CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN
1.2. NỘI DUNG CÔNG TÁC ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN
1.2.2. Xỏc ủịnh hệ thống tiờu chuẩn, tiờu chớ ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viên
- Thu thập cỏc tài liệu, dữ liệu ủể xõy dựng cỏc chương trỡnh huấn luyện, ựào tạo, phát triển nhân viên. đánh giá các chắnh sách và chương trình quản trị nguồn nhân lực.
- Cải thiện sự trao ủổi thụng tin trong cụng việc giữa cỏc cấp khỏc nhau.
- ðịnh hướng giỏ trị và chuẩn húa hành vi ủể nhõn viờn nỗ lực hoàn thành mục tiờu của ủơn vị ủó ủề ra.
1.2.2. Xỏc ủịnh hệ thống tiờu chuẩn, tiờu chớ ủỏnh giỏ thành tớch nhân viên
Tiờu chớ ủỏnh giỏ là cỏc chỉ tiờu cụ thể giỳp chỳng ta nhận diện ủược cỏc yờu cầu mà mục tiờu ủó xỏc ủịnh, bao gồm yờu cầu hoàn thành cụng việc cả về số lượng và chất lượng. Nếu khụng xỏc ủịnh tiờu chớ hay xỏc ủịnh tiờu chớ khụng rừ ràng sẽ dẫn ủến việc ủỏnh giỏ khụng chớnh xỏc, tức là mục tiờu
ủỏnh giỏ sẽ khụng thực hiện. Vỡ thế nhà quản lý thường phải cú những quyết ủịnh lựa chọn loại tiờu chớ thành tớch ủể ủỏnh giỏ như thế nào cho phự hợp cụ thể như: tiờu chớ ủỏnh giỏ dựa trờn ủặc ủiểm cỏ nhõn, tiờu chớ ủỏnh giỏ dựa trờn hành vi, tiờu chớ ủỏnh giỏ dựa trờn năng suất cụng việc, tiờu chớ dựa trờn năng lực….
a. Thiết lập tiờu chuẩn ủỏnh giỏ
Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn ủược xõy dựng nhằm ủo lường mức ủộ thực hiện cụng việc ủược giao của nhõn viờn. Do ủú, ủể thiết lập một hệ thống tiờu chuẩn ủỏnh giỏ khả thi và phự hợp nhất, ủiều ủầu tiờn người lónh ủạo cần thực hiện là phải nắm rừ ủược cụng việc của nhõn viờn ủang thực hiện cụng việc là gỡ. Muốn biết ủược ủiều ủú người lónh ủạo cần phải phõn tớch cụng việc thật cụ thể, phải thiết kế ủược bản mụ tả cụng việc của nhõn viờn ủú một cỏch phự hợp và rừ ràng.
Căn cứ nội dung bản mụ tả cụng việc ủú, người lónh ủạo sẽ hỡnh dung và xỏc ủịnh ủược mục tiờu, ủịnh lượng khối lượng cụng việc mà nhõn viờn cần phải thực hiện. Cần lưu ý, mục tiờu ủề ra cần phải ủạt ủược sự thống nhất giữa lónh ủạo ủơn vị và của nhõn viờn trực tiếp thực hiện ủể trỏnh tỡnh trạng người lónh ủạo ỏp ủặt cụng việc vượt quỏ khả năng thực hiện cụng việc hoặc nhõn viờn ủăng ký mức ủộ hoàn thành cụng việc dưới khả năng thực hiện của mỡnh ủể làm việc nhàn nhó dễ dàng ủạt ủược thành tớch hơn. Từ ủú căn cứ vào kết quả phõn tớch cụng việc và bản mụ tả cụng việc, người lónh ủạo cú thể xỏc ủịnh mức ủộ ưu tiờn, mức ủộ quan trọng cụng việc của từng nhõn viờn cụ thể ủể quyết ủịnh thang ủiểm ủỏnh giỏ mức ủộ hoàn thành cho phự hợp. Bản mụ tả tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cũng cú thể ủược xem xột là một cơ sở tham khảo cho việc thiết lập tiờu chuẩn ủỏnh giỏ sau này của nhõn viờn.
