đƣợc thiết lập bằng một hệ thống công thức cơ bản nhƣ sau [66], [84]:
* Chi phí trong quản lý tồn kho:
Chi phí mua hàng: Ký hiệu (Cmh)
Cmh = Khối lƣợng hàng x Đơn giá
Chi phí đặt hàng: Ký hiệu (Cđh): Bao gồm chi phí hành chính để thực hiện 1 đơn hàng, chi phí vận chuyển để thực hiện một đơn hàng và chi phí khác...
Cđh = (D/Q).S Trong đó:
Cđh: Chi phí đặt hàng trong năm. S: Chi phí cho 01 lần đặt hàng. D: Nhu cầu hàng hóa trong năm. Q: Số lƣợng hàng của 01 đơn hàng.
Chi phí tồn trữ: Ký hiệu (Ctt) gồm: Chi phí nhân công, chi phí bảo quản, lãi suất tín dụng...
Ctt = (Q/2).H Trong đó:
H: Chi phí tồn trữ tính cho 01 đơn vị hàng trong năm. Tổng chi phí (TC):
TC = Cđh + Ctt + Cmh
* Kỹ thuật phân tích ABC để phân loại thuốc tồn kho:
Khái niệm về phân tích ABC: Kỹ thuật phân tích ABC đƣợc đề xuất dựa vào một nguyên lý do một nhà kinh tế học Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra. Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại hàng hóa lại chiếm giá trị đáng kể trong cả tập hợp. Kỹ thuật này phân tổng số hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: ABC dựa vào giá trị hàng năm của chúng. Các giá trị hàng năm này đƣợc xác định bằng công thức sau [84]:
Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm x Giá mua từng đơn vị
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng hóa tồn kho đƣợc xác định nhƣ sau [76], [77]:
Nhóm A: Bao gồm các loại thuốc tồn kho/tiêu thụ có giá trị hàng năm cao nhất, nhóm này có giá trị từ 70-80% so với tổng giá trị tồn kho/tiêu thụ, nhƣng về mặt số lƣợng chỉ chiếm 15-20% tổng số loại thuốc tồn kho/tiêu thụ.
Nhóm B: Bao gồm các loại thuốc tồn kho/tiêu thụ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, nhóm này có giá trị từ 25-30% so với tổng giá trị tồn kho/tiêu thụ, nhƣng về mặt số lƣợng chiếm 30-35% tổng số loại thuốc tồn kho/tiêu thụ. Nhóm C: Bao gồm các loại thuốc tồn kho/tiêu thụ có giá trị hàng năm thấp nhất, nhóm này chỉ có giá trị từ 5-10% so với tổng giá trị tồn kho/tiêu thụ, nhƣng về mặt số lƣợng chiếm tới 50-55% tổng số loại thuốc tồn kho/tiêu thụ.
Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phƣơng pháp phân tích ABC đƣợc thực hiện thông qua hệ thống quản lý tự động bằng máy tính. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chƣa có điều kiện tự động hóa quản lý tồn kho việc phân tích ABC đƣợc thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thời gian nhƣng nó đem lại những lợi ích nhất định. Trƣớc hết, việc áp dụng đúng đắn phƣơng
pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống tồn kho của mình, loại thuốc nào quan trọng cần tồn trữ nhiều, cần ít tránh việc tồn kho quá mức không cần thiết. Nhƣ vậy sẽ tiết kiệm vốn lƣu động cho doanh nghiệp và chi phí tồn kho.
Trong những năm gần đây kỹ thuật phân tích ABC đã đƣợc áp dụng rộng rãi trong hệ thống lƣu thông phân phối thuốc ở nhiều quốc gia trên thế giới [76], [90].
* Ý nghĩa của kỹ thuật phân tích ABC [66], [90]:
Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác tồn kho nhƣ sau:
Đầu tƣ nguồn tài chính dùng mua thuốc nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C và B.
Xác định các chu kỳ kiểm kê khác nhau cho nhóm thuốc khác nhau đơn cử: Nhóm A kiểm kê hàng tháng, nhóm B kiểm kê hàng quí và nhóm C kiểm kê 6 tháng/lần.
Trong dự báo nhu cầu về thuốc bán lẻ chúng ta có thể áp dụng phƣơng pháp dự báo khác nhau cho các nhóm thuốc khác nhau. Tuy nhiên, nhóm A cần đƣợc dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác.
Nhờ kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng đƣợc nâng cao, do họ thƣờng xuyên thực hiện kiểm kê của từng nhóm thuốc.
Để phân loại theo phƣơng pháp ABC cơ sở phân phối thuốc phải phân loại đƣợc thuốc, vậy căn cứ vào tiêu chí gì để phân loại đƣợc thuốc?
Theo thông tƣ số 15/2011/TT-BYT qui định thuốc cùng loại là thuốc có cùng tên, hàm lƣợng, dạng bào chế và cùng nơi sản xuất [28].
