- Chức năng phân phối
2.3.2. Quản lý nguồn tài chính trong Công ty
2.3.2.1. Quản lý tài sản cố định(TSCĐ).
Thực tế sản xuất kinh doanh ở Công ty Poongchin Vina đã mang lại những đặc điểm nhất định của tài sản cố định. Các đặc điểm chính có nhiều ảnh hướng tới hoạt động quản lý và sử dụng tài sản có thể thấy như sau :
+ Thứ nhất , tài sản cố định chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá trị tài sản của toàn Công ty. Có thể thấy số liệu qua bảng sau :
Bảng số 2.2: Tình hình tài sản cố định của Công ty giai đoạn 2009-2011
Chỉ tiêu Đơn vị 2009 2010 2011
Tài sản cố định Tỷ đồng 52,464 45,231 39,153
Tổng tài sản Tỷ đồng 136,447 131,985 127,287
Tỷ trọng
TSCĐ/Tổng TS % 38.45 34.27 30.76
(Nguồn:Tổng hợp từ báo cáo tài chính của Công ty các năm từ 2009- 2011)
- Tỷ trọng giá trị tài sản cố định lớn trong tổng tài sản tác động nhất định tới hoạt động đầu tư mua sắm cũng như quản lý, sử dụng của TSCĐ Công ty, đặc biệt đối với hoạt động khấu hao TSCĐ do cách thức và phương pháp khấu hao TSCĐ sẽ tác động tới chi phí và lợi nhuận – là những chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- TSCĐ bao gồm nhiều chủng loại khác nhau. Đặc điểm đa dạng về chủng loại của tài sản cố định khiến cho công tác quản lý và sử dụng tài sản phức tạp hơn, do mỗi chủng loại tài sản đòi hỏi phải có hình thức quản lý khác nhau, chẳng hạn như thời gian sử dụng khác nhau, mức trích khấu hao khác nhau.
+ TSCĐ của Công ty được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau từ nguồn vốn chủ sở hữu, từ nguồn vốn vay tín dụng ; có tài sản đã có sẵn từ khi thành lập (trong quá trình giao vốn), cũng có tài sản được mua sắm mới. Đặc
tính về nguồn hình thành tài sản cũng có ảnh hưởng nhất định đối với công tác quản lý tài sản.
Các đặc điểm trên đều có ảnh hưởng nhất định tới việc quản lý tài sản cố định của Công ty, được phản ánh thông qua các nội dung chính trong hoạt động quản lý và sử dụng tài sản cố định như sau :
Quản lý và sử dụng khấu hao tài sản cố định
Thanh lý đối với tài sản cố định
Quản lý và sử dụng nguồn vốn khấu hao TSCĐ
- Quản lý và sử dụng khấu hao tài sản cố định : Theo quy định chung thì Công ty được phép chủ động trong những việc sau:
+Nhượng bán TSCĐ để thu hồi vốn sử dụng cho mục đích kinh doanh
có hiệu quả hơn.
+Chủ động thanh lý những TSCĐ đã lạc hậu mà không thể nhượng bán được hoặc bị hư hỏng không có khả năng phục hồi.
+Cho thuê hoạt động đối với những TSCĐ tạm thời chưa dùng đến.
+Sử dụng TSCĐ để cầm cố, thế chấp
Mọi tài sản cố định trong Công ty phải được phân loại và theo dõi bằng bộ hồ sơ riêng.
-Những đặc điểm chính trong hoạt động khấu hao TSCĐ của Công ty :Trong quản lý tài sản cố định thì hoạt động trích khấu TSCĐ thường là mối quan tâm lớn của quản lý doanh nghiệp, do việc tính khấu hao sẽ tác động tới chỉ tiêu lợi nhuận cũng như số thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho ngân sách. Theo quy định trong Nghị định 199/2004/NĐ-CP thì mọi tài sản cố định hiện có của Công ty đều phải trích khấu hao, gồm cả tài sản cố định không cần dùng chờ thanh lý, trừ những tài sản cố định thuộc công trình phúc lợi công cộng, nhà ở và mức trích khấu hao được hoạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ : Hiện tại được áp dụng tại Công ty theo quy định trong Quyết định 203/2009/TT-BTC ban hành ngày 20 tháng 10
năm 2009 của Bộ tài Chính là phương pháp khấu hao đường thẳng . Theo phương pháp này thì mức trích khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định được xác định là thương số giữa nguyên giá của TSCĐ chia cho thời gian sử dụng dự kiến( ví dụ: TSCĐ của máy sản xuất đệm có nguyên giá là 5tỷ, khấu hao trong 10 năm. Như vậy mỗi tháng máy sản xuất đệm bị trừ khấu hao khoảng 400 triệu đồng).
