6. Kết cấu luận văn
4.2.1. Giải pháp về xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng
4.2.1.1. Đồng bộ hóa hệ thống phần mềm của VNPost
Mặc dù Bưu điện tỉnh Thái Nguyên đã ứng dụng công nghệ thông tin vào khai thác dịch vụ bưu chính nhưng hiện nay, mỗi dịch vụ có một hệ thống phần mềm riêng. Do vậy, tại một máy tính giao dịch phải chạy nhiều phần mềm: Phần mềm hỗ trợ khai thác dịch vụ chuyển tiền - CT2003, phần mềm khai thác chuyển phát nhanh - EMS, phần mềm khai thác dịch vụ Bưu kiện - BK2007, phần mềm khai thác dịch vụ bưu phẩm bảo đảm - GS10, phần mềm hỗ trợ công tác điều chuyển luồng tiền - CFM, phần mềm Phát hành báo dẫn đến sự quá tải và mất tính linh hoạt. Vì thế,
. Việc nhận biết khách hàng quen, khách hàng lớn để chăm sóc nếu chỉ dựa vào thông tin trên máy tính còn nhiều thiếu sót. Trong các khâu còn lại như khai thác, vận chuyển chưa cập nhật vào máy tính nên việc tìm kiếm thông tin dịch vụ trên đường vận chuyển còn nhiều khó khăn và chưa chính xác. Bên cạnh đó, do việc phân nhóm dịch vụ thành ba nhóm chính: Tài chính bưu chính, Phát hành báo chí, Bưu chính chuyển phát, VNPost nên đồng bộ hóa hai hệ thống: Phần mềm khai thác chuyển phát nhanh EMS và phần mềm khai thác dịch vụ bưu phẩm GS10, bưu kiện BK2007 thành hệ thống phần mềm Bưu chính chuyển phát. Theo đó, tất cả các dịch vụ như Bưu phẩm bảo đảm, bưu kiện, bưu chính ủy thác, bưu phẩm EMS, bưu phẩm không địa chỉ…. Đều được khai thác trên một hệ thống và theo thứ tự ưu tiên.
, hỗ trợ Giao dịch viên nhận biết khách hàng quen và phân loại khách hàng để chăm sóc hiệu quả. Muốn vậy, hệ thống phần mềm phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hệ thống ấn phẩm gọn, sử dụng mã vạch, dùng chung cho các dịch vụ tại các công đoạn: nhận gửi, khai thác, vận chuyển và phát. Đối với những dịch vụ có vận đơn đi kèm thì sử dụng vận đơn làm phiếu phát.
- Tại bưu cục chấp nhận: Gắn Nhãn mã vạch lên bưu gửi và cập nhật dữ liệu vào phần mềm
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Tại bưu cục khai thác:
Nhận chuyến thư đến:
. Quét mã vạch/đối chiếu từng túi, bưu gửi đi ngoài với Phiếu giao nhận chuyến thư
Đóng chuyến thư: Quét mã vạch/nhập số hiệu Nhãn cổ túi từng túi (đối với bưu cục không có máy in Nhãn cổ túi).
- Tại bưu cục phát khi tiếp nhận bưu gửi/lô bưu gửi đến:
Mở chuyến thư:
. Quét mã vạch các bưu gửi/lô bưu gửi đến để đối chiếu với dữ liệu trên phần mềm. Nhập thông tin phát bưu gửi vào phần mềm sau phát
Hình 4.1: Mô hình khai thác bưu chính sử dụng phần mềm đa dịch vụ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 4.2.1.2. Mở rộng phạm vi cung cấp dịch vụ cho khách hàng lớn * Cung cấp mã vạch cho khách hàng - . : , th 0 : XX0xxx) - . * Cung cấp dịch vụ cho khách hàng lớn
Khách hàng có hợp đồng với Bưu điện Việt Nam (có mã khách hàng), có máy tính kết nối internet, máy in, chuẩn bị bưu gửi theo quy định của Bưu điện Việt Nam. Các khách hàng này được đăng nhập phần mềm của doanh nghiệp, cấp thông tin đơn hàng và được nhân viên bưu điện nhận hàng tại địa chỉ
Với hệ thống phần mềm đồng bộ, khách hàng có thể tham gia sử dụng dịch vụ mà không cần phải đến giao dịch Bưu điện. Nhờ thông tin lưu giữ trên hệ thống, nhân viên Bưu điện có thể biết được mức độ, nhu cầu sử dụng của khách hàng và có kế hoạch phục vụ khách hàng trong tương lai.