b. Cỏc yờu cầu ủối với tiờu chuẩn ủỏnh giỏ
- Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ phải gắn với mục tiờu chiến lược của tổ chức
- Tiêu chuẩn phải bao quát, không khiếm khuyết
Một yếu tố thứ hai cần xem xột khi xỏc lập tiờu chuẩn thực hiện ủú là mức ủộ cỏc tiờu chuẩn cú thể bao quỏt toàn bộ những nhiệm vụ ủặt ra ủối với nhõn viờn. Khi tiờu chuẩn ủỏnh giỏ tập trung chỉ vào một tiờu chớ nào ủú mà loại bỏ những tiờu chớ quan trọng khỏc khụng thể ủịnh lượng ủược, lỳc ủú hệ thống ủỏnh giỏ bị xem là Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ khụng bao quỏt.
- Tiờu chuẩn khụng bị ủồng nhất
Cũng như tiêu chí thực hiện công việc bị xem là khiếm khuyết, tiêu chí cũn cú thể bị xem là ủồng nhất. Cú những nhõn tố nằm ngoài sự kiểm soỏt của nhõn viờn và ảnh hưởng ủến việc thực hiện cụng việc của họ.
- Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ phải rừ ràng, cú cơ sở và ủỏng tin cậy
ðộ tin cậy của tiờu chuẩn hàm ý ủề cập ủến mức ủộ ổn ủịnh và nhất quỏn của tiờu chuẩn hoặc cũng cú thể là mức ủộ thực hiện cụng việc mà nhõn viờn cú thể duy trỡ theo một thời gian. Trong việc bỡnh chọn ủộ tin cậy cú thể ủược ủo lường qua mối tương quan giữa hai bộ tiờu chuẩn bỡnh chọn do một người bình chọn hoặc hai người bình chọn khác nhau .
- Tiờu chuẩn ủỏnh giỏ thực hiện cụng việc cho phộp người lónh ủạo cụ thể hoỏ và trao ủổi với nhõn viờn thụng tin chớnh xỏc về thành quả cụng việc của họ về cả chất lượng và số lượng. Vỡ vậy, khi xõy dựng tiờu chuẩn ủỏnh giỏ thực hiện cụng việc cần lưu ý ủến tớnh chất cú thể ủịnh lượng và cú thể ủo lường của cỏc tiờu chớ ủặt ra. Vớ dụ về tiờu chớ ủỏnh giỏ “khả năng và thỏi ủộ ủỏp ứng cỏc ủơn ủặt hàng của khỏch hàng nhiệt tỡnh” khụng tốt bằng tiờu chuẩn ủỏnh giỏ “tất cả ủơn ủặt hàng của khỏch phải ủược hoàn tất trong 4 giờ với tỉ lệ chớnh xỏc ủạt 98%”. Khi tiờu chuẩn ủỏnh giỏ thực hiện cụng việc ủược diễn ủạt một cỏch cụ thể, cú thể ủo lường ủược thỡ việc so sỏnh giữa tiờu chuẩn với kết quả thực hiện của nhõn viờn sẽ ủưa ủến một kết quả ủỏnh giỏ công bằng.
Do khụng cú loại tiờu chuẩn ủỏnh giỏ thành tớch nào bao hàm toàn bộ nội dung cụng việc ủề ra, ủồng thời mỗi loại ủều cú những ưu ủiểm và khuyết ủiểm riờng chớnh vỡ thế trờn thực tế, cỏc thường khụng sử dụng một loại tiờu chuẩn duy nhất mà họ kết hợp nhiều loại tiờu chuẩn ủể chỳng cú thể hỗ trợ cho nhau nhằm ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn từ nhiều gúc ủộ và cú kết quả ủỏng tin cậy, hữu ớch nhất.
c. Phương phỏp xõy dựng tiờu chớ ủỏnh giỏ thành tớch
Thụng thường cỏc doanh nghiệp sử dụng hai phương phỏp sau ủể xõy dựng các tiêu chí:
- Chỉ ủạo tập trung: trong cỏch này, người lónh ủạo sẽ ủưa ra cỏc tiờu chớ (dựa trờn bản mụ tả cụng việc) và phổ biến cho người lao ủộng ủể thực hiện công việc của mình.
