5. Kết cấu nội dung đề
1.2.5.4.Hình thức nhật ký chứng từ
- Đặc trưng của hình thức:
+ Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong một quy trình ghi chép.
+ Sử dụng các mẫu sổ có in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu kinh tế tài chính.
- Các loại sổ kế toán chủ yếu:
+ Sổ nhật ký chứng từ: bao gồm 10 sổ nhật ký chứng từ (được đánh số liên tiếp từ 1 đến 10), mở theo bên có của các tài khoản, là căn cứ chi tiết ghi sổ cái. + Bảng kê: gồm 10 bảng kê (được đánh số từ 1 đến 11, không có bảng kê số 7), mở theo bên có của các tài khoản, trừ bảng kê số 1 là mở cho bên nợ của tài khoản 111 và bảng kê số 2 là mở cho bên nợ của tài khoản 112.
+ Sổ cái
- Trình tự luân chuyển chứng từ:
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê
Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.9: Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chứng từ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, lấy số liệu ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ, bảng kê hoặc các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Đối với các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần và có tính chất phân bổ các chứng từ gốc trước hết được tập hợp trong các bảng phân bổ. Sau đó lấy số liệu của các bảng phân bổ ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu trên bảng kê, sổ chi tiết chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ rồi tiến hành khóa sổ; cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, ghi trực tiếp vào các sổ cái. Số liệu trên sổ cái được kiểm tra, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái, một số chỉ tiêu chi tiết trên nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.