* Các mô hình tồn kho:
Có nhiều mô hình quản lý tồn kho và các mô hình quản lý tồn kho đều tìm cách giải đáp 2 câu hỏi quan trọng là: Nên đặt mua thuốc với số lƣợng là bao nhiêu là tối ƣu? Và khi nào thì tiến hành dự trù đặt mua lại? Trong nghiên cứu
này chúng tôi tập chung nghiên cứu mô hình khấu trừ theo số lƣợng (QDM-
Quantity Discount Model) [66], [98]:
Để tăng doanh số bán hàng, nhiều doanh nghiệp thƣờng đƣa ra chính sách giảm giá bán khi khách hàng tập chung mua ngay một số lƣợng lớn. Chính sách bán hàng nhƣ vậy đƣợc gọi là bán hàng khấu trừ theo số lƣợng mua. Nếu chúng ta mua số lƣợng lớn sẽ đƣợc hƣởng giá khấu trừ. Nhƣng lƣợng dự trữ trong kho sẽ tăng lên. Khi xét về chi phí đặt hàng thì lƣợng hàng đặt tăng lên, sẽ dẫn đến chi phí đặt hàng giảm đi. Mục tiêu đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là bé nhất. Trƣờng hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lƣợng QDM.
Tổng chi phí về hàng tồn kho đƣợc tính nhƣ sau: TC = (D/Q).S + (Q/2). H + P.D Để xác định ngƣời ta thực hiện 4 bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định số lƣợng đặt hàng tối ƣu theo các mức đơn giá khấu trừ, theo
công thức:
I.P 2.S.D Q*
Trong đó:
I: Tỷ lệ % chi phí tồn kho tính theo giá mua một đơn vị hàng. P: Giá mua 1 đơn vị hàng
Chi phí lƣu kho H giờ đây là I.P (vì giá cả của hàng hóa là 1 biến số trong tổng chi phí lƣu kho)
Bƣớc 2: Điều chỉnh các mức số lƣợng tối ƣu lên mức số lƣợng đƣợc hƣởng giá khấu trừ.
Bƣớc 3: Tính tổng chi phí hàng tồn trữ cho các mức số lƣợng đã điều chỉnh theo công thức:
TC = (D/Q).S + (Q/2).I.P + P.D
Bƣớc 4: Chọn Q* nào có tổng chi phí hàng tồn kho là thấp nhất đã đƣợc xác
Mô hình quản lý tồn kho khấu trừ theo số lƣợng đƣợc minh họa nhƣ sau: Tại Xí nghiệp bán hàng có chính sách khấu trừ nhƣ sau:
Khi mua số lƣợng nhỏ hơn 999 đơn vị với giá 5 USD, mua từ 1000 đến dƣới 1999 với giá 4,8 USD, nếu mua từ trên 2000 với giá 4,75 USD.
Tại Xí nghiệp A có nhu cầu trong năm:
D = 5.000 đv/năm; S = 49 USD; H = I.P, I = Tỷ lệ chi phí tồn kho tính theo giá mua = 20%, P giá mua. Xí nghiệp làm việc 40 tuần/năm và thời gian
chờ hàng là 2 tuần. Lƣợng hàng Q*
tối ƣu?
Bƣớc 1: Xác định sản lƣợng đặt hàng tối ƣu theo các mức đơn giá khác nhau, theo công thức: I.P 2.S.D Q* 700 5 x 2 5000 x 49 x 2 Q*1 714 4,8 x 2 5000 x 49 x 2 Q*2 718 4,75 x 2 5000 x 49 x 2 Q*3
Bƣớc 2: Điều chỉnh các mức sản lƣợng tối ƣu lên mức sản lƣợng đƣợc hƣởng giá khấu trừ.
Q*2 = 1000 đv
Q*3 = 2000 đv
Bƣớc 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lƣợng đã điều chỉnh ở bƣớc 2:
Bảng 1.1. Tổng chi phí của hàng tồn kho Mức
khấu trừ Đơn giá
Số lƣợng tối ƣu Chi phí mua hàng P.D Chi phí đặt hàng (D/Q).S Chi phí tồn trữ (Q/2).I.P Tổng phí TC (USD) 1 5,0 700 25000 350 350 25.700 2 4,8 1000 24000 245 480 24725 3 4,75 2000 23750 122,5 950 24822,5
Nguồn: Theo Đồng Thanh Phương (2005)[66].
Chọn Q*2 = 1000 đv vì có tổng chi phí tồn kho nhỏ nhất.
* Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (ROP- Reorder Point) [66]:
Xác định thời điểm đặt lại hàng theo ROP theo công thức sau: ROP = L.d
Trong đó:
ROP: Là thời điểm đặt hàng theo số lƣợng tồn kho.
L: Thời gian thực hiện đơn hàng (tính từ khi đặt hàng tới khi hàng về tới kho).
d: Nhu cầu về số lƣợng hàng cần có để cung cấp trong ngày, d đƣợc xác định theo công thức d = D/số ngày làm việc trong năm.
Ví dụ: Doanh nghiệp B có nhu cầu về nguyên liệu hàng năm là 500 tấn. Thời gian làm việc của doanh nghiệp B là 250 ngày. Thời gian vận chuyển nguyên liệu là 2 ngày. Vậy điểm đặt hàng theo mô hình ROP là:
ROP = L.d = 2 (500 /250) = 4 (tấn).
Nhƣ vậy, mỗi khi lƣợng nguyên liệu trong kho giảm tới mức 4 tấn thì doanh nghiệp B phải tiến hành đặt hàng cho lần mua tiếp theo.
Ý nghĩa của mô hình ROP: Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn trong kho một lƣợng vừa phải, không quá “nhiều” và không quá “ít” nhằm đáp ứng thƣờng xuyên đủ hàng hóa cho nhu cầu bán lẻ [66].