- Thảo luận dõn chủ: trong cỏch này, người lao ủộng và người lónh ủạo bộ phận cựng bàn bạc ủể ủưa ra quyết ủịnh về cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc ủó ủề ra. Cú thể tiến hành theo 3 bước như sau:
+Bước 1: Người lónh ủạo ủộng viờn và thu hỳt cỏc nhõn viờn dưới quyền vào việc xõy dựng tiờu chuẩn và phổ biến cỏch viết cỏc tiờu chuẩn ủú cho họ.
+Bước 2: Mỗi nhân viên dự thảo tiêu chuẩn riêng cho công việc của mỡnh và nộp bản dự thảo cho người lónh ủạo.
+Bước 3: Người lónh ủạo thảo luận với từng nhõn viờn về cỏc tiờu chuẩn dự thảo của nhõn viờn ủể từ ủú ủi ủến thống nhất về tiờu chuẩn cuối cùng làm căn cứ thực hiện công việc.
Cỏch làm này phức tạp hơn nhưng lại thu hỳt ủược người lao ủộng xõy dựng hệ thống cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc do ủú cú ý nghĩa quan trọng ủối với sự ủng hộ và tự nguyện ở họ trong việc thực hiện cỏc tiờu chuẩn ủú.
ðo lường sự thực hiện cụng việc là yếu tố quan trọng nhất của ủỏnh
giá. đó chắnh là việc ựưa ra các ựánh giá có tắnh quản trị về mức ựộ ỘtốtỢ,
"ủạt", “khỏ” và “kộm” về thực hiện cụng việc của người lao ủộng. Hay núi một cỏch cụ thể hơn, ủú chớnh là việc ấn ủịnh một con số hay một thứ hạng ủể phản ỏnh mức ủộ thực hiện cụng việc của người lao ủộng theo cỏch ủặc trưng nhất ủó ủược xỏc ủịnh trước trong cụng việc. Trong toàn bộ tổ chức, cần xõy dựng một cụng cụ ủo lường tốt nhất và nhất quỏn sao cho tất cả mọi người quản trị ủều duy trỡ ủược những tiờu chuẩn ủỏnh giỏ cú thể so sỏnh ủược.
d. Tiờu chớ ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn
Tiờu chớ ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn gồm cỏc tiờu chớ như;
- Tiờu chớ về số lượng ủú là số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc cụng việc mà nhõn viờn ủó hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất ủịnh (Gồm ngày, tuần, tháng, năm…)
Vớ dụ: số lượng sản phẩm mà cụng nhõn làm ủược trong một ca làm việc, số lượng sinh viên mà một giáo viên hướng dẫn thành công luận văn trong một kỳ…
- Tiờu chớ về chất lượng ủú là chất lượng về sản phẩm, dịch vụ hoặc cụng việc mà nhõn viờn ủú ủó hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất ủịnh cú ủảm bảo những tiờu chuẩn, yờu cầu ủó quy ủịnh hay khụng?
Vớ dụ: số sản phẩm hoàn thành ủỳng chất lượng mà cụng nhõn làm ủược trong một ca, số sinh viờn làm thành cụng luận văn trong kỳ và ủược hội ủồng ủỏnh giỏ cao về tớnh sỏng tạo.
- Tiờu chớ về thời gian ủú là khoảng thời gian ủể nhõn viờn hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ ủược giao.
Vớ dụ: Khoảng thời gian ủể cụng nhõn hoàn thành một sản phẩm cú ủạt hay khụng, thời gian ủể giỏo viờn hướng dẫn hoàn thành luận văn cho sinh viên trong một kỳ học.
- Tiờu chớ về chi phớ ủú là tổng chi phớ ủể cụng nhõn hoàn thành sản
phẩm, dịch vụ hoặc cụng việc trong khoảng thời gian quy ủịnh.
Vớ dụ: Tổng chi phớ ủể cụng nhõn hoàn thành sản phẩm trong một ca làm việc, chi phớ ủể sinh viờn hoàn thành bài luận văn trong một kỳ học.
