MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠ
3.2.1. Lý do hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
của người lao động và phù hợp với định hướng phát triển của nền kinh tế song vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty.
- Hoàn thiện và có một số thay đổi về hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán để đảm bảo việc hạch toán được đầy đủ, chính xác và kịp thời; quá trình luân chuyển chứng từ gọn nhẹ, nhanh chóng, trôi chảy.
- Tổ chức, phân công người giám sát việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chấm công của từng bộ phận trong công ty để đảm bảo tính trung thực, hợp lý, kịp thời và việc hạch toán diễn ra một cách liên tục.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoảntrích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam. trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam.
3.2.1. Lý do hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theolương. lương.
Từ thực tiễn tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty, bên cạnh những thành tựu đạt được thì trong công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế không thể tránh khỏi. Cùng với sự phát triển và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của ngành công nghiệp xây dựng, khi mà các công ty khác đang không ngừng đầu tư, đổi mới thiết bị, công nghệ, áp dụng các thiết kế mới để nâng cao tính thẩm mỹ, tạo ra sức sáng tạo và điểm nhấn cho các công trình từ đó tạo dựng uy tín và hình ảnh tốt về doanh nghiệp trên thương trường, đó cũng là áp lực lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay. Điều đó đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý, giám sát, hạch toán ở tất cả các khâu đều phải hợp lý và chặt chẽ, đảm bảo mọi khoản chi phí phát sinh là tối thiểu nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và thẩm mỹ công trình. Đối với hoạt động buôn bán linh kiện điện tử máy móc thiết bị, trước sức ép cạnh tranh từ các đối thủ, doanh nghiệp cần có một chính sách bán hàng, giá cả, quảng bá giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, nhân viên bán hàng... một cách hợp lý, phù hợp nhằm thu hút ngày càng khách hàng đến với công ty, mở rộng thị phần tiêu thụ sản phẩm. Trước các yêu cầu đó thì việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng là điều cần thiết. Việc hoàn thiện này không chỉ giúp công ty hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí phát sinh mà còn đảm bảo nguyên tắc công bằng trong chi trả lương cho người lao động, khuyến khích họ phát huy hết khả năng của bản thân, tạo niềm tin cho họ gắn bó lâu dài với công ty. Trong quá trình tìm hiểu về công tác kế toán kế toán đặc biệt là đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam, em thấy còn một số tồn tại cần khắc phục mà em đã đề cập ở phần trên. Sau đây, em em xin được đưa ra một số giải pháp để góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam.
3.2.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoảntrích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam. trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam.
Tùy theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà có phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp mình cho phù hợp. Doanh nghiệp cần áp dụng các chính sách, quyết định, thông tư, văn bản
hướng dẫn hiện hành của Nhà nước về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến đội ngũ kế toán của doanh nghiệp không những thế phải không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để họ có thể hoàn thiện tốt công việc của mình; có thể tìm hiểu, áp dụng, vận dụng kịp thời chế độ kế toán mới.
* Giải pháp 1: Hoàn thiện bộ máy tổ chức và quản lý nhân sự tại Công ty.
Với một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực xây lắp như công ty thì lực lượng lao động trực tiếp luôn chiếm tỷ trọng cao nhất và là lực lượng tạo ra nguồn thu chủ yếu cho công ty. Vì vậy, quản lý số lượng và chất lượng lao động là một vấn đề thiết yếu và cần được chú trọng. Nếu công ty có một cơ cấu tổ chức nhân sự hợp lý, phân công đúng chuyên môn cho từng bộ phận sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự và sử dụng nhân sự đạt được hiệu quả cao. Thực tế tại doanh nghiệp vẫn còn một số bộ phận lao động chưa có tinh thần trách nhiệm với công việc, các tổ trưởng của các đội xây dựng (thuê ngoài) vẫn còn quản lý nhân công tại tổ, đội của mình chưa tốt. Do vậy, công ty cần xem xét và có những cải cách mới trong bộ máy hoạt động của mình.
- Lựa chọn những người có trình độ và chuyên môn cao, thường xuyên tổ chức những đợt tập huấn chuyên môn cho công nhân viên trong công ty. Vì công ty chủ yếu sử dụng lao động thời vụ, ký hợp đồng ngắn hạn. Đây cũng là nhược điểm của những doanh nghiệp xây lắp (do đặc điểm hoạt động theo mùa vụ). Do đó, họ thường là những lao động có trình độ chuyên môn, tay nghề không cao, không gắn bó lâu dài với công ty, nhiều khi làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình. Vì vậy, công ty nên có những chính sách tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ nhân công để giúp họ có thể gắn bó lâu dài, có trách nhiệm hơn với công ty; từ đó giúp công ty có thể tiết kiệm được những khoản chi phí cho việc đào tạo nguồn nhân sự. Để có thể thu hút được những lao động có trình độ chuyên môn, tay nghề cao và có tinh thần trách nhiệm thì công ty nên xây dựng chính sách tiền lương hợp lý, có những ưu đãi và khen thưởng kịp thời những người có thành tích lao động tốt hoặc có những ý kiến, sáng tạo tốt trong công việc...; tạo ra môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả để
người lao động thấy họ được quan tâm, từ đó sẵn sàng tham gia bất cứ công việc nào của công ty.