Đối với các trường hợp có sự thay đổi về thời gian sử dụng hoặc nguyên giá của TSCĐ (do đánh giá lại tài sản, hoặc do hoạt động nâng cấp tài sản) thì Công ty phải xác định lại mức trích khấu hao . Mức trích khấu hao mới sẽ bằng giá trị còn lại (giá trị sổ sách) của tài sản chia cho thời gian sử dụng còn lại ước tính của tài sản . Đối với tài sản cố định đã khấu hao hết thì Công ty vẫn phải quản lý như các tài sản cố định khác nhưng không được phép tính khấu hao.
Như vậy, ở Công ty hiện nay thì mức trích khấu hao TSCĐ theo quy định sẽ phụ thuộc vào hai yếu tố :
+ Thời gian sử dụng dự tính + Nguyên giá của TSCĐ
2.3.2.2 Quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Poongchin Vina.
Hàng tồn kho tăng nhẹ qua các năm từ 48,016 tỷ năm 2009 ; 49,879 tỷ năm 2010 và 53,003 tỷ năm 2011. Trong tổng số hàng tồn kho, thành phẩm chăn ga gối đệm chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 50%, sau đó đến vải chiếm khoảng 32% và còn lại là xơ chiếm 18%. Hàng tồn chăn ga gối đệm chiếm tỷ trọng lớn bởi vì :
- Yếu tố khách quan : Do tình hình suy thoái nền kinh tế trên toàn thế giới đã ảnh hưởng tới sức mua của thị trường giảm. Lạm phát tăng (giá xăng dầu tăng, giá Gas tăng, giá điện nước tăng...), làm cho người dân phải thắt chặt chi tiêu →nhu cầu sử dụng hàng cao cấp bị hạn chế. Hơn nữa sản phẩm chăn, ga, gối, đệm mang tính thời vụ cao, vì vậy nó phụ thuộc rất nhiều vào
thời tiết.
- Yếu tố chủ quan : Công ty sản xuất ồ ạt, không kiểm soát được doanh số và dòng chẩy hàng hoá . Kênh phân phối của Công ty chủ yếu dựa vào sự phát triển khách hàng theo hướng hàng tự chảy qua nhiều năm và các mối hàng quen biết. Hiện Công ty đã có khách hàng ở hầu hết các tỉnh, mỗi tỉnh 1- 2 đại lý. Tuy nhiên, do không có sự ràng buộc, nên các đại lý đặt hàng theo khả năng bán ra của mình, doanh nghiệp không quản lý và kiểm soát được dòng chảy hàng hóa và doanh số.
Giá trị hàng tồn kho cao làm Công ty luôn bị thiếu vốn lưu động và phải vay vốn từ ngân hàng với lãi suất rất cao đã nuốt chửng dần lợi nhuận và phần tích luỹ của Công ty.
• Giải quyết thực trạng hàng tồn kho như sau :
- Công ty đã đưa ra các chương trình như giảm giá, tăng khuyến mại,tăng chiến khấu...
- Công ty phải gia tăng tìm kiếm thị trường mới, cố gắng đưa ra được những sản phẩm mới với mẫu mã đẹp hơn nhưng ít tiêu hao nguyên liệu hơn và nhập nguyên liệu đầu vào không chỉ nhập hàng cao cấp như mọi năm, mà còn nhập nguyên vật liệu thứ cấp với mục địch sản suất các mặt hàng không chỉ phục vụ cho những người tiêu dùng có thu nhập cao mà còn phục vụ cả những người có mức thu nhập trung bình.