- Tiờu chớ về nõng cao trỡnh ủộ làm việc ủú là về tinh thần học hỏi, học tập nõng cao trỡnh ủộ của cụng nhõn trong khoảng thời gian nhất ủịnh (Bao gồm ngày, tuần, tháng, năm…)
Vớ dụ: Trỡnh ủộ giỏo viờn là từ cử nhõn, thạc sĩ, tiến sĩ…trong năm học sẽ thay ủổi thế nào? Cú ủỳng với tiến ủộ nõng cao ủội ngũ nhõn lực của nhà trường hay không?
Tựy vào từng mục tiờu ủỏnh giỏ cụ thể ta sẽ xõy dựng ủược hệ thống tiờu chớ phục vụ cho mục tiờu ủỏnh giỏ ủú, nhưng nhỡn chung cỏc tiờu chớ trờn thường ủược chọn lựa từ cỏc nhúm tiờu chớ sau:
+ Dựa vào tố chất, ủặc ủiểm của cỏ nhõn nhõn viờn
Một số cỏc tố chất, ủặc ủiểm của nhõn viờn như tớnh cỏch, thỏi ủộ, hỡnh thức, tớnh chủ ủộng ủược coi là cơ sở cho quỏ trỡnh ủỏnh giỏ. Loại ủỏnh giỏ này chỳ trọng ủến việc tỡm hiểu nhõn viờn là người như thế nào nhưng lại rất ớt chỳ trọng ủến những ủiều mà họ thực sự làm vỡ cú khả năng cỏc tố chất ủú hoặc là khụng liờn quan ủến cụng việc hoặc là khú ủịnh lượng. Tiờu chớ này ủỏnh giỏ dựa trờn ủặc ủiểm cỏ nhõn dựng cho việc ủỏnh giỏ thực hiện cụng việc nhằm ủỏnh giỏ mức ủộ liờn quan giữa ủặc ủiểm cỏ tớnh của nhõn viờn ủối với công việc của một tổ chức. Những thuận lợi và khó khăn còn gặp phải như sau;
Thuận lợi: Không tốn kém khi xây dựng, dễ sử dụng. Sử dụng phù hợp với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và xem xét sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Tồn tại: Nhiều tiêu chí không liên quan tới công việc. Không hữu ích trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên.
+ Dựa vào hành vi thực hiện công việc:
Cỏc tổ chức cú thể ủỏnh giỏ hành vi liờn quan ủến cụng việc chẳng hạn như; phong cỏch lónh ủạo, bồi dưỡng người khỏc, tinh thần hợp tỏc trong làm việc nhúm, thỏi ủộ phục vụ khỏch hàng... Trong quỏ trỡnh ủỏnh giỏ dựa trờn hành vi, nhõn viờn sẽ ủược ủỏnh giỏ dựa vào những ủiều mà họ thực sự làm ủược trong cụng việc và rất hữu ớch cho mục ủớch phản hồi vỡ nú xỏc ủịnh một cỏch chớnh xỏc những ủiều mà nhõn viờn ủó làm ủể tạo nờn sự khỏc biệt.
Những thuận lợi và khó khăn còn gặp phải như sau;
Thuận lợi: Sử dụng thước ủo thực hiện cụng việc cụ thể. ðược phỏp luật và người lao ủộng chấp nhận và hữu ớch trong việc cung cấp thụng tin phản hồi.
Tồn tại: Tốn nhiều thời gian, tiền bạc khi phát triển phương pháp. Tiềm ẩn về lỗi bỡnh chọn do khụng bao hàm tất cả những hành vi liờn quan ủến công việc.