- Vì ngành xây dựng có liên quan đến kỹ thuật, đòi hỏi phải người lao động phải có trình độ tay nghề cao, thiết kế và tính toán các công trình một cách chính xác...; ngoài ra mục tiêu của doanh nghiệp là ký kết được nhiều hợp đồng có giá trị lớn để tạo ra nguồn doanh thu lớn, nâng cao uy tín của công ty trên địa bàn. Do đó, công ty phải xây dựng một lực lượng cán bộ kỹ thuật có tay nghề, giàu kinh nghiệm. Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể đứng vững trên thị trường và mạnh dạn tham gia đấu thầu các công trình lớn, trọng điểm.
- Xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật nghiêm ngặt với đội ngũ cán bộ trong công ty.
Bên cạnh những cán bộ có ý thức kỷ luật tốt, có trình độ chuyên môn cao vẫn còn một số cán bộ công nhân, tổ trưởng và người lao động chưa thực sự có tinh thần trách nhiệm. Nhiều khi một số dự án, công trình chưa hoàn thành đúng thời hạn quy định trong hợp đồng, gây nên sự chậm trễ tiến độ làm ảnh hưởng đến uy tín của toàn công ty. Vì vậy, để khắc phục những nhược điểm này công ty nên có chế độ xử phạt hành chính dứt khoát (trừ trực tiếp vào lương, bắt bồi thường theo % giá trị thiệt hại của hợp đồng do chính người đó gây ra...), từ đó mới thay đổi được suy nghĩ và ý thức của họ. Còn với những lao động phát huy hết năng lực bản thân, có thành tích lao động, thi đua tốt công ty sẵn sàng khen thưởng và tuyên dương trước toàn thể công ty để khích lệ tinh thần của họ.
- Phân loại lao động và sắp xếp lại lao động một cách hợp lý vào từng bộ phận, phòng ban tùy theo năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn của họ. Có như vậy mới phát huy được khả năng của mỗi người, đúng người đúng việc. Từ đó, việc trả lương theo tính chất, mức độ công việc của người lao động mới thực sự hợp lý.
Việc phân loại và theo dõi lao động trong công ty chủ yếu là lao động thường xuyên (có tên trong “Danh sách lao động” của doanh nghiệp) và lao động thời vụ
(không có tên trong “Danh sách lao động” của doanh nghiệp). Cho nên dẫn đến việc quản lý lao động đôi khi còn chưa chặt chẽ. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán lao động, công ty cần phải phân loại và sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng mục đích nhất định. Công ty có thể áp dụng việc phân loại lao động theo các tiêu thức sau cũng như kết hợp nhiều cách phân loại để đáp ứng mục tiêu quản lý lao động:
+ Phân loại lao động theo thời gian: lao động thường xuyên và lao động thời vụ. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch tuyển dụng, huy động, bồi dưỡng nhân lực khi cần thiết. Đồng thời xác định được các khoản nghĩa vụ đối với Nhà nước một cách chính xác.
+ Phân loại lao động theo chức năng của lao động: lao động thực hiện chức năng sản xuất, sử dụng máy thi công, bán hàng, quản lý, phụ trách thi công công trình... Cách phân loại lao động này giúp cho việc tập hợp chi phí nhân công theo đối tượng sử dụng được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
Đồng thời công ty cũng phải hoàn thiện việc chấm công lao động tại công ty và tại các công trường, tránh việc theo dõi sự có mặt của người lao động là không chính xác. Ngoài ra, công ty nên có chính sách về thời gian làm việc rõ ràng, biện pháp xử phạt đối với việc đi làm muộn (trừ lương, cắt thưởng...), đây cũng là một căn cứ để tính lương cho người lao động.
- Lập một hội đồng thẩm định có đầy đủ năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, khách quan chuyên về đánh giá, thẩm định lại chất lượng và kỹ thuật của công trình trước khi bàn giao cho đối tác.
* Giải pháp 2: Áp dụng và đổi mới quy trình công nghệ sản xuất, sử dụng phần mềm kế toán để thay thế kế toán thủ công đang sử dụng hiện nay và áp dụng chấm công bằng máy chấm công.
- Để nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành, tạo ra được thế mạnh riêng của mình, công ty nên bỏ ra một khoản chi phí để đầu tư mới
thêm những xây dựng sử dụng tại các công trường. Trước đây, công ty đã mua lại một số mà các công ty khác nhượng bán lại, do đó hiệu suất hoạt động của chúng đã giảm đáng kể, không còn được như mới. Điều này đã dẫn đén hạn chế của công ty trong quá trình SXKD. Việc sử dụng các máy móc này không những năng suất hoạt động kém mà còn không tiết kiệm nguyên vật liệu, thường xuyên phải sửa chữa, tạo ra những khoản thất thoát, hao hụt không nhỏ cho công ty.
