- Chức năng phân phối
2.1.3. Năng lực quản lý điều hành
Cuối năm 2011, Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 500 người trong đó:
- Ban Giám đốc quản lý của các phòng là người Hàn Quốc bao gồm 6 người.
-Nhân viên thuộc khối lao động gián tiếp (Cán bộ quản lý, phòng kế toán tài chính, phòng XNK, phòng kinh doanh, phòng Marketing, phòng hành chính nhân sự, phòng sản xuất, phòng thiết kế mẫu ...) gồm 50 người. Trong đó
+Tổng giám đốc : Đứng đầu Công ty là Tổng giám đốc ông Moon Chang Hoo, ông là người đưa ra kế hoạch tài chính, sản xuất kinh doanh,...theo dõi quy trình sản xuất và các hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổng giám đốc của Công ty Poongchin Vina đã có 37 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Ông là người thân cận của Chủ tịch Công ty mẹ tại Hàn Quốc. Trước khi sang Việt Nam, Ông là người phụ trách phòng kinh doanh cho Poongchin Hàn Quốc và Giám đốc sản xuất của Poongchin Hàn Quốc suốt 20 năm.
+ Giám đốc sản xuất: Giám đốc sản xuất là người phụ trách các vấn đề liên quan đến sản xuất hàng hoá và kỹ thuật
+ Giám đốc kinh doanh: Ông phụ trách mọi vấn đề liên quan đến việc bán hàng, lên kế hoạch bán hàng và chiến lược bán hàng.
+Trợ lý Ban giám đốc: Tham mưu cho Tổng giám đốc, Ban giám đốc
1. Phòng Hành chính Nhân sự: Phòng Hành chính Nhân sự phụ trách hành chính, tổ chức và nhân sự, cụ thể: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự trình Ban giám đốc Công ty, theo dõi quá trình thực hiện Công việc của các phòng ban và xưởng sản xuất, đảm bảo và thực hiện các chế độ cho người lao động, thực hiện việc tính lương, BHXH, đăng ký, khai báo tạm vắng, tạm trú cho người nước ngoài đồng thời bố trí xe đưa đón để tạo điều kiện thuận cho cán bộ Công ty trong việc đi lại.
2. Phòng Kinh doanh: Giám đốc kinh doanh: xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm, lập kế hoạch tiêu thụ, duy trì và phát triển thị phần… đề ra các mục tiêu thực hiện nhằm tạo ra sự ổn định, tăng trưởng, hợp tác giữa nhà máy và các đối tác, các khách hàng có quan hệ kinh doanh với nhà máy.
Phòng Kinh doanh thực hiện việc tìm kiếm các khách hàng mới cùng với việc duy trì các khách hàng hiện tại và quản lý công nợ của các khách hàng. Phòng kinh doanh được chia thành ba bộ phận. Bộ phận thứ nhất đó là đội ngũ Marketing, thứ hai đó là đội ngũ chăm sóc khách hàng và quản lý công việc, thứ ba đó là quản lý, theo dõi, giám sát hoạt động các đại lý phân phối, đại lý bán lẻ của Công ty.
3. Phòng Xuất nhập khẩu: phụ trách hàng xuất, hàng nhập, thanh khoản, xin hạn ngạch.
4. Phòng Tài chính Kế toán: Giúp cho giám đốc quản lý toàn bộ khâu tài chính của nhà máy, đảm bảo và cung cấp tiền vốn cho sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong nhà máy
Phòng Tài chính Kế toán với chức năng chính đó là quản lý thu, chi hạch toán và lập các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán trình Tổng giám đốc Công ty và cơ quan Thuế để kiểm tra và theo dõi.
và lên kế hoạch sản xuất cũng như tiến độ giao hàng cho khách hàng.
6. Phòng Kế hoạch- Vật tư : đây là phòng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong khâu lập kế hoạch sản xuất tiêu thụ, điều độ sản xuất và quản lý toàn bộ việc mua bán vật tư nguyên liệu đầu vào, tiêu thụ sản phẩm đầu ra,chuẩn bị các điều kiện xây dựng hợp đồng kinh tế, thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, mặt hàng quốc phòng được cấp trên phê duyệt. Quản lý dự án đầu tư, triển khai công tác đầu tư xây dựng cơ bản của nhiệm vụ theo kế hoạch.
7. Phòng Thiết kế mẫu: Phòng thiết kế mẫu đảm nhiệm việc thiết kế các mẫu mới nhằm đa dạng hoá sản phẩm của Công ty, đồng thời trợ giúp bộ phận sản xuất trong việc đưa mẫu lên các máy tính.
8. Xưởng sản xuất: Nhiệm vụ của bộ phận sản xuất đó là thực hiện lệnh sản xuất của Phòng Sản xuất. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh những khó khăn sẽ phối hợp với Phòng Sản xuất và Ban giám đốc Công ty để cùng giải quyết.
9. Phòng KCS : Xây dựng hệ thống kiểm tra, quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn nghành, nhà nước và quốc tế. Kiểm tra chất lượng toàn bộ nguyên liệu, nhiên liệu, vật tư mua vào và các sản phẩm nhà máy sản xuất ra trước khi nhập kho. Giám sát các cung đoạn, quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm trên các dây chuyền sản xuất đã ban hành. Tham gia cùng phòng công nghệ, phòng phát triển sản xuất xây dựng các tiêu chuẩn kiểm chọn sản phẩm. Đồng thời cùng các phòng ban phân xưởng khác tiến hành áp dụng các tiêu chuẩn đã ban.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức của Công ty
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự của Công ty, 2011)