CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU
1.2. Một số khái niệm cơ bản
1.2.1. Quản lý và chức năng quản lý
Trước hết cần làm rõ nội hàm khái niệm quản lý. Theo một trong những định nghĩa kinh điển nhất về quản lý, đã nêu rõ được các thành tố của quản lý và được phát biểu như sau: “Quản lý là các tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”[31, tr.9]. Trong định nghĩa trên ta thấy, quản lý là các tác động một chiều có định hướng và mục đích từ chủ thể quản lý đến khách thể quản lý, hầu như không có sự tác động ngược lại phản hồi từ khách thể đến chủ thể quản lý.
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, rất nhiều học giả đã đưa ra các định nghĩa không giống nhau về quản lý. Cho đến nay, vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất về quản lý. Một số học giả của các trường phái quản lý học đã đưa ra những định nghĩa khác nhau về quản lý, như sau:
- Tác giả Nguyễn Minh Đạo đưa ra định nghĩa quản lý có tính khái quát: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”1.
- Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những người lao động nói chung là khách thể quản lý nhằm thực hiện được mục tiêu như dự kiến”[44, tr.28].
- Tác giả Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác" [63].
Qua các định nghĩa trên cho ta thấy, có các quan điểm khác nhau về quản lý ở các góc độ nghiên cứu của học giả, tuy nhiên đa số các khái niệm quản lý ra đời sau thường được định nghĩa chỉ rõ bản chất quản lý và cụ thể hơn. Theo tác giả, có thể khái quát một cách ngắn gọn khái niệm quản lý bằng định nghĩa sau: “Quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách tiến hành các hoạt động thông qua các khâu kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra”. Như vậy, theo định nghĩa này thì quản lý là một quá trình tác động qua lại hai chiều giữa chủ thể quản lý (người quản lý) với khách thể quản lý (người bị quản lý) và đối tượng quản lý thông qua các chức năng quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Ta có thể khái quát hoạt động quản lý thông qua sơ đồ tại
1 Nguyễn Minh Đạo (1997), Cơ sở khoa học quản lý. Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.
12 Hình 1.1 như sau.
Hình 1.1. Sơ đồ hoạt động quản lý
(Nguồn: Tác giả) 1.2.1.2. Các chức năng quản lý
Thuyết quản lý hành chính của Henri Fayol nhấn mạnh đến ý nghĩa của cấu trúc tổ chức hay bộ máy tổ chức. H. Fayol đặc biệt chú ý tới sự phối hợp, phân chia công việc, ông khẳng định rằng khi người lao động hợp tác, thì điều tối quan trọng là họ cần phải xác định rõ công việc mà mình phải hoàn thành và phải nhận thức được rằng những nhiệm vụ của mỗi cá nhân phải là mắt lưới dệt nên mục tiêu của tổ chức. Tức là, nhiệm vụ và mục tiêu của mỗi cá nhân phải hướng theo mục tiêu chung, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Ngoài các kỹ năng quản lý, nhà quản lý cần phải nắm vững và thực hiện tốt bốn chức năng quản lý cơ bản, đó là kế hoạch hóa, tổ chức, lãnh đạo – chỉ đạo và kiểm tra, cụ thể như sau:
(1) Chức năng kế hoạch hóa, kế hoạch hóa có nghĩa là việc xác định mục tiêu, mục đích cho thành tựu trong tương lai của tổ chức và các con đường, phương án, cách thức, biện pháp để đạt được mục tiêu và mục đích đó. Kế hoạch hóa có vai trò rất quan trọng, là một trong bốn chức năng quản lý có quan hệ biện chứng và hữu cơ với nhau, có thể coi chức năng kế hoạch hóa như một đầu tàu để kéo các toa tàu của các chức năng còn lại là tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra. Trong thực tế, nếu không có kế hoạch người quản lý không thể nắm rõ mục tiêu và cũng không thể chỉ dẫn, lãnh đạo người thuộc quyền hành động đúng hướng một cách chắc chắn và nhất quán nhằm đạt được những kết quả kỳ vọng trong tương lai. Tương tự như vậy, không có kế hoạch thì người quản lý không biết tổ chức và phân bổ các nguồn lực ra sao cho hợp lý và hiệu quả, hơn nữa cũng không thể xác định được tổ chức đang hướng tới đúng hay chệch mục tiêu và việc kiểm
Chủ thể quản lý
Đối tƣợng quản lý
Mục tiêu quản lý
Khách thể quản
lý
13
tra trở thành vô căn cứ, vì thiếu mục tiêu và các tiêu chí đánh giá sẽ dẫn đến kết quả là không biết khi nào tổ chức đạt được mục tiêu.