- Về công tác kế toán, khi mà khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, quá trình tin học hóa diễn ra ngày một mạnh mẽ, công ty cũng nên đổi mới hình thức kế toán của mình. Việc áp dụng phần mềm kế toán vào quá trình hạch toán kế toán và sử dụng máy chấm công thay cho người phụ trách chấm công sẽ giúp công ty có thể cắt giảm được một số nhân viên không cần thiết, tiết kiệm thời gian, việc hạch toán sẽ chính xác và đơn giản hơn, sổ sách kế toán gọn nhẹ, quá trình luân chuyển chứng từ cũng vì thế mà gọn hơn, trôi chảy hơn rất nhiều. Ngoài ra, để thuận tiện hơn trong công tác quản lý, giám sát, theo dõi nhân sự công ty nên đầu tư một phần mềm chuyên về quản lý nhân sự. Đối với việc ứng dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự... công ty cần có chính sách kiểm soát chặt chẽ, có sự phân quyền truy cập, theo dõi việc truy cập đặc biệt đối với các trường hợp sửa đổi số liệu, lấy thông tin ra bên ngoài... tránh trường hợp lộ ra các thông tin quan trọng, tuyệt mật của công ty ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, uy tín và hình ảnh của công ty.
* Giải pháp 3: Hoàn thiện hình thức trả lương tại Công ty.
Có rất nhiều hình thức trả lương song hiện nay tại Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam đang áp dụng 3 hình thức trả lương chủ yếu là: lương theo thời gian, lương theo sản phẩm, lương hỗn hợp.
- Đối với hình thức trả lương theo thời gian áp dụng cho bộ phận hành chính: Hình thức trả lương này đã quán triệt để nguyên tắc phân phối theo lao động và đánh giá chất lượng công việc khi người lao động thực hiện
đúng công việc của mình. Bên cạnh đó, công ty cũng đã có những khoản phụ cấp sinh hoạt (phụ cấp ăn trưa) cho nhân viên trong công ty. Song thực tế nếu với hình thức là một công ty Cổ phần thì việc trả lương theo thời gian của công ty cũng nên có sự thay đổi. Vì lực lượng lao động sản xuất trực tiếp tại các công trường mới là nguồn tạo ra doanh thu chủ yếu cho công ty còn bộ phận hành chính vẫn còn nhiều lúc chưa phát huy hết được năng lực của mình, có khi chỉ làm 70 – 80% thời gian làm việc. Như vậy vẫn còn một khoảng thời gian lãng phí, dẫn đến việc chi trả lương là không hợp lý. Công ty cũng nên có hình thức lương khoán, gắn quyền lợi của họ với năng suất của công ty để họ thực sự có tinh thần trách nhiệm hơn, giảm bớt thời gian thất thoát của công ty từ đó giúp công ty sử dụng lao động hiệu quả hơn.
- Đối với hình thức trả lương khoán (lương theo sản phẩm) áp dụng cho lao động sản xuất trực tiếp tại các công trường: Đây là lực lượng lao động nòng cốt của công ty, họ cũng có thể tạo ra uy tín cho công ty hay cũng có thể làm ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Chất lượng, tiến độ của công trình đạt được tới đâu phần lớn là do họ quyết định. Khi công ty áp dụng hình thức trả lương khoán đối với bộ phận người lao động này thì một điều rất dễ xảy ra đó là các tổ, đội xây dựng mà doanh nghiệp thuê ngoài có thể chạy đua theo thành tích, chỉ quan tâm tới tiến độ hoàn thành mà bỏ quên mất chất lượng của công trình. Vì vậy, công ty cần phải có một hội đồng giám sát, quản lý, thẩm định chất lượng công trình; phải thường xuyên theo dõi hoạt động của các tổ, đội xây dựng, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, ý thức bảo quản máy móc thiết bị. Có như vậy mới đánh giá đúng, chính xác công sức bỏ ra của các tổ, đội và trả lương công bằng.
- Đối với hình thức trả lương hỗn hợp (lương cứng + lương mềm) áp dụng cho bộ phận nhân viên bán hàng và các nhân viên phụ trách thi công công trình: Hình thức trả lương này là một quyết định khá hợp lý, đúng đắn của công ty do áp dụng hình thức trả lương này sẽ thúc đẩy được việc tiêu thụ sản phẩm của công ty, khuyến khích người lao động làm việc, đảm bảo
chất lượng và hiệu quả công việc. Hình thức trả lương này cũng rất phù hợp với xu thế phát triển hiện tại của nền kinh tế, hưởng lương theo sức lao động và thành quả lao động đạt được. Tuy nhiên, trong hình thức lương