+ Dựa vào kết quả thực hiện công việc
Cỏc tiờu chớ kết quả thực hiện cụng việc hay cũn ủược gọi là mức ủộ ủạt mục tiờu ủược sử dụng khi mà mục ủớch quan trọng hơn cỏc phương tiện, kết quả công việc quan trọng hơn cách thức thực hiện hoặc khi có nhiều cách thức sử dụng ủể ủạt ủược kết quả. Cỏc kết quả ủược xỏc ủịnh cần phải nằm trong tầm kiểm soỏt của cỏ nhõn hoặc nhúm làm việc và quỏ trỡnh ủỏnh giỏ dựa trờn kết quả là rất khú ủể ủo lường trong một vài trường hợp và ủối với một số cụng việc việc sử dụng duy nhất tiờu chớ kết quả ủể ủỏnh giỏ cú thể nuụi dưỡng một trạng thỏi tõm lý “Cú kết quả bằng bất cứ giỏ nào” trong ủội ngũ nhân viên. Những thuận lợi và khó khăn còn gặp phải như sau;
Thuận lợi: Giảm bớt xu hướng chủ quan, ủược lónh ủạo và nhõn viờn chấp nhận. Liờn kết giữa thực hiện cụng việc của nhõn viờn với hoạt ủộng của tổ chức.
Tồn tại: Tốn thời gian khi phát triển, sử dụng. Không khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên. Không hữu ích cho thông tin phản hồi.
+ Dựa vào năng lực thực hiện công việc
Năng lực là phạm vi rộng bao gồm kiến thức, các kỹ năng, tố chất và hành vi cú thể mang tớnh nghiệp vụ, cú liờn quan ủến cỏc kỹ năng ứng xử hoặc ủịnh lượng cụng việc. Trong cụng việc của nhà quản trị cỏc năng lực liờn quan bao gồm việc phỏt triển tài năng, kỹ năng quản lý như hoạch ủịnh, tổ chức, lónh ủạo, kiểm tra giỏm sỏt...và cỏc năng lực ủược lựa chọn ủỏnh giỏ thành tớch phải là những năng lực cú liờn quan mật thiết ủến thành cụng trong công việc.
Một số cỏc năng lực khỏc lại liờn quan ủến cỏc hành vi và kết quả cần thiết ủể ủỏp ứng cụng việc tương lai ủược xem là tiền năng của nhõn viờn và loại tiờu chớ này chỉ sử dụng trong cỏc trường hợp xem xột ủề bạt nhõn viờn.
Những thuận lợi và khó khăn còn gặp phải như sau;
Thuận lợi: Giỳp chỳ trọng hơn ủến hiệu quả làm việc, hiểu rừ ủiểm mạnh ủiểm yếu của nhõn viờn nờn hữu ớch ủể ủào tạo, phỏt triển nhõn viờn
Tồn tại: Khú xỏc ủịnh năng lực thực sự liờn quan ủến cụng việc, nhất là những cụng việc phức tạp, khú ủịnh nghĩa và ủịnh lượng.
Túm lại, bất cứ loại tiờu chớ nào cũng cú ưu ủiểm và tồn tại riờng khi sử dụng ủể ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn. Do ủú, trờn thực tế cỏc doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp nhiều loại tiờu chớ ủể hổ trợ cho nhau nhằm ủỏnh giỏ thành tớch ở nhiều gúc ủộ khỏc nhau ủể ủạt ủược kết quả ủỏnh giỏ tin cậy và hữu ích nhất.
Cỏc tiờu chớ ủỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc cần ủỏp ứng nguyờn tắc SMART:
Cụ thể, chi tiết: Cỏc tiờu chớ phải phản ảnh ủược sự khỏc biệt giữa người thực hiện công việc tốt và người thực hiện công việc không tốt (S).
ðo lường ủược: Cỏc tiờu chớ phải ủo lường ủược và khụng quỏ khú khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán (M).
Phù hợp với thực tiễn: Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý (A).
Cú thể tin cậy ủược: Cỏc tiờu chớ ủo lường thực hiện cụng việc phải nhất quỏn, ủỏng tin cậy. Những người ủỏnh giỏ khỏc nhau cựng xem xột kết quả thực hiện của nhõn viờn ủú (R).
Thời gian thực hiện hoàn thành cụng việc (T): Tiờu chớ ủỏnh giỏ cần xem xột kết quả hoàn thành cụng việc tương ứng với một thời gian nhất ủịnh.
Thông thường, những tiêu chí này có thể suy ra từ bảng mô tả công việc và bao gồm cả hai phần: tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc.