CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI TRƯỜNG ðẠI HỌC TÂY NGUYÊN
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP ðÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI TRƯỜNG ðHTN
3.2.2. Hoàn thiện cỏc tiờu chuẩn ủỏnh giỏ thành tớch nhõn viờn
a. Xỏc ủịnh căn cứ và cỏch thức xõy dựng tiờu chớ ủỏnh giỏ.
Tiờu chớ ủỏnh giỏ ủược xem là mấu chốt của hệ thống ủỏnh giỏ thành tích, thể hiện qua những công việc thuộc nhiệm vụ của từng nhân viên và sự kỳ vọng của cấp trờn. Cỏc tiờu chớ ủỏnh giỏ phải ủược thiết lập căn cứ trờn bản mụ tả cụng việc ủược thống nhất giữa lónh ủạo và nhõn viờn.
Bản mụ tả cụng việc giỳp nhà lónh ủạo xỏc ủịnh ủược chức năng chớnh và nhiệm vụ cụ thể từng nhân viên, những tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có ủể ủỏp ứng yờu cầu của cụng việc nhằm xỏc ủịnh trỏch nhiệm, cụng việc cụ thể của từng nhân viên. Xây dựng Bản mô tả công việc gồm các nội dung sau;
+ Phần xỏc ủịnh cụng việc; Tờn cụng việc chức danh, vị trớ thực hiện cụng việc, tờn bộ phận hay ủịa ủiểm thực hiện cụng việc, mức lương…
+ Phần tóm tắt về các nhiệm vụ, trách nhiệm công việc bao gồm nhân viên phải làm gì, quá trình thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào và cuối cựng là tại sao phải thực hiện cỏc nhiệm vụ ủú.
+ Cỏc ủiều kiện làm việc: bao gồm cỏc ủiều kiện về mụi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, ủiều kiện vệ sinh, an toàn lao ủộng, cỏc cụng cụ hỗ trợ ủể làm việc.
Qua tham khảo cỏc tài liệu, tỏc giả ủề xuất “Bản mụ tả cụng việc” mẫu ủối với vị trớ chuyờn viờn phũng Kế hoạch - Tài chớnh bao gồm cỏc nội dung như :
- Những nhiệm vụ công việc cần thực hiện;
+ Theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác tháng và ủỏnh giỏ tổng hợp hoạt ủộng thu chi, cỏc khoản nợ cũng như cỏc khoản chưa thu của Nhà trường trong phạm vi trỏch nhiệm của mỡnh sau ủú lập bỏo cỏo phục vụ cỏc kỳ họp giao ban ủịnh kỳ hàng thỏng của Lónh ủạo.
+ Xõy dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và tổng hợp ủỏnh giỏ kết quả công tác thu chi của Nhà trường trong năm.
+ Xõy dựng ủịnh mức, thực hiện theo dừi, tổ chức quản lý, ủiều hũa ngân quỹ theo kế hoạch của Nhà trường.
+ Phối hợp với các phòng ban liên quan khác nhằm nắm bắt, theo dõi, thống kờ, tổng hợp, tỡnh hỡnh cỏc số liệu thu chi ủịnh kỳ hàng thỏng, quý, năm theo các hạng mục liên quan.
- Những tiêu chuẩn về năng lực, kết quả công việc;
Nhà trường cần xây dựng bộ tiêu chuẩn về năng lực của từng chức vụ nhõn viờn, dựa trờn bản phõn tớch cụng việc, ủể ủỏnh giỏ ủịnh kỳ phục vụ cho mục ủớch ủào tạo và phỏt triển nhõn viờn.
Năng lực thực hiện cụng việc rất khú xỏc ủịnh, thụng thường bao gồm các tiêu chí như sau; kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, phương pháp làm việc,
kỹ năng giao tiếp cá nhân, cách thức hoàn thành công việc, kỹ năng nắm bắt thông tin trong công việc....
- Một số tiêu chí dành cho chuyện viên phòng Kế hoạch - tài chính như sau:
+ Năng lực chuyờn mụn; Phải ủạt tiờu chuẩn chuyờn mụn, nghiệp vụ và tốt nghiệp kế toỏn nhà nước ngạch chuyờn viờn trở lờn, cú trỡnh ủộ B Anh Văn, hoàn thành chương trình bồi dưỡng kiến thức kế toán của Bộ Tài chính và Trường ðại học, phải sử dụng thành thạo máy vi tính và các trang thiết bị văn phòng phục vụ công việc.
+ Kỹ năng: Yêu cầu về tư duy logic, phẩm chất, sáng tạo, trung thực cẩn thận và cú khả năng tham gia ủề xuất ý kiến nhằm bổ sung, sửa ủổi cỏc chớnh sỏch, chế ủộ phự hợp thực tế quản lý tại Trường ðại học, cú kỹ năng ủỏnh giỏ phõn tớch và tổng hợp ủể tham mưu, ủề xuất cho lónh ủạo Nhà trường về kế hoạch công việc của phòng Kế hoạch - Tài chính. Có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng phối hợp với cỏc ủơn vị liờn quan.
- Mô tả về việc thực hiện công việc trong thực tế;
+ Dự thảo các kế hoạch kinh phí năm học, thực tập môn học, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, theo dõi việc thực hiện thu chi các khoản liên quan trong năm tài chớnh và tham mưa với lónh ủạo về quản lý thu chi ngõn quỹ của nhà trường một cỏch hợp lý nhất, thực hiện rà soỏt, ủề xuất và kiến nghị việc ủiều chỉnh, bổ sung cỏc khoản thu chi nội bộ hàng năm.
+ Cỏc tiờu chớ ủỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc; Số lượng, chất lượng và tỷ lệ hoàn thành cỏc cụng việc chuyờn mụn ủược giao, thời gian hoàn thành cỏc cụng việc ủược giao, Số lượng sỏng kiến cải tiến ủược cụng nhận ủược sự ủng hộ từ mọi người.
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết:
+ Trỡnh ủộ: tốt nghiệp ðại học hệ chớnh quy trở lờn thuộc chuyờn ngành
về tài chớnh, kế toỏn, ngõn hàng. Cú chứng chỉ tiếng Anh trỡnh ủộ B trở lờn.
Có chứng chỉ Anh Văn B trở lên, chứng chỉ tin học Văn phòng.
+ Kỹ năng: hiểu biết cụng việc chuyờn mụn ủang làm, nắm vững cỏc quy ủịnh của Nhà nước về cỏc lĩnh vực hoạt ủộng tài chớnh ủể tham mưu cho Trưởng phó phòng. Có khả năng quan sát, nắm bắt, sáng tạo, phân tích một cỏch cẩn thận trong cụng việc ủể giải quyết một cỏch nhanh chúng, kịp thời.
+ ðiều kiện làm việc: thời gian làm việc 8 giờ mỗi ngày và ủược trang thiết bị cung cấp ủầy ủủ. Mụi trường luụn ủỏp ứng nhu cầu vệ sinh, an toàn lao ủộng.
+ Tiêu chuẩn hóa chức danh nhân viên: từ phân tích công việc, mỗi phòng phải xây dựng “Bảng tiêu chuẩn hóa chức danh nhân viên” cho riêng ủơn vị mỡnh. “Bảng tiờu chuẩn húa chức danh nhõn viờn” là bản liệt kờ cỏc ủũi hỏi của cụng việc ủối với nhõn viờn về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải cú, cỏc yờu cầu về ủạo ủức, tinh thần, trỡnh ủộ giỏo dục và ủào tạo cần thiết, các yêu cầu về thể lực và các yêu cầu cụ thể khác.
b. Hệ thống tiờu chuẩn ủỏnh giỏ thành tớch ủối với nhõn viờn - Hệ thống tiờu chớ ủỏnh giỏ hành vi nhõn viờn
+ Tính kỷ luật cao trong công việc: tiêu chuẩn này tập trung vào thời gian tiến hành cụng việc của người lao ủộng cú ủỳng theo quy ủịnh hay khụng, người lao ủộng cú mắc lỗi bỏ làm ngày nào ủú, buổi nào ủú hay không. Tuy nhiên, trong tiêu chuẩn này cũng chỉ rõ rằng nếu nhân viên bắt ủầu cụng việc theo ủỳng thời gian quy ủịnh và ủó hoàn thành cụng việc mà ủảm bảo chất lượng và khối lượng cụng việc thỡ nhõn viờn ủú ủược phộp kết thỳc ca làm của mỡnh trước thời gian quy ủịnh. ðiều này phải ủược người quản lý trực tiếp ủồng ý.
+ Xõy dựng mối quan hệ tốt với ủồng nghiệp và cú tinh thần giỳp ủỡ cỏc ủồng nghiệp khỏc. Cụng việc của nhõn viờn trong phũng Tài chớnh – kế
hoạch cũng cú sự tương tỏc nhiều với những người ủồng nghiệp khỏc, ủặc biệt là với những người trong cùng phòng. Chính vì thế nếu mối quan hệ giữa cỏc ủồng nghiệp với nhau mà khụng tốt cũng dễ ảnh hưởng ủến kết quả cụng việc và gây ra sự mất đồn kết trong tồn trường. Nên cũng cần phải cĩ sự ủỏnh giỏ ủỳng ủối với những trường hợp gõy ra mối bất hũa với nhau giữa những người là ủồng nghiệp của nhau ủể cụng việc ủược tốt hơn và ủể khỏi ảnh hưởng ủến thành tớch, hỡnh ảnh của Nhà trường.
+ Chấp hành cỏc quy ủịnh của Nhà trường: thường cú nhiều quy ủịnh như quy ủịnh về việc thu chi theo quy chế chi tiờu nội bộ, sử dụng ngõn quỹ ủể mua sắm, sửa chữa trang thiết bị… Cũng cú thể cú những quy ủịnh ủược ủưa ra từ phớa lónh ủạo Nhà trường nhưng chưa ủược lũng cấp dưới cú thể do nhiều nguyên nhân.
Thế nhưng cũng sẽ cú những người cấp dưới sẽ nờu ý kiến ủỳng nơi, ủỳng lỳc gúp ý thẳng thắng với tớnh chất xõy dựng và cố gắng ủể ủạt ủược sự ủồng thuận cho vừa lũng cả ủụi bờn nhưng cũng cú những người cấp dưới phản ứng theo kiểu ngồi lờ ủụi mỏch, núi xấu lónh ủạo. Với cỏch phản ứng này dễ gõy xỏo ủộng trong Nhà trường, gõy mất uy tớn nhiều người mà khụng mang lại kết quả như mong muốn của mọi người.
- Hệ thống tiờu chớ ủỏnh giỏ về ủặc ủiểm nhõn viờn
+ Cầu tiến: không bao giờ tự bằng lòng với bản thân, luôn tự hoàn thiện mỡnh và cố gắng vươn lờn ủể thực hiện cụng việc tốt hơn.
+ Cú sức khỏe: cú ủủ sức khỏe ủể hoàn thành tốt cụng việc ủược giao.
- Hệ thống tiờu chớ ủỏnh giỏ về kết quả cụng việc
+ Thông qua việc thảo luận giữa cấp trên và nhân viên cùng với xác ủịnh tiờu chuẩn ủỏnh giỏ theo quy trỡnh nờu trờn, cỏc tiờu chớ kết quả thực hiện cụng việc của nhõn viờn cần thiết lập một cỏch cụ thể ủược ủưa vào bản tiờu chuẩn cụng việc ủể nhõn viờn biết mục tiờu làm việc và phấn ủấu.
+ Hoàn thành khối lượng cụng việc ủược giao: Hệ thống ủỏnh giỏ thành tớch sẽ tiến hành xem xột ủỏnh giỏ thành tớch ủối với việc hoàn thành và khụng hoàn thành khối lượng cụng việc ủược giao gồm số lượng hồ sơ tiếp nhận và giải quyết có trước hạn hay không?
+ ðảm bảo chất lượng cụng việc. ðõy là tiờu chuẩn ủược ủỏnh giỏ bởi người quản lý trực tiếp của nhõn viờn ủược ủỏnh giỏ. Theo quy trỡnh thiết lập tiờu chuẩn nờu trờn, ủối với lónh ủạo phũng là người phải chịu trỏch nhiệm về thực hiện cụng việc của phũng mỡnh, trờn cơ sở mục tiờu phõn bổ ủến từng nhân viên, phù hợp với các chức năng nhiệm vụ cụ thể.
- Cỏc tiờu chớ ủỏnh giỏ về phẩm chất chớnh trị, ủạo ủức, lỗi sống.
đánh giá phẩm chất chắnh trị, ựạo ựức lối sống là một trong những tiêu chí cơ bản nhất của nhân viên làm việc trong cơ quan nhà nước. Các tiêu chí ủỏnh giỏ bao gồm; chấp hành chủ trương chớnh sỏch của nhà nước, tinh thần kỷ luật, tinh thần phối hợp công tác, tính trung thực trong thi hành công vụ, lối sống, ủạo ủức, tinh thần nõng cao trỡnh ủộ.
- Cỏc tiờu chớ ủỏnh giỏ về thỏi ủộ giảng dậy và phục vụ ủối với sinh viên.
Thỏi ủộ phục vụ là một trong những vấn ủề quan trọng ủối với ủội ngũ nhõn viờn, vỡ vậy cần phải ủược thiết lập ủể ủỏnh giỏ, nhằm tiến tới xúa bỏ thỏi ủộ cửa quyền, hỏch dịch của một số ủội ngũ nhõn viờn. Nõng cao ý thức trong phục vụ và giảng dậy là cơ sở ủể tạo ủược lũng tin, sự ủng hộ của sinh viờn ủối với Nhà trường.
Cỏc hành vi liờn quan ủến ý thức phục vụ như việc tiếp nhận hồ sơ giải quyết khiếu nại và trả lại kết quả cho học sinh - sinh viờn ủỳng thời gian quy ủịnh hay khụng? Ngoài ra khụng quan liờu, cửa quyền và tỏc phong làm việc, ứng xử giao tiếp phải cú văn húa, ủỳng mực, niềm nở, khiờm tốn.