- Công ty chỉ sản xuất theo đơn hàng đã đặt, không sản xuất ồ ạt ...tránh tình trạng ‘đầy kho nhưng rỗng túi” như các năm trước .
Tóm lại :Công ty đã và đang làm hết những gì có thể nhằm giảm chi phí, nâng cao năng suất, cải tiến mẫu mã…với mong đợi là sản phẩm trong những năm tới sẽ không còn nằm ứ đọng trong kho .
2.3.2.3 Quản lý thu – chi trong Công ty trách nhiệm hữu hạn Poongchin Vina. Trong kinh doanh, một doanh nghiệp mua chịu và bán chịu là công vịêc thường ngày và hoá đơn cũ được thanh toán thì hoá đơn mới cũng được tạo ra. Vì vậy việc quản lý phải thu và xử lý các khoản nợ của Công ty đã được
giao cho cả hai phòng là Phòng kế toán và phòng kinh doanh (phòng kinh doanh vừa chịu trách nhiệm bán hàng, vừa chịu trách nhiệm đôn đốc thanh toán các khoản nợ ). Tuy nhiên, Nếu theo cách quản lý này thì việc xác định trách nhiệm của tập thể và cá nhân trong việc thu hồi, thanh toán các khoản nợ vẫn chưa thực sự rõ ràng.
Việc mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng nợ đã được Công ty thực hiện từ rất lâu. Tuy nhiên, việc phân loại các khoản nợ (theo dõi tuổi nợ) như nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi…Công ty cũng đã thực hiện nhưng hiệu quả vẫn chưa cao.
Chi phí cho hoạt động kinh doanh của Công ty là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tài chính, bao gồm:
+ Chi phí nguyên liệu, nhiên liệu, động lực, bán thành phẩm (theo mức tiêu hao thực tế và giá gốc), chi phí phân bổ công cụ, dụng cụ lao động, chi phí sửa chữa tài sản cố định.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định.
+ Chi phí tiền lương, tiền công, chi phí có tính chất lương phải trả cho người lao động.
+ Kinh phí bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế cho người lao động mà Công ty phải nộp theo quy định.
+ Chi phí giao dịch, tiếp khách, tiếp thị, xúc tiến thương mại, quảng cáo, hội họp..
+ Các chi phí bằng tiền khác như đào tạo nâng cao năng lực quản lý, tay nghề của người lao động, nghiên cứu đổi mới công nghệ...
+ Giá trị tài sản tổn thất thực tế, nợ phải thu không có khả năng thu hồi.
+ Giá trị các khoản dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng trợ cấp mất việc làm, thôi việc...
Poongchin Vina thường được chậm trả nhà cung cấp từ 5-7 tháng. Trả chậm giúp Công ty Poongchin tận dung được nguồn vốn nhà rỗi từ khách hàng. Tuy nhiên ,từ năm 2008 trở lại đây, thời gian trả chậm nhà cung cấp bị thu hẹp chỉ còn 2-3 tháng hoặc có một số nhà cung cấp yêu cầu Công ty phải trả tiền trước trước khi giao hàng, nên đã ảnh hưởng tới vòng quay vốn lưu động của Công ty Poongchin Vina. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty không bị gián đoạn,Công ty đã vay vốn ngắn hạn tại các ngân hàng thương mại, với lãi suất và các khoản phí kèm theo rất cao, làm ảnh hưởng tới mục tiêu lợi nhuận của công ty .
- Các khoản phải thu: Doanh thu của Công ty phần lớn là doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm toàn bộ số tiền phải thu phát sinh trong kỳ . Doanh thu chủ yếu là các thành phẩm bông(chiếm 70% trên tổng doanh thu), và chăn ga gối đệm (chiếm 30% trên tổng doanh thu).