Chức năng kế hoạch hóa có ba nội dung chủ yếu đó là:
+ Xác định, hình thành mục tiêu nhằm giúp tổ chức định hướng đúng cho các hoạt động, tập trung các nỗ lực, chỉ dẫn cho việc kế hoạch hóa và ra quyết định, là chuẩn mực và tiêu chí cho công tác kiểm tra;
+ Xác định và đảm bảo chắc chắn về các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu này. Cụ thể là, căn cứ vào mục tiêu và chiến lược của tổ chức để phân tích các nguồn lực và vận hội, thách thức, bối cảnh của nó nhằm làm rõ những mặt mạnh, mặt yếu, vận hội và nguy cơ (SWOT) ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của nó;
+ Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu đó.
Thông thường căn cứ theo thời gian thực hiện kế hoạch và các cấp quản lý của tổ chức xây dựng kế hoạch, thì kế hoạch được chia làm ba loại: Kế hoạch chiến lược (do cấp quản lý cao nhất xây dựng, hướng vào những vấn đề lớn, có thời hạn từ 3-5 năm hoặc 10-15 năm); kế hoạch chiến thuật (do cấp quản lý trung gian xây dựng và là những cách thức vạch ra để hỗ trợ triển khai kế hoạch chiến lược và đạt các mục tiêu chiến thuật, có thời hạn từ 1-3 năm hoặc 3-5 năm tùy phạm vi tổ chức); cuối cùng là kế hoạch tác nghiệp (do cấp quản lý thấp nhất xây dựng, hướng vào các biện pháp hoạch định để triển khai kế hoạch chiến thuật và đạt mục tiêu tác nghiệp, có thời hạn dưới 1 năm hoặc tính theo quý/tháng/tuần/ngày). Tương ứng và gắn liền với các loại kế hoạch đó là ba loại mục tiêu bao gồm: Mục tiêu chiến lược, mục tiêu chiến thuật và mục tiêu tác nghiệp.
Về quy trình lập kế hoạch cần tuân theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu; Bước 2: Làm rõ các mục đích và chiến lược hiện tồn;
Bước 3: Phân tích môi trường; Bước 4: Phân tích nguồn lực; Bước 5: Xác định các vận hội và nguy cơ có tính chiến lược; Bước 6: Xác định những biến đổi có tính chiến lược nếu cần; Bước 7: Ra quyết định chiến lược; Bước 8: Triển khai chiến lược; Bước 9: Đo lường và kiểm tra những tiến bộ [31, tr. 88].
(2) Chức năng tổ chức, tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công các kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Nhờ việc tổ chức hiệu quả mà nhà quản lý có thể phối hợp và phân bổ tốt các nguồn lực nhằm đạt hiệu quả và kết quả tốt hơn.
Như vậy, cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong một tổ chức gọi là cấu trúc quan hệ, cấu trúc quan hệ sẽ ẩn bên trong và có vai trò quyết định đối với cấu trúc tổ chức và vai trò tổ chức. Cấu trúc tổ chức là một hệ thống chính thức
14
các quan hệ công tác kể cả về hai phía phân chia và kết hợp các công việc, các hoạt động trong một tổ chức. Cấu trúc tổ chức gồm bốn yếu tố cơ bản đó là phân chia công việc, tiêu chuẩn hóa, sự điều phối và quyền hạn, cụ thể như sau [31]:
+ Việc phân chia công việc hay sự chuyên môn hóa sẽ làm cho các nhiệm vụ đơn giản hơn cho từng công đoạn, giúp con người nhanh chóng nắm bắt và thuần thục, thao tác nhanh hơn và kết quả là năng suất tăng cao gấp nhiều lần. Phân chia công việc còn giúp nhà quản lý mô tả công việc của từng vị trí trong các bộ phận của cấu trúc tổ chức.
+ Tiêu chuẩn hóa là quá trình xây dựng các thủ tục, các tiêu chuẩn bên trong một tổ chức, để mỗi thành viên dựa vào đó mà hoàn thành công việc của mình một cách nhất quán, căn cứ vào những tiêu chuẩn đó người quản lý có thể đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của thuộc cấp.
+ Sự điều phối là những thủ tục, quy trình chính thức hoặc không chính thức cho phép tích hợp các hoạt động của các nhóm riêng rẽ trong một tổ chức. Nó thể hiện khác nhau ở sự phân cấp, phân quyền và cơ chế quản lý.
+ Quyền hạn là quyền ra quyết định và quyền hành động, các tổ chức khác nhau thường có sự phân phối quyền hạn khác nhau. Quyền hạn bao giờ cũng gắn kèm theo nghĩa vụ và trách nhiệm.
(3) Chức năng lãnh đạo – chỉ đạo, lãnh đạo là sự liên hệ, liên kết với người khác và dẫn dắt, chỉ đạo, tác động, động viên họ nhằm hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt mục tiêu chung của tổ chức. Có thể coi lãnh đạo là quá trình chỉ đạo hay quá trình tác động có mục đích nhằm truyền đạt các quyết định hoặc hướng dẫn, động viên, liên hệ, liên kết các cá nhân để đạt mục tiêu chung.
Cần phân biệt lãnh đạo (leading) khác với quản lý (managing) ở chỗ, quản lý hướng vào trật tự và sự nhất quán của tổ chức, việc quản lý có thể bao gồm: kế hoạch hoá, tổ chức, đội ngũ, lập ngân sách, kiểm tra, xác định mục tiêu. Còn lãnh đạo là khả năng gây ảnh hưởng, động viên và chỉ dẫn/chỉ thị người khác nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
Đối với nhà lãnh đạo cần hội tụ năm kỹ năng lãnh đạo chủ yếu sau, đó là: phân quyền, trực cảm, tự hiểu biết mình, tầm nhìn/nhãn quan và thống nhất giá trị.
Về cơ sở của quyền lực lãnh đạo có thể phân ra năm loại quyền lực sau: Quyền lực pháp lý, quyền lực tưởng thưởng, quyền lực cưỡng chế, quyền lực hấp dẫn và quyền lực tư vấn [31].
(4) Chức năng kiểm tra, kiểm tra là một trong bốn chức năng quản lý cơ bản, thông qua đó mỗi cá nhân, mỗi nhóm, hoặc tổ chức có thể theo dõi, giám sát các thành quả hoạt động và tiến hành các hoạt động sửa chữa, điều chỉnh, uốn nắn nếu cần thiết.
15
Kiểm tra đề cập đến các phương pháp và cơ chế được sử dụng để đảm bảo rằng các hành vi/hoạt động và thành tựu phải tuân thủ, phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. Phân theo mục đích kiểm tra, ta có hai kiểu kiểm tra chủ yếu là kiểm tra phòng ngừa và kiểm tra uốn nắn.
Quá trình kiểm tra thường tiến hành theo bốn bước sau: (1) xác định tiêu chuẩn và phương pháp đo lường thành tựu; (2) đo lường thành tựu; (3) xác định mức độ đáp ứng/phù hợp của thành tựu so với tiêu chuẩn/chuẩn mực; (4) tiến hành những hoạt động uốn nắn, sửa chữa. Bước thứ tư để kết thúc một chu trình kiểm tra và sau đó lặp lại chu trình kiểm tra tiếp theo tương tự như vậy [31].