Quản lý doanh thu được Công ty thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống hoá đơn chứng từ do Bộ tài chính phát hành. Hoá đơn bán hàng được lập tại phòng kế toán, phòng kế toán lưu giữ hoá đơn gốc ; các liên còn lại của hoá đơn khách hàng đưa sang phòng kinh doanh lưu dữ để theo dõi công nợ của khách hàng hoặc bên ký nhận nợ. Hoá đơn có đủ chữ ký của người có trách nhiệm của phòng kế toán và thủ trưởng đơn vị sẽ được bộ phận kho hàng giao đủ hàng hoá , kích cỡ, chủng loại như yêu cầu. Từ đây phòng kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và phản ánh vào sổ sách kế toán (phần mềm kế toán ) theo đúng yêu cầu của Bộ tài chính.
2.3.2.4 Nguồn vốn vay
Nguồn vốn tín dụng ngân hàng là một hình thức vay nợ phổ biến của các doanh nghiệp. Đây là một trong những nguồn vốn linh hoạt nhất vì vốn vay ngân hàng có thể đáp ứng cho mọi nhu cầu về vốn của doanh nghiệp, từ nhu cầu vay vốn ngắn hạn cho các hoạt động hàng ngày cho đến nhu cầu vay vốn cho các dự án đầu tư dài hạn, từ các khoản vay nhỏ cho đến các khoản vay
đầu tư lớn. Đối với công ty Poongchin Vina đây là nguồn vốn bổ sung tương đối quan trọng, thể hiện thông qua các chỉ tiêu sau :
Bảng số 2.3: Tình hình vốn vay của Công ty giai đoạn 2009-2011
Chỉ tiêu Đơn vị 2009 2010 2011
Vay ngắn hạn Tỷ đồng 38,056 45,012 47,611
Trong đó vay ngân hàng Tỷ đồng 35,056 42,148 47,611
Vay dài hạn Tỷ đồng 3,778 3,098 1,859
Trong đó vay ngân hàng Tỷ đồng 3,778 3,098 1,859
Tổng nợ vay (TNV) Tỷ đồng 41,834 48,109 49,470
Trong đó vay ngân hàng Tỷ đồng 38,834 45,246 49,470
Tỷ trọng vay ngân hàng/TNV % 92.83 94.05 100
(Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo tài chính của Công ty các năm 2009- 2011)
Qua số liệu trên cho ta thấy tỷ trọng Công ty vay nợ ngân hàng là khá cao gây rủi ro rất lớn cho Công ty. Điều này cho ta thấy thực sự Công ty chưa có tính khoa học trong tổ chức các hoạt động liên quan đến vay nợ như xác định nhu cầu vay, trả nợ. Đặc biệt sự gắn kết giữa hoạt động vay ngân hàng và quản lý tài sản lưu động như tiền, phải thu, tồn kho chưa cao, do chưa có được một mô hình phân tích và đánh giá nhu cầu vay ngắn hạn trên cơ sở xác định khoa học nhu cầu đầu tư vào tài sản lưu động như tiền, phải thu, tồn kho. Bên cạnh đó, lãi suất tiền vay cũng là một yếu tố hạn chế của vốn tín dụng ngân hàng so với các hình thức huy động vốn khác. Lãi suất vay tín dụng ngân hàng thường thay đổi và không ổn định trong thời hạn dài do đó gây ra sự không ổn định trong kế hoạch dài hạn nếu Công ty dựa vào nguồn vay ngân hàng. Đây là vấn đề mà Công ty phải đặc biệt quan tâm để tránh sự mất mát cũng như tổn thất rất lớn trong việc sử dụng tài chính . Đồng thời Công ty phải đưa ra các giải pháp tài chính chặt chẽ, thực tế và phù hợp với tình hình của Công ty .
mất cân đối hay không, căn cứ vào báo cáo tài chính năm 2011 của Công ty như sau:
o Các khoản phải thu khách hàng : 66,862 tỷ đồng
o Hàng tồn kho : 53,003 tỷ đồng
o Các khoản phải trả khách hàng : 46,212 tỷ
o Vay nợ ngắn hạn : 47,611
Các khoản phải thu +hàng tồn kho (119,865 tỷ đồng)
Tổng các khoản phải trả +dư nợ ngắn hạn (93,823tỷ đồng). Như vậy, Công ty không bị mất cân đối dòng tiền ngắn hạn.